2 OPENOFFICE CALC JUSIANA DO PRADO
SUMÁRIO OPENOFFICE CALC... 4 O QUE É PLANILHA?... 4 COLUNA... 4 LINHA... 4 CÉLULA... 4 AMBIENTE DE TRABALHO... 4 BARRAS DE FERRAMENTAS... 5 BARRA DE FÓRMULAS... 5 CAIXA DE NOME... 5 SELEÇÃO DE CÉLULAS... 6 SELEÇÃO DE LINHAS E COLUNAS... 6 SELEÇÃO DE CONJUNTOS... 6 PRIMEIROS TEXTOS... 6 CÉLULA NO ALVO... 6 CORREÇÃO RÁPIDA... 7 APAGANDO O CONTEÚDO DE UMA CÉLULA... 7 ALTERANDO COLUNAS, LINHAS E PLANILHAS... 7 ALTERANDO A LARGURA DA COLUNA OU DA LINHA... 7 INSERINDO MAIS LINHAS E COLUNAS... 8 EXCLUINDO LINHAS OU COLUNAS... 8 TRABALHANDO COM AS PLANILHAS... 8 MESCLANDO CÉLULAS... 8 CLASSIFICANDO DADOS... 8 FORMATAÇÃO DE CÉLULAS... 9 ALTERANDO A COR, O ESTILO E TAMANHO DA LETRA... 9 ALINHANDO O TEXTO... 9 APLICANDO COR DE FUNDO AS CÉLULAS... 9 APLICANDO BORDAS ÀS CÉLULAS... 9 FORMATOS DOS NÚMEROS... 10 TRABALHANDO COM FÓRMULAS... 10 O QUE É UMA FÓRMULA?... 10 CALC COMO CALCULADORA... 10 ADIÇÃO... 11 SUBTRAÇÃO... 11 MULTIPLICAÇÃO... 11 DIVISÃO... 11 PERCENTUAL... 11 EXPONENCIAÇÃO... 11 PRIORIDADE DOS OPERADORES... 11 PARÊNTESES... 12 CÉLULA COMO REFERÊNCIA... 12 CÓPIA INTELIGENTE DE FÓRMULAS... 12 FUNÇÕES... 13 HORA DO GRÁFICO... 14 CONFIGURANDO A PÁGINA... 14 CABEÇALHOS E RODAPÉS... 14 IMPRESSÃO... 15 3
4 OPENOFFICE CALC Saber montar uma planilha é um requisto básico em qualquer escritório. Afinal, essa a melhor maneira de controlar as receitas e despesas, de visualizar resultados financeiros ou, ainda, o comportamento das vendas da empresa. O usuário poderá criar planilhas de cálculos de orçamentos, previsões e planejamentos, tabelas variadas, controle de gastos, controle de caixa, entre outras planilhas que envolvam cálculos matemáticos, desde os mais simples aos mais complexos. Além de ser uma mão na roda na hora dos cálculos, o OpenOffice.org Calc ainda oferece a possibilidade de transformar os dados da planilha em gráficos, de modo a tornar sua apresentação mais fácil e atraente. O QUE É PLANILHA? Planilha lembra um papel quadriculado. Cada um de seus retângulos é chamado de célula. Para ajudar a localizar cada célula, a planilha traz um sistema de coordenadas, que é formado por colunas e linhas. COLUNA No mundo das planilhas, a coluna é a denominação dada para cada um dos conjuntos verticais de células. Cada coluna recebe um apelido, indicado por uma letra, seguindo a ordem alfabética. A segunda coluna, por exemplo, é denominada B. Depois da vigésima sexta coluna, são usadas duas letras para a identificação (por exemplo, AB). LINHA Linha é a denominação para cada conjunto horizontal de células. Cada uma delas é identificada por um número. Assim, a terceira linha é chamada simplesmente de 3. CÉLULA A célula é a unidade básica da planilha. Cada número ou texto deve ficar dentro de uma célula própria, que é localizada na planilha usando o nome da coluna e da linha juntos. Por exemplo, a célula que está na segunda coluna e na terceira linha é denominada B3. AMBIENTE DE TRABALHO Um único arquivo pode ter mais de uma planilha armazenada nele. Por isso, esse arquivo é chamado de ambiente de trabalho. No OpenOffice.org Calc, ao criar um arquivo novo, ele traz três planilhas, apelidadas inicialmente de Planilha1, Planilha2 e Planilha3. Esses nomes podem ser mudados de forma a identificar as informações contidas em cada planilha.
O OpenOffice.org Calc começa sempre com uma planilha em branco. Traz também as barras de botões, uma área de conteúdo da célula, barras de rolagem e uma área de seleção de conjuntos. Veja, na imagem, o ambiente de trabalho do Calc. Barra de Título Barra de Menus Barras de Ferramentas 5 Barra de Fórmulas Indicadores de linhas Indicadores de Colunas Células Indicadores de Planilhas Barras de Rolagem Barra de Status BARRAS DE FERRAMENTAS O que não falta no Calc são botões e atalhos, organizados em barras de ferramentas. Esses botões servem para abrir e salvar arquivos, formatar o texto nas células, criar fórmulas matemáticas rapidamente e muito mais. Quando a barra não cabe inteiramente na tela, ela termina com uma seta que, ao ser clicada, mostra o restante dos botões. Na configuração-padrão, o Calc traz duas barras: uma mais geral, com recursos de arquivos e fórmulas, e outra específica, para modificar o visual das células. BARRA DE FÓRMULAS O Calc traz uma área, chamada barra de fórmulas, para mostrar o conteúdo da célula que foi selecionada. Ela permite visualizar um texto longo de uma só vez, por exemplo. Ao lado esquerdo da área de edição existem dois botões que permitem confirmar o que foi editado ou voltar ao estado antes da edição. Esses comandos também são efetuados com as teclas Enter (confirmar) e Esc (reverter). CAIXA DE NOME
6 Para ajudar nas seleções de células, o Calc conta com a caixa de nome. Ela mostra o nome da célula escolhida, além de indicar o número de linhas e colunas quando é feita uma seleção mais complexa. SELEÇÃO DE CÉLULAS Escolher uma célula no Calc é bastante simples: basta clicar nela com o botão esquerdo do mouse para que uma borda preta indique a seleção. A navegação pelas células pode ser feita usando as barras de rolagem que ficam na parte direita e inferior da janela do programa, assim como usando as setas do teclado. Note que, ao selecionar uma célula, a letra correspondente à sua coluna e o número de sua linha ficam com uma coloração diferente. SELEÇÃO DE LINHAS E COLUNAS Para escolher uma coluna inteira, é só clicar em sua letra, na parte superior da tela. Analogamente, basta clicar no número correspondente a uma linha (na parte esquerda da tela) para selecionar todas as células contidas nela. SELEÇÃO DE CONJUNTOS Para selecionar um conjunto de células, clique na primeira delas e, mantendo o botão esquerdo do mouse pressionado, arraste a seta até que todas as células desejadas fiquem delimitadas pela borda preta. Quer selecionar vários conjuntos de células ao mesmo tempo? Basta manter pressionada a tecla Ctrl e fazer a seleção de cada conjunto individualmente. PRIMEIROS TEXTOS CÉLULA NO ALVO Antes de começar a digitar os dados, é preciso escolher a célula que receberá o conteúdo. Para isso, clique nela. Depois, basta começar a digitar. O que for teclado aparece na
barra de fórmulas. O Calc reconhece automaticamente textos digitados e números. Se forem entrados letras e números juntos em uma mesma célula (por exemplo, Ano 1), o Excel classificará isso como texto. Depois de cada digitação, tecle ENTER para confirmar a entrada de dados. 7 CORREÇÃO RÁPIDA Para corrigir o texto ou o número de uma célula, basta clicar nela e digitar o novo conteúdo. O Calc substitui o que estava anteriormente na célula automaticamente. Caso você desista da modificação antes de pressionar ENTER, basta pressionar a tecla ESC ou clicar no botão com um X, localizado na barra de fórmulas. Fazendo isso, o texto original volta à célula. APAGANDO O CONTEÚDO DE UMA CÉLULA Para apagar o conteúdo de uma célula, basta selecioná-la e teclar DELETE. Assinale as opções que deseja excluir na janela que aparece. ALTERANDO COLUNAS, LINHAS E PLANILHAS ALTERANDO A LARGURA DA COLUNA OU DA LINHA Você pode alterar a largura de uma ou mais colunas selecionadas. As formas podem ser "manuais" ou automáticas, através de comando específico. Para alterar a largura de uma só coluna, utilizando o mouse, posicione o apontador do mouse entre um indicador de coluna e outro, até que o mesmo tenha a forma de uma seta bidirecional; pressione e arraste o mouse para a direita, aumentando a largura, ou para a esquerda, diminuindo, e libere o mouse quando achar que o tamanho está como você quer ou necessita. Uma pequena caixa aparece, exibindo o tamanho em que se encontra a coluna, enquanto você move o mouse. O mesmo procedimento é usado para as linhas. Você também poderá modificar a altura da coluna através do Menu Formato, clicando na opção Coluna e em seguida em Largura. Ou, no caso de linhas, Formato- Linha - Altura. Para ocultar ou exibir uma linha ou coluna clique na opção Ocultar ou Mostrar do menu Formato.
INSERINDO MAIS LINHAS E COLUNAS Precisa de mais uma linha entre duas já digitadas? Selecione a linha inteira, clique nela com o botão direito do mouse e escolha Inserir. A nova linha aparece acima da antiga. Para colunas, o processo é o mesmo, com a nova coluna aparecendo à esquerda da antiga. Outro jeito para inserir novas linhas ou colunas na planilha, é selecionar onde você deseja que esta nova linha ou coluna se posicione e clicar no Menu Inserir na opção Linhas (ou Colunas). 8 mesmo. EXCLUINDO LINHAS OU COLUNAS Para excluir uma linha selecione a linha inteira, clique nela com o botão direito do mouse e escolha Excluir Linhas. Para colunas, o processo é o TRABALHANDO COM AS PLANILHAS Da mesma forma que você pode alterar as linhas e colunas, você poderá alterar planilhas Inserindo, Excluindo, Movendo, Copiando, Renomeando e até escolhendo uma cor para a guia. Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre a planilha que você deseja alterar e no menu de contexto que aparecerá escolha a opção desejada (veja a figura ao lado). MESCLANDO CÉLULAS Mesclar células é transformar várias linhas ou colunas em uma única. Este recurso é bastante utilizado para Títulos. Observe o exemplo abaixo: O título Supermercado Preço Baixo foi centralizado em relação às cinco células das linhas inferiores, ou seja, as 5 colunas, A, B, C, D e E, foram mescladas, tranformando-as em uma única célula. Para mesclar células selecione as células que deseja mesclar. Vá ao menu Formato e escolha a opção Mesclar Células ou clique no botão de atalho (Mesclar Células) na barra de ferramentas. CLASSIFICANDO DADOS O Calc faz automaticamente a classificação de valores em ordem crescente ou decrescente. Basta selecionar no Menu Dados, a opção Classificar. As figuras abaixo ilustram um exemplo de classificação no qual os Produtos foram colocados em ordem alfabética crescente. Note que os outros valores acompanharam a mudança, não implicando na planilha.
9 Antes: Depois: Botões de atalho para a classificação de dados: Classifica a lista atual em ordem do menor valor para o maior, usando a coluna que contém a célula ativa. Classifica a lista atual em ordem do maior valor para o menor, usando a coluna que contém a célula ativa. FORMATAÇÃO DE CÉLULAS ALTERANDO A COR, O ESTILO E TAMANHO DA LETRA Para alterar a letra da(s) célula(s) selecionada(s) clique no menu Formato e escolha a opção Células.Vá à aba Fonte. Você poderá alterar o tipo da fonte e o tamanho. Para aplicar outros efeitos clique na aba Efeitos de Fonte. ALINHANDO O TEXTO Para modificar a posição do texto dentro da célula (vertical, horizontal, etc), vá ao menu Formato/Células e selecione a aba Alinhamento. APLICANDO COR DE FUNDO AS CÉLULAS Para aplicar cor de fundo às células vá ao menu Formato e selecione Células. Vá à aba Plano de Fundo. Depois, clique em uma das cores disponíveis na janela. : Exibe uma paleta de cores para mudar a cor da célula ou objeto selecionado. APLICANDO BORDAS ÀS CÉLULAS Uma boa maneira de organizar o visual das células é usando bordas. Clique na aba Bordas. Selecione o estilo da linha da borda. Clique em OK para confirmar as mudanças nas células.
Botão de atalho: Exibe a paleta de estilos de borda para aplicar bordas às células selecionadas. 10 FORMATOS DOS NÚMEROS Podemos ajustar as células de forma a ajustar casas decimais ou formato de hora, data, fração, etc. Para isso, selecione as células e vá ao menu Formato e escolha a opção Células. Clique na aba Números. Em Categoria, escolha o item desejado. Clique em OK para confirmar a mudança. Botões de atalho para formato dos números: Adiciona uma casa decimal ao formato numérico cada vez que for acionado. Remove uma casa decimal do formato numérico cada vez que for acionado. Aplica o formato de moeda atualmente definido às células selecionadas. Aplica o formato de porcentagem aos valores selecionados. TRABALHANDO COM FÓRMULAS As planilhas não teriam muito uso se só armazenassem números e textos. O principal recurso delas está nas fórmulas, que permitem fazer e refazer cálculos complicados com pouquíssimo trabalho. O QUE É UMA FÓRMULA? Para o Calc, uma fórmula é um conjunto de operações matemáticas e lógicas que dá um resultado. A vantagem de usar fórmulas ao invés de calcular o resultado é que, se mudarmos o valor de uma das variáveis, o Calc refaz as contas automaticamente.veja, a seguir, os principais macetes e técnicas para digitar fórmulas nas células do Calc. CALC COMO CALCULADORA Fazer cálculos básicos no Calc é muito fácil. Clicando em uma célula, digite o símbolo = e depois a operação desejada, seguida de ENTER.
11 ADIÇÃO A soma, no Calc, usa o sinal +. Assim, para somar dois números, digite =, o primeiro valor, o símbolo + e o segundo valor. Por exemplo, =21 +36. Para somar vários números de uma só tacada, basta adicionar símbolos + entre eles, como em =12+42+34+97 SUBTRAÇÃO A operação de subtração é feita com o símbolo -. Como na adição, para subtrair um número de outro, basta digitar =, seguido dos dois valores, que devem ser intercalados pelo símbolo -. Por exemplo, =112-48. MULTIPLICAÇÃO Enquanto os símbolos de adição e subtração são intuitivos, a multiplicação usa o asterisco. Para multiplicar dois valores, entre com o =, seguido dos dois números separados pelo asterisco. Por exemplo, =12*13 preenche a célula com o resultado dessa multiplicação, que é 156. DIVISÃO A contraparte da multiplicação é a divisão. O símbolo para a divisão é a barra (/). Aqui, ao contrário dos outros operadores, a ordem faz diferença. Por exemplo, a fórmula =10/2 indica a divisão de dez por dois, com resultado igual a cinco.trocando os números de ordem, obtém-se a divisão de dois por dez, que resulta em 0,2. Vale lembrar que a divisão de um número por zero não existe. Se você fizer essa operação, o Calc mostra o texto #DIV/0! como resultado, indicando o erro. PERCENTUAL O operador de percentual no Calc funciona de forma semelhante às calculadoras. Digitando um número seguido do símbolo %, é calculado um multiplicador que extrai o percentual equivalente. Por exemplo, ao digitar = 40% o resultado é 0,4. multiplicando-se este resultado por outro número, obtémse 40% dele. A operação pode ser feita diretamente, como em =200*40%, que extrai 40% de 200, com resultado igual a 80. EXPONENCIAÇÃO A exponenciação é o conhecido "elevado a". O símbolo usado nele é o ^ (acento circunflexo). Como nos outros operadores, basta colocar o =, seguido dos dois números intercalados pelo ^ para calcular a exponenciação. Aqui, como na divisão, a ordem faz diferença. A fórmula =2^3 indica "2 elevado a 3", cujo resultado é 8. Isso é diferente de "3 elevado a 2", que é igual a 9. PRIORIDADE DOS OPERADORES
É importante ficar de olho na ordem dos operadores matemáticos. Isso significa que nem sempre os cálculos serão realizados na ordem em que forem digitados. Por exemplo, na expressão =24+8*3, a adição não é feita antes da multiplicação, apesar de antecedê-la. O resultado final seria 48. A ordem de execução das operações matemáticas é a seguinte: %, ^, /, *, -, +. 12 PARÊNTESES Um jeito de driblar a ordem dos operadores é usar parênteses. Com eles é possível forçar um cálculo a ser feito antes dos outros. Assim, no exemplo acima, para que a adição seja feita antes da multiplicação, basta escrever =(24+8)*3. O resultado passa a ser 96. Operadores Aritméticos Operadores de Comparação + Adição = Igual a - Subtração > Maior que * Multiplicação < Menor que / Divisão >= Maior ou Igual ^ Exponenciação <= Menor ou Igual % Percentagem <> Diferente CÉLULA COMO REFERÊNCIA No Calc, as células são referenciadas pela coluna e linha a que pertencem. Ex. B12 coluna B, linha 12. Para indicar um conjunto de células (bloco) utiliza-se o separador : (dois pontos). Ex. =A1:A3 bloco de células com início em A1 até A3. A maior utilidade das fórmulas em planilhas é usar dados variáveis, que vêm do conteúdo de outras células. Para criar uma fórmula com referência à outra célula, basta usar o nome desta como variável. Um exemplo simples é multiplicar o conteúdo da célula B3 pela C3. Para isso, basta digitar a fórmula =B3*C3 em outra célula. Note que, ao mudar o conteúdo de B3 ou C3, o resultado da fórmula digitada é automaticamente calculado. Outros exemplos: = D4*20 (valor do conteúdo da célula D4 multiplicado por 20) =C12+E13(valor do conteúdo da célula C12 adicionado ao da célula E13) =(H7+I8)*C12 (valor da soma das células H7 e I8 multiplicado pelo valor da célula C12). CÓPIA INTELIGENTE DE FÓRMULAS Ao copiar uma célula com uma fórmula para outra, o Calc tenta adivinhar o que você realmente queria fazer. Por exemplo, se a célula D2 contém a fórmula
=B4*C4, ao copiar essa fórmula para C5, o Excel troca o conteúdo para =B5*C5. A cópia mantém a posição relativa da fórmula. Assim, copiar na célula da direita faz com que o Calc mude as referências da fórmula em uma coluna para a direita. Analogamente, copiar na célula abaixo, faz com que o Calc aumente uma linha nas referências da fórmula. Vale lembrar que essa cópia inteligente deve ser feita usando os itens Copiar e Colar, do menu Editar, com uma célula selecionada ou utilizar o mouse arrastando o pequeno quadrado preto no canto inferior direito de uma seleção. 13 Figura 2: Como não existem referências, conteúdo da célula E3(SC) será copiado até a célula E7. FUNÇÕES As funções são como uma espécie de comandos existentes num aplicativo como o Calc, que podem fornecer operações e resultados que, normalmente, o usuário levaria muito tempo e teria muito mais dificuldade em conseguir. As funções são palavras chaves já pré-programadas, contendo, na maioria das vezes, complementos de nome parâmetros de função, os quais são informações adicionais que o próprio usuário especifica para a conclusão do resultado final. As funções podem ser entradas diretamente, através da simples digitação, ou com a ajuda do próprio Calc, quando se utiliza o Assistente de Função. Veja algumas: FUNÇÃO SINTAXE (EXEMPLO) SOMA Efetua a soma dos valores selecionados =SOMA(C3:C7) MÉDIA Faz a média aritmética dos valores selecionados CONTAR MAX MIN SE Conta quantas células estão preenchidas com valores. Dá como resultado o maior valor dos células selecionadas Dá como resultado o menor valor dos células selecionadas É aplicada na tomada de decisões. Exemplo: se média do aluno >= 7 então ele está aprovado. Caso contrário está reprovado. =MÉDIA(C3:C7) =CONT.NÚM(C3:C7) =MAX(C3:C7) =MIN(C3:C7) Se (teste lógico; valor verdadeiro; valor falso) =SE(F3>=7; Aprovado ; Reprovado )
14 HORA DO GRÁFICO Para construir um gráfico, selecione as células que contêm os dados. No menu Inserir escolha a opção Gráfico ou clique no botão na barra de ferramentas. Siga os passos que são propostos, optando de acordo com o que você pretende. Para modificar o gráfico posteriormente, basta clicar com o botão direito sobre ele, aparecerá um menu com as opções disponíveis para a alteração. CONFIGURANDO A PÁGINA Para configurar a página, clique no Menu Formato selecione a opção Página... A tela Configurar página é dividida em várias abas, as quais têm diversas opções para a configuração da página. Na aba Página, você poderá definir a orientação da página (horizontal ou vertical); reduzir ou expandir a impressão, etc. A aba Margens permite alterar a distância entre o texto e a bordas do papel (margens da folha). Permite também centrar o conteúdo verticalmente ou horizontalmente na folha. CABEÇALHOS E RODAPÉS Para colocar cabeçalhos ou Rodapés no Calc, clique no Menu Editar - Cabeçalhos/Rodapés. Cabeçalhos e rodapés podem ter textos que o usuário quiser, porém, existem dados prontos para serem inseridos, como data e hora, número da página, etc. A caixa de diálogo Cabeçalhos/Rodapés apresenta três zonas, que correspondem às partes esquerda, centro e direita da página. Nessas zonas pode-se inserir qualquer texto ou código predefinido, bem como mudar o formato do texto de
15 cabeçalho. Basta escolher o botão apropriado. IMPRESSÃO Para iniciar a impressão clique no menu Arquivo e selecione a opção Imprimir. Você poderá definir se quer imprimir todas as planilhas ou somente as células ou planilhas selecionadas. Também poderá escolher a impressora e definir as configurações para a mesma, clicando no botão Propriedades.