5Ss: Aplicação em Bibliotecas e Centros de Informação
Introdução Década de 50 Japão tenta se reerguer da derrota sofrida na Segunda Grande. Profissionais dos Estados Unidos vão ao Japão a ensinar como se reorganizar e investir na produtividade. House keeping: cuidar da casa; administração do lar e responsabilidade pela limpeza e organização domésticas. Final de 1960: house keeping como fator básico para sucesso da QT nas indústrias japonesas
Japão passou a ser foco de pesquisas por organizações de outros países, desejando conhecer as ferramentas gerenciais utilizadas para justificar os seus grandes ganhos de produtividade. Porém, todas as organizações japonesas são unânimes em afirmar que o 5S é a base física e comportamental para o sucesso destas ferramentas gerenciais. Brasil: 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke) Os 5S são iniciais das palavras em japonês. São cinco sensos importantes para a nossa vida diária!
SEIRI - A arte de colocar fora coisas inúteis buscando liberação de área. SEITON - Arte de cada coisa em seu lugar SEISO (U) - A arte de tirar o pó. SEIKETSU - A arte de manter em estado de limpeza com asseio, higiene e conservação. SHITSUKE - A arte de fazer as coisas certas naturalmente com forte disciplina.
Objetivos: Melhoria do ambiente de trabalho Prevenção de acidentes Incentivo à criatividade Redução de custos Eliminação de desperdícios Desenvolvimento do trabalho em equipe Melhoria da qualidade de produtos e serviços
SEIRI: Senso de organização, de seleção, de utilização. Significa a arte de colocar fora coisas inúteis - sem uso. Ficam no local de trabalho somente os itens de uso do dia a dia.
Identificar materiais, equipamentos, ferramentas, informações, classificando-os como necessários ou desnecessários, descartando esses itens ou dando uma devida destinação.
Em geral, as pessoas gostam de guardar coisas necessárias e também desnecessárias, assim, esse Senso identifica os excessos e o porquê do excesso.
Organizar é liberar espaço! Distinguir o que é necessário do que é desnecessário! O que for desnecessário deve ser transportado para a área de descarte.
Não deve haver excesso de materiais e equipamentos no local de trabalho. O excesso atrapalha e o funcionário acaba gastando mais tempo para achar o que quer! Já pensou em achar uma agulha em um palheiro?
Não ache que jogar fora é um desperdício, nem deixe de descartar algo achando que poderia precisar daquilo algum dia! Lembre-se da eficiência que você está obtendo organizando o seu local de trabalho.
VANTAGENS: Conseguir liberação de espaço Eliminar itens em excesso Eliminar dados de controle ultrapassados Eliminar itens fora de uso e sucata Diminuir risco de acidentes
Cada coisa com seu lugar definido: Após a realização da Organização, descartando coisas inúteis, devemos definir local apropriado e identificar os itens que ficaram e que pertencem ao setor.
Arrumação significa a arte de cada coisa no seu lugar para pronto Uso. O caminho é identificar tudo, para achar rápido!
Arrumar significa identificar o item desnecessário, padronizar o seu uso e sua guarda para que todos sigam o seu procedimento, sabendo usar quando necessário e guardando no mesmo local, da mesma forma como encontrou.
Cada coisa deve ter o seu lugar definido de acordo com o grau de uso. Dê nome a tudo! Assim fica mais fácil de localizar!
Itens móveis devem contar com o local definido no piso; veja o caso do carrinho e do cesto de lixo. Uma arrumação é considerada boa desde que se consiga localizar ou guardar qualquer item no setor em menos de 30 segundos.
IMPORTANTE: Definir o lugar das coisas. Guardá-las. Obedecer as regras.
VANTAGENS: Rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais e outros objetos Economia de tempo
Um ambiente com pó é um ambiente de moral Baixo Limpar é mais do que manter limpo, é uma filosofia, um compromisso, com a higiene e com os bons hábitos
O Senso de Limpeza traz implícita a ideia de que o mais importante não é o ato de limpar, mas sim o ato de não sujar. Além de limpar é preciso identificar a fonte da sujeira e suas respectivas causas, de modo a evitar que a sujeira ocorra. O senso de limpeza significa limpar e inspecionar todas as instalações, máquinas, equipamentos, deixando o ambiente nas melhores condições possíveis de uso.
O local de trabalho é dividido em áreas de responsabilidade pela manutenção da limpeza! Áreas de responsabilidade de cada um. Este é o único caminho para manter a empresa permanentemente limpa e apresentável.
Se cada um cuida da sua parte, o ambiente de trabalho vai estar sempre limpo e agradável! Todo mundo se sente melhor em ambiente limpo!
A equipe deve realizar diariamente a limpeza dos 3 minutos logo no início ou ao término do expediente. O mais importante é não sujar. Lembre-se: ambiente limpo não é aquele que mais se limpa mas o que menos se suja!
VANTAGENS: Melhoria do local de trabalho Satisfação dos funcionários por trabalharem em ambiente limpo Maior segurança e controle sobre Equipamentos Eliminação de desperdício
A Padronização visa criar um estado de limpeza, ou seja, criar um ambiente limpo e que também pareça limpo visando um alto moral dentro da empresa. Para isso, temos que considerar: Cores, formas, iluminação, ventilação, vestuário, higiene pessoal, itens de ambientação - Tudo que causar impressão de limpeza.
Refere-se à padronização das práticas de trabalho, como manter os objetos similares em locais similares. Este procedimento induz a uma prática de trabalho e a um layout padronizado.
Manter a organização, arrumação e limpeza de forma contínua, padronizando os procedimentos adotados (Kaizen). Kaizen: palavra joponesa que significa melhoria contínua.
Deves-se utilizar placas padronizadas em tamanho, cores e tamanho de letras, tanto para sinalização como para identificação dos setores.
Padrão da limpeza diária : Devemos padronizar a limpeza dos 3 minutos A limpeza diária de 3 minutos deve ser realizada por todos ao mesmo tempo. Esta é uma atividade de equipe.
Cada setor deve ter o seu padrão geral dos 5S registrado em Folha de Verificação. Assim, a equipe passa a atacar os problemas encontrados nas medições.
VANTAGENS: Equilíbrio físico e mental Melhoria do ambiente de trabalho Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc) Melhoria nas condições de segurança
Disciplina é a base de uma civilização e o mínimo para que a Sociedade funcione em harmonia.
SHITSUKE - Disciplina ou autodisciplina Compromisso pessoal com o cumprimento dos padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria contínua. Praticar o shitsuke é conquistar a capacidade de fazer as coisas como devem ser feitas. Fazer o que tem de ser feito, mesmo que ninguém veja.
No programa dos 5S, a disciplina é uma característica fundamental: Quando limpamos o que sujamos.
Quando fazemos a medição períodica, utilizando a folha de verificação e colocamos os resultados no gráfico de controle
Para criar bons hábitos necessitamos repetir, repetir... DISCIPLINA é um processo de repetição e prática, é uma questão de internalização de regras para realizar as coisas naturalmente.
A equipe deve compartilhar das mesmas normas de conduta visando manter o ambiente continuamente limpo e saudável e com o menor gasto de energia possível.
Compromisso - a cola que une os 5S O 5S é trabalho de equipe. Os bons times seguem as regras do jogo. Estar bem com o 5S é estar bem com a vida.
A disciplina só é conseguida se repetirmos, repetirmos, repetirmos até criarmos os novos hábitos!
VANTAGENS: Trabalho diário agradável Melhoria nas relações humanas Valorização do ser humano Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho
Após o treinamento de toda a equipe nos conceitos dos 5S, é marcado o dia da bermuda ou dia do descarte. Neste dia, TODOS, participam do mutirão para colocar ordem na casa, gerando descarte dos itens sem uso e facilitando o próximo passo do trabalho.
No dia da bermuda é definido uma área para descarte! Tudo o que não estiver em uso nas áreas de trabalho é colocado neste local para, depois, tomar a decisão do que fazer.
5S - Fotos Antes do Dia da Bermuda Mesa de trabalho
5S - Fotos Depois do Dia da Bermuda
5S - Fotos Antes do Dia da Bermuda Gaveta de trabalho
5S - Fotos Depois do Dia da Bermuda
5S - Fotos Dia da Bermuda Área de Descarte
5S - Fotos Dia da Bermuda Funcionário na Organização
5S - Fotos Dia da Bermuda Confraternização
Gerente e Auditores Gerente: tem o papel de capacitar a equipe quanto a Técnica Auditor: faz a auditoria e preenche a folha de verificação
Referências ANDRIANI, C. S. Quality quadrinhos: programa de educação e desenvolvimento pessoal. São Paulo: COMMIT, 2000. 128p. ANDRIANI, C. S. Sistema de gestão: conceitos e linguagem para diretores, gerentes e chefias. Campinas: FDA, 2001. 162p.
OBRIGADA! Marina Ronque Stopa