Sonae Shared Services Centers. Domingos Sequeira

Transcrição

1 Apresentação do Estudo: Serviços Partilhados na Administração Pública 20 de Outubro de 2010 Sala do Senado, Reitoria da Universidade Nova de Lisboa Sonae Shared Services Centers Domingos Sequeira Patrocinadores Específicos: Patrocinadores Globais

2 SONAE SHARED SERVICES CENTERS 20 Outubro 010

3 Índice: As Empresas Sonae O Grupo Sonae Evolução dos Serviços Partilhados nas Empresas Sonae Sonae Centro Corporativo Dados relevantes dos SSC das Empresas Sonae Os Serviços Administrativos das Empresas de Retalho Organização Os dados e indicadores Os processos e sistemas 2

4 SONAE SHARED SERVICE CENTERS As Empresas Sonae (2009): VN 7.144M; T VN 1.283M; T VN 5.665M; T (R ); CI 4.781M VN 272M; T VN 3.106M; CI 484M VN 1.132M; CI 250M VN 123M; CI 1.523M VN 156M; T 908; CI 1.661M VN 949M; T 2.081; CI 752 VN Volume de Negócios; T nº de trabalhadores; CI Capital Investido; R - Retalho 3

5 SONAE SHARED SERVICE CENTERS O Grupo Sonae (2009): 4

6 SONAE SHARED SERVICE CENTERS Evolução dos Serviços Partilhados das Empresas Sonae: Funções centrais corporativas Grupo Sonae: legal, fiscal, consolidação de contas e reporting, finanças, PCG, Comunicação e Auditoria Interna Funções centrais corporativas das sub-holdings: legal, fiscal, finanças, PCG. Projecto do Manual de Procedimentos das Empresas do Grupo Sonae Empresas de Retalho:. serviços partilhados administrativos, financeiros, RH, PCG, legal, sistemas de informação;. Centralização de processos de loja: conferência de facturas de mercadorias e contabilidade;. Implementação de sistemas: SAP R3 FI, CO, AM e RH; conferência central de facturas de mercadorias.. Implementação de processos de EDI e outros processos de colaboração com fornecedores: encomenda, factura, pricechecking, etc. Sonaecom: IT, SAP R3 FI, CO, AM, AP, AR e RH Empresas de Retalho:. Processos e sistema de Work Flow: despesas de colaboradores, aprovação de facturas de bens e serviços de consumo e imobilizado, etc... Integração do processo de conferência de facturas no ERP de negócio.. Factura electrónica, digitalização e OCR de facturas. Sonae Indústria:. Centro de Serviços Partilhados Internacional: AP, AR, Cash & Banking, Reporting, IT.. Implementação do SAP R3: FI, CO, AM, AP, AR. Sonae Sierra: IT, SAP R3 FI, CO, AP, AR, RH e SAP Real Estate. Sonaecom: Serviços partilhados administrativo-financeiros, RH, Legal, Regulação, Instalações, etc. Grupo Sonae:. Criação dos Serviços Partilhdos do Centro Corporativo; fusão dos serviços do CC de Retalho com os serviços do CC da Holding: Adm, Finanças, RH, IT, Legal, Fiscal, PCG, AGR. Empresas de Retalho:. Factura electrónica, gestão documental e document handling.. SAP SRM (Procure to Pay) para bens e serviços de consumo e imobilizado;. Integração negócio Carrefour Portugal e Boulanger em Espanha.. Internacionalização para Espanha: Worten, SportZone e Zippy Sonae Sierra:. Centro de Serviços Partilhados para a Europa: administrativofinanceiro; Recursos Humanos, IT. Funções centrais corporativas das sub-holdings: + consolidação de contas e reporting. Funções centrais corporativas das sub-holdings: + Auditoria Interna e Gestão de Risco Geral: Serviço de Arquivo Central para todas as Empresas Sonae (capacidade para pastas); gestão em outsourcing Sonae Capital:. SSC SC: administrativofinanceiro; Recursos Humanos, IT; Implementação de SAP R3 FI, CO, AM.. SSC Grupo Selfrio: administrativo-financeiro; Recursos Humanos, IT. 5

7 Dados relevantes dos SSC das Empresas Sonae: CC Sonae Sonae Sierra Sonaecom Sonae Industria Sonae Capital Total Serviços Todos Todos Todos Todos Todos - Empresas Nº Países Facturas Clientes 35,311 95,214 1,192, ,321 1,275,634 3,077,974 Facturas Fornecedores 2,800,000 66, , ,246 61,115 3,477,101 Nº items imobilizado 659,366 17, ,813 23,715 30,356 1,392,163 Nº contas bancárias ,130 Nº contas fornecedores 99,322 8, ,514 69,939 5, ,331 Nº contas clientes 2,720 5,365 1,334,176 30,524 3,705 1,376,490 Nº registos contabilisticos 44,000, ,149 6,580,461 10,557,263 1,934,119 63,917,992 Legenda: Serviços: AF-Administrativo e fiscal, TF-Tesouraria e Finanças; RH-Recursos Humanos; IT-Sistemas, Legal, AGR-Auditoria Interna e Gestão de Risco; O-Outros 6

8 SONAE SHARED SERVICE CENTERS Sonae Centro Corporativo (2009) 7

9 SONAE SHARED SERVICE CENTERS Sonae Centro Corporativo (2009) 8

10 Organização Direcção Serviços Administrativos Controlo e Desenvolviment o Contas a Pagar e Suporte Negócio Gestão Documental Conferência Facturas Despesas Colaboradores Pagamentos Gestão Fornecedores Contas a Receber, Stock,FrontOf fice Accounts Receivables Processamento Recebimentos Controlo de Crédito Stocks Receitas Comerciais Gestão de Activos Registo e Capitalização de Activos Movimentação de Activos Inventariação de Activos Contabilidad e Empresas Retalho Contabilidade Geral Conciliação de Terceiros e bancos Reporte Estatutário Contabilidad e Empresas Serviços Contabilidade Geral Reporte Estatutário Consolidaç ão de Contas Conciliação Intra-Grupo Consolidação de contas Sistemas de Consolidação Escritórios Internacion ais Contabilidade Geral Suporte Local Front-Office Processamento. Recebimentos Reporte Estatutário Operações Front- Office 9

11 Benchmark k Peso da DSA no VN ,375% S/ Fee Imobiliário 0,343% 0,32% 0,30%0,28% 0,26%0,26% 0,24%0,22% 0,400% 0,300% De acordo com benchemarck internacional da Deloitte, Optimising Finance & Accounting Operations, de Setembro ,19%0,18%0,18% ,200% 0,100% 0,000% Orç_SF % VN 0,18% 10

12 Dados: Total de Facturas de Fornecedores Ser viços 7% Viagens 10% 2008 Viagens Imobilizado 9% 1% Ser viços 9% 2009 Imobilizado 1% Ser viços 9% Viagens 15% 2010 Mercadorias 83% Mercadorias 81% Mercadorias 75% +20,2 5% +13,6 4% Total de 2M Unidades Total de 2.5M Unidades Total de 2.8M Unidades NOTA: Não incluídas as facturas de lançamento manual 11

13 Dados: Percentagem de Factura Electrónica OCR 57% Factur a Electrónica 43% OCR 48% Factura Electrónica 52% OCR 45% Factur a Electrónica 55% +8% +3% 51,94% Mercadorias 63,64% Mercadorias 71,54% Mercadorias 12

14 Dados: Lançamentos em SAP M Lançamentos ,87 % + 13,62 % 13

15 Processos e Sistemas Processos com elevados níveis de eficiência: Gestão Documental (Document Handler) Factura Electrónica (EDI e FE) Retek (RIM Invoice Matching) Workflows (Despesas, Facturas Viagens, B&S) SAP SRM (Procure-to-pay) 14

16 Processos e Sistemas: Document Handler - Monitorização 15 15

17 Processos e Sistemas: Factura Electrónica - Integração ERP Internos (RMS / SAP) Ordem de compra Relatório de Inventário Nota de recepção Nota de débito Gateway / Router Transporte de integração XM L BizT alk ERP de integração RP Logistico (EXE) Ordem de compra VMI Aviso de Expedição Factura Electrónica Arquivo Electrónico 16

18 Processos e Sistemas: Factura Electrónica Fornecedor Sonae Físico Electrónico Vantagens Redução dos custos associados ao processamento manual Redução dos custos associados à impressão, arquivo e envio Transparência dos processos de negócio Recepção de facturas, através de um sistema de gestão, sem qualquer intervenção humana Eliminação do risco de extravio de facturas Redução dos custos directos envolvidos na emissão de papel, portes e consumíveis Redução nos custos directos envolvidos de recepção, tratamento e arquivo entre 0,70 e 1,84 por factura entre 3 e 10 por factura Fonte: APDSI Estudo da factura electrónica Instrumento da Sociedade da Informação 17

19 Processos e Sistemas: Factura Electrónica Curiosidade Publicação Online / envio EDI de Avisos de débito / crédito. (Até Outubro 2010) documentos (2 pag. no min) 2350 resmas de papel, equivalente a cerca de 500 árvores Com um custo médio de 1,80 por envio de um documento com aviso de recepção, evita-se um gasto de cerca de: envelopes 585 tinteiros pretos (30 cada) (no total de custos) 18

20 Processos e Sistemas: Workflows 19

21 Processos e Sistemas: SAP SRM - Overview do Processo O módulo SAP SRM é uma ferramenta de gestão baseada numa plataforma de compras de bens e serviços em ambiente web, integrado com outros módulos de SAP, o que torna o processo Procure-to-Pay mais eficiente. 20