Microsoft Office XP WORD 2003

Microsoft Office XP WORD 2003 ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A.

Índice 1. Abrir o Word 1 2. O Ambiente de Trabalho 2 3. O Assistente do Office 3 4. Primeiras Configurações e Opções de Trabalho 5 5. Configurações das Páginas 7 6. Tipo de Letra 10 7. Formatação de Parágrafos 11 8. Guardar o Trabalho 13 9. Fechar um Documento e Fechar o Word 14 10. Digitação de Texto 15 11. Movimentação no Documento 17 12. Seleccionar Blocos de Texto 18 13. Apagar um Bloco de Texto 20 14. Mover um Bloco de Texto 21 15. Copiar um Bloco de Texto 21 16. Anular uma Operação Efectuada 22 17. Recuperar uma Operação Anulada 23 18. Limites e Sombreados 23 19. Texto em Colunas 26 20. Localizar e Substituir Texto 27 21. Verificação e Correcção Ortográficas 29 22. Lista Numeradas ou com Marcas 34 23. Numeração das Páginas 36 24. Cabeçalho e Rodapé 37 25. Começar Texto numa Página Nova 39 26. Começar Texto numa Coluna Nova 39 27. Tabelas 40 ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A.

28. Imagens, grafismos, Caixas de Texto e outros Objectos 43 29. Impressão de Documentos 49 30. Configuração da Impressora 50 31. Impressão do Documento 51 32. Impressão de Envelopes 52 33. Impressão de Documentos em Série 53 ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A.

1. ABRIR O WORD Duplo clique no ícone do Word existente no Desktop Duplo clique no ícone de um documento Word já existente Clicar no botão Iniciar, depois apontar para Programas e finalmente clicar em Word Clicar no botão do Word da Barra de Atalhos do Office ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 1

2. O Ambiente de Trabalho A Barra de Título mostra o nome do documento. Se ainda não lhe foi atribuído nenhum nome aparecerá Documento 1. A Barra de Menus contém muitas opções correspondentes às diferentes operações e opções de trabalho A Barra de Ferramentas contém ícones que podemos utilizar em vez de escolhermos opções da Barra de Menus. A Barra de Formatações contém botões que permitem alterar o aspecto do texto. A Janela Principal é a área onde se digita o texto. A Régua Horizontal permite controlar as margens do texto, tabulações e indentações As Barras de Rolamento permitem-nos descolar para zonas do documento que não estão visíveis no ecrã. A Barra de Estado fornece algumas indicações úteis, tais como o número da página, ou número total de páginas. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 2

3. O Assistente do Office O Assistente do Office é um auxiliar que nos ajuda a utilizar o Word de uma forma mais eficaz. Ajuda-nos em muitas tarefas, alerta-nos em muitas situações e auxilia-nos a utilizar o sistema de ajuda do Word. Para termos presente o Assistente do Office temos duas hipóteses: Menu Ajuda, opção Mostrar o Assistente do Office: Botão Assistente do Office, da barra de ferramentas Aparecer-nos-á um simpático boneco que nos ajudará no nosso trabalho. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 3

O Assistente do Office vai observando o nosso trabalho e quando tem uma sugestão sobre como o fazer de uma forma mais eficaz aparece uma lâmpada sobre a sua cabeça. Se clicarmos na lâmpada aparece a sugestão que ele tem para nos ajudar. Quando tivermos alguma dúvida também podemos consultar o assistente. Para isso basta clicar sobre ele e digitar a nossa questão. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 4

4. Primeiras Configurações E Opções de Trabalho Modos de Visualização Existem quatro modos diferentes de visualização de um documento: Normal, Esquema de impressão, Esquema Web e Destaques. Para escolhermos aquele que mais nos interessa temos de utilizar o menu Ver. Modos de Visualização Normal Este é o modo de visualização mais frequentemente usado para se iniciar um trabalho. Podemos ver a maioria das formatações que estamos a usar num documento, mas não nos apresenta o aspecto com que as páginas serão impressas ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 5

Modos de Visualização Esquema de impressão Este modo, tal como o seu nome indica, apresenta-nos as páginas com o aspecto que vão ter depois de impressas. É bastante prático quando o nosso documento contém imagens ou texto em colunas. No menu Ver existem ainda as opções Ecrã inteiro e Zoom que nos permitem modificar a visualização do documento, bem como o sub menu Barra de Ferramentas, para escolhermos as barras que desejamos ver no nosso ambiente de trabalho. Modos de Visualização Ecrã inteiro Neste modo de visualização, o documento ocupa a totalidade do ecrã, desaparecendo, portanto, todas as barras e ícones. Para regressar ao modo Normal (ou Esquema de impressão) basta clicar no botão que aparece no ecrã ou na tecla Esc ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 6

Quadro Zoom Ao clicar em Zoom no menu Ver aparece-nos um quadro onde podemos seleccionar várias opções de redimensionamento da visualização do documento A barra de ferramentas tem também uma caixa que nos apresenta estas opções de um modo mais prático 5. Configurações das Páginas É vantajoso definir, logo ao iniciar um documento, alguns aspectos relativos à configuração das páginas, tais como tamanho ou formato, dimensão das margens, orientação do texto, etc. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 7

Para configurarmos as páginas ir ao menu Ficheiro, opção Configurar Página. Aparecer-nos-á o quadro Configurar página, que contém três secções: Margens, Papel e Esquema. Vamos apenas debruçar-nos sobre as duas primeiras. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 8

Margens Permite definir as quatro margens do texto Permite especificar uma margem adicional à margem esquerda, no caso de páginas simples, ou às margens interiores, no caso de páginas simétricas Permite optar entre duas orientações possíveis da página: vertical ou horizontal Tamanho do papel Permite escolher entre vários formatos de papel padronizados Permite definir as dimensões que desejarmos ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 9

6. Tipo de Letra (Fonte) Quando iniciamos um novo documento já está definido, à partida, o tipo e o tamanho de letra que será utilizado ao longo do documento. No entanto, podemos alterar estas definições para outras que sejam mais do nosso agrado. Para tal, temos as caixas Tipo de letra e Tamanho do tipo de letra da Barra de Formatações, onde podemos escolher as opções desejadas. Podemos também proceder às alterações desejadas no quadro Tipo de letra, acessível do menu Formatar, opção Tipo de letra. Estilo do tipo de letra Lista dos tipos de letras disponíveis Tamanho do tipo de letra Cor do texto Sublinhados Alguns efeitos que podemos aplicar ao nosso texto ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 10

7. Formatação de Parágrafos As definições mais importantes relativas a parágrafos são os alinhamentos, os avanços e recuos dos parágrafos e as tabulações. Alinhamentos O texto alinhado à esquerda forma uma linha recta no seu lado esquerdo mas apresenta um contorno irregular do lado direito O texto alinhado à direita apresenta uma linha recta no seu lado direito e contornos irregulares do lado esquerdo. É o tipo de alinhamento menos utilizado. O texto centrado deixa sempre o mesmo espaço livre à sua esquerda e à sua direita, apresentando contornos irregulares de ambos os lados. É muito utilizado em títulos O texto justificado forma linhas rectas em ambos os lados. É frequentemente utilizado em livros Avanços e recuos dos parágrafos Na régua horizontal existem quatro pequenos botões que nos permitem manipular de forma directa os avanços e os recuos dos parágrafos. Permite modificar a posição do início da primeira linha do parágrafo. Permite modificar a posição do início de todas as linhas do parágrafo, excepto a primeira. Permite controlar os avanços e recuos relativos à margem direita. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 11

Também através do menu Formatar, opção Parágrafo, podemos alterar as definições relativas a Alinhamentos, Avanços e Recuos, bem como o espaçamento entre cada parágrafo e entre linhas. Permite definir o alinhamento do parágrafo. Permite definir os avanços desejados. Permite definir o espaçamento entre parágrafos. Permite definir o espaçamento entre linhas de texto Tabulações O Word define automaticamente tabulações de 12,7 mm ao longo da régua. Ao teclarmos Tab o cursor desloca-se para a tabulação seguinte, empurrando o texto à sua direita. Num texto normal, esta definição funciona bem, mas se quisermos criar uma lista com duas ou mais colunas devemos definir nós próprios as tabulações que desejamos. Para tal devemos ir à opção Tabulações, no menu Formatar. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 12

8. Guardar o Trabalho Para guardarmos um documento existem dois comandos no menu Ficheiro: Guardar e Guardar como. O comando Guardar grava o documento com o mesmo nome e no mesmo local em que já tinha sido gravado. O comando Guardar como permite-nos definir um novo nome e um novo local para gravar o documento. Pasta proposta para guardar o documento. Se não o desejarmos fazer nesta pasta, basta clicar no botão do final da caixa para podermos pesquisar o local onde queremos guardar o documento. Botões de acesso rápido a outras pastas propostas para guardarmos o nosso documento. Nome do ficheiro. Devemos atribuir sempre um nome com um significado que nos permita recordar o seu conteúdo. Tipo do ficheiro. Se desejarmos abrir um documento noutro computador que esteja equipado com uma versão do Word diferente da nossa, devemos gravá-lo com um tipo diferente do proposto. Para gravar um documento de forma rápida, sem ter que passar pelo menu Ficheiro, podemos utilizar o botão Guardar da Barra de Ferramentas. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 13

Apesar de este botão ter a forma de uma disquete, a gravação é efectuada no local onde o ficheiro já se encontra. Podemos também utilizar as teclas de atalho: Ctrl + G. 9. Fechar um Documento e Fechar o Word Para fecharmos um documento podemos utilizar o comando Fechar do menu Ficheiro, o botão da janela do documento, ou as teclas Ctrl + F4. Para fechar o Word temos o comando Sair do menu Ficheiro, o botão da barra de título ou as teclas Alt + F4. Fechar o documento Fechar o Word Fechar o documento Fechar o Word ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 14

Ao fecharmos um documento, o Word continua activo, podendo mostrar-nos outro documento, no caso de estarem abertos documentos em simultâneo ou, caso não haja nenhum documento aberto, permitindo várias operações, como, por exemplo, abrir um documento existente ou criar um novo. Ao fechar o Word todos os documentos abertos são fechados. 10. Digitação de Texto Ao digitarmos texto num documento devemos ter em conta dois elementos fundamentais: o cursor ou insersor de texto pequeno traço vertical a piscar que nos indica o local onde será inserido o próximo texto que digitarmos; o ponteiro do rato com a forma de I e indicação do alinhamento escolhido, pode ser descolado com o rato através do ecrã. Ao clicarmos num determinado ponto posicionamos o cursor nesse ponto. Cursor Ponteiro do rato ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 15

Ao digitarmos um texto o Word vai abrindo espaços à direita do cursor. Se posicionarmos este no meio de um texto já escrito, o novo texto empurra o antigo para a direita e ajusta as mudanças de linha automaticamente. Ao chegarmos ao fim de uma linha não temos de nos preocupar com a mudança de linha pois o próprio programa faz isso automaticamente. A tecla Tab permite que o cursor se desloque para posições predefinidas na linha (tabulações). A tecla Caps Lock permite escrever sempre em maiúsculas enquanto estiver activada. Para desactivar basta premi-la novamente. A tecla Shift permite escrever em maiúsculas, mas deve ser premida em simultâneo com a tecla da letra pretendida. Para apagarmos a letra à esquerda do cursor usa-se a tecla Backspace. A Barra de Espaços, tal como o nome indica, permite introduzir espaços para separar as palavras. Para apagarmos a letra à direita do cursor usa-se a tecla Delete. A tecla Enter abre uma nova linha ou parágrafo. Assim, só se deve utilizar quando pretendemos mudar de parágrafo ou introduzir linhas em branco ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 16

11. Movimentação no Documento A movimentação dentro de um documento pode fazer-se com o rato ou através da combinação de certas teclas. Movimentações com o rato Clicar nas setas simples, para cima ou para baixo, faz o documento descolarse apenas uma linha de texto na respectiva direcção. Clicar sobre o botão elevador e arrastá-lo (mantendo o botão do rato pressionado) para cima ou para baixo faz deslocar o documento proporcionalmente à deslocação do elevador. Clicar em qualquer posição da barra de rolamento acima ou abaixo do botão elevador faz com que o documento se desloque um ecrã para cima ou para baixo. Clicar nas setas duplas, para cima ou para baixo, faz o documento deslocarse uma página na respectiva direcção. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 17

Movimentações através do teclado Teclas Setas Home End Page Up Page Down Ctrl + Ctrl + Ctrl + Ctrl + Ctrl + Home Ctrl + End Funções Teclas de direcção deslocam o cursor no sentido das setas Posiciona o cursor no início da linha Posiciona o cursor no final da linha Desloca o documento um ecrã para cima Desloca o documento um ecrã para baixo Posiciona o cursor no início da palavra seguinte Posiciona o cursor no início da palavra anterior Posiciona o cursor no início do parágrafo seguinte Posiciona o cursor no início do parágrafo anterior Posiciona o cursor no início do documento Posiciona o cursor no final do documento 12. Seleccionar Blocos de Texto Um bloco de texto é uma qualquer porção de texto que queiramos seleccionar. Pode, assim, ser uma letra, uma palavra, um parágrafo ou todo o texto do documento. O texto seleccionado aparecerá destacado, escrito a branco sobre um fundo preto. O modo mais simples para seleccionar um bloco de texto é através do rato. Assim, basta colocar o ponteiro do rato no início do texto que pretendemos seleccionar, clicar no botão principal do rato e, ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 18

mantendo o botão pressionado, arrastá-lo até ao final do bloco de texto pretendido. No entanto, existem outros processos para seleccionar blocos de texto: Para seleccionar uma só palavra posiciona-se o ponteiro do rato sobre essa palavra e faz-se um duplo clique. Para seleccionar um parágrafo posiciona-se o ponteiro do rato em qualquer ponto desse parágrafo e faz-se um triplo clique. Para seleccionarmos linhas ou parágrafos seguidos posiciona-se o ponteiro do rato na margem esquerda do texto (na zona onde assume a forma de uma seta e não de I) e podemos seleccionar: Uma só linha: um só clique; Um só parágrafo: duplo clique; Uma série de linhas ou parágrafos: mantendo o botão do rato pressionado e arrastando-o até completarmos a selecção pretendida. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 19

13. Apagar um Bloco de Texto Quando falamos em apagar um bloco de texto, há duas situações a que nos podemos estar a referir: Apagar o texto; Cortar o texto do local onde se encontra inserido, para o poder colocar num outro local. Na primeira situação, devemos seleccionar o texto que queremos apagar e: teclar Backspace; teclar Delete; no menu Editar escolher limpar. Na segunda situação, após termos seleccionado o texto pretendido, podemos utilizar: o botão Cortar, da barra de ferramentas ; no menu Editar escolher Cortar; as teclas Ctrl + X. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 20

14. Mover um Bloco de Texto Para movermos um bloco de texto de um local para outro devemos cortar o texto pretendido através do procedimento referido atrás e em seguida colocar o cursor no novo local e utilizar: o botão Colar da barra de ferramentas ; o menu Editar, comando Colar; as teclas Ctrl + V. Esta técnica é conhecida como cortar e colar. 15. Copiar um Bloco de Texto A técnica de copiar um bloco de texto de um local para outro é muito semelhante à de mover blocos de texto. Neste caso é conhecida por copiar e colar Assim, devemos começar por seleccionar o texto pretendido e depois utilizar: o botão Copiar da barra de ferramentas ; ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 21

o menu Editar, comando Copiar; as teclas Ctrl + C. Para finalizar, colocamos o cursor no local para onde pretendemos que o texto seja copiado e utilizamos a técnica de colar já descrita atrás: o botão Colar da barra de ferramentas ; o menu Editar, comando Colar; as teclas Ctrl + V. 16. Anular uma Operação Efectuada Podemos sempre reverter qualquer das operações anteriores através: o botão Anular da barra de ferramentas ; o menu Editar, comando Anular; as teclas Ctrl + Z. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 22

17. Recuperar uma Operação Anulada Mas, se anularmos uma operação e depois mudarmos de ideias, podemos recuperar essa operação através: o botão Refazer da barra de ferramentas ; o menu Editar, comando Refazer; as teclas Ctrl + R. 18. Limites e Sombreados Limites Podemos aplicar linhas de contorno (limites) a um parágrafo ou conjunto de parágrafos através de três processos diferentes: o botão Limites da barra de formatações. uma barra de ferramentas especifica, chamada apropriadamente Barra Tabelas e Limites, e que pode ser introduzida no ambiente de trabalho através do menu Ver, sub-menu Barras de ferramentas, Tabelas e limites. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 23

Estilo da linha de contorno. Cor da linha de contorno. Espessura da linha de contorno (em pontos). Tipo de contorno. Quadro Limites e sombreado, acedido através do menu Formatar, sub-menu Limites e sombreado. Permite escolher o tipo de contorno. Permite definir o estilo da linha. Permite definir a cor da linha. Permite definir a largura ou espessura da linha. Permite definir o local ou locais onde se pretende inserir linhas de contorno. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 24

Sombreado A aplicação de um fundo de cor (sombreado) a um parágrafo é em tudo semelhante à aplicação de linhas de contorno. De facto, e como já vimos atrás, estes dois tipos de formatação são-nos quase sempre propostos em simultâneo. Assim, para aplicar um sombreado a um parágrafo ou conjunto de parágrafos podemos utilizar: o botão Sombreado da barra de formatações; a Barra Tabelas e limites. Permite escolher a cor para o sombreado. O quadro Limites e sombreado. Indica a cor escolhida. Permite escolher a cor para o sombreado. Permite escolher uma textura para o sombreado. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 25

19. Texto em Colunas O Word permite-nos construir o nosso documento em colunas, como se fosse um jornal. Para tal podemos utilizar: o botão Colunas da barra de ferramentas. o quadro Colunas, através do menu Formatar, opção Colunas. Permite escolher entre diferentes formatos de colunas predefinidos. Permite inserir um traço vertical para melhor marcar a separação entre colunas. Permite definir o número de colunas. Se quisermos que todas as colunas sejam iguais (com a mesma largura) basta clicar aqui. Permite definir a largura de cada coluna, bem como o espaçamento entre elas. Mas o mais frequente é querermos ter uma parte do nosso documento formatado em colunas e outra sem colunas (por exemplo, começar com um título a toda a largura da página, depois de ter uma parte do texto e ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 26

duas colunas e finalmente voltar a ter texto sem colunas). A forma mais simples para resolver esta situação é a seguinte: Escrever todo o texto sem colunas; Seleccionar o texto que pretendemos formatar em colunas; Definir a formatação de colunas que pretendemos seguindo um dos processos acima. Desta forma, o Word cria automaticamente secções diferentes que são separadas por uma linha chamada Quebra de secção (contínua), linha esta, só visível quando o botão Mostrar/Ocultar está activado, não sendo, portanto, impressas. 20. Localizar e Substituir Texto O Word tem uma função que nos permite localizar palavras ou porções de texto ao longo de um documento e, se quisermos, substitui-lo automaticamente por outro. Localizar texto Para aceder a esta função temos duas opções menu Editar, comando Localizar; Teclas Ctrl + L Ambas as opções vão abrir o quadro Localizar e substituir. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 27

Escreve-se aqui o texto que pretendemos localizar. Localizar a próxima ocorrência do texto indicado. Substituir texto Para substituir texto temos duas possibilidades: menu Editar, comando Substituir; Teclas Ctrl + U. Novamente, ambas as opções vão abrir o quadro Localizar e substituir. Escreve-se aqui o texto que pretendemos substituir. Localizar a próxima ocorrência do texto indicado. Escreve-se aqui o novo Permite substituir a ocorrência encontrada. Substitui automaticamente todas as ocorrências do documento. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 28

21. Verificação e Correcção ortográficas O primeiro passo a ter em conta é saber qual a linguagem que está a ser utilizada. Para tal devemos ir ao menu Ferramentas, submenu Idioma, comando Definir idioma e escolher Português (Portugal). Devemos seleccionar o idioma Português (Portugal). Para que todos os documentos passem a utilizar o Idioma Português (Portugal) devemos clicar em Predefinição. A operação de verificação e correcção ortográfica pode ser efectuada de duas maneiras: automaticamente à medida que digitamos o texto; apenas quando nós o solicitamos. Para sabermos qual das opções está activa temos de consultar o quadro Opções, acessível a partir do menu Ferramentas, submenu Opções, selecção Ortografia e gramática. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 29

Permite activar ou desactivar a verificação automática à medida que escrevemos o texto. Se desejarmos que o Word nos apresente sugestões de correcção devemos activar esta opção. Indica o dicionário que está a ser utilizado. Verificação automática ao longo da escrita Se esta opção estiver activa, sempre que digitarmos uma palavra que o Word não reconheça esta ficará sublinhada com um ondulado vermelho. Para procedermos à sua alteração basta clicar com o botão direito do rato sobre essa palavra, o que fará aparecer um menu com várias operações possíveis. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 30

Sugestões de correcção apresentadas pelo Word, com base e, palavras com grafia semelhante. Basta clicar sobre a palavra pretendida que o Word faz a substituição automaticamente. Se temos a certeza que a palavra está escrita correctamente e desejamos acrescentá-la ao dicionário de modo a que nunca mais seja apontada como erro, devemos clicar em Adicionar ao dicionário. Se temos a certeza que a palavra está escrita correctamente, mas não a queremos acrescentar ao dicionário, devemos clicar em Ignorar tudo. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 31

Verificação a pedido do Utilizador Em documentos mais extensos torna-se mais prático fazer a verificação e correcção ortográficos apenas no final da escrita de todo o documento. Assim, devemos, como já vimos atrás, desligar a opção de verificação ao longo da escrita e, no momento que desejarmos proceder à verificação, temos três processos possíveis: botão Ortografia e gramática da barra de ferramentas ; menu Ferramentas, comando Ortografia e gramática; tecla F7. Se o Word não detectar qualquer incorrecção aparecer-nos-á o seguinte quadro: Se o documento tiver incorrecções ou palavras desconhecidas aparecerá o quadro Ortografia e gramática: Português (Portugal). ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 32

Para adicionarmos a palavra ao nosso dicionário, se estamos certos de estar escrita correctamente. A ocorrência detectada aparece assinalada a vermelho. Ignorar apenas esta ocorrência da palavra em questão, voltando a assinalá-la caso volte a surgir no documento. Ignorar todas as ocorrências da palavra em questão, não voltando a assinalá-la. Se escolhermos uma palavra da lista apresentada, clicamos aqui para a alternarmos. Lista de sugestões para substituir a palavra assinalda, clicando sobre ela. Se desejamos alterar todas as ocorrências da palavra assinalada. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 33

22. Lista Numeradas ou com Marcas É frequente termos de criar listas ou enumerações ao longo de um documento. o botão Marcas da barra de ferramentas ; o botão Numeração da barra de ferramentas ; o quadro Marcas e numeração, acessível a partir do menu Formatar, opção Marcas e numeração. Ao recorrer-mos ao quadro Marcas e numeração são-nos oferecidas outras possibilidades de formatação das marcas ou da numeração. Na secção Com marcas podemos escolher diferentes tipos de marcas para a nossa lista ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 34

Na secção Numerada podemos escolher diferentes tipos de enumeração para a nossa lista (podendo ser em números ou em letras) Se já temos uma lista numerada anterior no nosso documento podemos escolher que esta nova lista recomeçe novamente no ponto 1 ou A, ou continue a numeração da lista anterior. Na secção Numeração destacada podemos criar listas hierarquizadas em pontos e subpontos ou títulos e subtítulos. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 35

23. Numeração das Páginas Se tivermos um documento com várias páginas é conveniente numerá-las principalmente se se destina a ser impresso. O método mais expedito para numerarmos as páginas é através do quadro Números de página, acessível a partir do menu Inserir, item Números de página. Para definir a posição para o número de página. Para definir o alinhamento do número na página. Se não quisermos numerar a primeira página, devemos desactivar esta opção. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 36

O botão Formatar no quadro Números de página dá-nos acesso a várias opções de formatação. Podemos escolher diferentes tipos de números ou até letras. Se o nosso documento for a continuação de um outro que tenha, por exemplo 5 págianas, devemos começar com a numeração em 6. Para retirar a numeração das páginas de um documento temos de entrar na secção Cabeçalhos e rodapés, no menu Ver, opção Cabeçalhos e rodapés, seleccionar um número de página e apagá-lo. A operação basta ser efectuada numa só página, e todos os números são eliminados. 24. Cabeçalho e Rodapé Um cabeçalho ou rodapé (texto escrito no topo e final da página), pode conter qualquer informação que desejarmos, mas o mais usual é mencionar: o número da página; o titulo do documento ou do capítulo em que nos encontramos; o nome do autor; a data, etc. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 37

Para inserirmos um cabeçalho e/ou um rodapé devemos aceder ao menu Ver, item Cabeçalho e rodapé. Irá surgir a barra de Cabeçalho e rodapé. 4 6 8 10 2 1 12 3 5 7 9 11 1. Permite inserir texto predefinido. 2. Número de Página. 3. Número total de páginas do documento. 4. Formatar números de Página. 5. Data. 6. Hora. 7. Configurar página. 8. Mostrar/esconder o corpo de texto. 9. Alternar entre cabeçalho e rodapé 10. Ver cabeçalho e rodapé anterior. 11. Ver cabeçalho e rodapé seguinte. 12. Voltar ao corpo do documento. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 38

25. Começar Texto numa Página Nova Quando iniciamos um novo capítulo, podemos querer começar o texto numa nova página. Para tal temos duas possibilidades: quadro Quebra, acessível através do menu Inserir; tecla Ctrl + Enter. Para começarmos o texto numa página nova. 26. Começar Texto numa Coluna Nova Quando estamos a trabalhar o texto em colunas, pode surgir a necessidade de o iniciarmos numa coluna nova. Temos, então, duas possibilidades para esta acção: quadro Quebra, acessível através do menu Inserir; tecla Ctrl + Shift + Enter. Para começarmos o texto numa coluna nova. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 39

27. Tabelas Inserir Tabelas Para inserirmos uma tabela no nosso documento devemos posicionar o cursor no local onde pretendemos inseri-la. Existem duas possibilidades: através do botão Tabela da barra de ferramentas; Para determinar o número de linhas e colunas, basta arrastar o rato sobre a zona, confirmando a selecção com um clique. através do quadro Tabela, menu Tabela, submenu Inserir, comando Tabela. Permite que cada coluna se ajuste automaticamente à largura do texto nela inserido. Cada coluna pode ter uma largura diferente das demais. Dá acesso ao quadro Formatação Automática da tabela, onde podemos escolher o aspecto da nossa tabela. Esta opção faz com que a tabela ocupe a largura total da página, independentemente do número de colunas. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 40

Operações com Tabelas Para mudar de célula numa tabela, temos de usar a tecla Tab e não a tecla Enter. Esta última, apenas abre uma nova linha dentro da célula onde já estamos. Podemos, ainda usar o rato, clicando na célula pretendida. Para alterar a largura de uma coluna ou a altura de uma linha temos de posicionar o ponteiro do rato sobre a linha que pretendemos mover, e arrastar para a posição pretendida. Para seleccionar uma linha completa devemos colocar o ponteiro do rato na margem esquerda do documento e clicar uma vez. Se mantivermos pressionado o botão do rato enquanto o deslocarmos para cima ou para baixo, podemos seleccionar as linhas que quisermos. Para seleccionar uma coluna completa colocamos o ponteiro do rato na parte superior da coluna, fazendo um clique. À semelhança da selecção de linhas, se mantivermos o botão do rato pressionado enquanto o deslocamos para a direita ou para a esquerda, podemos seleccionar as colunas que quisermos. Para acrescentar linhas ou colunas temos de colocar o cursor dentro da tabela, no local onde desejamos inserir a nova linha ou coluna, e em seguida utilizar o menu Tabela, submenu Inserir, comando Linha ou Coluna. Para eliminar linhas ou colunas temos de seleccionar as linhas ou colunas pretendidas e em seguida utilizar o menu Tabela, submenu Eliminar, comando Linha ou Coluna, ou a tecla Backspace. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 41

Eliminar uma Tabela Para eliminar uma tabela completa basta colocar o cursor numa célula qualquer e usar o menu Tabela, submenu Eliminar, opção Tabela, ou então, depois de seleccionar a tabela teclar Backspace. Formatação de Tabelas Para darmos um aspecto mais agradável às nossas tabelas podemos formatálas, recorrendo à barra Tabelas e limites ou ao menu Formatar, comando Limites e sombreado. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 42

28. Imagens, Grafismos, Caixas de Texto e outros Objectos Inserção e manipulação de imagens e grafismos do ClipArt O Word tem uma colecção de imagens e grafismos chamada ClipArt. Para inserirmos uma dessas imagens no nosso documento, devemos aceder ao menu Inserir, submenu Imagem, opção Inserir ClipArt. O Word abrirá um assistente onde podemos pesquisar imagens através de palavras-chave, bastando para tal escrever tópicos que descrevam o que procuramos ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 43

Inserir uma imagem de um ficheiro externo Podemos também inserir imagens provenientes de ficheiros próprios, para tal devemos utilizar o quadro Inserir imagem, do menu Inserir, submenu Inserir imagem: Localização da imagem pretendida. Pré-visualização da imagem seleccionada. Inserção da imagem. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 44

A barra de ferramentas Imagem A barra de ferramentas Imagem, pode ser activada através do menu Ver, submenu Barras de ferramentas, comando Imagem e permite-nos efectuar várias operações de tratamento e formatação de imagens. 2 4 6 8 1 11 3 5 7 9 10 1. Inserir uma nova imagem. 2. Controlar a cor da imagem. 3. Aumentar o contraste 4. Diminuir o contraste 5. Aumentar o brilho 6. Diminuir o brilho 7. Permite cortar parte da imagem que não nos interessa. 8. Moldura de contorno da imagem 9. Moldagem de texto (ver quadro abaixo) 10. Formatar imagem 11. Permite recuperar a imagem inicial, caso já tenhamos efectuado alterações à mesma. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 45

Moldagem de texto: Contorna a forma com que o texto se dispõe à volta da imagem. O texto contorna a imagem de uma forma alinhada. A imagem fica por detrás do texto. O texto contorna a imagem sob a forma de um quadrado. A imagem fica na frente do texto. O texto contorna a imagem o mais próximo possível dos contornos desta. O texto é interronpido a toda a largura da página, continuando numa nova linha após a imagem. Permite editar os pontos de moldagem da imagem, o que pode ser útil quando a imagem tiver contornos irregulares. Formas automáticas As formas automáticas são diferentes tipos de formas gráficas, como por exemplo linhas curvas ou com setas nas pontas, triângulos, chavetas, etc. Para inserir um destes elementos devemos ir ao menu Inserir, submenu Imagem, comando Formas automáticas, onde podemos escolher o grafismo pretendido. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 46

Texto do WordArt O texto do WordArt é um tipo de texto artístico que podemos utilizar para a capa ou para título de um documento, por exemplo. Para inserir um texto do WordArt temos de ir ao menu Inserir, submenu Imagem, comando WordArt. Seleccionado o formato, surgirá o quadro Editar texto do WordArt, onde digitamos o texto pretendido. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 47

Ao inserirmos o texto no nosso documento, surgirá a barra WordArt, que permite fazer alterações ao texto. Caixas de Texto As caixas de texto são, tal como o próprio nome indica, rectângulos onde podemos inserir texto e que podemos colocar em qualquer local da página. Para inserirmos uma caixa de texto devemos ir ao menu Inserir, comando Caixa de texto. O ponteiro do rato assume a forma de uma cruz, que devemos colocar no ponto onde pretendemos inserir a caixa de texto no nosso documento, utilizando a técnica de arrastar para definir o tamanho da caixa. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 48

A barra de ferramentas Desenho A barra de ferramentas Desenho pode ser inserida no ambiente de trabalho através do menu Iniciar, submenu Barra de ferramentas, comando Desenho. Esta barra aparece normalmente no fundo do ecrã e contém um conjunto de botões que permitem um acesso rápido a algumas das funções que descrevemos anteriormente. 29. Impressão de Documentos A barra de ferramentas Desenho Antes de imprimir um documento devemos fazer uma pré-visualização das páginas deste (ou, pelo menos, de algumas delas). A pré-visualização é uma demonstração, no ecrã, de como as páginas vão ficar ao serem impressas, o que é útil, pois permite detectar pequenas falhas que nos tenham escapado durante a elaboração do documento, principalmente ao nível da sua apresentação. Para pré-visualizar o documento, temos duas opções: ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 49

menu Ficheiro, comando Pré-visualizar; botão Pré-visualizar da barra de ferramentas Ambas as opções abrem uma secção específica, a toda a largura do ecrã, onde podemos visualizar a página do nosso documento e executar outras operações: 30. Configuração da Impressora Antes de imprimir um documento devemos verificar se está tudo em ordem relativamente à configuração da impressora. Para tal, devemos aceder ao menu Iniciar, submenu Definições, item Impressoras, que abrirá o quadro ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 50

Impressoras, onde podemos escolher qual a impressora que pretendemos utilizar ou adicionar uma nova. 31. Impressão do Documento Após esta primeira verificação, voltamos ao Word e acedemos ao menu Ficheiro, item Imprimir, que nos abrirá o quadro Imprimir. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 51

O botão Propriedades do quadro Imprimir dá acesso ao quadro específico da impressora que temos pré-definida. Neste quadro podemos definir alguns parâmetros da impressora. 32. Impressão de Envelopes Para imprimirmos um envelope (destinatário e remetente) temos de ir ao quadro Cartas e mailings, acessível através do menu Ferramentas, opção Envelopes e etiquetas. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 52

Para imprimir o envelope. Nesta área digitamos o nome e endereço do destinatário. Nesta área digitamos o nome e endereço do remetente. Podemos associar o envelope ao documento que estamos a trabalhar. Se o fizermos, o envelope torna-se uma página do documento e poderemos imprimir tudo em conjunto mais tarde. 33. Impressão de Documentos em Série Algumas vezes podemos ter necessidade de elaborar um documento para enviar a várias pessoas diferentes. O Word ajuda-nos a personalizar a nossa carta, associando automaticamente o texto comum ao nome e endereço de cada uma das pessoas que desejamos. Deveremos, então criar dois documentos: O Documento principal, que é aquele que vai ser impresso; Uma base de dados com as informações personalizadas. Supondo que pretendemos enviar uma carta a convocar uma reunião e enviar a todos os participantes, temos de aceder ao menu Ferramentas e escolher ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 53

a opção Cartas e mailings, seguido da opção Assistente de Impressão em Série. O Word irá abrir o Assistente de Impressão em Série, no qual o Utilizador deverá escolher qual o tipo de documento em que está a trabalhar O Assistente irá perguntar como configurar as cartas. Em seguida deveremos seleccionar os nomes e moradas da Base de Dados. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 54

O Word abrirá uma janela onde poderemos aceder a uma Base de Dados já existente. Deveremos, então escrever a nossa carta. Podemos, ainda pré-visualizar as cartas que acabamos de enviar para impressão. Por fim, restanos concluir a intercalação do documento. A melhor opção é escolher Editar cartas individuais que significa enviar a impressão em série para um novo documento, pois assim podemos visualizar se todos os campos estão correctamente introduzidos antes de iniciarmos a impressão, o que nos pode evitar gastos desnecessários. O Word gerará um novo documento, denominado Cartas1, com tantas páginas quantos registos da nossa base de dados e que pode ser impresso como se de um documento normal se tratasse. ADRAL Agência de Desenvolvimento Regional do Alentejo, S.A. 55