www.pwc.com/pt Disclosure management Breakfast seminar 17 de Janeiro de 2011

www.pwc.com/pt Disclosure management Breakfast seminar 17 de Janeiro de 2011

Agenda 08:45 Registo de participantes 09:00 Introdução 09:10 A divulgação e produção de declarações financeiras na perspectiva do auditor 09:30 Como transformar o processo com a tecnologia e benefícios 10:00 A solução SAP para 10:30 Questões e encerramento 2

Process management Guidelines, policies & deadlines Guidelines, policies & deadlines The Last Mile of Finance Controlar todos os aspectos do processo de encerramento The last mile of Finance Group Check completeness & accuracy of reporting data Intercompany reconciliation Group consolidation Management reporting External Reporting & Publication Sub group Check completeness & accuracy of reporting data Intracompany reconciliation Sub- Group consolidation Management reporting Legal entity / Reporting Unit Sub-ledger closing General ledger closing Confirm Interco balances Consolidation pack, internal & statutory reporting Process management Abordagem integrada Controlar Automatizar Integrar dados 3

Reduzir tempo Reduzir custo Reduzir risco O ambiente actual exige a produção de declarações financeiras fiáveis e num curto espaço de tempo. Esses relatórios e divulgações podem incluir a prestação de informação electrónica a reguladores e a publicação periódica de relatórios e contas financeiros e não financeiros. É fundamental agilizar este processo colaborativo, assegurando a divulgação atempada e a fiabilidade das declarações obrigatórias, de forma a manter a confiança dos stakeholders externos. 4

Objectivo das soluções de Disclosure Eficiência, controlo e redução de risco Automatização do processo de elaboração de relatórios de contas e de gestão. Integrar os dados disponíveis nos relatórios numa única ferramenta na organização. Automatização do processo de recolha e agregação da informação integração com sistemas fonte. Revisão e validação de relatórios em várias versões (draft até versão final) através de processos colaborativos. Controlo do processo através de registo de alterações/ versões e comentários. Reutilização de estruturas e conteúdos de vários relatórios. 5

Finance benchmark: estudo 2011 62% das empresas participantes continuam a depender e a utilizar folhas de cálculo e processos manuais para a elaboração de reporting. 62% Reporting tools and technology 14% 10% 14% Self-service Customised system reports Standard system reports Manual spreadsheet manipulation 1.6 1.4 1.2 1 0.8 0.6 0.4 0.2 0 Costs as a percentage of revenue Median Top Quartile 1.35 0.93 0.82 0.78 0.54 0.56 2008 2009 2010 Fonte: Finance Benchmark Study 2011 Fonte: Finance Benchmark Study 2011 A complexidade do negócio e as exigências regulatórias foram citadas como as principais razões para o aumento dos custos. No entanto, verifica-se que os top performers, mais eficientes, estão a lidar com estas pressões sem aumentar custos. 6

EPM Blueprint Soluções Financial Performance - EPM Considerando o actual contexto e a tendência de transformação da função financeira, em particular ao nível da eficiência e do valor acrescentado, a tem apoiado e trabalhado em conjunto com os seus clientes no desenho, construção e implementação de soluções de melhoria do desempenho financeiro. Estratégia Processos Tecnologia Pessoas e organização Disclosure Management Consolidação financeira, fiscal e de gestão Planeamento Orçamentação forecasting Modelos de gestão integrados Optimização do encerramento de período Reporting e dashboards Custeio e análise da rentabilidade 7

Elaboração e publicação do relato financeiro Processo típico ERP Other systems Other systems Business intelligence Consolidation Várias versões da verdade Informação não confíável e atrasada Processo com custos elevados Processamento manual e com muitos desperdícios! 8

Pain points na elaboração de reporting para os stakeholders Informação espalhada por várias fontes Ficheiros Excel são a base para a elaboração dos relatórios Múltiplas versões dos ficheiros e dos documentos Centralização dos dados fonte para o(s) relatório(s) Processos de aprovação morosos e com base em emails Risco de inconsistências com alterações de última hora Monitorização e workflow das actividades do processo Exigências para incluir cada vez mais informação Copy + paste manual para os relatórios e para o texto narrativo Integração dos dados com os documentos elaborados (tabelas e texto) Um exemplo: uma grande instituição financeira cometeu um erro de 1 bilião de dólares porque alguém fez uma alteração não aprovada numa fórmula num folha excel. 9

Soluções para produção de relatos financeiros Funcionalidades-chave Integração de dados de várias fontes e de vários tipos (financeiros, operacionais e estatísticos). Workflow para monitorizar, rever e aprovar. Gestão de versões e alterações dos dados/ documentos Audit trail Monitor de status do processo. Segurança e política de autorizações. Possibilidade de várias pessoas trabalharem no mesmo documento ao mesmo tempo. Várias opções de output (Word, Excel, PDF). Capacidade de produção XBRL. 10

SAP Automatizar o processo de elaboração do relatório anual Input SAP BPC Solução DM Workflow Output Processor Output Relatórios financeiros, regulação, fiscais, sustentabilidade, etc., em diversos formatos: Única versão da verdade Dados integrados e fiáveis DW Document Management Data Cache Redução de custos e riscos Centralização Monitorização e auditoria Monitorização e workflow do processo Processo colaborativo Integração 11

Aumento de eficiência e redução de custos Gartner Research, Financial Statement Production Solutions Increase Market Penetration John E. Van Decker November 2010 A business application can usually have rapid payback (two to three years) by automating the financial statement production process, and eliminate the need for outsourcing. In addition, there will be cost savings we believe from 20% to 30% from efficiencies and improvements in business processes. Still, firms should look primarily to the improvements in control that can be gained by having a controlled environment for financial statement production, where every step is auditable and there is reduction in fraud opportunities, since a firm can move off of independent spreadsheets to a single-version environment. Novembro 2011 12

Obrigado Ricardo Silva Manager Technology Consulting Services Fixed: (+351) 213 599 192 Mobile: (+351) 916 110 056 E-mail: ricardo.nogueira.silva@pt.pwc.com Esta comunicação é de natureza geral e meramente informativa, não se destinando a qualquer entidade ou situação particular, e não substitui aconselhamento profissional adequado ao caso concreto. A PricewaterhouseCoopers - Assessoria de Gestão, Lda. não se responsabilizará por qualquer dano ou prejuízo emergente de decisão tomada com base na informação aqui descrita. PricewaterhouseCoopers Assessoria de Gestão, Lda. 2012. Todos os direitos reservados. Neste documento, refere-se a PricewaterhouseCoopers Assessoria de Gestão, Lda., pertencente à network de entidades que são membros da PricewaterhouseCoopers International Limited, cada uma das quais é uma entidade legal autónoma e independente.