APRESENTAÇÃO DA BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL EUCLIDES DA CUNHA

Transcrição

1 APRESENTAÇÃO DA BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL EUCLIDES DA CUNHA APRESENTAÇÃO: A Biblioteca Pública Municipal Euclides da Cunha localizada no bairro da Vila Prado em São Carlos, tem atualmente 4050 usuários inscritos e mantém um acervo de volumes, onde apresentamos uma média mensal de livros emprestados. Foto da Biblioteca OBJETIVO: Desenvolver o PDCA para aplicar os 5 Sensos para otimização e racionalização de padrões para boas práticas de organização e higienização dos diferentes setores da biblioteca. SEIRI (Senso de utilização) SEITON (Senso de organização) SEISO (Senso de limpeza) SEIKETSU (Senso de Saúde) SHITSUKE (Senso de autodisciplina) ÁREA: Todos os setores da biblioteca. Espaço de 504 m² dividido em 2 pisos (superior e inferior).

2 Para execução do programa houve o envolvimento da seguinte equipe: Fátima Aparecida Gonçalves Ciapina (Supervisora da Unidade) Priscila Marlletta (Supervisora da BPM Amadeu Amaral) Karina M. Froner (Bibliotecária da BPM Euclides da Cunha) Ana Paula Gonçalves (Estagiária da área de Biblioteconomia da UFSCar) Benedita de Fátima Almeida Lopes (Higienização do acervo)

3 APLICABILIDADE DO PROGRAMA 5S PLANO DE AÇÃO - PDCA: 1. Reunião para o planejamento do PDCA, definindo as áreas e locais da aplicação dos 5 s com a participação de toda equipe para conhecimento, conscientização e importância das ações, garantindo dessa forma o sucesso e continuidade do programa aplicado. 2. Mapear a unidade para diagnosticar os problemas e as áreas a serem trabalhadas, dividindo os espaços da biblioteca em setores para otimizar as operações. 3. Registro das áreas a serem trabalhadas (fotos), indicando os pontos fortes e fracos encontrados no diagnóstico. 4. Descrever as ações a serem adotadas com prazos (metas) e agenda para realização das tarefas além de estabelecer critérios para avaliação dos 5S. 5. Estabelecer padrões de identificação e sinalização: área de trabalho, sala de multiuso, sala de estudo, áreas comuns (banheiro, copa, área de serviço). Definir padrões de organização para identificação de pastas, armários, gavetas assim como o layout da biblioteca na inserção de sinalizações dos pisos. (Foto)

4 PADRÕES DE IDENTIFICAÇÃO E SINALIZAÇÃO Material Limpeza Escritório Oficinas Cozinha Elétrico e equipamentos de informática SETOR DO ALMOXARIFADO Identificação Cestão de plástico (100 litros) para acondicionamento de detergentes, sapólio, sabão em pedra, sabão em pó, luvas, Sabonete, agua sanitária, sacos de lixo, pano de chão, flanela, suporte de rodo, escova de banheiro, pasta de limpeza, esponja. Caixas de papelão com etiquetas identificadoras para acondicionamento de grampeadores, borrachas, clipes. Caixas de papelão com etiquetas identificadoras para acondicionamento de lápis de cor, giz de cera, cola, papel cartão. Caixas de papelão com etiquetas identificadoras para acondicionamento de papel toalha, copos de café, guardanapos de papel. Caixas de papelão com etiquetas identificadoras para acondicionamento de lâmpadas e caixinhas de som. 6. Com antecedência de 10 dias divulgamos através de informes, s aos leitores (usuários) o dia e motivo do fechamento da biblioteca. Os informes foram colocados no espaço interno da biblioteca (mesas, bancadas e no setor de atendimento), assim como no portão de entrada. 7. Determinação da área de descarte: a área foi definida próximo aos setores da biblioteca. Os materiais foram classificados e descartados conforme sua categoria: materiais recicláveis foram separados e, posteriormente, recolhidos pelo Programa Municipal de Coleta Seletiva da cidade. Materiais que não pertenciam a Biblioteca e não se enquadravam na categoria de recicláveis, foram identificados e encaminhados à sua instituição de origem.

5 8. DIA DA BERMUDA: O envolvimento da equipe foi de grande entusiasmo através de práticas espontâneas e satisfatórias em benefício de um ambiente de trabalho visivelmente mais organizado, limpo e funcional. 9. Após a aplicação das ações, divulgamos através de painéis os resultados da aplicação do programa. A divulgação dos resultados foi exibida através de painéis com fotografias exposto na entrada da biblioteca justificando os benefícios da implantação do programa. 10. Fazer uma reunião com toda a equipe a fim de avaliar o trabalho realizado e aplicar as ações corretivas nas atividades que ficaram deficientes. A tabela abaixo indica o formato de avaliação das ações aplicadas. Ouro Avaliação maior ou igual a 90% Prata Avaliação entre 80% e 89% Bronze Avaliação abaixo de 79%

6 APLICAÇÃO DO PDCA E 5 S 2. Mapeamento da biblioteca Área Disposição Piso Superior - Contem 2 salas para estudo com mesas e cadeiras. - 1 sala designada para o almoxarifado. Piso Inferior - Espaço de 10 m² que abriga a área de trabalho, contendo 4 mesas, 5 armários e um guarda volumes. Espaço alternativo: embaixo da escada que abriga ventiladores. Cozinha: contendo uma geladeira, micro-ondas, 1 mesa e duas cadeiras. Muitos dos materiais são encontrados sem identificação e em setores inapropriados. Após a aplicação do método, cada material foi devidamente identificado e armazenado em lugares apropriados. 3. Registro das áreas a serem trabalhadas Almoxarifado 1 Almoxarifado 2

7 Livros para baixa de patrimônio Armário Área Administrativa Em baixo da escada Em baixo da escada

8 4. Descrição das ações adotadas e metas PROCEDIMENTO DE PLANEJAMENTO PLA /2012 Gerencia: Fátima Ciapina Política: Reorganização, limpeza e padronização do Almoxarifado P D C A Objetivo: Fazer a limpeza dos materiais, verificando quantidades e tipo de armazenamento. Meta: Arrumar todo o material, armazenando-os em locais devidamente identificados, em 1 (um) dia, na data 24/05/2012, quinta-feira, totalizando 210 itens. Data de Métodos Executor Evidência objetiva Controle Ação 01 Retirar todos os materiais Todos Fotos 24/05/2012 da sala do almoxarifado Ação 02 Separar material por tipo: Todos Material etiquetado 24/05/2012 Material de limpeza, escritório, cozinha, elétrico e equipamentos de informática Ação 03 Limpeza da bancada e demais locais que acomodam os materiais Benedita Almeida Lopes Fotos 24/05/2012 Ação 04 Arrumação e identificação de cada material acondicionado-os adequadamente em cestos etiquetados Ana Paula Gonçalves Registro gerado em tabela geral de controle 24/05/2012 Equipe: Data do Workshop: 25/05/2012 Priscila Marlletta Karina M. Froner Ana Paula Gonçalves Benedita de Fátima Almeida Lopes Aprovação: Fátima Aparecida Gonçalves Ciapina

9 PROCEDIMENTO DE PLANEJAMENTO PLA /2012 Gerencia: Fátima Ciapina Política: Reorganização, limpeza e padronização da área de trabalho (Atendimento ao público, seleção e aquisição de acervo e desenvolvimento de projetos) P D C A Objetivo: Fazer o agrupamento de todos os materiais encontrado na área de trabalho Meta: Selecionar, organizar e encaminhar os materiais para seus respectivos lugares já identificados de forma acessível e otimizada, em 1(uma) semana no período de 21/05/2012 a 25/ Data de Métodos Executor Evidência objetiva Controle Ação 01 Retirada de caixas e Todos Fotos 24/05/2012 materiais acumulados nas áreas de trabalho Ação 02 Encaminhamento dos Todos Fotos 24/05/2012 materiais aos seus respectivos lugares de armazenamento Ação 03 Identificação e ordenação dos materiais (documentos e objetos) Priscila Fotos 24/05/2012 Ação 04 Ação 05 Elaboração de um índice de localização dos materiais devidamente identificados Identificação do local onde serão guardados os arquivos Priscila Fátima Listagem 24/05/2012 Karina Fotos 24/05/2012 Equipe: Data do Workshop: 25/05/2012 Priscila Marlletta Karina M. Froner Ana Paula Gonçalves Benedita de Fátima Almeida Lopes Aprovação: Fátima Aparecida Gonçalves Ciapina

10 PROCEDIMENTO DE PLANEJAMENTO PLA /2012 Gerencia: Fátima Ciapina Política: Descarte P D C A Objetivo: Retirar do acervo as obras desatualizadas, danificadas e sem condições de encadernação Meta: Dar baixa de acervo, fazendo a higienização e adequação dos espaços das estantes encaminhando para baixa, durante três (três) semanas, no período de 23/05/2012 a 06/06/2012 as quartas-feiras. Data de Métodos Executor Evidência objetiva Controle Ação 01 Retirar do acervo as obras desatualizadas, danificadas e sem condições de encadernar Todos Fotos 06/06/2012 Ação 02 Ação 03 Ação 04 Indisponibilizar no sistema PHL, na base tombo, no campo 837: BAIXA Armazenas as obras em caixas com a identificação: BAIXA 2012 Encaminhar as caixas ao SIBI para o descarte Karina Registro gerado a partir da base PHL 06/06/2012 Priscila Fotos 06/06/2012 Fátima Listagem de livros descartados 06/06/2012 Equipe: Data do Workshop: 06/06/2012 Priscila Marlletta Karina M. Froner Ana Paula Gonçalves Benedita de Fátima Almeida Lopes Aprovação: Fátima Aparecida Gonçalves Ciapina

11 5. Padrões de identificação de materiais e sinalização da biblioteca Identificação de materiais Identificação de materiais Identificação biblioteca Identificação baixa de patrimônio

12 6. Divulgação do fechamento da biblioteca Aviso no Portão da Biblioteca

13 7. Determinação da área de descarte Esta área foi reservada para reunir todo o material a ser descartado e após avaliação dos mesmos, foram encaminhados para os devidos fins.

14 8. Dia da Bermuda Arrumação e retirada de livros para baixa de patrimônio Em baixo da escada

15 9. Divulgação dos resultados Mural de divulgação dos resultados

16 10. Avaliar e planejar a data da próxima operação. RESULTADOS POSTURA EVIDÊNCIAS FORMATO TABELA DE AVALIAÇÃO DA APLICAÇÃO DOS 5 S Objetivos, metas e métodos foram apresentados de forma clara e objetiva em reunião. O resultado alcançado o resultado da meta ficou claro? As ações foram apresentadas com evidencias objetivas? A equipe limitou-se em apresentar o material? As ações foram apresentadas pelo próprio executor? O apresentador demonstrou domínio sobre o assunto? A apresentação foi clara? A equipe realizou a ação dentro do prazo? A equipe respeitou o tempo da apresentação? Foram apresentadas ações extras visando à busca da meta? (não vale ponto) ( ) sim ( ) não A meta foi atingida? A equipe que apresentou o trabalho mostra-se forte na execução dos métodos? DATA TOTAL % / / VISTO DA DIRETORIA A nota de cada item da avaliação deverá ser como a tabela abaixo: Ouro Avaliação maior ou igual a 90% Prata Avaliação entre 80% e 89% Bronze Avaliação abaixo de 79% Justificativa: Ciente: