AO aula 12 GESTÃO E BENCHMARKING Prof. Wilson LAPO 1
Excelência é uma habilidade que se conquista com treinamento e prática. Nós somos aquilo que fazemos repetidamente. Excelência, então, não é um ato, mas um hábito. Aristóteles - 384-322 A.C. 2
Diagrama da Gestão Definição das Práticas e Padrões Execução Medição Execução Medição Execução Medição Execução Verificação Ação Ação Ação Ação Ciclo de Ciclo Controle de Ciclo Controle de Ciclo Controle de Controle Comparação Comparação Comparação com o Padrão Comparação com o Padrão com o Padrão com o Padrão Ciclo de Aprendizado Inovação ou Melhoria Avaliação 3
Elementos do Diagrama da Gestão Estabelecimento dos principais padrões de trabalho Execução Verificação (execução de acordo com os padrões definidos?) Do : corrigir Plan: aperfeiçoar (melhoria incremental ou inovar) 4
Estrutura Prática de Gestão: O que é feito (Título) Padrão de Trabalho: Como é feito (Funcionamento da Prática) normas ou procedimentos método e suas etapas / atividades responsáveis pelas etapas / atividades periodicidade / freqüência metas / especificações registros e evidências da execução Disseminação: Onde é feito (Áreas, processos, partes interessadas, níveis da hierarquia, etc.) 5 Continuidade: Desde quando é feita?
Estabelecimento de Padrões Controle e Aprendizado: exemplo prático Fonte: Relatório da Gestão 2006 CORSAN Campo Bom publicado pela ABES 6
Exemplo de ciclo de controle Controle das Práticas de Gestão e Padrões de trabalho Corrigir as Não-conformidades (Lacunas) Análise Da Eficácia - Auditorias da Qualidade - Auditorias do Sistema Ambiental - Auditorias da Liderança - Auditorias do Produto - Auditorias do Processo - Resultados diários dos indicadores - Listas de verificação (Check-lists) - Etc. Identificar -Lacunas -Causas Implementar -Ações Corretivas e Preventivas Monitorar -Follow-up nas ações Avaliar se a execução e o monitoramento estão sendo seguidos assim como o impacto nos resultados esperados 7 Fonte: Instituto Paulista da Excelência da Gestão
Exemplo de ciclo de aprendizado Análise das Oportunidades de Melhoria Definir as OM s que impactam as Práticas Planejar o Processo de Implementação Medir o Desempenho - Auditoria SQT - RA do PPQG - Ciclo do PE - Auditorias Ext. - Identificar as OM s críticas para o processo - Priorizar análise Definir Quem? O que? Com o que? Método Ciclo de Melhoria Conhecer o processo atual para poder fazer uma comparação Analisar as Lacunas Implementar as Oportunidades de Melhoria Controlar o desempenho Análise dos resultados Identificar quais Padrões de Trabalho podem ser melhorados de forma a eliminar/minimizar lacunas Selecionados os Padrões a serem melhorados, implementar as mudanças Planejar o Ciclo de Controle e monitorar o processo após a implementação das melhorias Avaliar a Integração do processo melhorado e seu impacto no negócio 8 Fonte: Instituto Paulista da Excelência da Gestão
Aprendizado: exemplo prático Observar que houve a análise e decidiu-se manter o padrão. Ainda assim, é aprendizado 9 Fonte: Relatório da Gestão 2006 Nível II CORSAN Dois Irmãos publicado pela ABES
Aprendizado: exemplo prático Fonte: Sabesp Sul - Nível III Troféu Governador do Estado 2007 10
INÍCIO DAS OPERAÇÕES CONTROLE E APRENDIZADO PLANEJAMENTO NÍVEL DE DESEMPENHO CONTROLE 40 ZONA ORIGINAL DE CONTROLE ZONA DE MELHORIA DA QUALIDADE PADRÕES DE TRABALHO 20 NOVA ZONA DE CONTROLE TEMPO 11 FONTE: TRILOGIA DE JURAN, JURAN, J.M APRENDIZADO
INÍCIO DAS OPERAÇÕES CONTROLE E APRENDIZADO PLANEJAMENTO NÍVEL DE DESEMPENHO CONTROLE 40 ZONA ORIGINAL DE CONTROLE ZONA DE MELHORIA DA QUALIDADE PADRÕES DE TRABALHO 20 NOVA ZONA DE CONTROLE TEMPO 12 FONTE: TRILOGIA DE JURAN, JURAN, J.M APRENDIZADO
Modelo de Gestão: Objetivo SG SG SG Planejamento RH Liderança SG Porter SG SG OHSAS 18001 Financeira SG Desempenho Mkt Casa Matriz Comunicações SG BSC SG Produção SG SG Informações SG Manutenção Ambiental SAP Qualidade TPM ISO 14000 QS 9000 Resultados SG SG Estratégias e Pessoas planos Resultados SG Clientes SG sociedade SG Liderança 13 Diagóstico Fonte: GCM -NII Carlos Schauff SG Processos SG Informação e conhecimento
Identificação das necessidades de informações comparativas pertinentes Critérios para a definição da escolha das organizações utilizadas como referenciais Disponibilidade dos sistemas de informações comparativas Obtenção e utilização das informações comparativas fontes de obtenção Integridade e atualização das informações comparativas Tratamento de eventuais diferenças encontradas nos níveis de desempenho Exemplos de melhoria obtidos Controle dos padrões Aprimoramento dos padrões Gestão das Informações Comparativas Integração às estratégias e outras práticas 14
Modelo de Processo de Benchmarking PLANEJAR: Entenda e Meça os Fatores Críticos de Sucesso PLAN PESQUISAR: Busque organizações apropriadas para comparar os processos OBSERVAR: Monitore o desempenho dos processos e analise as diferenças de desempenho DO ANALISAR: Determine a causa-raiz da diferença de desempenho ADAPTAR: Selecione as melhores práticas e modificar conforme a cultura da empresa CHECK MELHORAR: Implemente e integre as melhorias dos processos do negócio ACT 15 FONTE: THE BENCHMARKING WORBOOK GREGORY H. WATSON PRODUCTIVITY PRESS
Tipos de Benchmarking TIPOS DE BENCHMARKING ESTRATÉGICO DESEMPENHO DEFINIÇÃO ANÁLISE DE COMPANHIAS CLASSE MUNDIAL EM INDÚSTRIAS NÃO CONCORRENTES PARA DETERMINAR OPORTUNIDADES NAS INICIATIVAS DE MUDANÇAS ESTRATÉGICAS NA RAZÃO DE SER DOS PROCESSOS. ANÁLISE DO DESEMPENHO RELACIONADO AO NEGÓCIO ENTRE CONCORRENTES DIRETOS OU INDIRETOS. PROCESSO ANÁLISE DE DESEMPENHO NOS PROCESSOS-CHAVE DO NEGÓCIO DENTRE AS COMPANHIAS IDENTIFICADAS COM AS MELHORES PRÁTICAS INDEPENDENTE DO TIPO DE NEGÓCIO. 16 FONTE: THE BENCHMARKING WORKBOOK GREGORY H. WATSON PRODUCTIVITY PRESS
17 Metodologia genérica de Benchmarking
Exemplo de Gestão das Informações Comparativas PLANO ESTRATÉGICO FACILITADOR DE BENCHMARKING PLANOS DE AÇÃO DE CADA FUNÇÃO SISTEMA GERENCIAL INTRANET DEFINIÇÃO CONHECIMENTO SELEÇÃO COLETA ANÁLISE FONTE IMPLANTAÇÃO INDICADORES OPERACIONAL RESULTADOS 18 GERENCIAL EST.
19 Exemplo de Ciclo de Informações Comparativas
Práticas de Gestão Atividades executadas regularmente com a finalidade de gerir uma organização, de acordo com os padrões de trabalho. São também chamadas de processos de gestão, métodos ou metodologias de gestão. 20
Padrões de Trabalho Regras de funcionamento das práticas de gestão, podendo estar na forma de diretrizes organizacionais, procedimentos, rotinas de trabalho, fluxogramas, normas administrativas, quantificação dos níveis que se pretende atingir ou qualquer meio que permita orientar a execução das práticas. 21
Controle Métodos utilizados para verificar se os padrões de trabalho das práticas de gestão estão sendo cumpridos, estabelecendo prioridades, planejando e implementando, quando necessário, ações de correção e/ou de prevenção. 22
Aprendizado Métodos utilizados para questionar, avaliar e melhorar e/ou inovar as práticas de gestão e os respectivos padrões de trabalho. 23