M A N U A L D O ADMINISTRADOR

M A N U A L D O ADMINISTRADOR O Sistema Eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão (e-sic) servirá de auxílio ao SIC (setor físico) para consulta via internet. E-SIC Versão 1.06

Sumário Introdução 2 Sobre o e-sic 3 Perfis do usuário 4 Cadastro dos perfis no e-sic 5 Responsáveis pelos recursos 8 Área de interesse 9 Motivo da prorrogação 11 Motivo do recurso 12 Configuração 15 Cadastros de pessoa 16 Atendendo aos pedidos 18 Consulta de pedidos 20 Respondendo ao pedido 23 Consulta de recursos 25 Atendimento ao recurso 26 Painel de controle 30 Suporte a dispositivos 31 1

A partir do dia 16 de maio de 2012, o Brasil passou a contar com mais um instrumento de transparência, a Lei federal n. 12.527/11, que permite ao cidadão ter acesso a informação pública em tempo integral e sem restrições informação ativa. A Lei garante ao cidadão não só informação, mas um direito ao saber, o que fortalece a capacidade do indivíduo de conhecer outros direitos essenciais como saúde, educação e benefícios sociais. Além disso, a participação efetiva do cidadão garante uma gestão de qualidade, ao passo que quanto mais pessoas participam e colaboram para a mudança de uma nova cultura na aplicação correta dos gastos, mais ganhos serão revertidos para a população, através de serviços de qualidade. Com o advento da Lei Complementar N. 131/09, conhecida como Lei da Transparência Fiscal, o Brasil já havia dado um grande passo para a gestão transparente, obrigando diversas entidades a criarem seus Portais de Transparência, de forma que venham possibilitar ao cidadão obter dados discriminados dos gastos públicos, em tempo real e em meio eletrônico. Com a lei de acesso à informação o País consolidou definitivamente todas as informações necessárias para o cumprimento da democracia brasileira. Entretanto, a população poderá solicitar por meio de Sistemas de Informações ao Cidadão e-sic, as informações solicitadas e não contempladas nos Portais, que cada Entidade, obrigatoriamente, deverá disponibilizar em prazo não superior a 20(vinte) dias. Antes de iniciar o atendimento, aconselha-se que o usuário realize uma leitura criteriosa deste Manual e-sic, para que o atendimento às solicitações seja realizado de forma rápida e eficiente. Boa leitura! 2

O e-sic é um sistema que funciona na Internet e centraliza todos os pedidos de informação amparados pela Lei 12.527/2011 que forem dirigidos a diversas entidades. O sistema permite às entidades: Cadastrar equipe do SIC autorizada a usar o sistema; Acessar e responder as solicitações realizadas; Acompanhar os prazos para respostas; Solicitar prorrogação de prazo para resposta; Obter estatísticas de atendimento; Acompanhar e responder recursos; O sistema disponibilizado é somente para a entrada e saída dos pedidos de acesso, ou seja, os pedidos devem ser inseridos no sistema e suas respectivas respostas devem ser encaminhadas ao cidadão via sistema. É importante que todos os pedidos de acesso à informação realizados no âmbito da Lei 12.527/2011 sejam inseridas no Sistema, independente do meio utilizado para encaminhar a resposta. O sistema é a garantia que o solicitante tem de que os procedimentos previstos na lei serão atendidos. E, para o órgão, a segurança de que cumpriu seu papel. No decorrer do manual, serão detalhados os procedimentos adotados para a inserção da solicitação em cada modalidade de envio (carta, balcão, telefone etc.) Não é intenção desse manual entrar em detalhes acerca do que prevê a lei n. 12.527/11; Ela foi planejada apenas para instruir os operadores do e-sic a atender as solicitações obedecendo o que prevê a lei. 3

Perfis do usuário Para utilizar o e-sic, os servidores precisam estar cadastrados no sistema em um dos perfis de usuário: gestor do e-sic, cadastrador ou respondente. Um Gestor do e-sic é responsável pela atualização dos dados do e-sic. Ele também é responsável por autorizar outros servidores a utilizarem o sistema na forma de cadastradores, respondentes ou gestores do e-sic. Um cadastrador é a pessoa responsável por cadastrar e gerenciar dados do e-sic necessários ao andamento das solicitações. Todos os itens presentes no menu de Cadastros auxiliares podem ser atualizados por esse perfil. Um cadastrador é autorizado a utilizar o sistema nesse perfil por um Gestor e-sic. Um respondente é uma pessoa que gerencia pedidos no sistema. Ela pode consultá-los, encaminhá-los, prorrogá-los, exportá-los para diferentes formatos e, é claro, respondê-los. Um respondente deverá ser autorizado pelo gestor e-sic a utilizar o sistema nesse perfil. 4

Cadastro dos perfis no e-sic O cadastramento ocorrerá da seguinte maneira: 1. A Aspec irá cadastrar um servidor com o perfil Gestor e-sic. 2. Esse Gestor e-sic irá cadastrar outros servidores com os perfis disponíveis. Quando uma pessoa é cadastrada, ela receberá uma senha no seu email cadastrado. Para acessar o sistema pela primeira vez, ela usará o e-mail como identificador e a senha enviada nesse mesmo e-mail. A pessoa pode alterar sua senha, bem como seus dados cadastrais sempre que desejar. Após login no sistema, a tela principal é mostrada como a imagem abaixo. Para ver as opções do sistema, mova o cursor para a barra lateral esquerda e as opões serão apresentadas. 5

Para iniciar o cadastro de servidores do e-sic, acesse Administração -> Servidores do e-sic Em seguida uma lista de servidores é apresentada na tela. Nessa mesma tela é possível filtrar a lista pelo nome do servidor e ainda cadastrar novo servidor. 6

Na tela de cadastro temos os campos referentes a dados da pessoa do servidor e o seu e- mail que servirá de login para entrar no sistema. Após o cadastro, uma senha será enviada para esse e-mail. Nessa tela também será identificado as atribuições do servidor por meio do perfil. Outro aspecto importante é a informação de quais instâncias o servidor pode representar. É importante ressaltar que o servidor do e-sic, no caso, é um operador de sistema que pode apenas alimentar os dados com informação de responsabilidade de outro servidor ou autoridade. As instâncias representam pessoas ou órgãos a que um solicitante recorre no caso de gerar um recurso por não está satisfeito com a resposta dada a uma solicitação de informação. Um solicitante, pela lei, pode criar recurso em até três instâncias. Um servidor pode responder a esses recursos de acordo com as instâncias a que ele pode representar. Os dados referentes à pessoa podem ser alterados pelo servidor quando efetuar o login por meio de seu perfil. Para o gestor alterar outros dados, basta clicar no nome do servidor na tela de listagem dos servidores e então editar os dados e confirmar as alterações. 7

Responsáveis pelos recursos Para cadastrar os responsáveis diretos pelos recursos, vá ao menu de administração e realize os seguintes cadastros. 1. Autoridade superior: Essa autoridade é uma pessoa hierarquicamente superior aos servidores do e-sic. É essa pessoa que terá a responsabilidade das respostas aos recursos de primeira instância. 2. Autoridade máxima: Essa autoridade é uma pessoa responsável por um órgão hierarquicamente superior ao e-sic. É essa pessoa que terá a responsabilidade de responder aos recursos de segunda instância. 3. Comissão de avaliação: Grupo de até cincos pessoas responsável por analisar os recursos de terceira instância. Os dados cadastrais são equivalentes nos três formulários de preenchimento. A diferença é que a comissão poderá ter até cinco membros. Embora seja possível atribuir a resposta de recursos a outros operadores do e-sic, a responsabilidade pelas respostas são das pessoas informadas nesses cadastros. 8

Dados do membro da comissão Esses campos são iguais para o cadastro da autoridade superior e do responsável pelo órgão superior ao SIC. Área de interesse No menu de cadastros auxiliares existe a opção de cadastrar uma Área de interesse. Essa área de interesse é referente à solicitação de pedido onde um solicitante pode informar em que área da entidade o seu pedido faz referência. Ela pode ser utilizada na busca da resposta bem como poderá ser usada em estatística para compreender quais áreas da administração existe maior demanda por informação. Veja abaixo item no menu. Listagem das áreas de interesse. Nessa tela é possível editar um item cadastrado clicando no ícone editar na coluna de ações. 9

Na tela mostrada abaixo está os campos da área de interesse. Campos: 1. Nome: entre 3 e 80 caracteres 2. Descrição: até 300 caracteres 3. Ativo: informa se essa área de interesse será mostrada como opção no cadastro do pedido. Por algum motivo, uma determinada área de interesse pode não mais aparecer como opção para o usuário, mas como já foi utilizada antes, o item não pode ser excluído. Para isso basta usar esse campo. 10

Motivo da prorrogação No menu de cadastros auxiliares existe a opção de cadastrar um Motivo da prorrogação. Essa informação será usada se o e-sic necessitar prorrogar, dentro dos prazos da lei, uma resposta a um pedido de informação. Funciona como um repositório de justificativas para uso nas prorrogações. Veja abaixo item no menu. Listagem dos motivos da prorrogação. Nessa tela é possível editar um item cadastrado clicando na primeira coluna. Pode ainda criar novo motivo da prorrogação. 11

Na tela mostrada abaixo estão os campos do motivo da prorrogação. Campos: 1. Nome: entre 3 e 30 caracteres 2. Descrição: até 200 caracteres 3. Ativo: informa se esse motivo da prorrogação será mostrada como opção no cadastro do pedido. Por algum motivo, um determinado item não pode mais aparecer como opção para o usuário, mas como já foi utilizada antes, o item não pode ser excluído. Para isso basta usar esse campo. Motivo do recurso No menu de cadastros auxiliares existe a opção de cadastrar um Motivo do recurso. Essa informação será usada pelo solicitante caso queira recorrer de uma resposta a um pedido. Funciona como uma tipificação do motivo do recurso. Veja abaixo item no menu. 12

Listagem dos motivos do recurso. Nessa tela é possível editar um item cadastrado clicando na primeira coluna. Pode ainda criar novo motivo do recurso. Na tela mostrada abaixo estão os campos do motivo do recurso. Campos: 1. Nome: entre 5 e 150 caracteres 2. Descrição: até 200 caracteres 3. Ativo: informa se esse motivo do recurso será mostrado como opção no cadastro do recurso. Por algum motivo, um determinado item não pode aparecer como 13

opção para o usuário, mas como já foi utilizada antes, o item não pode ser excluído. Para isso basta usar esse campo. Configuração Para o correto funcionamento do e-sic o gestor deve inserir outros parâmetros. Na tela de configuração temos campos que serão usados para mostrar ao público como entrar em contato com o e-sic, seja por telefone, email ou local físico. Outra categoria de campos e para mostrar os prazos disponíveis para o usuário entrar com recurso e para o e-sic responder ao pedido e aos recursos se houver. A definição dos prazos é dado por lei e portanto já são preenchidos quando da implantação do e-sic. Caso haja mudanças na legislação, é nesse local que os valores serão alterados. No caso do prazo de atendimento do pedido, o e-sic pode definir outro prazo, não superior ao prazo definido por lei, para agilizar a atendimento ao público. O último campo é para as entidades não públicas que não estão obrigadas a atender os prazos determinados por lei. 14

Tela de configuração Dados gerais Dados para atendimento 15

Cadastros de pessoa Para cada entrada no sistema que envolva informações de pessoas, é criado de forma direta ou indireta um cadastro de pessoa. Durante o cadastro de pedido, servidores ou usuário cidadão, um registro de pessoa é criado. Cada pessoa possui um CPF ou CNPJ único e portanto qualquer entrada de dados que use o CPF ou CNPJ já existente no cadastro, os dados serão associados a esse cadastro existente. Quando isso acontecer, o sistema informará. Além disso é possível cadastrar diretamente pessoas através do menu mostrado na imagem abaixo. A tela de consulta de pessoa está disponível nesse mesmo menu. A tela abaixo mostra o resultado da consulta. 16

Na coluna de ações, é possível detalhar os dados da pessoa e também excluir seus dados. Apenas dados referentes à pessoa serão mostrados. Se essa pessoa é um solicitante ou um servidor do e-sic, não será nessa tela que serão visualizados esses dados específicos. Segue nas próximas páginas as telas de cadastro de pessoa física e jurídica. 17

Atendendo os pedidos Ainda na tela principal do e-sic, é possível visualizar quantos pedidos e recursos estão sem resposta. Ao clicar no ícone de alerta, será mostrado solicitações cujo atendimento não foi iniciado. Essas solicitações podem ser novos pedidos ou novos recursos. No caso de novos pedidos, a solicitação de listagem mostrará uma tela como a seguinte. 18

Para iniciar o atendimento ao pedido, basta clicar na primeira coluna (Protocolo). No caso de recursos Para iniciar o atendimento ao recurso, basta clicar na primeiro coluna (Protocolo) 19

Consulta de pedidos Na tela de consulta de pedidos é possível pesquisar por pedidos com parâmetros chave para visualizar os pedidos. Para consultar um ou mais pedidos, podem ser usados os seguintes parâmetros: Texto no pedido: pedido que contém na descrição o texto informado; Nome do solicitante contém: pedido cujo solicitante possui o texto informado no seu nome completo; Protocolo: protocolo do pedido; CPF; CNPJ; Área de interesse; Prioridade; Situação; A tela de resutado da consulta é semelhante a listagem de pedidos em aberto. 20

Resultado da consulta de pedidos Para iniciar o atendimento basta selecionar o pedido clicando no número de protocolo desejado. Abaixo a tela com os dados do pedido selecionado. Assim que o pedido entrar em análise para que uma resposta seja dada, é preciso sinalizar isso para o sistema e o solicitante. Isso é feito clicando no botâo Iniciar atendimento. Em 21

seguida o status do pedido é alterado para Em análise e o solicitante recebe um email informado a mudança da situação. Caso seja preciso prorrogar o prazo de entrega da resposta, a opção é Prorrogar. Na tela abaixo, o cadastro de uma prorrogação. Os novos prazos são criados automaticamente de acordo com o que foi definido na tela de configuração do e-sic. Todo pedido ao ser criado, recebe a prioridade normal. Para alterar isso, basta clicar no botão Alterar prioridade. Para salvar os dados em arquivo, use o botão Salvar em arquivo. Um arquivo PDF é criado e salvo. O botão Histórico mostra todas as situações do pedido ao longo do tempo. Após iniciar o atendimento, o botão Responder é mostrado. Observação: a prioridade é apenas uma informação interna. 22

Respondendo ao pedido O campo tipo informa a natureza da resposta. Além do campo complemento, que deve ser usado para descrever melhor a resposta, é possível anexar até 5 arquivos, que podem ser o conteúdo da solicitação do pedido. Após confirmar a resposta, um email é enviado ao solicitante e o pedido passa a ter o estado de respondido. A partir de então, o solicitante terá alguns dias para entrar com o recurso de primeira instância, caso não esteja satisfeito como a resposta. O número de dias que o solicitante tem para isso é definido na tela de configuração do e-sic. Caso a entidade seja pública, esse prazo deve atender à lei de acesso à informação. 23

A seguir é apresentado uma tela com todas as informações do pedido e da resposta do pedido. Essa tela é a mesma apresentada sempre que consultar um protocolo já espondido. Na visualização do histórico, podemos acompanhar melhor sua evolução. Em cada evento que envolver um atendente, um link para seus dados estará disponível. 24

Consulta de recursos Na tela de consulta de recursos é possível pesquisar por recursos com parâmetros chaves para visualizar os pedidos. Para consultar um ou mais recursos, podem ser usados os seguintes parâmetros: Nome do solicitante contém: pedido cujo solicitante possui o texto informado no seu nome completo; Protocolo: protocolo do pedido; CPF; CNPJ; Motivo do recursos; Situação; Instância; A tela de resutado da consulta é semelhante a listagem de recursos em aberto. 25

Atendimento do recurso Para iniciar o atendimento, clicar no protocolo desejado na primeira coluna da tabela. Para iniciar o atendimento, clicar em Iniciar atendimento. 26

Após iniciar o atendimento, o solicitante é notificado via email da situação do recurso. A tela seguinte apresenta os mesmos dados mais a opção de responder ao recurso. Para iniciar o cadastro da resposta clique em Responder. 27

O campo tipo informa a natureza da resposta. Além do campo complemento, que deve ser usado para descrever melhor a resposta, é possível anexar até 5 arquivos, que podem ser usado para embasar a resposta. Após confirmar a resposta, uma notificação por e-mail é enviada ao solicitante e o recurso passa a ter o estado de respondido. A partir de então, o solicitante terá alguns dias para entrar com o recurso de segunda instância, caso não esteja satisfeito como a resposta. O número de dias que o solicitante tem para isso é definido na tela de configuração do e-sic. Esse procedimento de entrar e responder ao recurso vai até a terceira instância. Após responder, a seguinte tela e mostrada: 28

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Painel de controle O painel de controle é onde se pode visualizar, por meio de gráficos, a situação dos atendimentos. É por meio dele que se pode ter uma visão mais gerencial da atuação do e- SIC. 30

Suporte a dispositivos O e-sic, tanto no módulo do cidadão quanto no de administrador, foi projetado para ser compatível com vários tipos de dispositivos móveis. Seus elementos gráficos serão ajustados de acordo com o tamanho da tela do dispositivo e seus componentes funcionarão adequadamente. 31