ARQUIVO DIGITAL e Gestão de Documentos

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Laís Graça Canela
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1 ARQUIVO DIGITAL e Gestão de Documentos TECNOLOGIA INOVAÇÃO SOFTWARE SERVIÇOS

2 A MISTER DOC foi constituída com o objectivo de se tornar uma referência no mercado de fornecimento de soluções de gestão de documentos, nos serviços de arquivo de digital e gestão de conteúdos das organizações. O seu projecto de constituição teve por base a experiência adquirida em mais de 10 anos, no cumprimento de alguns dos maiores projectos de digitalização, microfilmagem e guarda-física alguma vez realizados em Portugal, em sectores como a banca, seguros, telecomunicações e indústria. O seu primeiro passo consistiu na execução da plataforma tecnológica, constituída pelo software desenvolvido de raiz, a que deu o nome de MISTER DOC. Para o efeito reuniu um grupo de engenheiros de sistemas e instalou-se em Guimarães, cidade património da humanidade.... a empresa!

O seu projecto de constituição teve por base a experiência adquirida em mais de 10 anos, no cumprimento de alguns dos maiores projectos de digitalização, microfilmagem e guarda-física alguma vez

3 A missão da Mister Doc consiste na elaboração e oferta de soluções que conduzem à organização digital da informação através de ferramentas de recolha, classificação, visualização e publicação de documentos nos mais diversos suportes sempre respeitando a integridade dos arquivos físicos e contribuir de facto para a redução de papel e a preservação do meio ambiente.... a missão!

publicação de documentos nos mais diversos suportes sempre respeitando a integridade dos

4 Maior facilidade de acesso à informação. Máximo de produtividade Conseguir ganhos de produtividade pela introdução da tecnologia de arquivo digital. Máximo de alteração de mentalidades Conseguir que a utilização da tecnologia seja uma realidade no seio da organização, passando pela alteração de hábitos de manuseio de papel. Mínimo de alteração de metodologias testadas Conseguir introduzir a tecnologia inovadora, preparando-a de acordo com métodos e processos testados sector a sector.... a plataforma tecnológica MISTER DOC!

Máximo de alteração de mentalidades Conseguir que a utilização da tecnologia seja uma realidade no seio da organização, passando

5 Visão estratégica de mercado Software MISTER DOC Soluções para PME s e grandes organizações com classificação tipificada por sector de mercado com possibilidade de costumização. Serviços de recuperação de arquivos Serviços de digitalização e classificação de documentos on-site ou off-site em regime de crescimento de arquivo digital ou serviço pendular. Formação e Consultoria Portfólio de acções de formação em tecnologia MISTER DOC e serviços de consultoria em gestão documental com destaque para o arquivo experimental digital. Guarda-física e gestão de documentos Serviço de guarda-física e custódia de documentos realizado em parceria com instituições de reconhecida qualidade.... enquadramento!

Serviços de recuperação de arquivos Serviços de digitalização e classificação de documentos on-site ou off-site em regime de crescimento de arquivo digital ou serviço pendular.

6 Metodologia de arquivo seguro. PROCESSO DE ADMISSÃO DE DOCUMENTOS POR DIGITALIZAÇÃO E INSERÇÃO DE FICHEIROS RECUPERAÇÕES INTENSIVAS DE ARQUIVOS HISTÓRICOS CRESCIMENTO DE ARQUIVO DIGITAL POR INCORPORAÇÃO DE NOVOS DOCUMENTOS CONTROLE DE QUALIDADE PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS CLASSIFICAÇÃO EM AMBIENTE DE ARQUIVO DIGITAL R.O.C. PERMANENTE CLASSIFICAÇÃO EM AMBIENTE DE DOSSIER DIGITAL R.O.C. CORRENTE CONTROLE DE QUALIDADE O desenvolvimento da tecnologia MISTER DOC tem particular atenção às exigências do legislador, adaptando a sua metodologia no sentido de conseguir fornecer ao mercado um conceito de arquivo digital seguro. Inicialmente desenvolvida para o mercado português é adaptável em função da exigência de cada mercado internacional concreto. CONSULTA DE DOCUMENTOS A ARQUIVO DIGITAL REMOTO ATRAVÉS DA WEB CONSULTA DE DOCUMENTOS DIGITAIS EM SUPORTE AUTÓNOMO CONSULTA DE DOCUMENTOS DIGITAIS NA REDE DE UTILIZADORES DA ORGANIZAÇÃO... a legislação!

CONTROLE DE QUALIDADE PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS CLASSIFICAÇÃO EM AMBIENTE DE ARQUIVO DIGITAL R.O.C. PERMANENTE CLASSIFICAÇÃO EM AMBIENTE DE DOSSIER DIGITAL R.O.C. CORRENTE CONTROLE DE

7 Arquivo digital tipificado O software MISTER DOC constitui uma poderosa ferramenta de captura de documentos imagem (scanner) e documentos ficheiro (formato original) permitindo a sua classificação, sempre com imagem à vista. A sua configuração permite constituir arquivos digitais superiores a 1 milhão de registos com capturas diárias superiores a documentos. A classificação encontra-se preparada para cada sector de actividade contemplando até cerca de 85% do tipo de organização documental. Os restantes 15% reflectem costumização possível em cada organização. Os registos são efectuados com o suporte de base de dados permitindo auditoria. O arquivo digital definitivo não permite alterações por parte do utilizador comum. Com distribuição por uma rede nacional de parceiros.... Software MISTER DOC!

A classificação encontra-se preparada para cada sector de actividade contemplando até cerca de 85% do tipo de organização documental.

8 Linha completa de produtos Digital Factory Desenhada para grandes recuperações de vários milhões de documentos. Prevê a utilização de unidade de controle de qualidade por parte do cliente. Projectada para um limite de imagens / dia. Linha Master Projectada para grandes organizações ou empresas com elevada quantidade de documentos e utilizadores. Suportada por base de dados SQL e gerador de cd autónomo MISTER DOC. Linha Express Indicada para PME s ou departamental. Limitada a documentos por base de dados. Permite a migração para linha Master Linha HOME Software MISTER DOC para utilização em ambiente residencial.... linha de produtos!

Linha Master Projectada para grandes organizações ou empresas com elevada quantidade de documentos e utilizadores.

9 Tecnologia MISTER DOC O software MISTER DOC para além do que representa em termos de desenvolvimento inclui um enquadramento técnico que lhe confere o estatuto de solução. Praticamente ilimitado em termos de criação de base de dados a partir da Linha Express inclui ferramentas que facilitam a execução de serviços on-site ou off-site, como a importação / exportação de trabalhos e bases de dados completas. Encontra-se ao dispor de software-houses um motor de integração já com aplicações práticas em soluções profissionais. Destaque para a integração com software SAGE e ETICADATA. A tecnologia MISTER DOC permite realizar uma verdadeira gestão de conteúdos. POSTOS DE PREPARAÇÃO Período de Execução do Projecto de Digitalização 2 TURNOS - 16 Horas Posto de COORDENAÇÃO SERVIDOR PREPARADOR / COORDENADOR RESERVA POSTOS DE DIGITALIZAÇÃO... tecnologia!

trabalhos e bases de dados completas. Encontra-se ao dispor de software-houses um motor de integração já com aplicações práticas em soluções profissionais.

10 Centro Digital Mister Doc A solução MISTER DOC é obtida com a implementação da rede nacional de Centros Digitais Mister Doc. Através desta unidade, é efectuada a distribuição especializada da totalidade de linhas de produtos MISTER DOC, hardware de captura e storage, para além de informática em geral. O Centro Digital MISTER DOC encontra-se equipado com hardware profissional que lhe asseguram capacidade execução superior a imagens dia. Pode implementar e gerir centros de operação instalados em empresas, ou grupos de empresas, em regime de outsorcing total ou misto. Tem capacidade de fornecimento de arquivo digital de acesso remoto em condições de operação seguras ao nível do acesso e manutenção. Organiza e executa acções de formação no âmbito da tecnologia MISTER DOC. A proximidade é garante de eficácia. mister docmister docmister doc - serviço pendular - cd autonomo... serviços e distribuição!

O Centro Digital MISTER DOC encontra-se equipado com hardware profissional que lhe asseguram capacidade execução superior a 7.500 imagens dia.

11 MISTER DOC - factor de produtividade A MISTER DOC espera contribuir para a redução efectiva de custos na sua organização, pela redução de espaços e equipamentos afectos a arquivo. Pela reutilização de suportes de arquivo como as pastas de argolas. Pela redução de custos por via da eliminação dos tempos de recursos humanos na localização de documentos físicos. Pela satisfação da equipa de trabalho por via da utilização do parque tecnológico disponível em prol da simplicidade de processos. Pelo suporte à crescente mobilidade que um arquivo digital permite. Pela maior proximidade da informação num mercado global. Esperamos contribuir para a introdução de novos métodos de trabalho, objectivamente mais produtividade na sua organização.... por fim, a redução de custos!

Pela satisfação da equipa de trabalho por via da utilização do parque tecnológico disponível em prol da simplicidade de processos.

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