Solução para emissores e receptores de facturas. Carlos César 24 de Junho de 2008

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Lucas Martinho Benevides
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3 Agenda 36:,/7,20394/,,.9:7, , ,!%3, /0 3, $4 : 4!%5,7, $ 3

4 Enquadramento Legal DL de 15 de Maio Para agilizar e uniformizar a legalização da factura electrónica, Portugal adoptou as directivas comunitárias, como aliás se tem processado pela maioria dos países da comunidade europeia. 4

electrónica, Portugal adoptou as directivas comunitárias,

5 Enquadramento Legal Uma factura electrónica é um documento comercial semelhante ao convencional, mas reduzido a um formato electrónico, isto é, desmaterializado. A factura electrónica tem o mesmo valor que a factura em papel, desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer factura e satisfaça as condições exigidas na lei. O conjunto formado pelo documento original e pela assinatura electrónica avançada constitui uma factura electrónica, e é à face da lei equivalente a uma factura tradicional em papel. 5

A factura electrónica tem o mesmo valor que a factura em papel, desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer factura

6 TRIÂNGULO DINAMIZADOR DA ADOPÇÃO FACTURA ELECTRÓNICA EFICIÊNCIA Redução de custos Ao adoptar sistemas de F.E. os Governos promovem a adopção de novas tecnologias pelo sector Privado ao mesmo tempo que reduzem custos operacionais e modernizam a Administração do Estado 6

os Governos promovem a adopção de novas tecnologias pelo sector

7 Agenda 36:,/7,20394/,,.9:7, , ,!%3, /0 3, $4 : 4!%5,7, $ 7

8 Considerações Estratégicas Factura Electrónica da PT O projecto de 2004 Na sequência da Directiva Europeia sobre Factura Electrónica, a PT decidiu avançar com uma plataforma transversal ao Grupo. Para além dos ganhos directos considerados no Business Case, foi relevante para a decisão: A reafirmação do compromisso da PT com projectos centrados no Cliente. Estabelecimento de canal privilegiado de comunicação directa com o cliente (o sign-in identifica univocamente o cliente). Poupanças noutras áreas, como pedidos de informação de clientes. Dinamização do canal Internet como interface de comunicação, com o acesso, pelo menos uma vez por mês, ao Site da empresa. Dinamização dos pagamentos por transferência bancária ou electrónicos. 8

Estabelecimento de canal privilegiado de comunicação directa com o cliente (o sign-in identifica univocamente o cliente).

9 Factura Electrónica da PT O projecto de 2004 Factura Electrónica Envio da Factura por cumprindo os requisitos legais Assinatura & Envio Factura PDF SEEF Multicert CLIENTE PORTAL PT PORTAL TMN PORTAL PT Prime PORTAL PT Casa PORTAL TELEPAC Registo e Subscrição Conversão PDF Factura formato AFP Sistemas de Facturação BD FACTURA PDF FINISHING Actualização dos sistemas corporativos BACKOFFICE 9

PORTAL TMN PORTAL PT Prime PORTAL PT Casa PORTAL TELEPAC Registo e Subscrição Conversão PDF Factura

10 Factura Electrónica da PT Funcionalidades exemplo com a Factura de notificação 10

11 Factura Electrónica da PT Funcionalidades exemplo Possibilidade de ordenação e filtragem Donwload do pdf gerado e assinado em real time Clientes empresariais Visualização das facturas dos últimos 6 meses 11

pdf gerado e assinado em real time Clientes

12 Agenda 36:,/7,20394/,,.9:7, , ,!%3, /0 3, $4 : 4!%5,7, $ 12

13 Factura Electrónica - O papel da Tecnologia Criação de Valor Potenciais drivers para a criação de valor - factura electrónica vs factura tradicional Muito elevado Elevado Médio Criação de Valor Reduzido Eficiência Segurança Poupança Rapidez de pagamento Complexidade de implementação Fiabilidade Facturação tradicional Facturação electrónica 13

Médio Criação de Valor Reduzido Eficiência Segurança Poupança Rapidez de pagamento

14 Factura Electrónica - O papel da Tecnologia Criação de Valor O exemplo da Finlândia e a extrapolação de dados para o caso português Tempo de processamento por factura recebida Aprovação do pagamento Recepção Registo e processamento 26 min Tendo por base os resultados deste estudo, foram projectados os tempos (e custos) de processamento de facturas em Portugal Segundo a OCDE o índice de produtividade Finlandês era (em 2005) 1,66 vezes superior ao Português Validação Cópia e arquivo 5 88, % 3 min A aplicação directa deste rácio à tarefa de receber (e processar) facturas resulta numa duração de 43 minutos para o caso Português De modo a estimar os custos de processamento (por factura) considerou-se uma rate horária de 13,50 para serviços administrativos em Portugal 0 Factura Tradicional Factura Electrónica Para cada tarefa incluída no estudo original foram ajustados à realidade Nacional os níveis de poupança esperados Fonte: Pauli Vahtera and Heli Salmi, Internet and EDI in Effective Accounting 14

produtividade Finlandês era (em 2005) 1,66 vezes superior ao Português 15 10 5 Validação Cópia e arquivo 5 88, % 3 min A aplicação directa deste rácio à tarefa de receber (e processar) facturas

15 Factura Electrónica - O papel da Tecnologia Criação de Valor A aplicação ao caso português Exemplificativo e não exaustivo Tempo de processamento por factura recebida Aprovação do pagamento Recepção 43 min Registo e processamento Validação 56% 25 73% min Custo por factura Factura Tradicional Factura Electrónica 9,7 2,7 a 4, Cópia e arquivo 12 min Poupança de 5,5 a 7,0 por factura só em tempo de processamento 5 0 Factura Tradicional F.E. com Poupança * Mínima F.E. com Poupança * Máxima * Estudo CDN PT-SI: A poupança estimada para cada tarefa incluída no estudo original foi ajustada à realidade Portuguesa da seguinte forma: Aprovação do Pagamento 0%; Recepção 15 80%-100%; Registo e Processamento 80%-100%; Validação 10%-20%; Cópia e Arquivo 75%-95%; Adaptado de Pauli Vahtera and Heli Salmi, Internet and EDI in Effective Accounting

por factura só em tempo de processamento 5 0 Factura Tradicional F.E.

16 Principais Benefícios da Solução 16

17 Agenda 36:,/7,20394/,,.9:7, , ,!%3, /0 3, $4 : 4!%5,7, $ 17

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19 A existência de um broker permite normalizar a interacção entre fornecedores e clientes e agilizar a adaptação às evoluções regulatórias, tecnológicas e processuais. Cada cliente/fornecedor apenas interage com uma entidade, num único formato, com um único protocolo. O SiFE assume a nova relação com clientes e fornecedores, simplificando a adopção da FE entre ambas. 19

Cada cliente/fornecedor apenas interage com uma entidade, num único formato, com um único

20 Transacção de facturas electrónicas de forma simples e segura, utilizável por todo o mercado empresarial Gestão de utilizadores Mecanismo de gestão de subscrições Upload de ficheiros de facturas no Portal Visualização de facturas em diversos formatos e sua impressão e integração com sistemas de Gestão Documental Módulo de workflow que permite a aprovação e a gestão da circulação de documentos 20

facturas no Portal Visualização de facturas em diversos formatos e sua impressão e integração com

21 Flexível UBL 2.0 Formato ERP XML proprietário UBL 2.0 SIC <xml-fragment xmlns:urn="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:com monbasiccomponents-2" xmlns:urn1="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:co mmonaggregatecomponents-2"> <urn:id>a </urn:id> <urn:copyindicator>false</urn:copyindicator> <urn:issuedate> :00</urn:issuedate> <urn:invoicetypecode>factura</urn:invoicetypecode> FACTURAEURO <urn:documentcurrencycode>euro</urn:documentcurrency Code> <urn:taxcurrencycode>euro</urn:taxcurrencycode> <urn:pricingcurrencycode>euro</urn:pricingcurrencycode> <urn1:accountingsupplierparty> <urn:customerassignedaccountid/> <urn1:party> <urn1:partyname> <urn:name>fornecedor A</urn:Name>

22 A integração nos sistemas do cliente é uma funcionalidade extra disponível no SiFE. SIC, SAP, Primavera, Dinamics Navision, FileNet, Documentum, Sharepoint 22

23 Prático Despachos, pareceres, alertas 23

24 Prático Envio para outro Departamento ou fase do processo 24

25 Prático Histórico dos Pareceres e dos Encaminhamentos 25

26 Os fornecedores têm templates próprios para que as suas facturas sejam visualizadas no portal de acordo com a sua imagem. Dados + Template = PDF 26

27 Resumo de vantagens Para o Emissor: - Sem necessidade de instalar sistemas - Aplicação local para gerar integração e certificação - Selecção dos clientes disponíveis - Opção de custódia das facturas - Mantém actual a imagem das facturas, pelo versionamento de templates - Geração de PDF, para leitura das facturas - Adesão simples Para o Receptor: - Sem necessidade de instalar software ou equipamentos - Personalizável com departamentos e utilizadores - Selecção dos fornecedores - Opção de custódia de facturas - Workflow de estados das facturas - Notificação aos utilizadores, por - Geração de PDF, para leitura das facturas - Facilidade de integrar com sistemas internos - Adesão simples e assistida Simples Fácil Completo Útil Forte redução de custos 27

28 Questões? Muito Obrigado Carlos César 24 de Junho de

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