Dupla Regência Manual para a Administração da Escola Versão 1.0
Conteúdo Administração da Escola Cenário de Uso I Central de Vagas... 4 1. Cadastro de Vagas... 4 2. Consultar vagas cadastradas... 5 3. Alterar ou Excluir uma vaga... 6 Cenário de Uso II Inscrição de Docentes... 7 1. Inscrever um docente... 7 2. Consultar inscrições cadastradas... 9 3. Alterar ou Excluir uma inscrição... 9 Cenário de Uso III Indicação de Docentes... 10 1. Indicar docentes para uma vaga... 10 2. Consultar indicações cadastradas... 12 3. Alterar uma indicação... 13 4. Verificar indicações aprovadas... 14 Cenário de Uso IV Efetuar o término da vaga... 14 1. Finalizar a alocação do docente... 14 2. Consultar términos cadastrados... 15 Cenário de Uso V Relatórios e documentos... 16 1. Relatório de Disponibilidade... 17 2. Relatório de Aprovações... 18 3. Relatório de Términos... 19 4. Declaração de autorização... 20 5. Termo de Compromisso... 21 2
Introdução Este material foi produzido para auxiliar você no entendimento e no uso dos recursos do sistema Dupla Regência. Ele apresenta os recursos disponíveis para que as escolas da rede possam executar todos os processos previstos para o piloto, que envolve desde o cadastro das vagas em dupla regência até a indicação e alocação dos docentes nessas aulas. Para potencializar o aprendizado, esse material foi baseado em cenários de uso, simulando atividades do cotidiano operacional das escolas. Além disso, a capacitação é composta de atividades expositivas sempre seguidas de atividades práticas, possibilitando uma absorção gradual e constante dos conteúdos aqui apresentados. Importante! Para utilizar o Dupla Regência durante a capacitação no ambiente de homologação você deverá utilizar o ambiente http://portalsmehom2.rioeduca.rio.gov.br/ Após a capacitação, você poderá usar o ambiente http://portalsme.rioeduca.rio.gov.br/ O seu usuário é o o número do seu CPF, e a senha também é o número do CPF. Porém será solicitado ao usuário que troque a senha no primeiro acesso ao 3
Cenário de Uso I Central de Vagas Objetivos de Aprendizagem Ao concluir esta etapa, você aprenderá... A cadastrar as vagas da sua escola para Dupla Regência A consultar as vagas cadastradas A alterar ou excluir uma vaga cadastrada 1. Cadastro de Vagas Após verificar quais são as faltas de docentes da sua escola, o diretor da escola deve cadastrar as vagas na central de vagas, para que fique disponível para ser preenchida por qualquer docente interessado (desde que obedeça as regras estipuladas para Dupla Regência). i. Acesse o Portal do Programa Gestão Escolar e em seguida clique na opção Dupla Regência. Você encontrará a funcionalidade para cadastrar as vagas de dupla regência no menu Cadastros, opção Central de Vagas. ii. Para criar uma nova vaga, basta clicar na opção Nova vaga. Você visualizará uma tela como a apresentada na figura abaixo. i. Perceba que os campos obrigatórios aparecerem com a indicação (*). 4
ii. Na seção Vagas Disponíveis entre com as informações da vaga, sendo que: 1. Para vaga de PI: 2. Para vaga de PII: 3. Para vaga de PEI: a. Escolher a opção PI b. Preencher a disciplina c. Na opção Turmas/Outros colocar o total de tempos de aulas por turma d. O sistema irá calcular o campo Tempos de Aula a. Escolher a opção PII b. Preencher o turno c. Na opção Turmas/Outros cadastrar quais turmas possuem aulas para dupla regência a. Escolher a opção PEI b. Preencher o turno c. Na opção Turmas/Outros cadastrar quais turmas possuem aulas para dupla regência iii. Para finalizar clique em Salvar para cadastrar uma nova vaga. Observações: 1. O campo Turno só fica disponível caso a vaga seja de PII ou PEI. 2. O campo Tempos de Aula só será calculado caso o cargo seja PI. 3. As vagas somente podem ser preenchidas nas escolas ou nas unidades de extensão. 4. A vaga não poderá ser excluída caso esteja sendo: a. Indicada (Situação = Docentes Indicados ) b. Confirmada (Situação = Confirmada ) c. Preenchida (Situação = Preenchida ). Importante! Caso tenha mais de uma vaga de uma especialidade na escola, deve ser inserida uma linha para cada vaga em aberto com o total de tempos/turno correspondente a cada uma delas. 2. Consultar vagas cadastradas Após o cadastro das vagas para dupla regência, é possível consultar e visualizar os registros efetuados no sistema. É importante salientar que, para a administração da escola, o sistema 5
apenas irá exibir as vagas da sua escola, sendo que a CRE poderá ver as vagas de todas as escolas da sua coordenadoria a o RH Central poderá visualizar todas as vagas da rede municipal. Para exibir as vagas, siga os passos abaixo: i. No Portal do Gestão Escolar, acesse o sistema Dupla Regência e em seguida clique na opção Cadastros. Você encontrará o recurso Central de Vagas dentro dela. ii. Preencha os dados de pesquisa e clique na opção Pesquisar. O resultado da pesquisa será exibido abaixo dos campos de busca, conforme figura abaixo: Se você deseja ver os detalhes da vaga, basta clicar na opção Mais Info logo no início de cada linha. 3. Alterar ou Excluir uma vaga Ao consultar as vagas cadastradas, o diretor da escola pode querer alterar os dados desta vaga. Para isso, após selecionar a vaga desejada, clicando sob a aopção Alterar na linha desejada, o sistema irá exibir todos os campos preenchidos e disponibilizar os seguintes campos para alteração: Total de Tempos da turman(caso seja PI) Turno (caso seja PII ou PEI) 6
i. Você pode alterar ou excluir os tempos da turma caso a vaga da turma ainda esteja em aberto, ou incluir tempos para outras turmas. ii. Para finalizar clique em Salvar para alterar a vaga. iii. Caso deseje excluir uma vaga, selecione a opção que aparece no final da linha da cada vaga com o símbolo X e confirme a exclusão. Importante Você não poderá excluir a vaga de uma turma que já tenha indicações ou que já esteja preenchida por um docente. Estas vagas estarão com a situação Docentes indicados, Preenchida ou Encerrada. Cenário de Uso II Inscrição de Docentes Objetivos de Aprendizagem Ao concluir esta etapa, você aprenderá... Como inscrever um docente para o processo de Dupla Regência Como alterar a inscrição do docente Como excluir uma inscrição do docente Ao longo do ano letivo, poderão ser cadastradas ou excluídas inscrições com a disponibilidade de tempo do docente para ministrar aulas em Dupla Regência. 1. Inscrever um docente Esse processo ocorre quando se deseja cadastrar um docente para participar do processo de alocação de docentes em aulas de Dupla Regência, incluindo seu registro e sua disponibilidade de tempo para preenchimento das vagas em aberto. Esta inscrição ficará 7
disponível para todas as escolas da rede, sendo que pode ser alocado em qualquer escola, desde esteja de acordo com as regras estipuladas pela rede a respeito da Dupla Regência. Para isso, deve-se seguir os seguintes procedimentos: i. No Portal do Gestão Escolar, acesse o sistema Dupla Regência e em seguida clique na opção Cadastros. Você encontrará o recurso Inscrição de docentes dentro dela. ii. Clique na opção Nova inscrição, e o formulário abaixo será exibido: iii. Caso seja PI: Selecione quais as matrículas para as quais pretende completar a jornada do docente com dupla regência, e quais disciplinas pretende ele poderá ministrar. iv. Caso seja PII: Selecione o turno para o qual o docente está se inscrevendo para Dupla Regência. v. Em seguida, marque quais os tempos o docente possui disponível para ser indicado: Importante: Observe que tem uma aba para incluir a disponibilidade para cada turno (manhã /tarde/ noite) 8
É possível marcar todos os tempos de um turno através da opção Selecionar todos e desmarcar tudo através da opção Apagar todos O docente poderá se inscrever em uma matrícula PI para várias disciplinas, dependendo das suas habilidades. O docente com duas matrículas deverá efetuar a sua inscrição com os totais de tempos para cada matrícula. O HC não poderá ser alterado, é calculado automaticamente pelo sistema e deve ser marcada a disponibilidade na grade para o HC também vi. Clique na opção Salvar. 2. Consultar inscrições cadastradas i. No Portal do Gestão Escolar, acesse o sistema Dupla Regência e em seguida clique na opção Cadastros. Você encontrará o recurso Inscrição de docentes dentro dela. ii. Preencha os dados de pesquisa e clique na opção Pesquisar. O resultado da pesquisa será exibido abaixo dos campos de busca, conforme figura abaixo: 3. Alterar ou Excluir uma inscrição Ao consultar as inscrições cadastradas, o diretor da escola pode querer alterar os dados desta inscrição. Para isso, após selecionar a inscrição desejada, clicando sob a coluna docente na linha desejada, o sistema irá exibir todos os campos preenchidos e disponibilizar os seguintes campos para alteração: Email Total de Tempos (caso seja PI) Turno (caso seja PII ou PEI) 9
Disciplina Grade de tempos disponíveis iv. Altere as informações possíveis desejadas. v. Para finalizar clique em Salvar para alterar a inscrição do docente. vi. Caso deseje excluir uma inscrição, selecione a opção que aparece no final da linha da cada inscrição com o símbolo e confirme a exclusão. Importante Você não poderá excluir ou alterar uma inscrição que que já tenha indicações ou que já esteja confirmado o horário Cenário de Uso III Indicação de Docentes Objetivos de aprendizagem Ao concluir essa etapa, você aprenderá... Fazer indicações de docente para uma vaga Alterar uma indicação 1. Indicar docentes para uma vaga i. No Portal do Gestão Escolar, acesse o sistema Dupla Regência e em seguida clique na opção Movimentações. Você encontrará o recurso Indicação de docentes dentro dela. 10
ii. Clique na opção Nova indicação. iii. Primeiramente, devem ser inseridos os dados sobre a vaga que se está indicando os docentes, selecionando primeiramente a vaga, e logo em seguida as turmas, conforme as figuras abaixo: iv. Em seguida, é possível buscar as inscrições dos docentes que se encaixam nesta vaga (mesmo cargo, disciplina) e também no mesmo horário, selecionando na grade de tempos o horário desejado para ser preenchido, clicando em Filtrar Horário : 11
v. Depois, basta selecionar quais docentes serão indicados e em qual ordem de preferência: vi. Logo após a ordenação, selecione a grade de tempos de cada docente na opção Ver grade. Nesta tela deve-se sugerir os tempos para efetuar as aulas em dupla regência. vii. Após o preenchimento de todos os dados necessários para o cadastro das indicações, selecione a opção Validar e salvar docente. Observação: Ao indicar o docente, este receberá um email informando que está sendo indicado para preenchimento da vaga em questão, caso o diretor confirme o envio do email. Importante Você pode selecionar os tempos de aula clicando sob os quadradinhos em verde, que são os tempos disponíveis do docente. Para sugerir o HC, altere a opção de Tempos de aula para Hora Complementar e selecione os quadradinhos correspondentes aos tempos reservados para HC. 2. Consultar indicações cadastradas i. No Portal do Gestão Escolar, acesse o sistema Dupla Regência e em seguida clique na opção Movimentações. Você encontrará o recurso Indicação de docentes dentro dela. 12
ii. Preencha os dados de pesquisa e clique na opção Pesquisar. O resultado da pesquisa será exibido abaixo dos campos de busca, conforme figura abaixo: 3. Alterar uma indicação Ao consultar as indicações cadastradas, você pode querer alterar os dados desta indicação. Para isso, após selecionar a indicação desejada, clicando sob a opção Alterar na linha desejada, o sistema irá exibir todos os campos preenchidos e disponibilizar os seguintes campos para alteração: Grade de sugestão de tempos Inclusão de docentes indicados É possível alterar a grade sugerida i. Altere as informações possíveis desejadas. ii. Para finalizar clique em Validar e Salvar docente para alterar as indicações. Importante Depois de salvar, você não poderá excluir uma indicação de docente, mas poderá indicar novos docentes caso não tenha já indicado os 5 docentes da primeira vez 13
4. Verificar indicações aprovadas Após serem feitas as indicações dos docentes, o professor deverá confirmar o interesse na vaga, então a indicação ficará como confirmada, e a CRE precisará aprovar a confirmação do docente. Logo que a CRE aprovar, a indicação ficará com a situação Aprovada, como mostra a figura abaixo: Cenário de Uso IV Efetuar o término da vaga Objetivos de aprendizagem Ao concluir essa etapa, você aprenderá... Finalizar a alocação de um docente na vaga de Dupla Regência 1. Finalizar a alocação do docente i. No Portal do Gestão Escolar, acesse o sistema Dupla Regência e em seguida clique na opção Movimentações. Você encontrará o recurso Finalizar Alocação dentro dela. 14
ii. Para finalizar uma alocação, primeiro é preciso buscar qual vaga aprovada deve ser finalizada. Para isso, utilize os filtros necessários e selecione a opção Pesquisar : iii. Em seguida, é possível selecionar a vaga aprovada através do nome do docente. iv. Neste momento, o sistema exibirá um formulário para indicar a data final de vigência e a justificativa para o término: v. Em seguida, selecione a oopção Salvar. Importante Depois de finalizar uma alocação, não é possível mais alterar este término. 2. Consultar términos cadastrados i. No Portal do Gestão Escolar, acesse o sistema Dupla Regência e em seguida clique na opção Movimentações. Você encontrará o recurso Finalizar alocação dentro dela. 15
ii. Na opção Situação selecione a opção Encerradas. Desta forma, aparecerão somente as aprovações que foram finalizadas: Cenário de Uso V Relatórios e documentos Objetivos de Aprendizagem Ao concluir esta etapa, você aprenderá... Como emitir relatórios e emitir documentos Para facilitar a visualização dos dados cadastrados no sistema, foram criados alguns relatórios e também documentos que viabilizam a formalização da Dupla Regência para o docente na rede. 16
1. Relatório de Disponibilidade i. No Portal do Gestão Escolar, acesse o sistema Dupla Regência e em seguida clique na opção Relatórios. Você encontrará a opção Relação de disponibilidade. ii. O sistema irá exibir os filtros para visualização dos dados, como mostra a figura abaixo. iii. Em seguida, basta clicar na opção Gerar relatório. iv. O sistema irá exibir todas as inscrições em aberto, ou seja, que tenham disponibilidade para serem indicadas para alguma vaga: 17
2. Relatório de Aprovações v. No Portal do Gestão Escolar, acesse o sistema Dupla Regência e em seguida clique na opção Relatórios. Você encontrará a opção Relação de aprovações. vi. O sistema irá exibir os filtros para visualização dos dados, como mostra a figura abaixo. vii. Em seguida, basta clicar na opção Gerar relatório. viii. O sistema irá exibir todas as indicações que foram aprovadas pelo RH da CRE: 18
3. Relatório de Términos ix. No Portal do Gestão Escolar, acesse o sistema Dupla Regência e em seguida clique na opção Relatórios. Você encontrará a opção Relação de términos. x. O sistema irá exibir os filtros para visualização dos dados, como mostra a figura abaixo. xi. Em seguida, basta clicar na opção Gerar relatório. xii. O sistema irá exibir todas as aprovações que foram finalizadas, ou seja, que os docentes não dão mais aula em Dupla Regência para tal vaga: 19
4. Declaração de autorização i. No Portal do Gestão Escolar, acesse o sistema Dupla Regência e em seguida clique na opção Relatórios. Você encontrará a opção Declaração de Autorização. ii. O sistema irá exibir os filtros para visualização dos dados, como mostra a figura abaixo. iii. Após montar o filtro, e selecionar a opção Pesquisar, o sistema irá exibir as aprovações de docentes para seleção de qual deverá emitir a declaração. Em seguida, selecione a opção Imprimir na linha da aprovação correspondente, conforme figura abaixo: iv. O sistema irá emitir na tela o documento de autorização, como mostra a figura abaixo. Para uma impressão com melhor formatação, exporte o relatório para PDF e envie para a impressora. 20
5. Termo de Compromisso i. No Portal do Gestão Escolar, acesse o sistema Dupla Regência e em seguida clique na opção Relatórios. Você encontrará a opção Declaração de ciência e compromisso. ii. O sistema irá exibir os filtros para visualização dos dados, como mostra a figura abaixo. 21
iii. Após montar o filtro, e selecionar a opção Pesquisar, o sistema irá exibir as aprovações de docentes para seleção de qual deverá emitir o termo de compromisso. Em seguida o usuário deve selecionar a opção Imprimir na linha da aprovação correspondente, conforme figura abaixo: iv. O sistema irá emitir na tela o termo de compromisso, como mostra a figura abaixo. Para uma impressão com melhor formatação, exporte o relatório para PDF e envie para a impressora. 22