Manual de EMD-S/EMD-A Electronic Miscellaneous Document

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1 Manual de EMD-S/EMD-A Electronic Miscellaneous Document

2 ÍNDICE Introdução Tipos de EMD EMD-S Inserir segmento manual na reserva... 3 Modificadores de emissão Ordem de emissão Campos do Booking File Display do EMD Histórico do EMD VOID do EMD Refund do EMD EMD no HMPR Status atual do EMD Status de utilização do EMD RFIC Reason for Issuance Codes Lista das companhias participantes EMD-A Venda de serviços adicionais/opcionais Cancelar um serviço Ordem de emissão do EMD-A Campos do Booking Files Recomendações May

3 Introdução Introdução O EMD Electronic Miscellaneous Document vai permitir ao Agente de Viagens aceitar o pagamento antecipado para serviços auxiliares, tais como: reserva de lugares; acesso ao lounge; penalidades para alteração de reserva; fees de bagagem; depósitos para grupos; reembolso de diferenças tarifárias e taxas; etc. O EMD deverá estar totalmente implementado até ao final de 2013 pelas companhias. É o documento que vem substituir o VMCO, MPD e o Excesso de Bagagem. Para saber quais as companhias que já aceitam o EMD consulte a listagem disponível mais à frente, no manual. Esta informação poderá não estar actualizada, pelo que em caso de dúvida confirme no ASK. Tipos de EMD Existem 2 tipos de EMD: Tipos de EMD Standalone EMD EMD-S Usado para a cobrança de serviços adicionais não obrigatoriamente associados a um voo. Penalidades por alteração de reserva, depósitos para grupos, etc. O EMD-S pode ser emitido para serviços não directamente relacionados com voos. Estes serviços serão manualmente inseridos na reserva, como segmentos SVC. Associated EMD EMD-A Usado para a cobrança de serviços adicionais associados obrigatoriamente a um voo. Refeições, reserva de lugares, bagagem. Nota importante: no geral, as companhias serão notificadas automaticamente da venda do segmento manual, pelo que não será necessário o agente inserir qualquer OSI adicional solicitado até agora pela companhia. Caso verifique que isso não acontece, então deverá por precaução enviar a informação à companhia. May

4 EMD-S EMD-S Requisitos obrigatórios para emissão de um EMD-S: Um Booking File ativo Um segmento manual de serviço (ver a seguir) Um bilhete emitido (exceto se a razão do EMD-S for Group Deposit) EMD-S Inserir segmento manual na reserva Para inserir um segmento de SVC na sua reserva: (neste exemplo, trata-se de uma cobrança de penalidade da BA cada companhia define o código a utilizar e quaisquer outros requisitos no final do manual encontra um resumo das companhias que já aderiram ao EMD). 0SVCBAEK1LIS15DEC-N1/D/992/CHANGE FEE/ SVC Código para criar segmento SVC 2 BA Código da Companhia 3 EK1 Código de Status e nº de serviços pretendidos 4 LIS Cidade de emissão do EMD 5 15DEC Data de emissão do EMD ou data do voo 6 -N1 Nº do passageiro na reserva 7 D RFIC Reason for Issuance Code (consultar lista disponível à frente) Sub-código (consultar lista disponível à frente) 9 CHANGE FEE Texto explicativo do serviço Valor o sistema assume o código da moeda do país de emissão Após emissão do EMD, o segmento SVC pode ser removido da reserva. O segmento de SVC vai aparecer no itinerário do Viewtrip. May

5 Modificadores de emissão obrigatórios: EMD-S Modificadores de emissão Devem ser inseridos na entrada de EMDI, utilizando barras separadoras Z0 Comissão as penalidades não são comissionáveis, logo é obrigatório inserir 0 FS IC125 Forma de pagamento utilizar os códigos habituais Issue in Connection with a falta desta informação pode gerar um ADM Modificadores de emissão opcionais: Devem ser inseridos na entrada de EMDI, utilizando barras separadoras ERPENALTY FEE FOR CHNG SEG1 PE-R Endorsement box texto livre Gera do EMD Customer Receipt Notas: 1. Com excepção do EMD-S emitido para Sinalização de Grupos, por norma a companhia pede a informação sobre o bilhete original (Issued in Connection with IC) 2. Por default, na ordem de emissão do EMD, o sistema não gera qualquer documento físico. Caso o pretenda, pode gerar um para o cliente, com o comprovativo do EMD emitido. Para tal de inserir o do cliente na reserva: [email protected] [email protected] Inserir o da agência Inserir o do cliente May

6 Para emitir o EMD-S: EMD-S Ordem de emissão EMDI/SM1/IC /FS/Z0/PE-R EMDI Código para dar a ordem de emissão do EMD 2 SM1 Segmento manual de SVC 1 3 IC Issue in Connection with nº do bilhete com o qual o EMD está relacionado 4 FS Modificador de emissão Forma de pagamento - Cash 5 Z0 Modificador de comissão obrigatoriamente zero 6 PE- Ordem para gerar do EMD 5 R EMD Customer Receipt Resposta após emissão: Gera um SSR para a companhia automaticamente. Algumas companhias não estão ainda preparadas para receber a informação via SSR/OSI, pelo que o agente deve verificar se a informação foi gerada, e no caso de não ter sido gerada deve inserir manualmente a informação. Exemplo de como inserir uma informação adicional em SI: May

7 Exemplo do gerado: No Viewtrip, aparece a informação do SVC: EMD-S Campos do BF Alterações ao Booking File O status do segmento SVC passa para HI. May

8 Surge um novo campo no BF, o EMDL. EMD-S Campos do BF Para entrar neste campo utilize o Tab, ou escreva EMDL. Vai encontrar um registo com todos os EMD s emitidos nesta reserva. Display do EMD-S Para ver os detalhes de um determinado EMD da lista: Display do EMD EMDD1 EMDD Display do EMD 1 da lista (após EMDL) Display do EMD pelo nº do documento Aqui encontra as opções para: consultar os detalhes anular o documento (VOID) reembolsar o documento Nota: as funcionalidades de VOID e REFUND são disponibilizadas pelo sistema. A companhia pode ou não disponibilizar as mesmas ao agente. Quando a companhia não o permite, esta opção não aparece no display do EMD (EMDD1). Consulta dos detalhes do EMD: May

9 Consulta do histórico EMD: Histórico do EMD EMDH1 Display do histórico do EMD1 (após EMDL) VOID do EMD Só é possível anular um EMD no próprio dia da emissão. Utilize o Tab para selecionar a opção de VOID. É necessário inserir a letra X ou V, para conseguir fazer a transação. Ou faça a seguinte entrada: EMDV Entrada base seguida do nº do documento O sistema anula o documento automaticamente, obtendo esta resposta: Refund do EMD É possível fazer o reembolso de um EMD. A companhia pode ou não disponibilizar essa funcionalidade. Utilize o Tab para selecionar a opção de REFUND. É necessário inserir a letra F, para conseguir fazer a transação. May

10 O EMD aparece no HMPR identificado com a letra D: EMD no HMPR Status atual do EMD Status atual do EMD I V R EMD issued EMD voided EMD refunded Pode encontrar essa informação disponível no *EMDL: Status do EMD Status de utilização do EMD OPEN VOID EXCH RFND Valido para uso Anulado Reemitido Reembolsado Pode consultar o status do EMD, em EMDD1: May

11 RFIC Reason for Issuance Code RFIC Reason for Issuance Code A Iata definiu numa Resolução, todos os códigos passíveis de serem utilizados na emissão de EMD para cobrança de serviços auxiliares. Disponibilizamos aqui alguns deles para futura utilização: Códigos de RFIC A B C D E F G I Descrição Air Transportation Surface transportation; non air services Baggage Financial Impact Airport Services Merchandise In-flight Services Individual airline use Reason for Issuance sub-codes são da responsabilidade do ATPco. A título de exemplo,inumeramos aquí alguns, que poderão vir a ser utilizados no futuro pelas companhias: RFIC Sub-code Descrição D 997 Deposits Down Payments D 996 Refundable Balances D 995 Cancellation Fee D 994 Rebooking fee Domestic eg. Vat included D 993 Rebooking fee International D 992 Ticket Amendment fee D 991 Ticket fee D 990 Booking fee D 98H Stopover charge D 98F Penalty fee D 988 Credit card charge C 981 Cabin Baggage D 98D For refund only Para consultar a lista completa, aceder ao ASK UK - Answer ID May

12 Lista das Companhias - RFIC adotados Lista das Companhias que aceitam EMD-S CX Serviço RFIC ICW TEXTO BA Change fee D-992 ICW - Y Penalty charge AY Change fee D-992 ICW - Y Penalty charge AY Name change fee D-115 Name change AY Name correction fee D-225 Name correction AY Group Deposit D-997 ICW - N AT Change fee D-993 ICW - Y PENF AT Group Deposit D-02 ICW - N DPST- SI.AT*EMD Importante: As companhias informam diretamente as agências dos procedimentos a seguir. Pode encontrar informação mais actualizada no ASK. May

13 EMD-A EMD-A Venda de serviços adicionais na reserva: Esta nova funcionalidade permite ao agente de viagens informar o seu cliente do custo total da sua viagem, dentro do processo normal de venda através do Galileo, sem ter que para isso aceder ao site da companhia aérea. O agente optimiza assim o seu tempo satisfazendo também as necessidades do seu cliente. Requisitos obrigatórios para emissão de um EMD-A: Um Booking File ativo Nome do passageiro (com ou sem PTC especificado) Um ou mais segmentos de voo reservados Dados de Passageiro Frequente (opcional) Venda de um serviço adicional Faça a reserva da forma habitual, não esquecendo de inserir dados importantes, tais como tipo de passageiro (PTC) e informação de passageiro frequente. Pode visualizar a tarifa separadamente ou ao mesmo tempo que visualiza o catálogo de serviços adicionais. EMD-A Venda de serviços adicionais FQ/DAS* FQ/DASO DAS* DAS*L3 DAS*L3 DAS*F DAS*S1 DAS*P2 DAS*P1*C09 Visualiza a tarifa e o do catálogo dos serviços adicionais grava Filed Fare Visualiza o catálogo dos serviços adicionais tarifa gravada anteriormente Display do catálogo dos serviços adicionais Usar Tab inserir o nº da linha para ver detalhes de um serviço específico Usar Tab inserir o nº da linha para ver detalhes desse serviço Visualizar catálogo apenas dos serviços relacionados com os voos (Flight) Visualizar catálogo dos serviços para o segmento 1 ( ou DAS*S1-3.5) Visualizar catálogo dos serviços para o passageiro 2 (ou DAS*S1P2) Visualizar catálogo dos serviços para o passageiro 1 que é uma criança May

14 EMD-A Venda de serviços adicionais Os serviços adicionais dividem-se em grupos: Código M T F R Descrição All Merchandising Additional Services All Ticket related Additional Services All Flight related Additional Services Applicable Rule Buster Esta informação aparece na coluna assinalada na vertical (T), no ecrã acima. Para visualizar apenas um tipo de serviços, pode definir o grupo: DAS*T Visualiza apenas os serviços relacionados com o Ticket (bilhete) Venda do serviço: DAS01L3 DAS01L3P2 DAS01L1*01L3 Entrada para venda do serviço para todos os passageiros da reserva 0 seguido do nº de serviços pretendidos L = nº da linha do serviço pretendido Entrada para venda do serviço para o passageiro 2 (P2) 0 seguido do nº de serviços pretendidos L = nº da linha do serviço pretendido Entrada para venda de vários serviços para todos os passageiros 0 seguido do nº de serviços pretendidos L = nº da linha do serviço pretendido Gravar a reserva. May

15 Aparecem os seguintes campos adicionais na reserva: EMD-A Venda de serviços adicionais Caso não apareça de imediato o campo *DAS, faça IR. Status Code do SSR dos serviços adicionais: Código NN/PN KD KK NO/UC Descrição Aguarda confirmação Pode emitir EMD Não é necessário qualquer ação O pedido foi recusado pela companhia Cancelar um serviço EMD-A Cancelar um serviço SI.CBAG@ Cancelar serviço CBAG SI.P1S2/CBAG@ Cancelar serviço CBAG, para o pax 1, segmento 2 Nota: caso o sistema crie 2 códigos de SSR, como no caso acima, o código a inserir na entrada é o CBAG. Caso só apareça um SSR de ASVC, então será esse o inserido. May

16 EMD-A Ordem de Emissão Emissão do EMD-A: Preferencialmente deve fazê-lo após emissão do bilhete, para incluir a informação do mesmo no EMD: EMDI/P1/IC /FS EMDI Ordem de emissão do EMD 2 P1 Passageiro 1 (obrigatório quando mais do que um no BF) 3 IC Issued in Connection with + nº do bilhete (opcional). Algumas companhias têm este campo como obrigatório e não deixam Emitir sem este campo. 4 FS Forma de pagamento CASH 5 PE-R Gera para o endereço inserido no BF com o recibo Exemplo do do recibo: May

17 Alterações na reserva após a emissão do EMD: EMD-A Campos do BF No *EMDL pode visualizar o EMD emitido, consultar, cancelar ou reembolsar. No *SI aparece a informação gerada para a companhia com o nº do EMD emitido, e o status do ASVC passa para HI. Display do EMD-A Veja informação com o mesmo título para o EMD-S Histórico do EMD-A Veja informação com o mesmo título para o EMD-S VOID do EMD-A Veja informação com o mesmo título para o EMD-S Refund do EMD-A Veja informação com o mesmo título para o EMD-S May

18 Recomendações Recomendações A confirmação dos serviços depende da companhia. Caso tenha feito um pedido que fica pending durante vários minutos, poderá ser derivado a uma falta de comunicação com a mesma. Deve cancelar o serviço e solicitar novamente. Caso obtenha a resposta de erro DUPLICATE SSRS MUST BE COMBINED, deve fazer IR e tentar novamente. Normalmente o problema é ultrapassado após algumas tentativas. BIBLIOGRAFIA Bibliografia EMD-S Quick Guide V1.5 Ask Uk Answer 38633, 38635, 38623, Optional Subcodes ATPco EMD PA917 Airline Additional Services Functions in Apollo and Galileo Merchandising Quick Reference Guide for Galileo KL Answer ID Where can I find information on Ancillary Services available in COPYRIGHT 2012 Galileo International. All rights reserved. All logos and marks as well as all other proprietary materials depicted herein are the property of and/or its subsidiaries. Copyright All rights reserved. Copyright May