Manual do sistema Imobilis Índice 01 Cadastro de Bancos 02 02 Cadastro de Agencias 02 03 Cadastro de Contas bancárias 02 04 Parâmetros do sistema 03 05 Índices Econômicos 03 06 Plano de Contas 03 07 Proprietários 04 08 Imóveis 05 09 Inquilinos / Contratos 06 10 Corretoras 08 11 Reajuste do aluguel 08 12 Geração de lançamentos 09 13 Manutenção de lançamentos 09 14 Exclusão de lançamentos 10 15 Preparação de Recibos 10 15 Impressão de Recibos 11 16 Relação de Recibos 12 17 Manutenção de Recibos 12 18 Impressão de Segunda via 12 19 Ficha do Inquilino 13 20 Baixa de Recibos 13 20 Ocorrências nas baixas 13 21 Relatório de Recibos pagos 14 22 Relação de Devedores 14 23 Carta de Cobrança 15 24 Recibos em aberto 15 25 Conta Corrente do proprietário 16 25 Geração de tarifas 16 25 Relação de lançamentos 16 25 Relatório de Saldos 16 25 Extrato do proprietário 17 25 Preparação de Repasse 18 25 Informe de Rendimentos 18 26 Geração de Carnês 19 Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 1
Manual do sistema Imobilis Nesse manual iremos acompanhar o passo a passo para a implantação do sistema e emissão de recibos. Após digitar seu login no menu principal clique em Imobilis. A tela de opções do Sistema será carregada: Importante: Todas as telas de cadastro também são telas de consultas futuras, portanto sempre que alterar alguma informação clique em Gravar ou pressione F2. Teclas de atalho: Tecla F2 Gravar Tecla Shift + F2 Excluir Tecla F9 Limpar os campos Tecla Ctrl + I Vai para o primeiro registro Tecla F7 Vai para o registro anterior Tecla F8 Vai para o próximo registro Tecla Ctrl + F Vai para o último registro Passos para a implantação: 01 Parâmetros do Sistema Tabelas > Parâmetros do Sistema - Na aba Bancário: Informe o código da conta da imobiliária cadastrada anteriormente Na aba Tabela de I.R.: Preencha a tabela de Imposto de Renda conforme abaixo, para descontar o imposto no caso do inquilino ser pessoa jurídica e o valor atingir a faixa do I.R. Na aba Tarifas: Aqui você define as tarifas que poderão ser cobradas dos Proprietários. Informe a conta de despesa do plano de contas relacionada a tarifa bancária e o valor e clique em adicionar. Exemplo: Correio, Tarifa de transferência, etc Conta de despesa para a Taxa s/ Recibo Baixado: Informe a conta e o valor Esse valor será lançado na conta do proprietário no momento da baixa dos recibos. Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 2
02 Índices Econômicos Tabelas > Índices Econômicos 03 - Feriados Tabelas> Feriados - Cadastre os índices utilizados para os reajustes dos alugueis e atualização de débito - No caso de reajuste de aluguel informe o código e o nome do índice e marque a opção percentual, informe a data de vigência e o valor do mês, Por exemplo: IGP-M 03/2010 0,94% - No caso de cálculo de débitos informe um novo código e marque a opção índice, informe a data de vigência e o valor acumulado do ano. Por exemplo: IPC-FIPE 03/2010 2,1500 - Cadastre os feriados nacionais e locais para que o sistema fique preparado para considerar essas datas nas baixas. 04 - Cadastrar bancos Tabelas> Bancos 05 - Cadastrar agências bancárias Tabelas > Agencias 06 - Cadastrar contas bancárias Tabelas > Contas - Campo código: Informe um código para a conta de emissões dos boletos da imobiliária. - Banco / Agencia - Conta: com o dígito - Cedente: a maioria dos bancos o código de cedente é o mesmo número da conta sem o traço, incluindo o dígito, exemplo: Conta: 12345-6 Cedente: 123456 Carteira: A carteira de cobrança contratada junto ao banco Obs: Alguns bancos exigem um cadastramento mais detalhado e outras informações, antes de imprimir seu primeiro recibo, solicite um acompanhamento de nosso suporte técnico. Importante: Para a primeira geração de boletos - Faça um teste de emissão de boletos e envie ao banco antes de enviar aos inquilinos Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 3
07 Plano de Contas Cadastros> Plano de Contas O plano de contas é a estrutura de contas de receitas e despesas para os lançamentos e recibos O sistema já vem com um plano pré-cadastrado, caso seja necessário alguma alteração ou criação, clique na lupa para pesquisar a conta desejada ou deixe o campo em branco e cadastre a nova conta e marque as incidências. 08 - Proprietários Cadastros> Proprietários - O campo código deverá ser deixado em branco quando se tratar de um novo cadastro, essa regra vale para todas as telas do sistema relacionadas a cadastros. - Preencha todos os campos solicitados na primeira aba Na Aba conta, informe os dados para o repasse do proprietário. Clique no botão tarifas e defina as opções de tarifas para esse proprietário. Nela você indica quais tarifas serão cobradas e/ou lançadas na conta-corrente. A opção Cobrar Tarifa sobre Recibo Baixado quando marcada gera um Débito para o proprietário. Na Aba Diversos Preencha os dados de contato do proprietário - Se esse proprietário participa da geração do DIMOB, marque essa opção - Para a impressão de etiquetas marque a opção correspondente. Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 4
Na aba Imóveis serão listados todos os imóveis, desse proprietário, clicando duas vezes sobre o endereço, abrirá o cadastro do imóvel. 09 - Imóveis Cadastros> Imóveis - Todas as telas do sistema são de consulta e cadastro, portanto no cadastro de um novo imóvel, deixe o campo código em branco, ao final do cadastro o sistema irá gerar o código automaticamente. - Preencha todos os campos - Nos campos: Cidade e Bairro o sistema verifica as informações digitadas, caso o nome fique em Vermelho significa que está errado: Errado Certo - Clique no botão adicionar para escolher o proprietário desse imóvel, caso tenha mais do que um proprietário, repita a operação informando a porcentagem de cada um. Na aba Administração, informe os dados solicitados Na Aba diversos, cadastre se necessário a administradora do imóvel, em se tratando de apto cujo condomínio seja administrado por outra empresa. Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 5
Relatórios do cadastro: - Na tela de cadastro, clique em Arquivos> Imprimir, na tela de solicitação ao lado prencha os campos e clique no processar Cadastros> Fiadores - Preencha todos os dados do Fiador conforme a tela ao lado 10 Inquilino / Contratos Cadastros> Inquilinos Aba Dados do Imóvel - Informe o nome do inquilino - Localize o código do imóvel e marque sua utilização Aba Dados Pessoais Preencha os dados do Inquilino e caso o endereço de entrega do boleto de aluguel seja diferente do endereço do imóvel, marque a opção Aos Cuidados e preencha os dados e escolha o tipo de correspondência. Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 6
Aba Diversos Informe os dados de contato do Inquilino, principalmente o e-mail, pois os boletos poderão ser enviados diretamente para todos os e-mails cadastrados e também a segunda via atualizada. Aba Dados Contratuais Sub-Aba Contrato - Informe os dados do contrato - Debita imposto de Renda - Debita o imposto de renda na baixa do boleto - Locatário com cobrança judicial Ao marcar essa opção não será mais impresso os recibos gerados para esse inquilino Sub-Aba Valores - Informe o valor do aluguel - Abono Informe o valor ou porcentagem de desconto para pagamento até o vencimento - Multa Informe a multa aplicada para pagamento após o vencimento - Vencimento no mês de competência. - Qtde de dias para a data limite para pagamento com multa no banco - Participa da rotina de Geração de Lançamentos Marque essa opção para gerar lançamentos nos recibos automaticamente para todos os inquilinos de uma vez. Sub-Aba Garantias Escolha uma opção nas abas inferiores: - Caução / - Imóvel / - Seguro / - Fiador Obs. Importante: Após o preenchimento de todo o cadastro pressione F2 para gravar, o sistema irá gerar o código do Inquilino Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 7
11 Outros Cadastros Cadastros> Corretora Uniondata Consultoria e Informática Ltda www.uniondata.com.br - Cadastre as corretoras de Seguro. 12 Reajuste de Aluguel Recibos> Reajuste - Nessa tela escolha o mês para que o sistema verifique os alugueis que deverão ser reajustados. - Clique no botão Verificar atrasados Será impresso um relatório com os contratos que ainda não foram reajustados. - Clique em continuar para a geração do reajuste - Na próxima tela verifique os alugueis com reajuste e faça as correções necessárias. - Clique o botão marcar ou marcar todos para selecionar os inquilinos que sofrerão o reajuste. - Caso seja necessário alterar o valor reajustado, clique em cima do inquilino desejado e no botão Editar Valor - Utilize o botão Abrir cadastro para consultar os dados cadastrados na ficha do inquilino Após selecionar todos os inquilinos que terão o reajuste, pode-se imprimir uma carta para todos, clique no botão Cartas Aviso - Informe a data da carta - Localize o arquivo modelo da carta de aviso de reajuste. (Na pasta do servidor: C/uniondata/locação, estão alguns modelos de cartas e avisos já configurados com as variáveis do sistema) Relatório de Reajuste Clique no botão Relatório para obter uma relação completa de todos os inquilinos com seus respectivos valores atualizados. Feito todos os ajustes necessários, clique em Processar - Ao processar, o novo valor do aluguel será lançado automaticamente no cadastro do inquilino Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 8
13 Geração de Lançamentos Recibos> Geração de Lançamentos Uniondata Consultoria e Informática Ltda www.uniondata.com.br Nessa tela faça os lançamentos avulsos para os recibos Informe o mês e ano de competência e clique na lupa de pesquisa para selecionar a conta de Receita para o recibo., clique no botão Por Filtragem Na Caixa que abrir, escolha a opção para quem será feito o lançamento. Ou escolha apenas um inquilino específico, no caso de lançar um abono, multa ou uma cobrança qualquer para esse inquilino. Clique no botão Processar Recibos> Relatório de Lançamentos Informe o Mês e Ano e / ou uma faixa de inquilinos para o relatório. Obs: Deixando o Campo Competência em branco, selecione apenas um inquilino, será impresso o relatório com todos os lançamentos gerados. 14 Manutenção de Lançamentos Recibos> Manutenção de Lançamentos Nessa tela pode-se editar os lançamentos de cada inquilino ou incluir novos. Para adicionar um novo lançamento clique no botão Adicionar Informe a conta, Referência e Valor e clique em Gravar Caso queira editar um lançamento, marque-o na lista e clique bo botão Editar e finalmente, para excluir, marque na lista e clique no botão Excluir No fim de todo o processo, clique no botão Terminado para iniciar o processo com outro inquilino Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 9
15 Exclusão de Lançamentos Recibos> Exclusão de Lançamentos Uniondata Consultoria e Informática Ltda www.uniondata.com.br Caso seja necessário a exclusão de determinado lançamento ou até mesmo de todos de um determinado período use essa opção. Exemplo, caso tenha sido feito um lançamento para todos os inquilinos de uma vez em uma conta errada, basta informar a competência e localizar o código da conta desejada. 16 Carnê Recibos > Controle de Carnê - Informe o código do Imóvel ou inscrição imobiliária - Clique no botão Novo Carnê ou Editar Carnê - Novo Abrirá a tela: - Preencha os campos e clique em Continuar - Confirme as parcelas e se necessário, edite ou exclua parcelas utilizando dos botões correspondentes. - Estando tudo Ok, clique no botão Sair - Se o módulo Conpag estiver disponível, clique no botão Continuar - Na Aba Carnê de pagamento, clique no botão Continuar para lançar a programação de pagamentos desse carnê no módulo Contas a Pagar Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 10
- Preencha os campos solicitados e clique no botão Processar 17 Preparação de Recibos Recibos> Preparação de Recibos - Informe a Competência - Escolha entre as opções da tela - Pode-se ainda processar os recibos por faixas de vencimento e inquilinos. - Clique no botão Processar Caso haja alguma divergência na preparação, o sistema irá demonstrar a tela ao lado. Clique no botão Continuar - Será listado todos os recibos gerados, caso seja necessário alguma alteração clique no botão Editar - Clique no botão Relatório para visualizar todos os recibos gerados - Após a conferência, clique no botão Imprimir Recibos Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 11
- Impressão dos Recibos Uniondata Consultoria e Informática Ltda www.uniondata.com.br - Serão listados todos os recibos preparados para a impressão. - Configure as mensagens para o recibo - Defina uma nova mensagem de multa se necessário Tipos de Impressão: - Laser Imprime o boleto padrão - Laser Administradora Substitui o código de barras por um modelo de recibo para pagamento no local - Arquivo Gera um arquivo para impressão em Gráfica especializada - E-mail Envia todos os recibos marcados para o e-mail cadastrado do inquilino - Remessa p/ Banco Registro ou Impressão Gera o arquivo para ser enviado ao banco Ainda pode-se imprimir o recibo em impressora Frente e Verso e escolher outras opções para a impressão. Após ter configurado a impressão clique no botão Processar, os recibos serão impressos na sua impressora padrão ou no caso de envio por e-mail abrirá a tela: - Nessa tela configure os dados da Administradora - Informe o nome do logotipo (fornecido pela Union Data) - Caso queira receber uma cópia de todos os boletos, marque a opção e informe seu e-mail. - Verifique todos os e-mails, para alterar algum e-mail, dê um duplo clique no Inquilino desejado. Corrija o endereço ou informe o e-mail daquele destacado em vermelho na listagem. Após todos os ajustes, clique em Enviar para que os e-mails sejam enviados automaticamente. Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 12
18 Relação de Recibos Recibos> Relação de Recibos Nessa tela estão disponíveis vários relatórios relacionados aos recibos: Escolha o tipo de Relatório: - Recibos Analítico - Recibos Sintético - Pagos Analítico - Pagos Sintético - Cancelados Analítico - Cancelados Sintético - Devedores Analítico - Devedores Sintético Escolha a Competência / Faixa de vencimentos ou faixa de inquilinos 19 Manutenção de Recibos Recibos> Manutenção de Recibos - Informe o número do recibo para a edição, caso não tenha o número, clique na lupa e pesquisa a ficha financeira do inquilino, após localizar o recibo clique no botão editar. - Utilize as opções disponíveis para adicionar, editar ou remover lançamentos no recibo, e em seguida clique em gravar recibo. - Nessa mesma tela, é possível a geração direta de um recibo avulso por exemplo, para isso, não informe nenhum número de recibo e clique no botão Gerar Recibo? - Informe o número do inquilino, competência, vencimento e data limite Obs: Essa geração pode ser utilizada para a preparação de recibos avulsos, fora da rotina automática de preparação de recibos já apresentada acima. 20 Impressão de Segunda via de Recibo em aberto Recibos> Impressão Rec. Seg. Via Informe o Inquilino para pesquisar todos os recibos em aberto. - Marque a opção de Multa, para que seja calculada a multa automaticamente no total do boleto. - Selecione as opções disponíveis, tais como: impressão frente e verso, definir nova mensagem de multa. - Clique no botão Editar caso queira fazer alguma alteração no recibo antes da impressão. - Clique em Processar para imprimir o recibo ou enviar por email, caso essa opção esteja marcada Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 13
21 Ficha do Inquilino Recibos> Ficha Financeira do Inquilino - Informe o código do Inquilino e selecione o tipo de recibo e a ordem para a listagem. - Nessa tela é possível editar, imprimir, baixar e cancelar o recibo selecionado. Recibos> Cancelamento de Recibo - Caso seja necessário o cancelamento de algum recibo, informe o número do mesmo e clique em Processar Recibos> Protocolo de entrega - Imprima os protocolos de entrega dos recibos - Selecione o tipo de protocolo e os filtros, utilizando as abas disponíveis 22 Baixa de Recibos Baixa> Baixa manual - Ao abrir a tela de baixa manual o sistema preenche um numero de lote e a data de hoje, que poderá ser alterada. - Informe o numero do recibo que deseja baixar e pressione Enter - Será apresentado os dados desse recibo e os valores apurados, marque as opções desejadas e pressione F2 para processar a baixa do recibo Baixa> Baixa Automática - Antes de iniciar o processo de baixa automática, será necessária a configuração do layout de arquivo retorno do seu banco, veja essa opção no menu superior da tela ao lado. Consulte nosso suporte para essa configuração - Informe a data da baixa, selecione o banco e localize o arquivo retorno de cobrança fornecido pelo seu banco. - Marque as opções desejadas e clique em Processar Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 14
Baixa> Ocorrências na baixa - Selecione o lote e clique em processar para obter um relatório detalhado dos recibos baixados 23 Relatórios de Recibos Pagos Baixa> Relação de Recibos pagos - Informe a faixa de datas de pagamentos e ou a faixa de inquilinos ou proprietários - Escolha o tipo de relatório: Analítico ou Sintético Baixa> Cancelamento de baixa de recibo Informe o numero do recibo para cancelar a sua baixa e clique em Processar 24 Relação de Devedores Cobrança> Relação de Inadimplentes Aba Por Proprietário - Selecione a faixa de proprietários para a pesquisa e o período desejado Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 15
Aba Por Inquilino (com atualização) - Selecione a faixa de inquilino para a pesquisa e o período desejado - Escolha a data para atualização monetária - Informe o índice de atualização cadastrado. - Marque a opção Imprimir com Verbas - Ficarão disponíveis os campos ao lado para serem impressos no relatório 25 Carta de Cobrança Cobrança> Carta de Cobrança - Selecione o inquilino ou faixa - Preencha os campos conforme sua necessidade - Opção de Carta normal: Escolha o arquivo para o Cabeçalho e rodapé (Modelos disponíveis na pasta: c:/uniondata/locação) - Opção de Carta com recibo: Escolha o arquivo para a Carta (Modelos disponíveis na pasta: c:/uniondata/locação) Defina o vencimento e a conta bancária para emissão do recibo. 26 Recibos em aberto Cobrança> Recibo em aberto - Informe o Inquilino e marque as opções desejadas para a atualização do recibo. - Clique em Processar - Serão listados todos os recibos em aberto e o total atualizado. - No menu clique em Relatório e escolha entre as opções: Recibo ou Rel. de cotas em aberto - Para imprimir uma segunda via do recibo atualizada, selecione o recibo desejado e clique no botão: Imp. Recibo Selecionado Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 16
27 Acordo Cobrança > Acordo Essa está em fase final de implantação. 28 Conta Corrente Conta Corrente > Lançamentos - Essa tela é para realizar os lançamentos para o extrato do proprietário, por exemplo: - Taxa de administração - IPTU - Qualquer outra despesa que deverá ser descontada do proprietário antes do repasse. - E também algum crédito adicional que não foi gerado através de boletos. - O lançamento poderá ser feito na conta do proprietário ou por imóvel - Tarifas bancárias e ou administrativas Para o lançamento dessa tarifa use a rotina de geração automática, que já deve ter sido configurada na Opção Parâmetros do sistema Aba Tarifas no menu Cadastro Cllque no item: Gerar Tarifas no menu da tela acima: - Selecione a conta corrente padrão para os lançamentos - Informe a faixa de proprietários e clique no processar, serão lançados as tarifas pré-configuradas. Obs Serão lançadas as tarifas para os proprietários que estiverem marcados, verifique na aba Contas botão tarifas no cadastro do proprietário Conta Corrente > Relação de Lançamentos - Pesquise todos os lançamentos realizados por faixas: - Por proprietários - Por conta do plano de contas - Por conta bancária - Informe o período desejado e clique em Processar Conta Corrente > Relatório de Saldos - Imprime o relatório de saldos atuais dos proprietários Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 17
Conta Corrente > Extrato do Proprietário - Selecione o proprietário ou a faixa. - Selecione o período para o extrato - Escolha o modelo de relatório para impressão ou geração de arquivo para gráfica - Marque as opções disponíveis - Clique no botão Processar Obs: Na opção Demonstrar lançamentos do Contas a Pagar é necessário a utilização do módulo Conpag Conta Corrente > Preparação de Repasse - Informe o proprietário inicial e final - Informe o período para apuração do repasse - Clique no botão Processar - Na próxima tela, clique em Avançar - Verifique os dados apurados e se necessário, clique em editar ou excluir - Clique no botão marcar/desmarcar para realizar a seleção dos proprietários que terão o repasse processado - Clique no botão Efetuar Pagamento - Selecione a conta bancária para emissão do pagamento e o tipo de pagamento - Caso esteja disponível o módulo Conpag, clique no botão Enviar ao Conpag para que o pagamento seja processado pelo sistema de Contas a pagar - Clique no botão Imprimir Recibo para que seja impresso o recibo de pagamento e o lançamento seja feito no extrato do proprietário. Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 18
Conta Corrente > Informe de Rendimentos - Nessa tela será impresso o informe de rendimentos e também gerado o DIMOB - Informe a faixa de proprietários e o ano para apuração das informações. - Clique em Processar Na próxima Aba Manutenção : - Selecione o Proprietário, imóvel e Inquilino e a conta para o informe - Verifique os dados apurados e clique em Gravar Repita para outros imóveis e inquilino o processo de manutenção se necessário - Na Aba Impressão, escolha a faixa de proprietários para a impressão do informe - Escolha um dos modelos disponíveis - Pode-se ainda escolher para não abater a Taxa de Administração do total. - Clique no botão Imprimir para gerar o informe de rendimentos Na Próxima Aba DIMOB - Informe os itens solicitados e clique em Gravar - Escolha o caminho para a geração do arquivo em seu computador. Manual de implantação do sistema Imobilis Revisão 11/2010 19