Digitalização e Classificação Automática de Documentação Contabilística

Apresentação do Grupo NUCASE Contabilidade Recursos Humanos Gestão e Processos Sistemas de Informação Seguros Projecto de Digitalização e Classificação Automática Objectivos Metodologia Vantagens obtidas Dificuldades identificadas Perspectivas Futuras

Apresentação do Grupo NUCASE

EXISTIMOS PARA AJUDAR A AUMENTAR A MARGEM DOS NEGÓCIOS, E PROCURAMOS ESTAR PRÓXIMO DE SI COM OS NOSSOS 160 COLABORADORES EM 7 LOCALIZAÇÕES

CONHECEMOS MÚLTIPLAS REALIDADES E DIMENSÕES MAS TEMOS COM CADA UM DOS NOSSOS 1.500 CLIENTES UMA RELAÇÃO PESSOAL

COMO NOS ORGANIZAMOS. OTIMIZAMOS O INVESTIMENTO NAS ÁREAS DE SUPORTE DA SUA EMPRESA

OBJETIVO: Transformar custos obrigatórios em geradores de valor.

Contabilidade

CADA CLIENTE É UMA RELAÇÃO PESSOAL

CONTABILIDADE e FISCALIDADE. Cumprimento de todas as obrigações legais. Resposta questionários estatísticos e outros. Flexibilidade para realizar a contabilidade nas suas instalações. Disponibilização de informação de evolução da sua empresa. Acompanhamento pessoal periódico. Arquivo da documentação física e digital. Aconselhamento fiscal / CONTABILIDADE COMO FERRAMENTA DE GESTÃO

Recursos Humanos

GESTÃO de RECURSOS HUMANOS. Cumprimento de todas obrigações e procedimentos legais. Mediação nos contactos com a SS e outras entidades. Gestão e controlo das renovações de contrato. Reporting de informação para gestão. Apoio na selecção, recrutamento e contratação. Apoios financeiros à contratação. Organização da formação da sua empresa. Sistemas de avaliação de desempenho / OTIMIZAÇÃO DA RELAÇÃO LABORAL

Processos e Organização

ORGANIZAÇÃO e PROCESSOS. Emissão da faturação. Gestão de recebimentos e pagamentos. Gestão das contas bancárias. Gestão administrativa corrente. Relatório de gestão financeira da empresa. Substituição temporária de colaboradores. Gestão de seguros e riscos. Programas de apoio ao investimento. Implementação de sistemas de gestão da qualidade, ambiente, segurança e responsabilidade social / MAIOR EFICÁCIA COM MENOR ESFORÇO

Sistemas de Informação

SISTEMAS de INFORMAÇÃO. Sistemas Primavera contabilidade, gestão comercial, logística, aprovisionamento e recursos humanos. Software disponibilizado na Cloud. Implementação de sistemas de apoio à decisão de gestão, online. Desenvolvimento de soluções específicas para o negócio / INFORMÁTICA AO SERVIÇO DA GESTÃO

A NOSSA MISSÃO: otimizar a sua estrutura financeira, recursos humanos, organização e sistemas. OTIMIZAMOS NEGÓCIOS

ESTAMOS AO LADO DOS NOSSOS CLIENTES A APOIAR A SUA INTERNACIONALIZAÇÃO para os PALOP e para ESPANHA Serviços Certificados Norma ISO9001:2008 - Contabilidade, Fiscalidade e Recursos Humanos, excepto Angola

Projecto de Digitalização e Classificação Automática

Objectivos Automatizar o processo de classificação de documentos contabilísticos Libertar recursos humanos para tarefas de maior valor acrescentado aos Clientes Disponibilizar on-line os documentos contabilísticos dos Clientes Facilitar o processo de consulta e conferência

Fases de Implementação Desenvolvimento de solução de recolha dos dados necessários Identificação e mapeamento das regras de negócio Teste com equipa piloto Alargamento / Formação a um equipa de cada escritório Avaliação das dificuldades e vantagens obtidas

Metodologia

Vantagens Obtidas Dados de Fev 2013

Dificuldades identificadas Alterações ao processo de separação e preparação da documentação Necessidade de ajuste do processo operacional de dentificação, numeração e ordenação dos documentos Dificuldade na classificação direta de todo o tipo de documento (ideal para diário de Clientes e Fornecedores) Processo de envio e recepção das imagens do e para o OCR Resistência dos colaboradores na utilização de uma nova ferramenta Necessidade de acompanhamento da evolução das versões do software de base utilizado

Perspectivas Futuras Centralização do processamento documental numa equipa especializada Pré-validação da classificação sugerida pelo Papersoft Melhoria do processo de envio das imagens recolhidas para o OCR Alargamento progressivo a um maior número de Clientes Comunicação aos Clientes da solução disponível on-line para consulta

Digitalização e Classificação Automática de Documentação Contabilística