PROGRAMA 5S: Parceiro na administração do tempo

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1 PROGRAMA 5S: Parceiro na administração do tempo Aliny MALAGUTI¹ - RGM Carolina Stoze NARDY¹ - RGM Lidiane Aparecida Dias COSTA¹ - RGM Renato Francisco Saldanha SILVA² Elcio Aloísio FRAGOSO 3 Resumo Apoiados no pressuposto de que o tempo não pode ser estocado, nem recuperado e vivido intensamente, acreditamos que para aplicá-lo satisfatoriamente no trabalho e na vida devemos administrá-lo convenientemente. Sendo este um assunto polêmico e conflitante, mas oportuno para que seja possível tomar alguns posicionamentos, para o alcance de nossos propósitos. Via de regra, todos nós temos noção do tempo. Sabemos que desfrutamos de 24 quatro horas por dia. No entanto, alguns conseguem fazer muito com o tempo disponível e outros não conseguem. Que conclusões, podemos apontar para o fato? Será questão de inteligência? Ou será falta de planejamento adequado?, o programa 5s vem para suprir e auxiliar na correção de alguns desses conflitos, onde propõe mudanças ao individuo de maneira clara e eficaz. Palavras-chave: disciplina; tempo; padronização; ética. Introdução Nosso intuito, neste momento, é trabalhar a questão tempo e de como utilizar a ferramenta 5s para que seja possível otimizá-lo em prol de todo indivíduo que queria e necessita se organizar afim de alinhar suas tarefas com o tempo disponível. Partindo de percepções lúcidas dos problemas gerados desde micro à macro empresas, onde o tempo na maioria das vezes não é utilizado adequadamente pelo capital humano. Incorporando as técnicas 5s O 5S ou House keeping é um conjunto de técnicas desenvolvidas no Japão e utilizadas inicialmente por donas-de-casa japonesas, para envolver todos os membros da família na administração e organização do lar. No final dos anos 60, quando os industriais japoneses começaram a implantar o sistema de qualidade total (QT) nas suas empresas, perceberam que o 5S seria um programa básico para o sucesso da QT. 1 Formandas do curso de Administração de Empresas do CEUNSP (ano de conclusão 2012) 2 Professor do CEUNSP; Especialista em Administração; Orientador do TCC 3 Professor do CEUNSP; Especialista em Administração

2 Esse programa pode ser conhecido com outros nomes, porém 5S é o mais utilizado e vem das iniciais das cinco técnicas que o compõe: Seiri organização, utilização, liberação da área; Seiton - ordem, arrumaçã Seiso - limpeza; Seiketsu - padronização, asseio, saúde; Shitsuke - disciplina, autodisciplina. O 5S pode ser implantado como um plano estratégico que, ao longo do tempo, passa a ser incorporado na rotina, contribuindo para a conquista da qualidade total e tendo como vantagem o fato de provocar mudanças comportamentais em todos os níveis hierárquicos e, através de uma análise entendemos o modo de como eles são tão importantes dentro de uma organização e de como diversas empresas podem se utilizar do mesmo. Assim conseguiremos obter uma significativa melhora do ambiente de trabalho, um maior desenvolvimento do trabalho em equipe, melhoria das relações humanas, melhoria no tempo de espera e na qualidade do atendimento. SEIRI Organização; Liberação da área Essa técnica é utilizada para identificar e eliminar objetos e informações desnecessárias, existentes no local de trabalho. Seu conceito chave é a utilidade, porém, devemos tomar cuidado com o que vai ser descartado para não perdermos informações e/ou documentos importantes. O quadro abaixo mostra como separar e selecionar: IDENTIFICAÇÃO Se é usado toda hora Se é usado todo dia Se é usado toda semana Se não é necessário PROVIDÊNCIAS Colocar no próprio local de trabalho Colocar próximo ao local de trabalho Colocar no almoxarifado, etc Descartar, disponibilizar

3 Vantagens: o Conseguir liberação de espaço; o Eliminar ferramentas, armários, prateleiras e materiais em excesso; o Eliminar dados de controle ultrapassados; o Eliminar itens fora de uso e sucata; o Diminuir risco de acidentes. Para a execução do Seiri devem ser definidas e instaladas áreas de descarte. Essas áreas devem ser devidamente sinalizadas para evitar que se tornem "áreas de bagunça". Todo material descartado deve ser etiquetado e controlado (materiais para recuperação, alienação, almoxarifado, materiais para outros órgãos, reciclagem ou para lixo ou sucata). A responsabilidade da pessoa que está descartando só termina no momento do destino final do material descartado. SEITON Ordem; Arrumação É uma atividade para arrumarmos as coisas que sobraram depois do Seiri. Seu conceito chave é a simplificação. Os materiais devem ser colocados em locais de fácil acesso e de maneira que seja simples verificar quando estão fora de lugar. Vantagens: o Rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais, ferramentas e outros objetos; o Economia de tempo; o Diminuição de acidentes. SEISO Limpeza Nesta etapa devemos limpar a área de trabalho e também investigar as rotinas que geram sujeira, tentando modificá-las. Todos os agentes que agridem o meio-ambiente podem ser englobados como sujeira (iluminação deficiente, mal cheiro, ruídos, pouca ventilação, poeira, etc). Cada usuário do ambiente e máquinas é responsável pela manutenção da limpeza.

4 A prática do Seiso inclui: o Não desperdiçar materiais; o Não forçar equipamentos; o Deixar banheiros e outros recintos em ordem após o uso, etc. Como vantagens da aplicação desse terceiro S, temos: o Melhoria do local de trabalho; o Satisfação dos empregados por trabalharem em ambiente limpo; o Maior segurança e controle sobre equipamentos, máquinas e ferramentas; o Eliminação de desperdício. SEIKETSU Padronização; Asseio; Saúde Após termos cumprido as três primeiras etapas do programa 5S devemos partir para a padronização e melhoria contínua das atividades. Essa etapa exige perseverança, pois se não houver mudanças no comportamento das pessoas e nas rotinas que geram sujeira logo voltaremos à situação inicial, antes da implantação do 5S. Assim, através do Seiketsu conseguimos manter a organização, arrumação e limpeza obtidas através dos três primeiros Ss (Seiri, Seiton, Seiso). Além do ambiente de trabalho, o asseio pessoal acaba melhorando, pois os funcionários, não querendo destoar do ambiente limpo e agradável, acabam por incorporar hábitos mais sadios quanto à aparência e higiene pesssoais. Nessa etapa, devem ser elaboradas normas para detalhar as atividades do 5S que serão executadas no dia-a-dia e as responsabilidades de cada um. Como principais vantagens do estabelecimento do Seiketsu, temos: o Equilíbrio físico e mental; o Melhoria do ambiente de trabalho; o Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc); o Melhoria nas condições de segurança.

5 SHITSUKE - Disciplina ou Autodisciplina O compromisso pessoal com o cumprimento dos padrões éticos, morais e técnicos, definidos pelo programa 5S, define a última etapa desse programa. Se o Shitsuke está sendo executado significa que todas as etapas do 5S estão se consolidando. Quando as pessoas passam a fazer o que tem que ser feito e da maneira como deve ser feito, mesmo que ninguém veja, significa que existe disciplina. Para que esse estágio seja atingido todas as pessoas envolvidas devem discutir e participar da elaboração de normas e procedimentos que forem adotados no programa 5S. As vantagens são: o Trabalho diário agradável; o Melhoria nas relações humanas; o Valorização do ser humano; o Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos; o Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho. Considerações Finais Desse modo, concluímos que, mais que relacionar, comparar ou definir ações, é importante prioritariamente começar a mudar nossos hábitos, partindo do admitir que, devemos reagir quando o assunto tratado é o modo como utilizamos nosso tempo, ressaltar do assunto ás pessoas, de modo que as mesmas passem a buscar o que mais importa na vida, colocando prioridades, trabalhando de maneira ética, limpa e disciplinada, somente assim os objetivos serão atingidos sem maiores estresses ou urgências, palavras estas que estão ligadas à desorganização e ao desperdício. Outrossim, poderíamos citar inúmeros malefícios a má utilização dos recursos que temos em mãos dentro do conceito do que é ético e moral, porém o intuito de nossa pesquisa é fazer-se compreender o que nossa rotina diária nos mostra, com base no texto discorrido, para que dessa maneira possamos entender o significado e a definição do que é o tempo e de como nossas ações podem influenciar, aprendendo assim a definir prioridades, utilizando de artifícios como; ordem, limpeza, padronização, asseio e a autodisciplina e por fim diferenciar do que é ou não é urgente

6 realmente nos dias atuais e assim tomarmos uma posição significativa para poder seguir em frente. Referências Bibliográficas GRÖNROOS, Christina. Marketing: gerenciamento e serviços, a competição por serviços na hora da verdade. Rio de Janeiro: Editora Campus, IMPLANTAÇÃO de um programa 5S/ A pratica de um programa 5s. Disponível em: < Acesso em: 18/05/2012 JUNQUEIRA, Luis Augusto Costacurta. Administração do Tempo. Rio de Janeiro: 5. Editora COP, NATALI, M. Praticando o 5S: na indústria, comércio e vida pessoal. São Paulo: Editora STS, RIBEIRO, H. 5S A Base para a Qualidade Total: um roteiro para uma implantação bem sucedida. Salvador: Editora Casa da Qualidade 1994.