manual Sistema de Gestão Financeira
Conteúdo 1. Menu 5 2. Cadastro 6 2.1. Projetos 6 2.2. Código Contábil 7 2.2.1. Gerenciar Cód. Contábil 9 2.3. Centro de Custo 10 2.4. Cliente / Fornecedor 11 2.5. Contas Bancárias 13 2.6. Orgãos. 14 3. Lançamentos 15 3.1. Contas a Pagar 15 3.2. Contas a Receber 17 3.3. Baixar Lançamentos 19 3.4. Lançamentos Rápidos 21 4. Consulta 22 4.1. Movimento Bancário 22 5. Relatórios 24 5.1. Contas abertas 24 5.1.1. Conferência Título 24 5.1.2. P/ Data de Vencimento 25 5.1.3. P/ Fornecedores 25 5.1.4. Planilha para baixa 25 5.1.5. Por grupo de Despesas 25 5.1.6. P/ Banco 25 5.1.7. Relatório Retenções 25 5.2. Baixas realizadas 26 5.2.1. Conferência Baixa 26 5.2.2. Por data de Pagamento 26 5.2.3. Por Fornecedores 26 5.2.4. Por grupos de despesas 27 5.2.5. Por bancos 27 5.2.6. Por data de vencimento 27 5.3. Exportação CSV 27 5.4. Extrato bancário 29 6. Administração 29 6.1. Fechar Período 29 6.2. Exportação de Dados 31 6.3. Modificações dos Usuários 32 6.4. Permissões de Acesso 33 6.4.1. Sem acesso 34
4 5 Este Sistema de Gestão Financeira foi elaborado em linguagem simples, para facilitar o seu dia a dia, sugerindo o controle de pagamentos e recebimentos, saldo e movimentações bancárias. Com ele, o seu sindicato poderá gerar lançamentos de contas a pagar e contas a receber com os dados vinculados ao histórico de pagamentos das contribuições (assistencial, sindical, confederativa,confederativa/assistencial), oferecendo mais agilidade e dinamismo na elaboração de relatórios. 1. Menu 1.1. Projetos O menu do sistema é dividido em abas, Cadastro, Lançamento, Consultas, Relatórios Administração. Para cada aba selecionada será mostrado um submenu conforme imagem abaixo. A navegação do sistema consiste basicamente neste modelo. Neste manual, você poderá ver a utilização do sistema passo a passo: com imagens das telas para exemplificar como funcionam os acessos e as opções de navegação que existem em cada uma das áreas do sistema.
6 7 2. Cadastro 2.1. Projetos Deve-se cadastrar um projeto quando o objetivo é concentrar todos os recebimentos e pagamentos de um determinado evento específico, como por exemplo, um projeto de reforma do prédio, conforme ilustra a figura a seguir: 2.2. Código Contábil Os códigos contábeis são vinculados a um lançamento e ajudam a centralizar as contas a receber e a pagar. Os projetos são vinculados a um lançamento. É obrigatório que para cada lançamento exista um projeto vinculado. Como adicionar um projeto 1º Navegue em: Cadastro > Projeto 2º Clique em Adicionar 3º Preencha os campos obrigatórios 4º Clique em Salvar Como editar um projeto 1º Navegue em: Cadastro > Projeto 2º Clique em Editar 3º Preencha os campos obrigatórios 4º Clique em Salvar
8 9 Abaixo segue um exemplo de como estruturar a sua árvore de Código Contábil 1. Receita 1.1. Receitas operacionais 1.1.1. Receitas prestação de serviços 1.1.2. Vendas 1.1.3. Cursos / Palestras 1.1.4. Aluguel 1.1.5. Associados 1.1.6. Contribuições 1.2. Receitas não operacionais 1.2.1. Receita de aplicações financeiras 2. Despesas 2.1. Despesas com pessoal 2.1.1. Salários 2.1.2. Férias 2.1.3. Aviso prévio 2.1.4. Outros 2.1.5. Encargos 2.1.6. Benefícios 2.2. Despesas com serviços de terceiros 2.2.1. Serviços prestados de pessoas jurídicas 2.2.2. Serviços prestados de pessoas físicas 2.3. Despesas de instalação e utilização 2.3.3. Seguros 2.3.4. Limpeza e conservação 2.3.5. Consumo de gás 2.3.6. Aluguel, condomínio e taxas 2.3.7. Canal por assinatura 2.4. Despesas com material de consumo 2.4.1. Livros, jornais e revistas 2.4.2. Correios e telegramas 2.4.3. Condução e transporte 2.4.4. Telefonia 2.4.5. Estacionamento 2.4.6. Material de escritório 2.5. Despesas com tributos e taxas 2.5.1. Tributos Municipais 2.5.2. Tributos Estaduais 2.5.3. Tributos Federais 2.6. Despesas com viagens e representações 2.6.1. Passagem 2.6.2. Hospedagem 2.6.3. Refeições 2.6.4. Condução e transportes 2.6.5. Estacionamento 2.2.1. Gerenciar Cód. Contábil Como adicionar um código contábil. 1º Cadastro > Código Contábil 2º Adicionar 3º Selecione no campo Código Contábil Pai o pai correspondente. Exemplo: Se você selecionar o Pai 1.3 e não existir filho, o filho será o Cód. Contábil 1.3.1. Para criar um código contábil raiz, deixe o campo Código Contábil Pai em branco. Como editar um código contábil. 1º Cadastro > Código Contábil 2º Clique em cima do código contábil, você será redirecionado para a página de edição. 3º Edite os campos desejados e clique em Salvar. 2.3.1. Consumo de água 2.3.2. Consumo de energia elétrica 2.7. Despesas não operacionais 2.7.1. Despesas bancárias 2.7.2. Multas e juros
10 11 2.3. Centro de Custo Os centros de custos são as áreas/departamentos da entidade onde, para cada lançamento podem ser vinculados n centros de custos (veremos adiante). É obrigatório que para cada lançamento exista no mínimo um centro de custo vinculado a uma conta a pagar ou receber. 2.4. Cliente / Fornecedor O cadastro do cliente/fornecedor consiste de informações básicas cadastrais que serão utilizadas para vincular um lançamento a um cliente/fornecedor. Como adicionar um Centro de Custo 1º Navegue em: Cadastro > Centro de Custo 2º Clique em Adicionar 3º Preencha os campos obrigatórios 4º Clique em Salvar Como editar um Centro de Custo 1º Navegue em: Cadastro > Centro de Custo 2º Clique em Editar 3º Preencha os campos obrigatórios 4º Clique em Salvar
12 13 2.5. Contas Bancárias Apenas exibe as contas bancárias cadastradas em uma lista. Como cadastrar um cliente/fornecedor 1º Cadastro > Cliente/Fornecedor. 2º Clique em Adicionar. 3º Preencha os campos obrigatórios e clique em Salvar. Como editar um cliente/fornecedor 1º Cadastro > Cliente/Fornecedor. 2º Clique em Editar. 3º Preencha os campos obrigatórios e clique em Salvar.
14 15 2.6. Orgãos Os lançamentos de contas a pagar que contêm impostos devem ser vinculados a um fornecedor que no caso é um órgão público. Para isso foi criada uma funcionalidade onde podem ser cadastrados tais órgãos. 3. Lançamentos O usuário insere informações obrigatórias para gerar uma conta a pagar como valor, data de emissão, data de vencimento, projeto, centro de custo, código contábil, débito da conta x, cliente/fornecedor, impostos etc. 3.1. Contas a pagar
16 17 Atente para o valor real do seu lançamento que é o cálculo de: (Valor Documento Desconto + Juros) = Valor Provisionado. OBS.: Caso você adicione impostos, o valor real é reduzido da soma dos impostos. (Para lançamentos parcelados o valor é reduzido da primeira parcela). 3.2. Contas a Receber Para lançar uma conta a receber siga o mesmo procedimento de contas a pagar. Depois de submetido os dados, automaticamente o sistema gera um débito da sua conta, podendo estar com status: Pago, Não pago e Vencido.
18 19 O rateio é a divisão do valor total do lançamento entre os centros de custo. Estes dados podem ser visualizados em relatórios. Clique em Ratear 1º Selecione o centro de custo e a porcentagem 2º Clique em Adicionar. 3º Clique em Fechar para fechar a janela (É necessário finalizar o lançamento em 100%. Caso contrário a janela de Rateio não fecha.) 3.3. Baixar Lançamentos Todas as baixas/exclusões são feitas nesta página, que é umas das principais do sistema. O usuário com permissão para utilizá-la/operá-la pode movimentar completamente o seu fluxo de caixa.
20 21 Como baixar lançamento único 1º Lançamentos > Baixar Lançamentos 2º Defina os filtros desejados no grupo Pesquisa avançada / Exemplo: (Valor > 1000) e (Data lançamento > 01/04/2010) O filtro acima irá buscar todos os lançamentos com valor maior que R$ 1.000,00 e que a data do lançamento for maior que 01/04/2010. 3º Clique em Editar. 4º Irá abrir uma página como a imagem abaixo. 3.4. Lançamentos Rápidos Esta função permite que o usuário lance pagamentos ou recebimentos informando o mínimo de informações possíveis que o sistema necessita. É ideal para lançamentos de forma rápida sem a necessidade de detalhamento. 5º Preencha os campos obrigatórios. 6º Clique em baixar. Como desfazer lançamento único 1º Lançamentos > Baixar Lançamentos 2º Defina os filtros desejados no grupo Pesquisa avançada / Exemplo: (Status = Realizado) & (Documento contém NF) O filtro acima irá buscar todos os lançamentos que já foram baixados (Realizados) e que o documento contenha os valores NF. 3º Clique em Desfazer.
22 23 4. Consulta 4.1. Movimento Bancário Você pode minimizar ou maximizar o conteúdo dentro do ambiente Movimento Bancário conforme imagem abaixo. Aqui o usuário terá um resumo de como está o seu fluxo de caixa. Saldo Anterior Realizado: é o saldo anterior à data inicial da pesquisa, considerando apenas os lançamentos realizados. Saldo Anterior NÃO Realizado: é o saldo anterior a data inicial da pesquisa, considerando os lançamentos realizados e não realizados. A página também mostra o Saldo Anterior Realizado, o Saldo no Dia da Pesquisa, o Saldo do Período e o Saldo Atual. Saldo do Dia: é o saldo da sua conta no dia final da data da pesquisa. Saldo do Período: é o saldo resultante dos créditos e débitos. Saldo Atual: mostra o saldo atual (Realizado ou Não Realizado).
24 25 5. Relatórios Os relatórios são divididos em duas seções: aberto e baixados. 5.1. Contas abertas 5.1.1. Conferência Título 5.1.2. P/ Data de Vencimento 5.1.3. P/ Fornecedores 5.1.4. Planilha para baixa 5.1.5. Por grupo de Despesas 5.1.6. P/ Banco 5.1.7. Relatório Retenções
27 5.2. Baixas realizadas 5.2.1. Conferência Baixa 26 5.2.4. Por grupos de despesas 5.2.5. Por bancos 5.2.6. Por data de vencimento 5.3 Exportação CSV Para importar seus relatórios em Excel para trabalhar com colunas. 1º Abra o arquivo de extensão.csv no Excel 2007. 2º Clique na aba Dados. 3º Clique no cabeçalho da coluna A 4º Clique na opção Texto para colunas 5.2.2. Por data de Pagamento 5.2.3. Por Fornecedores 5º Selecione a opção delimitado e clique em avançar. 6º Selecione a opção Vírgula.
29 7º Clique em avançar. 28 5.4 Extrato Bancário É um relatório que contém as informações tanto da gestão financeira quanto da gestão de contribuições. O mesmo faz uma consolidação de sua conta bancária. Para o extrato bater com o real da conta bancária, é extremamente importante que todos os lançamentos sejam realmente lançados no sistema gestão financeira. 6. Administração 6.1. Fechar Período O usuário pode fechar um determinado período, ou seja, o sistema deve permitir fazer uma consolidação mensal, assim sendo não poderá ser gerado/baixado/excluído contas a pagar nem contas a receber no mês que já está fechado. Exemplo na imagem abaixo: Somente o usuário que bloqueou o período poderá desbloquear caso necessite.
30 31 Como Adicionar um Período 1º Administração > Fechar Período 2º Clique em adicionar 3º Selecione o mês que será fechado, preencha a senha. 4º Clique em adicionar (esta senha ficará vinculada ao período fechado, para reabrir o período apenas o usuário que fechou conseguirá abrir com a mesma senha). 6.2. Exportação de Dados Esta opção permite exportar dados inseridos na base de dados. As informações exportáveis são: Cliente/Fornecedor, Modificações dos Usuários, Projetos, Lançamentos, Centro de Custo, Código Contábil. Como Editar um Período 1º Administração > Fechar Período 2º Clique no lápis (editar) 3º Forneça a senha a qual está vinculado o período (Apenas o usuário que fechou o período conseguirá editá-lo) OBS.: Caso tenha esquecido a senha, clique no envelope e será enviada uma senha para o e-mail do usuário cadastrado com a senha do período.
32 33 6.3. Modificações dos Usuários Está opção permite pesquisar registros efetuados no sistema inteiro, ou seja, todos os eventos ficam registrados. Funciona como uma tabela de Log. OBS.: Evite fazer pesquisas sem fornecer nenhum tipo de filtro, dependendo da quantidade de registros isto pode demorar vários minutos. 6.4. Permissões de Acesso O sistema permite que o controle de acesso seja customizado, ou seja, cada usuário tem o seu nível de acesso. OBS.: Todas as mensagens de retorno do sistema para o usuário serão mostradas em um pop-up como no canto superior direito, como mostrado na imagem acima.
34 Os acessos são categorizados como: Alteração: pode alterar qualquer informação na página (inserir, editar, excluir e visualizar). Visualização: o usuário pode visualizar todas as informações da página, porém não pode submeter nenhuma informação ao sistema. Os botões de input são bloqueados. Sem acesso: O usuário não deve ter acesso à página. Todos estes acessos devem ser tratados individualmente por páginas, conforme imagem acima. 6.4.1. Sem acesso Caso você não tenha acesso a determinada página, o sistema redirecionará para a tela de acesso restrito.
36 www.programarelaciona.com.br