Serviços Partilhados em Saúde. Interface Jornadas da Saúde Paula Nanita

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1 Serviços Partilhados em Saúde Interface Jornadas da Saúde Paula Nanita Lisboa, 22 de Maio de 2007

2 Unidades de Serviços Partilhados Processos A divisão dos processos entre actividades locais e actividades da USP assenta nos seguintes princípios: Contextualização Benchmark Áreas Operacionais A separação entre actividades da USP e das áreas operacionais são geralmente influenciadas por algumas circunstâncias e preferências da organização Unidade de Serviços Partilhados Decisão Decisão Suporte à Decisão Reporting Processos Transaccionais Exemplos: Tomada de decisão; Definição de estratégias. Exemplos: Análises financeiras, proposta de estratégias, gestão de custos. Exemplos : Reports legais, fecho de contas; contabilidade analítica. Exemplos: Contas a pagar, contas a receber, contabilidade. As melhores práticas definem que as funções de decisão (funções core) deverão estar afectas às áreas operacionais enquanto que as funções associadas a processos transaccionais (não core), responsáveis por grandes volumes e actividades repetitivas, têm uma grande potencialidade de serem elegíveis para integrar a USP. 2

3 Processos Importância Estratégica: criticidade de cada processo para a estratégia dos hospitais, misericórdias, etc.; Homogeneidade e/ou Volumes: rotina de execução do processo, i.e., tarefas padronizadas e bem definidas Contextualização Benchmark Podem ser partilhados ou únicos Importância estratégica Partilha provável Muito críticos Pouco críticos Orçamentação e controlo Actividades orientadas para Análise financeira e reporting os utentes (serviço de Sistemas de Informação urgência, consultas externas, (Desenvolvimento) etc.) Compras (Sourcing e Procurement) Facturação Contact Center (presencial) Gestão de edifícios Contas a Pagar e a Receber Impostos Processamento de Vencimentos Jurídicos Contabilidade Geral e Analítica Tesouraria Operacional Gestão de activos fixos Consolidação contabilística Sistemas de Informação (infraestrutura, operações) Contact Center (ITT) Comuns Homogeneidade Únicos Processos específicos de algumas entidades Potencial USP: Alto Médio Baixo Podem ser partilhados ou únicos 3

4 Modelos de organização alternativos no âmbito hospitalar CENTRALIZAÇÃO OUTSOURCING SERVIÇOS PARTILHADOS OBJECTIVO Maiores níveis de eficácia e produtividade Externalizar as áreas de competência não nuclear, permitindo a concentração nas actividades core Concentração nas actividades core Actividades não core confiadas a um parceiro - USP VANTAGENS Racionalização de circuitos, normalização de processos e eliminação redundâncias Qualificação e especialização dos profissionais Propriedade dos meios Especialização nas actividades externalizadas Benefício de preço no arranque se o fornecedor trabalha em grande escala Objectivos contratualizados SLA Escala e especialização Investimentos partilhados com outros hospitais Melhor informação gestão Redução de custos e controlo da sua evolução LIMITES Escala esgotada no hospital Investimento suportado integralmente Dependente de consultadoria para desenvolvimento Difícil controlo da evolução dos custos ao longo do tempo Ausência de sinergias com outros hospitais Excesso de dependência em relação a terceiros Enfoque nos resultados Competências internas residentes nas pessoas que gerem os SLA Dependência em relação àusp 4

5 Conclusões do benchmarking promovido pelo SUCH em Junho casos analisados em cincos países: Tenet s Patient Finantial Services Estados Unidos SBS - NHS Reino Unido Health Alliance Nova Zelândia Logaritme Espanha Eastern Health Shared Services Irlanda Poupanças concretizadas entre 10%-20% dos custos iniciais em todos os casos Recuperação do investimento sempre em prazos inferiores a 4 anos Factores que mais contribuíram ram para o bom desempenho das unidades de Serviços Partilhados: incremento de escala e de poder negocial normalização de processos, artigos e serviços informatização 5

6 SUCH Serviços Partilhados em Saúde Arquitectura geral da solução Prestadores de Cuidados de Saúde HOSPITAIS CENTROS DE SAÚDE MISERICÓRDIAS OUTROS PRINCÍPIOS GERAIS OPERAÇÃO Relações contratualizadas Níveis de serviço definidos Facturação de acordo com a utilização Recuperação total dos custos Estruturação por processo e multi-site SUCH e Outros Promotores PLATAFORMA DE SERVIÇOS PARTILHADOS COMPRAS E LOGÍSTICA RECURSOS HUMANOS GESTÃO FINANCEIRA GESTÃO DE FROTAS OUTROS Fornecedores MERCADOS DE BENS E SERVIÇOS Fluxo de solicitação de serviços e de pagamentos Fluxo de entrega de bens e de prestação de serviço 6

7 Porquê o SUCH como USP? Instituição sem fins lucrativos Associação 40 anos dedicados em exclusivo ao Sector da Saúde Missão Promover a redução de custos e o aumento da qualidade e eficiência dos Associados e do SNS 7

8 Oferta de valor da USP promovida pelo SUCH no campo das Compras e Logística Planeamento Estratégia de Compras Monitorização Negociação e Contratação Pagamento Aprovisionamento Gestão Armazéns e Distribuição 8

9 Exemplos USP de Compras e Logística e comparação com a futura oferta do SUCH HEALTH ALLIANCE LOGARITME EASTERN HEALTH SHARED SERVICES PILOTO DO SUCH ENTIDADES SERVIDAS Tipo População Alvo (milhões) V. Negócios (milhões ) Nº Colaboradores Hospitais Clínicas de ambulatório Hospitais Centros de Saúde Banco de Sangue 1 ~2,5 Hospitais Centros de Saúde Cuidados Continuados Clínicas 1,5 Hospitais Centros de Saúde Cuidados Continuados ~1,5 790 ~ NATUREZA DA ENTIDADE Associação de ARS Associação de Instituições de Saúde Departamento Governamental Associação de Instituições de Saúde 9

10 Exemplos internacionais de USP de Compras e Logística e comparação com a futura oferta do SUCH (cont.) GOVERNANCIA SERVIÇO AO CLIENTE HEALTH ALLIANCE LOGARITME EASTERN HEALTH SHARED SERVICES 10 PILOTO DO SUCH BOARD GRUPOS ACONS. ACONS. ASSOC. CLIENTES CLIENTES SLA GESTORES DE CONTA RELATÓRIOS CONTA Semanai s Mensais Regulare s VISITAS UNIDADES UNIDADES FOCUS GROUP

11 Exemplos internacionais de USP de Compras e Logística e comparação com a futura oferta do SUCH (cont.) TEMPO DE OPERAÇÃO USP HEALTH ALLIANCE 5 anos > 5 anos LOGARITME EASTERN PILOTO DO HEALTH SUCH SHARED > 5 anos SERVICES > 5 anos TIPO DE ADESÃO À USP PRICING RECUP. CUSTOS BASE FACTURAÇÃO Vinculativa À escolha Vinculativa À escolha Total Parcial Nº Transacç. T. fixa Desc. Cl. Anteriore s 11

12 Oferta de valor da USP promovida pelo SUCH na Área Financeira Planeamento e preparação do Orçamento Planeamento Orçamento Preparação Orçamento Contabilidade Geral Criar Plano de Contas Gerir Plano de Contas Encerrar Períodos / Exercícios Contabil ísticos Controlo Orçamental Criar Controlo Orçamental Gerir Controlo Orçamental Controlar o Orçamento de Produção Encerrar Períodos ao Nível do Orçamento Contas a Pagar Dados Mestre Fornecedores Gestão de Facturas Gestão de Pagamentos Gestão Contas Correntes de Fornecedores Controlo de Gestão Gerir Controlo de Gestão Contas a Receber Dados Mestre Clientes Emissão de Facturas Gestão de Recebimentos Gestão Contas Correntes e Controlo de Crédito Gestão de Contratos Gerir Contratos Imobilizado Contabilizar Cadastro Aquisições de Imobilizados de Imobilizado Contabilizar Encerrar Per íodos Abates e / Exerc ícios Transferências Contabil ísticos de Imobilizados (Imobilizado) Contabilidade Analítica Criar Classes de Custo e Centros de Custo Planear e Orçamentar Centros de Custo Realizar Lançamentos a Centros de Custo Encerrar Períodos ao nível dos Centros de Custo Tesouraria Movimentos Diversos de Caixa e Bancos Gerir a Posição de Tesouraria Gerir a Previsão de Tesouraria Âmbito de prestação de serviços na fase 1 12

13 Oferta de valor da USP promovida pelo SUCH na Área de Recursos Humanos Outputs Directos Inputs Indirectos 1. Vencimento dos colaboradores 4. Cadastro 7. Gestão de Contratos 9. Gestão de Benefícios 2. Mapas de controlo e reporting 5. Gestão de assiduidades 6. Gestão do trabalho suplementar 8. Gestão de turnos e escalas 10. Selecção e Recrutamento 11. Formação 3. Pagamento e contabilização Arquivo 12. Avaliação de Desempenho Âmbito da prestação de serviços na fase 1 13

14 SUCH Serviços Partilhados em Saúde Prestadores de Cuidados de Saúde que integram o Piloto Prestadores de Cuidados de Saúde Hospitais Centro H. Lisboa Centro H. Lisboa Ocidental S. José S. Francisco Xavier Santa Marta Santa Cruz Capuchos Egas Moniz Santa Maria Cuidados Primários Centros de Saúde da actual Sub Região de Saúde de Coimbra Cuidados Continuados Santa Casa da Misericórdia de Arruda dos Vinhos Piloto representa em relação ao SNS (2004): 17% das compras 13% do número de colaboradores 14

15 SUCH Serviços Partilhados em Saúde Libertação de Fundos para os Cuidados de Saúde no SNS ÁREA DE POUPANÇA Produtos e Serviços Adquiridos Produtos farmacêuticos Materiais de consumo clínico Outros Total Funções de natureza administrat. Gestão Financeira RH (Remunerações) Gestão de Frota Total Poupança anual estimada ,2 2,6 21 Este valor corresponde ao encargo anual do Estado com os cuidados continuados estimados necessários para de cidadãos com idade superior a 65 anos Este valor corresponde ao encargo anual do Estado com 180 médicos e 360 enfermeiros hospitalares Total Geral 221 Valores em milhões de euros 15

16 O SUCH Serviços Partilhados em Saúde Criar valor e gerar escala Manter controlo sobre a despesa Libertar fundos para a prestação de cuidados de saúde Devolver poupanças aos associados 16

17 Serviços Partilhados em Saúde Interface Jornadas da Saúde Paula Nanita Lisboa, 22 de Maio de 2007