Opção Tradução Objetivo

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1 São Paulo, 12/04/2006 Circular Nº 303-A-06 Às Agências de Viagem / Empresas Aéreas Brasil Assunto : Procedimentos emissão reembolsos indiretos via BSPlink Prezado Agente de Viagem, Este é um manual para o auxilio no preenchimento de reembolsos indiretos emitidos através do site do BSPLink ( substituindo integralmente as orientações contidas na Circular nº 303 de 08/12/2005. Nas páginas seguintes a sua Agência encontrará um guia para o preenchimento do formulário e outros detalhes técnicos. Esta opção de emissão de reembolsos através do BSPlink é exclusiva aos Agentes que possuem a versão avançada do BSPLink. Segue abaixo o procedimento a ser adotado para a emissão de reembolsos pelo BSPlink: 1. Entre no BSPlink e escolha a opção Refund Applications/RA Issue ; 2. Preencha o formulário seguindo as instruções nas páginas seguintes; 3. Após emitido o Reembolso, o BSPlink irá numerá-lo com esta numeração, imprima o formulário; 4. Anexe todos os documentos que suportam o reembolso (cupons de vôo, REA, cartão de embarque, etc...); 5. Reporte o documento diretamente à Empresa Aérea. MENU DA FUNÇÃO DE REEMBOLSO NO BSPlink Opção Tradução Objetivo RA Issue RA Query Refund Query By Reporting Period RA Supervise RA Airline Permission Emissão de Reembolso indireto Consulta a Reembolsos indiretos Consulta a Reembolsos por Período de Processamento Supervisão de Reembolsos indiretos Permissão para emissão de Reembolsos Indiretos Opção utilizada pelo Agente para emitir reembolsos indiretos Permite que o Agente consulte todos os Reembolsos emitidos pela Agência Permite que o Agente consulte o status de todos os reembolsos gerados em nome de sua Agência. Permite emitir reembolsos previamente preenchidos por outro usuário (Esta opção será descontinuada) Lista as Empresas Aéreas que permitem o reembolso Indireto via BSPlink Página 1 de 6

2 GUIA PARA PREENCHIMENTO DO REEMBOLSO NO BSPlink 1. Formulário: (3) (1) (2) (4) (7) (5) (6) (9a) (8) (9) (10) (11) (a) (b) (c) (d) (12) (13) (14) (21) (22) (23) (24) (25) (26) (27) (28) (29) (30) (15) (16) (17) (18) (20) (19) (31) (32) (33) (34) Página 2 de 6

3 2. Guia Campo a Campo (de cima para baixo, da esquerda para a direita) Legendas Nome do Campo no Formulário Tradução do Nome do Campo no Formulário Número do Reembolso (quadro em branco no topo) ( 1 ) TO Para ( 2 ) Address Cia Endereço da Empresa Aérea ( 3 ) STAT Tipo de Tráfego ( 4 ) Address Agent Endereço da Agência de Viagens ( 5 ) PASSENGER NAME Nome do Passageiro ( 6 ) Passenger Details Detalhes Passageiro ( 7 ) REASONS FOR REFUND Razões para Reembolso Instruções/Dicas/Comentários para o preenchimento do Campo no Formulário A numeração do Reembolso é automática e atribuída somente quando o documento é emitido, após o preenchimento integral. Código Numérico da Empresa Aérea para a qual se solicita o Reembolso. Dados da Empresa Aérea Define se o documento é Doméstico ou Internacional Dados da Agência de Viagens Nome do Passageiro que solicita o Reembolso Informar data, número de vôo e trecho envolvido Confirma se o reembolso é voluntário ou não (decisão do passageiro) e se o documento foi parcial ou totalmente utilizado e quaisquer outras informações relevantes. DOCUMENTS ENCLOSED FOR REFUND (Documentos Relacionados para Reembolso) ( 8 ) AIRLINE Empresa Aérea Código Numérico da Empresa Aérea para quem os documentos foram originalmente emitidos ( 9 ) FORM & SERIAL Nº Número de série do Número do Documento a ser reembolsado, documento sem dígito verificador ( 9a ) Document Enquiry Consulta de documento ( 10 ) CPNs Nº Cupons nº ( 11 ) Date of Issue Data de emissão Exibe o FAC-SIMILE do documento informado no (campo 9) Cupons a serem reembolsados em caso de E-Tickets, informe o nº dos segmentos Vide abaixo dicas importantes item 4.a Data em que o(s) documento(s) informado(s) foi(foram) emitidos (AAMMDD) Obrigatório (S/N) - Não Obs: Deve ser emitido um formulário de Reembolso por documento somente são permitidos vários documentos quando forem conjugados ORIGINAL DOCUMENT (Documento Original dados da Emissão Original quando o documento a ser reembolsado for uma reemissão) ( 12 ) Original Issue Details ( a ) Airline / Serial nº Detalhes da emissão original Código da Empresa Aérea e Número de Série do Documento ( b ) Issuing Agent Agência Emissora ( c ) DATE ( d ) Place (city code) Data de Emissão original do Documento Local (Código da Cidade) Vide abaixo Código numério da Empresa Aérea e número do documento automático, v-mpd ou e-tkt original Código IATA e Nome da Agência de Viagens emissora Informe a data de emissão original do documento Local da emissão original do documento (Ex. SAO) Página 3 de 6

4 FORM PAYMENT (Forma de Pagamento) Legendas Nome do Campo no Formulário Tradução do Nome do Campo no Formulário ( 13 ) FORM OF PAYMENT Forma de Pagamento ( 14 ) CASH AMOUNT Total CASH ( 15 ) Card Type ( 16 ) Credit Card Number ( 17 ) Exp Date ( 18 ) Amount Código do Cartão de Crédito Número do Cartão de Crédito Validade do Cartão de Crédito Total a ser reembolsado no cartão ( 19 ) Não Preencher Não Preencher ( 20 ) TOTAL CASH & CREDIT Total reembolso Cartão (PAX) Instruções/Dicas/Comentários para o preenchimento do Campo no Formulário Selecionar a forma de pagamento do documento reembolsado Vide abaixo dicas importantes item 4.g Informar o valor total (Tarifa+Taxa) pago CASH no documento a ser reembolsado Informe o código de duas letras do Cartão, lembrando-se que: AX = American Express SO = Sollo DC = Dinners Club CA = Mastercard (de qualquer tipo/banco) VI = VISA (de qualquer tipo/banco) TP = UATP HC = Hypercard Número Completo do Cartão de Crédito utilizado como forma de pagamento. Mês e Ano de Validade do Cartão de Crédito (MMAA) Inserir valor que será levado a crédito para o titular do cartão de crédito (TA+TX-CP) Estes campos não devem ser preechidos, já que o BSP Br não aceita documentos pagos com dois cartões de crédito simultaneamente Cálculo automático efetuado pelo sistema Obrigatório (S/N) Não FARE PAID / FARE USED / Tax / Penalty (Tarifa Paga/ Tarifa Utilizada/Taxas/Taxa de Serviço) ( 21 ) PARTIAL REFUND Reembolso Parcial ( 22 ) ELETRONIC TICKET e-tkt ( 23 ) TOUR CODE ( 24 ) Customer ref. ( 25 ) Eletronic Ticket Auth Code Tour Code ou Código do Acordo Informações adicionais do cliente Código de autorização e-tkt Clicar no respectivo campo quando tratar-se de reembolso parcial Clicar no respectivo campo quando tratar-se de emissão e-tkt Vide abaixo dicas importantes item 4.f Informe o Tour Code existente no Documento ou o código do acordo utilizado para crédito de Incentivos Preencher somente se houver instrução da Empresa Aérea Informar o código REA ou SAC quando da mudança do status do e-tkt de O para R Vide abaixo dicas importantes item 4.f ( 26 ) CURR CODE Código da Moeda Sempre utilizar BRL Não Página 4 de 6

5 FARE PAID / FARE USED / Tax / Penalty (Tarifa Paga/ Tarifa Utilizada/Taxas/Taxa de Serviço) Cont. Legendas Nome do Campo no Formulário Tradução do Nome do Campo no Formulário Instruções/Dicas/Comentários para o preenchimento do Campo no Formulário Obrigatório (S/N) ( 27 ) GROSS FARE Total da TARIFA Informar o valor da TARIFA. ( 28 ) ( 29 ) LESS GROSS FARE USED Total Gross Fare Refunded Total de TARIFA utilizada Total de TARIFA a ser reembolsada ( 30 ) Commission Comissão ( 31 ) TAX Taxas de Embarque ( 32 ) TAX (XT Tax Detail) Detalhamento taxa XT ( 33 ) Cancellation Penalty Taxa de Serviço (CP) ( 34 ) REFUND TO PASSENGER 4. Dicas Importantes: Reembolso para o Passageiro Informar o total de TARIFA utilizada (reembolsos parciais atentar-se p/ item (Campo 21) Cálculo automático pelo sistema (Campos 27 a 28) Clicar no campo Comm% em seguida informar o percentual de comissão (ref. Processamento do documento) Inserir as Taxas de Embarque, sendo código da taxa com duas letras (Ex. BR, YC, etc) e valor correspondente em Reais (BRL) Inserir todas taxas que compõe a taxa XT, vide abaixo Dicas Importantes item 4.e Inserir o valor correspondente a Taxa de Serviço conforme regras tarifárias Valor líquido a ser reembolsado a) Reembolsos de V-MPD S = No campo (10) Cpns deve ser indicado somente o cupom 1, os outros campos não devem ser indicados. b) Consultas de reembolsos = Permite a pesquisa de processos de reembolso emitidos pela Agência (RFN indireto) ou Empresa Aérea (RFN direto), conforme opções abaixo: I. RA Query - Permite que o Agente consulte todos os Reembolsos emitidos diretamente pela Empresa Aérea. II. RA Query by Reporting Period- Permite que o Agente consulte a situação de todos os reembolsos emitidos ou rejeitados para agência num determinado período de vendas (Relembrando que os períodos informados no BSPlink são por padrão SEMANAIS ). III. RA Supervise - Permite que o Agente consulte todos os Reembolsos por ordem de documentos ou Empresa Aérea ou número dos reembolsos; IV. RA Permision - Permite que o Agente consulte quais Empresas Aéreas permitem a emissão de reembolsos (RA ISSUE) via BSPlink; c) Consultas de reembolsos REJEITADOS = Caso o reembolso em questão não seja localizado na consulta anterior, acesse a opção DOCUMENT QUERIES e selecione o item Rejected Documents, em seguida selecione o período que o processo de reembolso foi emitido. Caso tenha sido rejeitado de processamento será listada a razão. Neste caso, contatar a respectiva Empresa Aérea para devidos ajustes. d) Taxas = Em sua grande maioria, as taxas são representadas por códigos de 2 letras (BR, US, FR, XA, etc..). Estas devem ser descriminadas nos respectivos campos (31) TAX, atentar-se para as informações que seguem abaixo : XF Deve sempre ser lançada seguida do código do aeroporto/cidade destino, seguido do valor em moeda local do aeroporto do país. Por exemplo: XFNYC4. Se for lançado somente XF, o BSPlink impedirá a emissão do documento. XT Utilizada para consolidar diversas taxas quando já não mais há espaço para continuar a detalhá-las. Em função disso, no formulário de Reembolso do BSPlink, ela somente deverá ser utilizada no último campo de Taxas e somente se todos os demais estiverem preenchidos. Mesmo assim, o BSPlink abrirá uma nova janela para que o valor lançado como XT possa continuar a ser detalhado. Página 5 de 6

6 Conforme ilustração ao lado, ao selecionar a taxa XT, abrirá uma nova janela solicitando que seja demonstrada sua composição; Importante: Caso o bloqueador de pop up de sua máquina esteja ativo no internet explorer, esta janela não abrirá, caso em que o bloqueador deverá ser desativado; É de extrema importância que as taxas sejam sempre detalhadas já que o código delas indica o destinatário da mesma e, no caso dos reembolsos, de quem ela deverá ser recuperada pela Empresa Aérea. e) Reembolsos de documento emitidos contra cartão de crédito (parcial ou integralmente) Conforme detalhado nos quadros acima, o campo (27) GROSS FARE deve ser sempre preenchido com o valor de Tarifa Total do Documento a reembolsar (Cash). O campo (18) info CC (amount), entretanto, deve ser preenchido refletindo somente a somatória dos valores (tarifa+taxas) quando de emissões contra cartão de crédito. Sendo assim: Se o documento tiver sido pago integralmente à vista, os campos (15 a 18) devem permanecer em branco (zerado); Se o documento tiver sido pago integralmente a crédito, o campo (18) deve ser igual à somatória da tarifa+taxas e o Campo 14 deve ser deixado em branco. Se o documento tiver sido pago parte à vista e parte à crédito, o campo (18) deve refletir a parte da tarifa que foi paga contra cartão de crédito e o saldo residual (tarifa+taxa/cash) deverão ser preenchidos utilizando-se os campos (27 a 34) o total de Tarifa CASH deve ser mencionado no Campo 14. f) Electronic Ticket auth Code (Campo 25) Este campo sempre deverá ser preenchido com o número do REA ou SAC gerado pelo sistema de emissão, caso seu sistema não gere esta informação então este campo deverá ser preenchido com a seguinte informação: Code not Known. g) Form of Payment (Campo 13) Quando tratar-se de forma de pagamento GR-Órgãos Governamentais, selecionar opção Cash em seguida informar no Campo 7 a forma de pagamento, seguido do número da requisição GR e Órgão do Governo (Ex.: FOP GR REQ FUNAI) Desde já gratos pela atenção, colocamo-nos à sua disposição para o esclarecimento de qualquer dúvida por meio do [email protected] Atenciosamente, Gerência IATA BSP Brasil cc: CPD / BankBoston / Instrutores / EmpresasAéreas/ ABAV/CN / AVIESP / FAVECC / FENACTUR / SINDETUR / SNEA / TMC Amadeus / Galileo / IRIS / Sabre / WorldSpan Página 6 de 6