Módulo I Conhecendo a aba Início Grupo: Área de Trabalho... pág. 2 Grupo: Fonte... pág. 4 Grupo: Alinhamento... pág. 5 Grupo: Número... pág. 6 Grupo: Células... pág. 8 +Mais... pág. 11 Exercícios... pág. 11 Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 1
Conhecendo a aba INÍCIO O Microsoft Excel 2007 teve uma grande alteração de seu layout com relação à versão anterior, (2003), tornando-se mais amigável e fácil de visualizar suas funções. Porém, algumas delas se encontram organizadas de forma diferente da versão menos recente, tornando um pouco difícil encontrá-las para os usuários acostumados com a versão 2003. Em vista disso, nas figuras abaixo, demonstraremos o novo layout da versão 2007, e os novos menus para tornar mais fácil a localização de alguns desses comandos mais usados, e explicaremos resumidamente sua função. Algumas dessas funções serão mais detalhadas no decorrer do curso. A aba INÍCIO Na aba Início estão reunidos os grupos mais básicos e mais utilizados para a elaboração de planilhas eletrônicas mais simples. A aba se divide em grupos e cada um destes é composto por vários botões de comandos. A figura abaixo exibe a imagem da aba Início com seus grupos de menus: Área de Trabalho, Fonte, Alinhamento, Número, Estilo, Células e Edição. Vamos conhecer cada um destes grupos e as funções dos principais botões de comandos que constam em cada um deles. Grupo: Área de trabalho Nela podemos encontras os botões de comando: colar, recortar, copiar e ferramenta pincel. Segue abaixo a descrição da função de cada um deles. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 2
Botão Copiar: ao clicar neste botão o conteúdo selecionado, antes de seu clique, é armazenado em uma área de transferência. Botão Colar: ao clicar neste botão o conteúdo selecionado e direcionado para a área de transferência é copiado para o local por você indicado. Estes dois botões são trabalhados em conjunto, um seguido do outro. A ordem utilizada é a seguinte: 1º passo: selecionamos o conteúdo a ser copiado; 2º passo: pressionamos o botão copiar; 3º passo: selecionamos o local para onde o conteúdo deve ser copiado e 4º passo: pressionamos o botão colar. Botão Recortar: o mesmo que ocorre ao pressionar o botão copiar com a diferença que ao clicar no botão colar o conteúdo é eliminado do local original. Ao pressionar o botão colar o conteúdo permanece intacto no local original e passa a ter cópias em outros locais para onde foi copiado. Botão Pincel: ao clicar neste botão o formato que possui uma célula é copiado para outra célula que for indicada. Vamos explicar melhor como este botão funciona. Suponhamos que queremos que a célula E6 da figura abaixo passe a ter o mesmo formato que está presente na célula C3. Para obtermos este resultado procedemos da seguinte forma: 1º) clicamos na célula C3; 2º) clicamos no Botão Pincel e 3º) clicamos na célula E6. Observe que a célula E6 passou a ter o mesmo formato: negrito, itálico, mesma cor de preenchimento, mesma fonte e mesmo tamanho. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 3
Grupo: Fonte Este grupo de botões é responsável pelos efeitos aplicados à fonte. Neste grupo temos os seguintes efeitos: tipo de fonte, tamanho da fonte, estilos: negrito, itálico e sublinhado, tipos de bordas, cor de preenchimento da célula e cor de texto. Botão Fonte: clicando na parte indicada de azul você abrirá o menu de opções de fontes para sua escolha. Botão Tamanho da fonte: este botão permite a seleção do tamanho da fonte desde que você clique no campo indicado em azul. As figuras abaixo mostram alguns exemplos para tipo e tamanho de fonte. Estes botões, da esquerda para a direita, permitem: Aplicar (N) negrito; Aplicar (I) itálico e Aplicar (S) sublinhado ao texto. Este botão permite a escolha do tipo de borda. Estes são os tipos de bordas mais comum. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 4
O botão à esquerda permite o preenchimento da cor de fundo e o botão à direita permite a escolha da cor do texto. Ao clicar no triângulo apontado para baixo nos botões exibidos anteriormente, podemos alterar a cor tanto do fundo como do texto da célula (ou conjunto de célula) que foi selecionada. A figura abaixo ilustra a paleta de cores que é disponibilizada neste procedimento. Grupo: Alinhamento Este grupo possui seis subgrupos muito utilizados que são: alinhamento vertical, alinhamento do texto, alinhamento, horizontal, recuos, quebra do texto e mesclar células. Este subgrupo orienta o texto na vertical possibilitando que o mesmo seja direcionado na célula como: superior, no centro e inferior. Este subgrupo orienta o texto na horizontal possibilitando que o mesmo seja alinhado à esquerda, centralizado ou à direita. Este subgrupo orienta o posicionamento do texto na célula e será visto detalhadamente nas próximas sessões. Estes dois botões tratam dos recuos. O botão à esquerda direciona o recuo para a esquerda e o da direita para a direita. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 5
Este botão libera a quebra do texto dentro de uma célula, evitando assim que a mesma fique tão extensa no comprimento, liberando o texto escrito em mais de uma linha dentro da mesma célula Este botão libera os limites entre duas ou mais células, transformando um conjunto de células numa única célula. Grupo: Número Este grupo permite as formatações de número tais como: formato moeda, formato porcentagem, números separados em milhares (.), dimensionar quantidade de casas decimais, entre outros. Neste grupo falaremos, por enquanto, somente dos dois formatos mais importantes. Este botão formata a célula escolhida (ou grupo de células) para o formato moeda. Uma vez selecionada a célula e clicando neste botão, o valor digitado nesta (ou conjunto de células) é imediatamente transformado em formato moeda, isto é, não precisa digitar o R$ o próprio programa insere estes caracteres ao valor digitado e já define o espaçamento entre os mesmos. Semelhante ao formato moeda, este formato permite que o valor digitado seja transformado em formato porcentagem e da mesma forma não precisa ser digitado o caractere %, o próprio programa insere o caractere à frente do valor digitado. Para o funcionamento adequado deste formato é preciso selecionar a célula (ou conjunto delas) primeiro, em seguida clicar no botão % e somente depois do clique é que os valores poderão ser digitados. Caso os valores já tenham sido digitados e for clicado no botão %, os valores serão multiplicados por 100 e acrescidos do sinal de %. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 6
Nos grupos: Fonte, Alinhamento e Número há um botão à direita (indicado de vermelho na figura acima) que ao ser clicado exibe a seguinte janela. Esta janela possui seis abas com vários subgrupos de formatos à disposição do usuário, ampliando assim o leque de possibilidades para a formatação de número e textos dentro de células no EXCEL. Alguns formatos já foram comentados e estão disponíveis em vários botões ao longo da aba Início. Por ser a mesma janela utilizada no EXCEL 2003, os usuários conhecedores desta edição podem utilizar este recurso sempre que se sentirem perdidos sobre qual botão escolher e que efeito obter na Formatação de Células. O grupo Estilo será tratado num momento mais conveniente, quando falaremos de formações condições. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 7
Grupo: Células Saber trabalhar com células, linhas e colunas é crucial para fazer uma boa planilha, pois temos que ajustá-la de acordo com nossas necessidades. Há momentos que precisamos de muito espaço em uma célula, outras vezes temos que inserir uma coluna no meio da tabela, etc. E tudo isso é possível em qualquer editor de planilha eletrônica. Vamos recordar que as linhas são fileiras horizontais e são indicadas por números. Já as colunas são fileiras verticais e são indicadas por letras maiúsculas de nosso alfabeto. O encontro de uma linha e uma coluna origina o que chamamos de célula nomeada por letra(s) seguida(s) de um número. Ajustando o tamanho Para ajustar o tamanho de uma célula basta modificar a altura da linha (1) e/ou a largura da coluna (2). Podemos fazer isso facilmente. Clicando e segurando o botão na divisão dos cabeçalhos de linha e coluna, arrastamos esta divisa para o comprimento (ou largura) que quisermos. Ao atingir o tamanho desejado soltamos o botão. Veja na figura abaixo o que são os cabeçalhos de linha e coluna. Além disso, podemos fazer o ajuste automático da linha e da coluna Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 8
Para fazer isso selecione primeiro o intervalo de células que deseja fazer o ajuste automático. Então, clique na guia Início. Na parte designada como Células clique no botão Formatar. Se for ajustar a linha, clique em AutoAjuste da Altura da Linha. Se for ajustar a coluna, clique em AutoAjuste da Largura da Coluna. Inserindo linhas e colunas Muitas vezes temos que acrescentar uma linha ou uma coluna em uma tabela que já está pronta. Então, o que fazemos nessa situação? É simples, basta inserir. Qualquer editor de planilha nos dá a possibilidade de inserir uma linha ou uma coluna. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 9
Na verdade, o que o editor faz, é trazer a última linha ou última coluna para a posição posterior (à frente) ou anterior (atrás) à seleção, dependendo do programa e versão. Em nenhum momento, ele aumentará o número de linha ou número de colunas que tem. Para fazer isso selecione a coluna ou linha posterior ao local onde será inserida. Por exemplo: Se quisermos inserir a coluna O, selecionamos a coluna P. E então, vá para Início e na parte designada como Células, clique na seta a direita do botão Inserir. Se for inserir uma linha, clique em Inserir Linhas na Planilha. Se for inserir uma coluna, clique em Inserir Colunas na Planilha. Excluindo linhas e colunas Às vezes, temos a necessidade de apagar uma linha ou uma coluna inteira. Mas, se apagarmos da mesma forma que apagamos um texto comum, a única coisa que conseguiremos é um grande espaço em branco no meio da planilha que dará um aspecto estranho, como se algum dado estivesse faltando. Quando excluímos uma linha ou coluna, o editor apaga os dados e formatação e move toda a coluna ou linha seleciona para o final da planilha. Ou seja, se a planilha tiver 256 colunas e excluirmos uma, a planilha continuará a ter 256 colunas. Para fazer isso selecione a linha ou coluna que deseja excluir e vá para Início. Na parte designada como Células, clique na seta à direita do botão Excluir. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 10
Se for excluir uma linha, clique em Excluir Linhas da Planilha. Se for excluir uma coluna, clique em Excluir Colunas da Planilha. +MAIS Assista ao vídeo indicado no endereço abaixo para visualizar e familiarizar melhor com as informações contidas neste módulo. Basta clicar no link abaixo que você será direcionado à página da web onde se encontra o mesmo. http://office.microsoft.com/video.aspx?assetid=xt010048454&vwidth=884&vheight=540&ctt=11&origin=&app=zxl&ver=12 Exercícios 1. Digite os dados da tabela abaixo: OBS.: Antes de digitar os valores das colunas C e E, faça o que se pede abaixo: Primeiro, selecione as células: C3, C4 e C5 e clique em formato %. Faça o mesmo com as células: E3 e E4. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 11
Vamos dar a esta planilha o seguinte layout. Para conseguirmos o layout exibido acima devemos proceder da seguinte maneira: 1. Clique na linha 1 (à esquerda) e insira duas linhas (todo conteúdo da planilha agora inicia-se na linha 3); 2. Selecione da célula B2 até a G2 e clique em mesclar e centralizar; 3. Digite o título: ELEIÇÕES 2010, com a seguinte formatação: a. negrito; b. itálico; c. fonte Arial e d. tamanho 16. 4. Clique na coluna C e insira uma coluna para serem digitadas as legendas dos partidos: a. PSDB; b. PMDB e c. PR 5. Selecione as células: D4 e E4 (votos do 1º turno) e clique em mesclar e centralizar; 6. Faça o mesmo com as células: F4 e G4 (votos do 2º turno); 7. Selecione as células: B5, B6 e B7 e clique em alinhamento esquerdo e a seguir em aumentar recuo; 8. Selecione as células: C5, C6 e C7 e clique em alinhamento centralizado; 9. Faça o mesmo com as células: D5, D6, D7, E5, E6, E7, F5, F6, G5 e G6. 10. Selecione as células: E5, E6, E7, G5 e G6 e clique no formato número, sem casas decimais, com separador de milhares, alinhado à direita com recuo. 11. Aplique formato negrito, itálico onde for necessário (veja layout acima) e 12. Aplique cores diferentes de preenchimento para cada um dos candidatos da tabela. Prof. Flávio Henrique de Lima Araújo 12