1. VISÃO GERAL 1.1 MODIFICAÇÕES E ATUALIZAÇÕES: Foram adicionadas diversas funcionalidades nos Módulos Doc-e, Produção, CRM, no Sistema de Gestão Administrativa e no Módulo de Vendas que permitem melhorias no desempenho operacional dos usuários destes Módulos. Este documento pretende ser um auxílio para estas modificações, siga atentamente todas as informações. Uma das grandes vantagens oferecidas pela Teorema é serviço do Suporte Técnico especializado da Teorema, porém tal benefício atinge certo patamar de qualidade somente com dedicação e acima de tudo organização. A organização deste atendimento é feito por meio dos conhecidos Chamados dos Clientes, portanto quando ocorrerem problemas ou necessidades novas utilize esta ferramenta. Figura 1 Atalho para "Chamadas". O Cliente que abre um Chamado abre o caminho para o atendimento de suas necessidades e demonstra sua consideração com a organização Teorema. A abertura de Chamado é simples e pode ser iniciada a partir do próprio sistema utilizando o ícone que se encontra na tela principal do Sistema, destaque da Figura 1. Na área restrita do Cliente em Cadastrar Chamado inserir o nome do solicitante, selecionar o cliente, selecionar o módulo do Sistema e versão, incluir um email para contato e acrescentar de forma clara e concisa o problema ou o pedido, e ainda pode ser vinculado algum arquivo que auxilie no atendimento do chamado como uma imagem de mensagem de erro, ou cópia de nota fiscal e etc. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 1
2. GESTÃO ADMINISTRATIVA 2.1 Situação do Serviço Existe alguma forma de inativar serviços? Na nova versão tem sim, para isto foi criado um campo e ajustado o cadastro e as filtragens. Este campo está localizado ao lado da descrição, onde consta ativo existe um botão como nos itens indicando a situação do serviço, Figura 2. Figura 2 Situação do Serviço. 2.2 Campo de Valor Adquirido para Lotes Campo de valor adquirido para lotes: No cadastro de lotes do item acrescentado o campo Custo Aquisição para incluir informação sobre o valor de aquisição do item para cálculos futuros de produção, Figura 3. Figura 3 Campo Custo Aquisição para Lotes. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 2
2.3 Novo processo de Clonar Situações Em Parâmetros Fiscais de Situações o processo de Clonagem foi modernizado para promover a clonagem de mais de uma Empresa, Operações, Regiões e Grupos Fiscais no destino, Figura 4. Figura 4 Clonagem de Situações. 2.4 Tipo da Nota Fiscal de Serviços Ao fazer uma OS e transformar em nota o Sistema antes gerava uma única NF-e/NF com itens e serviços agora é possível gerar NF-e com os itens e NF de serviços com os serviços, e continua gerando um único financeiro. Com esta modificação quando o Sistema importar a OS para gerar a Nota Fiscal, os dados da OS como: condição de pagamento, valor dos itens e tudo mais serão carregados, porém não será gerado o financeiro novamente e se a OS estiver aberta será fechada. Para isso foram adicionadas duas opções nos Parâmetros da Empresa como tipo da Nota Fiscal de Serviços na aba de OS, destaque da Figura 5. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 3
Figura 5 Nota Fiscal de Serviços. 2.5 Importação de Pedidos de Compra Para poder controlar o processo de compras ao utilizar compras por importação de mercadorias sendo a entrada uma Nota Fiscal (Entrada) emitida pela própria Empresa, a referencia deve ser realizada na NF, e agora é possível importar pedidos de compras para o controle do processo de compras, indicação da Figura 6. Figura 6 Importar Pedidos de Compra. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 4
2.6 Checagem de Remessa Bancária Duplicatas que são rejeitadas em um banco podem ser geradas novamente e enviadas a outro banco. Neste caso, no Movimento Financeiro em títulos com a situação igual a Entrada Confirmada a situação deve ser alterada para poder utilizar o novo processo. Na aba Informações da Parcela utilizar o botão ao lado do item Situação da Remessa, destaque da Figura 7, o Sistema permite gerar uma nova remessa para outro banco por meio da alteração da situação para Boleto e Remessa Gerados. Esta movimentação é gravada na auditoria como Log. Figura 7 Situação da Remessa Bancária. 2.7 Histórico das Situações do Pedido de Vendas Criado processo de histórico das situações do pedido no Pedido de Vendas, Figura 8. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 5
Figura 8 Histórico das Situações dos Pedidos de Vendas. 2.8 Filtro de Clientes por Curvas ABC Adicionado filtro na manutenção de itens de Clientes por Curvas ABC, indicado campo na Figura 9. Figura 9 Filtro por Curva. 2.9 Limite para Vendas Adicionado nos Parâmetros da Empresa um campo para limitar valor de venda sem senha, Destaque da Figura 10. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 6
Figura 10 Limite para Vendas sem senha. 2.10 Número de Controle do Item Criado um campo de inclusão para o Orçamento, Pedido e NFe, que serve para consulta. Podendo ser o mesmo número utilizado no Solidworks, desta forma o projeto e o Financeiro ou Contabilidade usarão o mesmo código. No Sistema é feita a passagem do Orçamento para o Pedido e do Pedido para a OP automaticamente. O mesmo campo foi criado na NF e no Movimento de Itens. Na Figura 11 o destaque mostra o campo para inclusão do número de controle no Pedido de Venda. Figura 11 Número do Controle do Item. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 7
Pode ser incluída nos Parâmetros de Empresa uma configuração de mascara para o Nº de Controle do Item, em destaque da Figura 12. Este número pode ser utilizado como Filtro em buscas em Orçamento, Pedido, OP e NFe, bem como ser especificada em alguns relatórios. Figura 12 Mascará para Número de Controle. Este campo também pode ser utilizado em OP, como mostra a Figura 13. Figura 13 Número de Controle na OP. 2.11 Importação de XML das NFe s Incluído botão para importação individual de arquivo XML das NFe s na tela de Entrada e Saída de Itens. Caso a receita mude os links novamente, ou fique fora do ar por algum motivo, o processo de importação de NFe não necessitará parar, utilizar o botão destacado na Figura 14. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 8
Figura 14 Botão para importação de XML das NFe's. 2.12 Melhora na Auditoria para Liberações Melhoria da auditoria para os casos onde deve existir a liberação do usuário seja, no Compras ou Vendas. Adicionado mensagens em todos os locais onde pede senha do usuário. E mensagens de importação de pedidos com lotes. A Figura 15 mostra algumas opções deste acréscimo no auditoria. Figura 15 Auditoria. 2.13 Mantém vínculos no Faturamento das parcelas Caso seja informado na parcela o tipo de recebimento, na baixa individual o Sistema trará o tipo para confirmação, Figura 16. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 9
3. GESTÃO FISCO CONTÁBIL Figura 16 Tipo pagamento de Contas a Receber. 3.1 Relatórios Contábeis por Centro de Custo Criados relatórios Contábeis por Centro de Custo para geração de balancete, razão analítica, geração de diário, os relatórios estão indicados na Figura 17. Figura 17 Relatórios por centro de Custo. 3.2 Contabilização automática do imposto normal Em Relatórios o item DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal) de Recolhimentos. Ao gerar a DARF foi acrescentada a possibilidade de contabilizar automaticamente o lançamento do imposto normal, até então estava sendo contabilizada apenas a retenção. Quando as empresas geram a DARF os valores serão contabilizados conforme as contas que forem colocadas no Cadastro de Impostos, indicação na Figura 18. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 10
3.3 Novas opções para Filtro Figura 18 Contabilização automática do Imposto Normal. Tanto no Fiscal quanto no Contábil foram acrescentados nos Filtros as opções de Ordem e a opção de Recuperar sempre, destaque Figura 19. Figura 19 Filtros Fiscal e Contábil. 3.4 Contabilização de Impostos com Retenção Acrescentados campos de retenção para os impostos PIS, COFINS e Contribuição Social no Cadastro de Código de Operação. Para que a contabilização da retenção seja feita nota a nota a marcar a caixa de seleção Contabilização online (somente com duas partidas), destaques da Figura 20. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 11
Figura 20 Retenções Online. Para contabilização de retenção na geração da nota é necessário marcar a opção Gerar Retenção e inserir os valores dos respectivos impostos que creditam e debitam os valores de retenção, conforme as indicações apresentadas na Figura 21. Figura 21 Indicação para geração de retenção. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 12
Enfim para contabilizar as retenções é necessário assinalar uma retenção de cada vez, indicar o período, se desejar incluir o lote e utilizar o botão Contabilização, então o Sistema fará os cálculos da retenção do imposto selecionado. Figura 22 Contabilização de retenção de Impostos. Observe na Figura 23 a contabilização realizada para retenção de IRRF e PIS, as contas cadastradas chegaram aos valores apresentados na tabela da Consulta de Movimentação Contábil. Figura 23 Contabilização realizada de impostos. Obs.: Se forem utilizar Lote para divisão de notas com sua respectiva retenção, o lote deve ser Liberado no Cadastro de Lotes para que a consulta seja visível, caso contrário o sistema vai contabilizando, porém não é possível realizar consultas. 3.5 Visualização de consistência Contábil No Contábil Fiscal, foi acrescentado um filtro para visualizar a Consistência Contábil, conforme Figura 24. Com as opções de: Consistentes (Valor Contábil=Débito=Crédito); Consistentes c/impostos (Valor Contábil menor do que a soma de Débito ou Crédito); Inconsistentes (Débito e Crédito com diferença); Sem Contabilização;e Todos. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 13
Figura 24 Visualização de Consistência Contábil. Com o acréscimo de uma coluna à direita para indicar nota cancelada com as opções: sim ou não, a Figura 25 demonstra sua aparência no Sistema. Figura 25 Uso do Filtro Consistência Contábil. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 14
4. VENDAS BALCÃO 4.1 Autenticação no caixa por documento recebido ou geral Na autenticação de recebimentos pelo FINANCEIRO (F7), quando o cliente vem pagar diversas parcelas de carnês diferentes, a primeira mensagem acionada é: Deseja autenticação individual <Sim> Individual, <Não> Agrupada, Figura 26, tendo agora a opção do tipo de autenticação no rodapé no momento da baixa. Na sequência a segunda mensagem: Insira o Documento 0000002081-2 2 (ajuda a operadora de caixa a não clicar antes do momento correto), Figura 27, e na sequência são geradas as autenticações uma a uma. Figura 26 Questionamento para autenticação de Documento. Figura 27 Instrução para autenticação. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 15
4.2 Campo de contatos para OS Acrescentado um campo para contato, para inserir quem solicitou a Ordem de Serviço e no decorrer verificar o solicitante caso houver necessidade, destaque da Figura 28. 5. GESTÃO DE PRODUÇÃO Figura 28 Campo para contato. 5.1 Modificações na Análise Geral de Produção Nova Análise Geral de Produção para analisar as OP s localizadas no Sistema, permitindo a geração de requisição e a inclusão de novos itens, Figura 29. Figura 29 Análise Geral. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 16
5.2 Consulta e Inclusão de Lotes Produção permite consultar e informar lotes nos itens utilizados na Ordem de Produção e até mesmo inserir lotes, botão destacado da Figura 30. Figura 30 Consulta e inclusão de Lotes. 5.3 Novos Filtros em Produção Adicionados novos filtros na tela de produção. São No. Lote, Todas as Datas e Responsável, indicações da Figura 31. Figura 31 Filtros de OP. 5.4 Abertura de PDF Permitida a visualização e a abertura de arquivos na extensão PDF como fotos, ícone destacado à esquerda na Figura 32. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 17
Figura 32 Ícone para abrir imagens em PDF. 6. GESTÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS 6.1 Impressão de Data e Hora da Emissão da NFe No número de Protocolo de Autorização de Uso na DANFE foram acrescentadas as informações de hora e data de emissão da nota, Figura 33. 7. CRM Figura 33 Data e hora da emissão da NFe. 7.1 Vínculo para Nota Fiscal Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 18
Na abertura SAC para atendimento junto ao cliente, possibilidade de vincular referencia para NFe, além de documento do Word, e informar qual o item que apresentou problema, campos indicados na Figura 34. Figura 34 Vinculação de Nota no SAC. 7.2 Seleção de arquivos para envio de Email Possibilidade de selecionar que arquivos mandar por email (como imagens, PDFs, etc). A Figura 35 demonstra como este procedimento pode ser realizado. Figura 35 Seleção de arquivos para envio de email. Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 19
Caso tenha dúvidas, por favor, entre em contato com seu Agente. Tenha um excelente uso do sistema e obrigado pela confiança! Teorema Informática (42) 3035-4030 suporte@teorema.inf.br www.teorema.inf.br Site: www.teorema.inf.br / E-mail: suporte@teorema.inf.br / Fone: (42) 3035-4030 20