Uma Autarquia Sem Papel

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Gabriel de Caminha Leão
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2 Simplificar a Vida às Pessoas as motivações Visibilidade Capacidade Autarca Quem são os munícipes? Que recursos existem? Que desempenho? Como melhorar? Quem são os munícipes? Como prestar o serviço? Que ferramentas? Funcionário O que posso fazer? Como o posso pedir? Como estão os meus pedidos? Acessibilidade Munícipe

Quem são os munícipes? Como prestar o serviço? Que ferramentas?

3 Simplificar a Vida às Pessoas como? simplificar a vida aos colaboradores produtividade simplificar a vida aos munícipes satisfação dos clientes municipais simplificar a vida à administração apoio à decisão

4 Simplificar a Vida às Pessoas simplificar a vida aos colaboradores Informatizar os departamentos Externalização do Arquivo Optimizar e interligar as aplicações informáticas Aplicações mais amigas do utilizador Sistema Informação Geográfica Gestão Documental

Arquivo Optimizar e interligar as aplicações informáticas

5 Simplificar a Vida às Pessoas simplificar a vida aos cidadãos Loja do Munícipe (frontoffice) Loja do Munícipe Online (e-government) CallCenter Sistema Informação Geográfica

6 Simplificar a Vida às Pessoas simplificar a vida à administração Matosinhos à distância de um clique Desmaterialização da informação Despacho electrónico Partilha da Informação Transparência da decisão Indicadores de Desempenho

Desmaterialização da informação Despacho electrónico

8 Solução de Atendimento crm, gestão documental, sig CRM E-Urban E-DOC Solução de Atendimento E-Paper SIG

9 Soluçãode Atendimento crm, gestão documental, sige e-paper crm Suporta: Loja do Munícipe Loja do Munícipe online CallCenter visão integrada dos cidadãos histórico deinteracções do cidadão com a autarquia múltiplos canais de interacção (telefone, presencial, , web, fax, sms).

integrada dos cidadãos histórico deinteracções do cidadão com a

10 Soluçãode Atendimento crm, gestão documental, sige e-paper gestão documental desmaterialização dos processos implementação do trabalho de reengenharia de processos criação e gestão de processos electrónicos workflows documentais

processos implementação do trabalho de reengenharia de

11 Soluçãode Atendimento crm, gestão documental, sige e-paper sig georeferenciaçãodos pedidos plantas de localização na hora gestão das licenças emitidas acesso aos instrumentos de gestão territorial

12 Soluçãode Atendimento crm, gestãodocumental, sig e e-paper e-urban criação e gestão de processos electrónicos de operações urbanísticas Implementação de workflows complexos Automatização de tarefas Automatização de documentos Controlo de tarefas e timings Controlo de licenças

Implementação de workflows complexos Automatização de tarefas

13 Soluçãode Atendimento crm, gestãodocumental, sig e e-paper e-paper recepção de documentos electrónicos (projectos arquitectura e especialidades) validação do conteúdo dos ficheiros comparação automática de desenhos análise, medições, anotações e carimbos simulador de taxas na internet

especialidades) validação do conteúdo dos ficheiros comparação

15 Simplificar a Vida às Pessoas do munícipe aos serviços e ao munícipe Atendimento Loja do Munícipe Loja Online Call Center Serviço de Tratamento Documental Serviços Municipais e Administração Expediente Resposta ao Cidadão Munícipe Funcionário Autarca 170 mil Munícipe

Tratamento Documental Serviços Municipais e Administração Expediente

16 Simplificar a Vida às Pessoas do munícipe aos serviços Pedidos LOJA DO MUNÍCIPE Serviço de Tratamento Documental GESTÃO DOCUMENTAL Outros Assuntos Expediente e-doc e-urban

18 Simplificara Vida àspessoas a evoluçãodo projecto 5 de Novembro de 2008

19 Simplificara Vida àspessoas a evolução do projecto 5 de Fevereiro de 2009

20 Simplificara Vida àspessoas a evolução do projecto 6 de Julho de 2009

21 Simplificara Vida àspessoas a evolução do projecto 1 de Julho de 2010

22 Simplificara Vida àspessoas a evolução do projecto 1 de Julho de 2010

24 A CMM e a Gestão Documental resultados 750 utilizadores Loja do Munícipe Todos os Serviços Executivo Municipal

25 A CMM e a Gestão Documental do munícipe aos serviços Serviço de tratamento documental Tempo de encaminhamento Horas totais: 489 minutos 8horas Horas úteis: 254 minutos 4h15 Pré-tratamento: Tratamento: 3 horas 1 hora

26 A CMM e a Gestão Documental do munícipe aos serviços 3000 Tempos de Encaminhamento (minutos) base: horas de trabalho em dias úteis Maio Junho Julho Agosto Pré-tratamento Tratamento

27 A CMM e a Gestão Documental alguns números Registos Entrada: Atendimento: Saída: Interno: 6769 Digitalizações: páginas em menos de um ano Cerca de 450 registos diários

28 A CMM e a Gestão Documental alguns números Distribuições Distribuições: Média de 9500 por mês Cerca de 450 por dia

29 A CMM e a Gestão Documental as vantagens desmaterialização Processos não se perdem Saber quem os tem e há quanto tempo Vários colaboradores podem consultar o processo ao mesmo tempo e em locais diferentes Permite despachar a qualquer hora e em qualquer lugar

30 A CMM e a Gestão Documental as vantagens monitorização Saber, com exactidão, o número de tarefas pendentes de cada utilizador Saber tempos médios de processos e de actividades Tipificar percursos / tramitações

31 A CMM e a Gestão Documental as vantagens atendimento Saber, com exactidão, em que fase está o processo e com quem Fornecer elementos sobre o andamento do mesmo Maior transparência (interna e externa)

33 Simplificar a Vida às Pessoas próximos passos? notificações electrónicas intranet autárquica e-urban em produção portal de entidades e promotores imobiliários solução de mobilidade para serviços externos (policia municipal, fiscalização, conservação)

35 Reconhecimento porquê? solução multicanal abrangente todo o tipo de atendimento independentemente do canal (presencial ou web) um processo pode ser iniciado num canal e continuado noutro visão unificada dos munícipes dados, processos, documentos, pedidos, interacções passadas, agendamentos futuros completa integração entre todas as componentes em termos de frontoffice e back office

36 Reconhecimento por quem? Autarquia Digital Microsoft 2008 Prémio ESRI Projecto do Ano SIG Autarquias 2008 BestCitizenServiceProject MICROSOFT, Bilbao Abril 2009 Microsoft Case Studies CSP caso Prémio ESRI Personalidade SIG 2009

37 Reconhecimento com quem?

38 Uma Autarquia Sem Papel

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