Manual Operacional. Esys NF-e 2 Esys N F-e 2

Manual Operacional Esys NF-e 2 Esys N F-e 2

Esys NF-e 2 2012 - Colibri Solutions Todos os direitos reservados. Nenhum conteúdo deste material - textos e ilustrações podem ser reproduzidos por qualquer forma ou meio, não podendo ser copiados - sem a autorização prévia da Colibri Solutions. Em caso de dúvidas referente ao documento, solicitamos a comunicação à área de Marketing da Colibri Solutions, para esclarecimento ou correção. Publicação: janeiro 2013 em São Paulo - Brasil. Colibri Solutions R. Coronel Arthur de Godoy, 07 Vila Mariana - 04018-050 - São Paulo - SP Tel.: +55.11.3323-3700 www.esys.com.br

33 Conteúdo Apresentação Pré-requisitos... 9 Dados... Técnicos do Produto 10 Nota Fiscal Eletrônica Habilitando... a emissão da NF-e 14 Processo... passo a passo para NF-e 18 Emissão,... cancelamento e inutilização de NF-e 24 Instalação Instalação... Esys NF-e 2 29 Configurações Configuração... 47 Certificado... Digital 53 Esys NF-e 2 Acessando... o Aplicativo Esys NF-e 2 59 Arquivo XML Arquivos... XML 63

Apresentação

Apresentação 7 Apresentação A Nota Fiscal Eletrônica - NF-e é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente que tem como objetivo, registrar as operações de circulação de mercadorias e prestação de serviços. A NF-e é um instituto oficial de fiscalização tributária em vigor desde Setembro de 2006 e que substitui a Nota Fiscal impressa (modelo 1 e 1A), havendo a previsão de estender a substituição para outros modelos de Notas Fiscais. O aplicativo Esys NF-e 2 recebe os dados de uma operação que necessite a emissão de uma NF-e, e realiza a comunicação com a SEFAZ, executando as seguintes validações: Assinatura digital para garantir a autoridade da NF-e; Formato de campos para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e; Numeração da NF-e para garantir que a NF-e não seja recebida mais de uma vez; A autorização, rejeição ou denegação de uma solicitação de emissão de NF-e, é retornado por meio eletrônico, somente após a autorização da SEFAZ. O aplicativo Esys NF-e 2 é uma ferramenta da C olibri Solutions responsável pela transmissão das Notas Fiscais Eletrônicas para SEFAZ e recepção dos status das solicitações. Importante: O aplicativo Esys NF-e 2, é um software que deverá ser instalado independente dos softwares de retaguarda da C olibri Solutions. Para mais informações, consulte o site da Nota Fiscal Eletrônica. Benefícios Para o contribuinte vendedor (emissor da NF-e) Redução de custos de impressão; Redução de custos de aquisição de papel; Redução de custos de envio do documento fiscal; Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais; Simplificação das obrigações acessórias; Redução do tempo de parada de caminhões em postos fiscais de fronteira; Incentivo a uso de B2B (business to business) com clientes. Para o contribuinte comprador (receptor da NF-e) Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias; 2012 - Colibri Solutions

8 Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da NF-e; Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação; Incentivo a uso de B2B (business to business) com fornecedores. Para a sociedade Redução do consumo do papel, com impacto positivo para o meio ambiente; Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias; Padronização do relacionamento eletrônico entre empresas; Surgimento de oportunidades de negócio e empregos na prestação de serviços ligados a NFe. Para as administrações tributárias Aumento na confiabilidade da nota fiscal; Melhoria no controle fiscal, com melhor intercâmbio de informações entre os Fiscos; Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas para fiscalização; Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação; Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal das Secretarias de Fazenda e da Receita Federal.

Apresentação 9 Pré-requisitos Es y s NF- e 2 Para utilização do aplicativo Esys NF-e 2, são necessários alguns procedimentos prévios. Sistema Operacional Windows XP Professional, Windows 2003 Server 32 bytes, Windows 2008 Server ou Windows 7; SQL Server 2005 Express Edition SP3 ou superior (Para mais informações consulte os manuais de instalação); Microsoft.Net Framework 3.5 (SP1); Sistema Girassol ou Sistema de Retaguarda devidamente configurado para emissão de notas por meio do aplicativo Esys NF-e 2; C ertificado Digital. Importante: Para um correto funcionamento do aplicativo, será necessário realizar a conexão do banco de dados com um usuário configurado com o idioma Brazilian. Sugerimos a criação de um usuário EsysNFe, idioma Brazilian, específico para utilização da aplicação. As instalações de sistemas operacionais inferiores aos expostos acima, não poderão ser executadas. A C olibri Solutions não se responsabiliza por instalações que estejam fora das especificações mínimas necessárias. 2012 - Colibri Solutions

10 Dados Técnicos do Produto Es y s NF- e 2 Nome comercial do programa Esys NF-e 2 Identificação da versão 1.0 Linguagem de programação C Sharp Sistema operacional e Gerenciador de Banco de Dados Windows/SQL Server Tipos de Aplicação Aplicativo Fiscal

Nota Fiscal Eletrônica

Nota Fiscal Eletrônica 13 Nota Fiscal Eletrônica Es y s NF- e 2 A Nota Fiscal Eletrônica - NF-e é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente que tem como objetivo, registrar as operações de circulação de mercadorias e prestação de serviços. A NF-e é um instituto oficial de fiscalização tributária em vigor desde Setembro de 2006 e que substitui a Nota Fiscal impressa (modelo 1 e 1A). Os dados deste documento são importados do sistema Girassol para o envio, que só poderão ser concluídos, após a autorização do SEFAZ, que realiza a validação das seguintes informações: Assinatura digital para garantir a autoridade da NF-e; Formato de campos para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e; Numeração da NF-e para garantir que a NF-e não seja recebida mais de uma vez; Emitente autorizado, se a empresa emitente está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda; A emissão de NF-e no sistema Girassol consiste em lançar a nota fiscal e enviar para a SEFAZ, a autorização ou rejeição das solicitações são retornadas por meio eletrônico, somente após a autorização da SEFAZ, os status são exportados para sistema Girassol. Esta funcionalidade está disponível no Sistema Girassol, a partir da versão 1.2.3 build 23. Verifique o processo passo-a-passo, desde o início da venda, até a entrega da mercadoria: Para mais informações, consulte o site da Nota Fiscal Eletrônica. 2012 - Colibri Solutions

14 Habilitando a emissão da NF-e Es y s NF- e 2 Os dados apresentados no sistema Girassol são importados para o aplicativo Esys NF-e 2 para o envio das informações, que só poderão ser concluídos após a autorização da SEFAZ. Após a autorização ou rejeição o status da Nota será apresentado no sistema Girassol. Configurando o Sistema Girassol para uso da NF-e Para utilizar a NF-e no sistema Girassol siga as orientações a seguir: Procedimentos 1. No menu Sistema, acesse a opção Parâmetros. 2. No menu do lado esquerdo da tela, selecione a opção Módulos > NF-e.

Nota Fiscal Eletrônica 15 3. Selecione o parâmetro Define se trabalha com nota fiscal eletrônica. 4. Na parte inferior da tela, marque o c he c k b o x Define se trabalha com nota fiscal eletrônica. 5. Selecione o parâmetro Solução Utilizada para NF-e. 6. Na parte inferior da tela, selecione a opção NFEasy. Será apresentada a tela C entral de Operações. 2012 - Colibri Solutions

16 7. C lique no botão Configurar NF-e. Será apresentada a tela de C onfigurações da NF-e. 8. Preencha os parâmetros restantes para conexão na base de dados do serviço (necessários somente para o serviço Esys NF-e). 9. Na tela de C adastro de Loja, informe o nome do certificado digital a ser utilizado para assinatura eletrônica dos arquivos da NFe.

Nota Fiscal Eletrônica 17 10.Após realizar os procedimentos acima, será habilitada a página NF-e, que conterá as seguintes informações: Nº do documento automático: Nas operações que realizam a emissão de nota (faturamento, transferência, recebimento próprio e devolução), o nº do documento não é mais informado pelo usuário. O sistema controla a numeração conforme solicitação de autorização da NF-e. O estoque não é mais movimentado no ato da gravação: O sistema aguarda a autorização ou rejeição da nota pela SEFAZ. Somente as notas autorizadas serão apresentadas nos relatórios de movimentação. Somente notas fiscais autorizadas podem ser canceladas: As notas rejeitadas não existem para a SEFAZ, portanto não podem ser canceladas. Cancelamento Tardio: O cancelamento de uma nota, só é possível para notas previamente autorizadas pelo Fisco, contendo protocolo de Autorização de Uso e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NFe é de 168 horas (7 dias), contados a partir da autorização de uso. Para mais informações, consulte o site da Nota Fiscal Eletrônica. 2012 - Colibri Solutions

18 Processo passo a passo para NF-e Es y s NF- e 2 A emissão da Nota Fiscal Eletrônica consiste em alguns procedimentos que devem ser seguidos. Verifique o processo passo-a-passo, desde o lançamento da Nota, até a impressão do DANFE. Alguns conceitos importantes para a compreensão do processo podem ser visualizados a seguir. Lançamento de Notas O lançamento de uma NF-e é semelhante a uma operação de uma nota fiscal no sistema Girassol, exceto por 3 detalhes: 1. O número da nota não deverá ser informado pelo usuário, o sistema disponibiliza automaticamente a numeração da NF-e, quando solicitada a autorização de uso. 2. A movimentação do estoque será suspensa, somente após a autorização da SEFAZ é que o sistema realiza a movimentação do estoque. 3. Ao registrar a nota, o sistema realiza o envio dos dados para o serviço de comunicação, que por sua vez enviará um lote da NF-e para a SEFAZ. Nesse momento o sistema Girassol aguarda a aprovação ou rejeição da nota, esse processo poderá durar alguns minutos, por isso é necessário realizar a sincronização dos dados, para que o sistema Girassol atualize o status da NF-e. Sincronização de Dados Ao registrar uma nota, o sistema realiza o envio dos dados para o serviço de comunicação, o processo de validação poderá durar alguns minutos, por esta razão o sistema Girassol não aguarda a finalização deste processo, liberando o usuário para realizar outras tarefas no sistema, caso a verificação ocorra com sucesso, o software irá salvar a nota automaticamente. Procedimentos 1. Para obter o resultado do processamento das notas enviadas, no menu Operações, acesse a tela Central de Operações. 2. Selecione o botão Sincronizar NF-e.

Nota Fiscal Eletrônica 19 O sistema irá realizar a sincronização dos dados. 3. Ao finalizar a sincronização, os status das NF-e serão atualizados. Verificação de Status Após realizar a sincronização dos dados, a página Central de Operações permite a consulta do status das notas fiscais eletrônicas emitidas. Os status apontam o andamento da nota fiscal. 2012 - Colibri Solutions

20 Para entender cada status, verifique a tabela a seguir: Status Solicitada Enviada Pendente Descrição A nota foi registrada na base de dados mas ainda não foi enviada para o serviço. A nota fiscal já foi enviada para o serviço de comunicação e será encaminhada para a Secretaria da Fazenda. A nota não passou na rotina básica de validação do serviço que detecta erros no cadastro. Ex e m p lo : Endereço do destinatário sem C EP. As Notas pendentes poderão ser editadas, corrigidas e reenviadas. Rejeitada A nota fiscal enviada foi recebida pela Secretaria da Fazenda, porém foi rejeitada. A NF-e rejeitada não será armazenada na base de dados da Secretaria da Fazenda, as notas rejeitadas não podem ser editadas, o sistema automaticamente solicita sua inutilização. Inutilização Solicitada O sistema solicita a inutilização da numeração da nota e aguarda o processamento. Inutilizada A inutilização da nota fiscal foi recebida pela Secretaria da Fazenda, o número a nota não poderá mais ser utilizado. Denegada Notas retornadas da Secretaria da Fazenda, para situações de denegação. C omum em casos de pendências do contribuinte, o número a nota não poderá mais ser utilizado. Autorizada Nota fiscal autorizada pela Secretaria da Fazenda. A nota será efetivada pelo sistema Girassol, realizando movimentações no estoque e gerando lançamentos financeiros. C ancelamento C ancelamento da nota solicitada pelo usuário. O sistema

Nota Fiscal Eletrônica Solicitado 21 aguarda a autorização da Secretaria da Fazenda. Somente notas autorizadas podem ser canceladas. C ancelada A nota fiscal foi cancelada, conforme autorização da Secretaria da Fazenda. Verificação de Log O sistema Girassol mantém um lo g com informações dos eventos que ocorreram com cada NFe, nesta tela é possível visualizar o histórico da nota, desde o lançamento até a efetivação da operação. Procedimentos 1. Na tela Central de Operações, selecione uma nota. 2. C lique no botão Tarefas e selecione a opção Ver o log da NF-e. 2012 - Colibri Solutions

22 DANFE O DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é uma representação simplificada da NF-e, que dispensa a impressão de notas. Após a aprovação da SEFAZ, a nota eletrônica é encaminhada à empresa destinatária por meio da internet. Entretanto, para acompanhar a mercadoria, faz-se necessário a emissão de um documento auxiliar que forneça as informações para eventuais conferências. Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), em papel comum, em única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras bi-dimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais. É importante ressaltar que o DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, possuindo as seguintes funções: C onter a chave de acesso para consulta das informações da NF-e, que permite ao detentor confirmar a efetiva existência da NF-e por meio do site da Receita Federal ou da SEFAZ; Acompanhar a mercadoria em trânsito; Auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e; C omprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços. Procedimentos 1. Na tela Central de Operações, selecione uma nota autorizada. 2. C lique no botão Tarefas e selecione a opção Imprimir DANFE.

Nota Fiscal Eletrônica 2012 - Colibri Solutions 23

24 Emissão, cancelamento e inutilização de NF-e Es y s NF- e 2 No Sistema Girassol, a emissão das notas fiscais eletrônicas pode ser realizada no módulo Operações, na tela tela C entral de Operações. A emissão de notas fiscais, conforme determinação da SEFAZ, substitui os modelos de notas fiscais 1 e 1A, para o modelo fiscal 55. No Sistema Girassol, ao habilitar os parâmetros para utlização da NF-e, será habilitada a página NF-e, que conterá informações da nota fiscal. Emissão de NF-e A emissão de notas fiscais podem ser classificadas em dois tipos: Emissão Normal: É um tipo padrão para emissão da nota fiscal eletrônica, enviado quando não existem problemas com a conexão entre o software contribuinte e a Secretaria da Fazenda. Contingência: Emitida somente em casos de problemas de comunicação entre o software contribuinte e a Secretaria da Fazenda. Nesse momento, as informações são enviadas para a Receita Federal, responsável pelas Secretarias da Fazenda de todos os estados. O uso do formulário de C ontingênca, é recomendado somente em último caso. A NF-e em contingência implica na impressão do DANFE em formulário de segurança. Para mais informações, consulte o site da Nota Fiscal Eletrônica. Inutilização de NF-e A inutilização é o o processo de informar à SEFAZ até o décimo dia do mês subseqüente, que determinada faixa de numeração não foi e não poderá mais ser utilizada sendo, portanto, vedado a autorização posterior de NF-e's com os números da faixa. Só é possível inutilizar as notas que não tenham sido autorizadas, canceladas ou denegadas. Para mais informações, consulte o site da Nota Fiscal Eletrônica. Cancelamento de NF-e O cancelamento de nota fiscal eletrônica só é possível para notas previamente autorizadas pelo Fisco, contendo protocolo de Autorização de Uso e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 24 horas (1 dia). Verifique o processo de cancelamento da NF-e:

Nota Fiscal Eletrônica Para mais informações, consulte o site da Nota Fiscal Eletrônica. 2012 - Colibri Solutions 25

Instalação

Instalação Instalação Esys NF-e 2 Es y s NF- e 2 Neste tópico serão abordados os passos para realizar a instalação do aplicativo Esys NF-e 2. Procedimentos 1. Faça o d o w nlo a d do arquivo de instalação, disponibilizado na área da Ex tra ne t. extranet.colibri.com.br 2. Execute o aplicativo de instalação EsysNfe2-setup.exe. Será apresentada a tela do assistente. 3. C lique no botão Avançar. 2012 - Colibri Solutions 29

30 4. Selecione a pasta em que o aplicativo deverá ser salvo. Automaticamente será apresentado o destino, sugerimos que não altere o caminho a ser salvo. Importante: Em máquinas com processadores e sistema operacional de 64 bits, a pasta sugerida automaticamente pelo assistente de instalação será: C :\Arquivo de Programas (X86)\. Não recomendamos o uso deste ou demais diretórios com parênteses() em sua extensão para a instalação. Nesses casos sugerimos o uso de uma pasta criada diretamente no disco raiz do computador. Ex e m p lo : C :\EsysNFe\ Não recomendamos a alteração da pasta de destino após a instalação. 5. C lique no botão Avançar.

Instalação 31 6. O programa de instalação irá indicar uma pasta no Menu Iniciar para criar atalho na área de trabalho de seu computador, se desejar desmarque o c he c k b o x Não criar uma pasta no Menu Iniciar. 7. C lique no botão Avançar. 8. Para criar um ícone na área de trabalho, marque o c he c k b o x Criar um ícone na Área de Trabalho. 9. C lique no botão Avançar. Será apresentada a tela de instalação. 2012 - Colibri Solutions

32 10.C lique no botão Instalar. 11.Aguarde o processo de instalação. 12.Será apresentada a tela para conexão com o banco de dados. 13.Informe os dados de conexão para o servidor SQL Server que será utilizado pelo aplicativo Esys NF-e 2: Campo Server Name Descrição Nome do servidor<\instância> (caso utilize alguma). Pode estar em uma rede ou na própria máquina em que o aplicativo

Instalação 33 está sendo instalado. User Name Usuário que será utilizado para realizar a conexão com o banco de dados. O usuário EsysNfe foi criado com o idioma padrão Brazilian antes da instalação, como solicitado nos pré-requisitos. Password Senha do usuário informado para acesso ao banco de dados. 14.C lique no botão Conectar. 15.O assistente verifica se já existe um banco de dados para o Esys NF-e. C aso haja um banco de dados com denominação diferente de "EsysNFe2", o assistente de instalação apresentará a tela a seguir: 16.O assistente de instalação exibirá uma lista de bancos de dados existentes no servidor para conexão. Neste exemplo foram apresentados os bancos de dados "PORTAL" e "ESYSNFe2_LOJA_NOVA". 2012 - Colibri Solutions

34 17.No menu do lado esquerdo da tela, selecione o banco a ser utilizado. 18.C lique no botão Selecionar Database. Observação: Se o banco de dados criado no servidor pelo administrador para uma nova instalação do aplicativo Esys NF-e 2 sem o auxílio do assistente de instalação possuir a denominação "EsysNFe2", a tela do passo 15 nao será apresentada, será apresentada a tela do passo 23. 19.Ao selecionar o banco de dados da lista apresentada para uma nova instalação, caso outra base de dados seja selecionada por engano, o assistente exibirá a seguinte mensagem:

Instalação 35 20.C lique no botão Cancelar para voltar a seleção de banco de dados e selecione o banco correto. 21.C aso não haja nenhuma base de dados a ser selecionada, será possivel criar uma nova base de dados. 22.C lique no botão Criar Database. 23.O assistente criará um banco de dados denominado EsysNFe2. 2012 - Colibri Solutions

36 24.Utilize os botões para informar o diretório em que serão armazenados os arquivos de dados e lo g do banco de dados. 25.Após preencher os parâmetros indicados: Campo Database Descrição Nome do banco de dados que será criado Não recomendamos o uso de outro nome para a criação do banco de dados. O padrão de nomenclatura facilita futuras manutenções quando necessário. A utilização de outro nome para a criação do banco de dados também funcionará de forma correta. Diretório para o arquivo.mdf C aminho do diretório em que o arquivo primário.mdf do banco de dados será armazenado. Diretório para o arquivo.ldf C aminho do diretório em que o arquivo de log.ldf do banco de dados será armazenado. Importante: Não recomendamos o uso de pastas e diretórios nomeados com parênteses() em sua extensão para os diretórios dos arquivos.mdf e ldf. A utilização de parênteses() poderá ocasionar falha durante o processo de instalação do aplicativo Esys NF-e 2. Sugerimos o uso de uma pasta criada diretamente no disco raiz do computador. Ex e m p lo : C :\EsysNFe\

Instalação 37 Não recomendamos a alteração da pasta de destino após a instalação. 26.C lique no botão Criar Database para prosseguir. 27.Se o nome do banco de dados informado no campo "Database" pertencer a algum banco já existente no servidor, será apresentada a seguinte mensagem de notificação: 28.C lique no botão Cancelar para retornar a tela anterior e informar o nome correto para a criação do banco de dados. 29.Será executado o s c rip t de criação de tabelas e inserção das informações necessárias para o aplicativo Esys NF-e 2. 2012 - Colibri Solutions

38 30.No menu do lado esquerdo da tela, há duas opções disponíveis: Atualização Operação Automática Operação Automática Recomendamos não realizar nenhuma alteração nas configurações disponíveis para uma correta instalação e utilização do aplicativo Esys NF-e 2. As opções recomendadas já estão marcadas por d e fa ult.

Instalação 39 No menu Operação Automática estão disponíveis as seguites opções: Opções Opções Ver Status Atualizações Último C omando Descrição Permite realizar alteração das opções pré-selecionadas do aplicativo. Permite verificar o s ta tus dos s c rip ts executados e o conteúdo dos s c rip ts. Exibe o último comando executado no banco de dados EsysNFe2 por meio do assistente no momento da instalação. 31.No menu Opções estão disponíveis as configurações a serem aplicadas na execução dos s c rip ts pelo assistente e realização de b a c k up do banco de dados do EsysNFe e das pastas e arquivos do aplicativo no momento da instalação. Para uso deste menu, recomendamos um técnico especializado da Esys C olibri para realizar a alteração das opções pré-selecionadas se necessário. 2012 - Colibri Solutions

40 32.Para facilitar o entendimento, segue uma breve explicação sobre os campos e suas funções. Opções Descrição Aplicação dos S cr ip ts Aplicar somente os re le a s e s que não foram executados parcialmente nesta base (opção mais rápida). Por padrão, esta opção já está selecionada, sugerimos sempre o uso desta opção no momento da instalação. Aplicar todos os re le a s e s e executar todos os s c rip ts de cada re le a s e, mesmo aqueles que já tenham sido executados com sucesso nesta base (Recomendase extremo cuidado: esta opção é a mais lenta e poderá ocasionar erros e perda de dados). Esta opção permite obrigar a atualização de versões anteriores. Ao selecionar esta opção sem necessidade, poderá ocorrer erros e danos nas tabelas e dados já inseridos na base EsysNFe. Ba cku p da Base de Dados Antes de iniciar a atualização, fazer cópia de segurança da base de dados (recomendável). Permite realizar uma cópia de segurança da base de dados. Em uma nova instalação essa opção não será necessária. C ompactar cópia de segurança. Em uma nova instalação essa opção não será necessária. Se a atualização for aplicada com sucesso, apagar a cópia de segurança para economizar espaço em disco. Em uma nova instalação essa opção não será necessária. Arquivos e Aplicativos Atualizar os arquivos e aplicativos de sistema. Por padrão, esta opção já está selecionada, recomendamos não desmarcá-la para uma correta instalação do aplicativo Esys NF-e 2. Quero fazer backup dos arquivos e aplicativos atuais antes de atualizar. Por padrão, esta opção já está selecionada, porém sem necessidade em uma nova instalação. Esta opção poderá ser

Instalação 41 desmarcada ou permanecer selecionada pois não irá interferir na instalação do aplicativo Esys NF-e 2. Atualizar arquivos na pasta System32. Por padrão, esta opção já está selecionada, recomendamos não desmarcá-la para uma correta instalação do aplicativo Esys NF-e 2. Gerar lo g s em arquivo de texto. Por padrão, esta opção já está selecionada, recomendamos não desmarcá-la para que haja acompanhamento caso algum erro ocorra no processo de instalação. O erro será gravado no arquivo lo g, permitindo melhor apuração do erro ocorrido. 33.A opção Ver Status Atualizações permite visualizar o s ta tus dos s c rip ts executados e o conteúdo dos s c rip ts. 34.A opção Último Comando exibe o último comando executado no banco de dados EsysNFe por meio do assistente no momento da instalação. Atualização Recomendamos não realizar nenhuma alteração nas configurações disponíveis para uma correta instalação e utilização do aplicativo Esys NF-e 2. As opções recomendadas já estão marcadas por d e fa ult. 2012 - Colibri Solutions

42 No menu Atualização estão disponíveis as seguites opções: Opções Bem Vindo Iniciar Atualização Progresso Atualização Descrição Apresenta a tela inicial de boas vindas exibindo uma breve explicação sobre as funcionalidades. Permite realizar a atualização das informações. Exibe o processo de atualização das informações. 35.Ao selecionar a opção Iniciar Atualização, o assistente exibirá uma mensagem de confirmação.

Instalação 43 36.C lique no botão OK para confirmar. 37.Ao selecionar a opção Progresso de Atualização, será apresentado o processo e o s ta tus de execução dos s c rip ts no banco de dados EsysNFe. 38.Aguarde a finalização da execução dos s c rip ts. 39. Ao apresentar a mensagem "FIM: data e hora", clique no botão X no canto superior da tela para encerrar. A base do Banco de Dados EsysNFe2 foi criada com sucesso. 2012 - Colibri Solutions

44 40.Desmarque a opção Executar Esys NF-e 2. 41.C lique no botão Concluir para encerrar o assistente de instalação.

Configurações

Configurações 47 Configuração Es y s NF- e 2 Na tela de C onfigurações do aplicativo Esys NF-e 2, é necessário configurar os parâmetros para a personalização de uso do aplicativo de acordo com algumas características específicas do estabelecimento. Nesta tela, deverão ser indicados os valores de cada parâmetro, devendo ser alterados os campos necessários, pois a parametrização é de suma importância para que os processos funcionem corretamente. Procedimentos 1. Após a instalação do aplicativo Esys NF-e 2, acesse o menu Iniciar da barra de ferramentas do Windows > Todos os Programas > Esys NF-e 2 > Esys NF-e 2 - Configurações. 2. Selecione o menu C onfigurações. 3. Selecione a opção Configurar Parâmetros. Será apresentada a tela contendo todos os parâmetros a serem configurados. 2012 - Colibri Solutions

48 4. No campo Descrição, digite a descrição do parâmetro para busca rápida do parâmentro a ser alterado. 5. No campo C have, informe o parâmetro para busca rápida. 6. C onfigure os parâmetros a seguir: Parâmetros Descrição Funcionalidade C fgesysnfexn ome Razão Social do emitente do Esys NF-e. Informe a Razão Social de sua empresa. C fgesysnfeuf UF do emitente do Esys NF-e. Informe a sigla da UF, de sua região. C fgesysnfenn FIni Número inicial de Nota para o Esys NF-e. Informe o número inicial da nota a ser configurada a partir da utilização do aplicativo Esys NF-e 2. Ex e m p lo : Última nota emitida com emissor de NF-e diferente do aplicativo Esys NF-e 2 número 44243, ao utilizar o aplicativo Esys NF-e 2 configure a numeração a partir do número 44244. Importante: C aso nunca tenha utilizado um aplicativo emissor de NF-e, utilize o valor 1. C fgesysseriei ni Número inicial de série para o Esys NF-e. Informe o número da série utlizada na emissão da NF-e. Ex e m p lo : Série utilizada no emissor de NF-e diferente do aplicativo Esys NF-e 2 número 10, ao utilizar o aplicativo Esys NFe 2 configure a numeração também com o número 10.

Configurações 49 Importante: C aso nunca tenha utilizado um aplicativo emissor de NF-e, utilize o valor 0. C fgesysnfeam biente Ambiente de funcionamento. Informe: 1 - Ambiente de Produção. 2 - Ambiente de Homologação. Importante: Ao modificar o tipo de ambiente será necessário alterar as URLs dos Webservices. Existem URLs distintas para produção e homologação. C fgesysnfeus aemail Envio de e-mails dos arquivos XML de distribuição e DANFE aos destinatários. Permite enviar emails de arquivo.xml para os destinatários cadastrados. Alterando a função para 1-Sim, será habilitado o envio de e-mails para os destinatários (que possuem e-mail cadastrado no Sistema Girassol) com o DANFE em arquivo.pdf e o XML da NF-e aprovado ou cancelado. Importante: Se a opção estiver habilitada e o cliente/destinatário não possuir um e-mail cadastrado, o envio não será realizado. Para utilizar a opção de envio de e-mails, as opções a seguir deverão ser configuradas até o parâmetro C fgesysnfenpathlogo. C fgesysnfesm tphost Host do servidor SMTP para o envio do e-mail Informe o nome do servidor SMTP utilizado para o envio de e-mails. C fgesysnfesm tpport Porta do servidor SMTP para envio do e-mail. Informe o número da Porta utilizada pelo servidor do SMTP para o envio de e-mails. C fgesysnfesm tpuser Usuário do servidor SMTP para envio do email. Informe o usuário do servidor do SMTP para o envio de e-mails. C fgesysnfesm tppassword Password da conta SMTP para envio do email Informe a senha do usuário do servidor do SMTP para o envio de e-mails. C fgesysnfesm tpusassl Usa SMTP com SSL. Permite realizar a configuaração do servidor do correio eletrônico. Altere a função para 1-Sim caso o servidor 2012 - Colibri Solutions

50 SMTP utilize SSL para o envio de e-mails. A maioria dos servidores SMTP que utilizam SSL para o envio de e-mails, possuem o número da porta diferente de 25 (Geralmente usada como porta padrão para o SMTP). C fgesysnfesm tpfrom Remetente para envio do e-mail Informe o Remetente/From a ser exibido no e-mail enviado. C aso não queira utilizar outro endereço de email diferente do usuário do servidor SMTP, informe o mesmo endereço de email nesse Parâmetro. C fgesysnfesm tpsendc opy Envia cópia do e-mail ao remetente. C aso queira receber uma cópia de qualquer e-mail enviado para o destinatário, na conta de e-mail utilizado para o envio, altere a função para 1-Sim. C aminho do arquivo do logo do cliente. Informe o diretório para busca do logo da empresa a ser impresso no DANFE. C fgesysnfenp athlogo Importante: O arquivo obrigatoriamente deverá ser nomeado como LOGONFE.JPG e deverá possuir tas seguintes dimensões: 190px de largura e 40px de altura. C fgesysnfenp athdanfe C aminho da pasta compartilhada na rede que contém o DANFE. Pasta onde serão gerados os arquivos PDF para impressão do DANFE. Permite também indicar uma pasta na rede ou o caminho da pasta na máquina local. Importante: Para impressão do DANFE será necessário possuir a instalação do visualizador de arquivo em PDF. C fgesysnfere cepcao2uf URL WebService de Recepcao 2.00 UF. URL do WebService de Recepção 2.00 no ambiente de produção do estado do emitente. Importante: Entenda o nome do Parâmetro, alterando o UF no fim do nome do parâmetro, pela UF de seu estado, em São Paulo, o Parâmetro a ser alterado por exemplo é o C fgesysnferecepcao2sp. Em todos os estados as URL's listadas estão com os endereços de homologação, devendo ser alterados para os endereços do ambiente de produção, apenas no estado que o emitente da NF-e se encontra. Para saber as URLs do seu Estado,

Configurações 51 verifique a lista de WebServices da NF-e em ambiente de produção no site da Receita Federal de acordo com o seu estado. C fgesysnferet Recepcao2UF URL WebService de Retorno da Recepcao 2.00 UF URL do WebService de Retorno da Recepção 2.00 no ambiente de produção do estado do emitente. C fgesysnfec a ncelamento2u F URL WebService de C ancelamento 2.00 UF URL do WebService de C ancelamento 2.00 no ambiente de produção do estado do emitente. C fgesysnfeinu tilizacao2uf URL WebService de Inutilizacao 2.00 UF URL do WebService de Inutilizacao 2.00 no ambiente de produção do estado do emitente. C fgesysnfec o nsulta2uf URL WebService de C onsulta Situação da NF-e 2.00 UF URL do WebService de C onsulta Situação 2.00 no ambiente de produção do estado do emitente. C fgesysstatus Servico2UF URL WebService de C onsulta do Status do Serviço 2.00 UF URL do WebService de C onsulta do Status do Servico 2.00 no ambiente de produção do estado do emitente. C fgesysnfec a dc onsulta2uf URL WebService de C onsulta do C adastro de C ontribuinte 2.00 UF URL do WebService de C onsulta do C adastro de C ontribuinte 2.00 no ambiente de produção do estado do emitente. C fgesysnfere cepcao2sc AN URL WebService de Recepcao 2.00 C ontingencia URL do WebService de Recepção 2.00 no ambiente de contingência nacional. Importante: O aplicativo Esys NF-e 2 realiza o envio da NF-e para o SC AN Sistema de C ontingência no Ambiente Nacional. No caso de indisponibilidade de envio de notas para a Sefaz do estado do emitente, detectado pelo Esys NFe 2. Automaticamente será verificado pelo aplicativo se a Sefaz está sem serviço, sendo necessário realizar o envio de notas para o SC AN. Esse processo é automático pelo aplicativo Esys NF-e 2, a nota autorizada estará disponível no Ambiente de C ontingência e também na Sefaz do estado do emitente, após a normalização do serviço na Secretaria da Fazenda. Para saber as URL's do SC AN utilizadas em produção, verifique a lista de WebServices da NF-e em ambiente de produção no site da Receita Federal. O SC AN é valido para todos os estados emitentes de NF-e. C fgesysnferet Recepcao2SC AN 2012 - Colibri Solutions URL WebService de Retorno de Recepcao 2.00 C ontingencia. URL do WebService de Retorno da Recepção 2.00 no ambiente de contigência nacional.

52 C fgesysnfec a ncelamento2s C AN URL WebService de C ancelamento 2.00 C ontingencia. URL do WebService de C ancelamento 2.00 no ambiente de contingencia nacional. C fgesysnfeinu tilizacao2sc A N URL WebService de Inutilizacao 2.00 C ontingencia. URL do WebService de Inutilizacao 2.00 no ambiente de contingencia nacional. C fgesysnfec o nsulta2sc AN URL WebService de C onsulta Situação da NF-e 2.00 C ontingencia. URL do WebService de C onsulta Situação 2.00 no ambiente de contingência nacional. C fgesysstatus ServicoSC AN URL WebService de C onsulta do Status do Serviço 2.00 C ontingencia. URL do WebService de C onsulta do Status do Servico 2.00 no ambiente de contingência nacional. 7. Para alterar o parâmetro selecinado, clique no botão Editar. 8. C lique no botão Salvar.

Configurações 53 Certificado Digital Es y s NF- e 2 O certificado digital é um documento eletrônico que garante proteção às transações online e a troca virtual de documentos, mensagens e dados, com validade jurídica. A partir da versão 1.2.26 do Sistema Girassol, será necessário informar o campo Nome no C ertificado Digital no C adastro de Lojas para emissão de notas por meio do aplicativo Esys NF-e 2. Para verificar o nome do(s) certificado(s) digital(is) instalado(s) no computador, siga os procedimentos a seguir: Procedimentos 1. Acesse o Internet Explorer. 2. Na barra de ferramentas, selecione a opção Ferramentas > Opções da Internet. 2012 - Colibri Solutions

54 3. Acesse a aba Conteúdo. 4. C lique no botão Certificados, para identificação.

Configurações 5. Acesse a aba Pessoal e verifique o nome certificado utilizado para assinatura da NF-e. 2012 - Colibri Solutions 55

Esys NF-e 2

Esys NF-e 2 59 Esys NF-e 2 Es y s NF- e 2 A tela do aplicativo Esys NF-e 2, é responsável pela monitoração e comunicação do Esys NF-e 2, com o software de retaguarda e com a Secretaria da Fazenda. Após análise, a SEFAZ disponibiliza a aprovação ou rejeição das notas. Após realizar a configuração adequada dos parâmetros do Esys NF-e 2, é possível iniciar o aplicativo para envio, cancelamento ou inutilização das notas. Procedimentos 1. Acesse o menu Iniciar da barra de ferramentas do Windows > Todos os Programas > Esys NF-e 2 > Esys NF-e 2. 2. Na barra de ferramentas do windows, verifique se o aplicatitivo Esys NF-e 2 foi inicializado corretamente. 3. C lique no ícone criado na barra de ferramentos do windows, e selecione a opção Abrir. 4. Será apresentada as informações de envio das notas: Notas Autorizadas; Notas C anceladas; Notas Inutilizadas. 2012 - Colibri Solutions

60 5. Para ver os detalhes, clique no botão Visualizar. 6. O aplicativo Esys NF-e 2, cria diariamente arquivo de lo g, contendo todas as rotinas executadas independente do envio de notas. As rotinas sempre são executadas ao iniciar o aplicativo, para consultar, selecione o arquivo desejado e em seguida clique no botão Visualizar. 7. Se preferir, consulte os arquivos diretamente na pasta lo g em que localiza o arquivo executável EsysNFe2.exe. 8. Para minimizar o aplicativo para a bandeja do Windows, no canto superior da tela clique no botão. 9. Na barra de ferramentas do windows, selecione a opção Parar no menu do aplicativo Esys NF-e 2 para finalizar a execução de todas as rotinas. Botões da barra de ferramentas Na barra de ferramentas do windows, estão disponíveis os seguintes botões: Ação Descrição Esys NF-e 2 - Iniciar Inicia o processo de envio das notas. Esys NF-e 2 - Parar Paraliza a ação do aplicativo. Esys NF-e 2 Finalizar Finaliza a ação do aplicativo. Esys NF-e 2 - Abrir Apresenta a tela do aplicativo.

Arquivo XML

Arquivo XML 63 Arquivos XML Es y s NF- e 2 C om a obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o fisco atribuiu algumas responsabilidades ao remetente e ao destinatário que devem ser consideradas, como os procedimentos com o arquivo digital "XML", pois, tanto o emitente quanto o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo de 5 anos, para apresentação ao fisco, quando solicitado. Portanto, o emitente deve enviar ao destinatário o arquivo digital da NF-e, com extensão.xml. Arquivos XML no aplicativo Esys NF-e 2 1. O aplicativo Esys NF-e 2 armazena todos os arquivos.xml gerados, no diretório: <pasta de instalação>\xml Importante: Para simplificar a verificação de retorno da SEFAZ, diferente de outras soluções para NFe, cada lote gerado pelo aplicativo Esys NF-e 2 contém somente uma NF-e. 2. Os arquivos de lote possuem a nomenclatura padrão ##-env-lot.xml onde ## corresponde ao número sequencial do lote. 3. Os arquivos do protocolo de distribuição (arquivos que são enviados ao destinatário por email) de uma nota autorizada possuem a nomenclatura padrão ##_2.00-procNFe onde ## corresponde ao número do protocolo de autorização da NF-e. 4. Os arquivos do protocolo de distribuição (arquivos que são enviados ao destinatário por email) de uma nota cancelada possuem a nomenclatura padrão ##_2.00-procC ancnfe onde ## corresponde ao número do protocolo de cancelamento da NF-e. 2012 - Colibri Solutions