Disciplina Gestão da Informação e do Conhecimento (ACA603)

Universidade Federal do Rio de Janeiro Centro de Ciências Jurídicas e Econômicas Faculdade de Administração e Ciências Contábeis Biblioteconomia e Gestão de Unidades de Informação Disciplina Gestão da Informação e do Conhecimento (ACA603) Profa. Fabrícia Sobral fabricia.protic@gmail.com

AULA 3 AMBIENTES E FLUXOS DE INFORMAÇÃO

Objetivos desta aula Ao final desta aula o aluno será capaz de... Compreender a influência da Teoria Estruturalista na gestão das organizações. Identificar os ambientes relacionados às organizações nos contextos da administração e no gerenciamento de informações. Identificar as características do ambiente organizacional. Identificar os fluxos formais e informais de informação. 3

Organizações: ambientes e fluxos Visão histórica das organizações à luz da Teoria Estruturalista Ambiente organizacional e informacional à luz da Ecologia da Informação Estrutura Organizacional Fluxos da Informação 4

Visão histórica das organizações Chiavenato (2003, p.288): Contextualização da Teoria Estruturalista: 1. Oposição surgida entre a Teoria Tradicional e a Teoria das Relações Humanas incompatíveis entre si. Necessária uma posição mais ampla e compreensiva que integrasse os aspectos que eram considerados por uma e omitidos pela outra e vice-versa. Síntese da Teoria Clássica (formal) e da Teoria das Relações Humanas (informal), inspiração na abordagem de Max Weber Teoria da Burocracia - e Karl Marx. 5

Visão histórica das organizações Chiavenato (2003, p.288): Contextualização da Teoria Estruturalista: 2. Necessidade de visualizar a organização como uma unidade social grande e complexa, onde interagem grupos sociais que compartilham algum dos objetivos da organização (como a viabilidade econômica da organização), mas que podem incompatibilizar com outros (como a maneira de distribuir lucros da organização). Tem seu diálogo maior com a Teoria das Relações Humanas. 6

Visão histórica das organizações Chiavenato (2003, p.288): Contextualização da Teoria Estruturalista: 3. Influência do estruturalismo nas ciências sociais e sua repercussão nos estudos das organizações. Estruturalismo Abstrato (Lévy-Strauss): a estrutura é uma construção abstrata de modelos para representar a realidade. Estruturalismo Concreto (Gurwitch e Radcliff- Brown): é o conjunto de relações sociais em um dado momento. 7

Visão histórica das organizações Chiavenato (2003, p.288): Contextualização da Teoria Estruturalista: 3. Influência do estruturalismo nas ciências sociais e sua repercussão nos estudos das organizações. Estruturalismo Dialético (Karl Marx): a estrutura é constituída de partes que se descobrem, se diferenciam, e ganham autonomia umas sobre as outras, mantendo a integração e a totalidade sem fazer soma ou reunião entre si, mas pela reciprocidade instituída entre elas. 8

Visão histórica das organizações Chiavenato (2003, p.288): Contextualização da Teoria Estruturalista: 3. Influência do estruturalismo nas ciências sociais e sua repercussão nos estudos das organizações. Estruturalismo Fenomenológico (Max Weber): a estrutura é um conjunto que se constitui, se organiza e se altera e seus elementos tem uma certa função sob uma certa relação, o que impede o tipo ideal de estrutura de retratar fiel e integralmente a diversidade e a variação do fenômeno real. 9

Visão histórica das organizações Chiavenato (2003, p.288): Contextualização da Teoria Estruturalista: 4. Novo conceito de estrutura: voltado para o todo e para o relacionamento das partes na constituição do todo; a totalidade, a interdependência das partes e o fato de o que o todo é maior do que a simples soma das partes. Toda modificação de um elemento acarreta a modificação dos outros elementos e relações. 10

Visão histórica das organizações O advento das organizações Para os estruturalistas, a sociedade moderna e industrializada é uma sociedade de organizações das quais o homem passa a depender para nascer, viver e morrer (CHIAVENATO,2003, p.290). As organizações sociais são consequências da necessidade que as pessoas tem de relacionar-se e juntarse com outras pessoas a fim de poder realizar seus objetivos (CHIAVENATO, 2003, p.293). 11

Visão estruturalista Ações fundamentais da organização Análise organizacional Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista 1. A organização formal como organização informal Organização formal Teoria Clássica e Teoria da Burocracia - padrão de organização determinado pela administração. Organização informal Teoria das Relações Humanas - relações sociais que se desenvolvem entre as pessoas. 12

Visão estruturalista Ações fundamentais da organização Análise organizacional Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista 2. As recompensas salariais e materiais como as recompensas sociais e simbólicas Utilizadas para motivar pessoas (salário, status, símbolos de posição ex.: tamanho da mesa, carros da companhia, promoção de cursos e treinamentos. Significantes para o corpo funcional e importante para a vida da organização. 13

Visão estruturalista Ações fundamentais da organização Análise organizacional Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista 3. Diferentes enfoques da organização Modelo racional da organização ênfase no planejamento e controle alcançar metas o As partes são submissas a uma rede monolítica de controle o Objetivos organizacionais explicitados o Estruturas organizacionais voltadas para eficiência o Recursos alocados de acordo com plano diretor 14

Visão estruturalista Ações fundamentais da organização Análise organizacional Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista 3. Diferentes enfoques da organização Modelo natural de organização ênfase na auto regulação sobrevivência do sistema o As partes são interdependentes cuja vinculação é determinada por meio de processos evolutivos o As relações entre as partes e suas atividades visam manter o sistema equilibrado e estável o Comportamento determinado pela ação do meio ambiente (externo e amplo). Presença da organização informal. 15

Visão estruturalista Ações fundamentais da organização Análise organizacional - Diferentes enfoques da organização O Modelo Racional e o Modelo Natural Extraído de: CHIAVENATO (2003) 16

Visão estruturalista Ações fundamentais da organização Análise organizacional Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista 4. Diferentes níveis da organização Nível institucional Ou nível estratégico. É o mais elevado, composto dos dirigentes ou de altos funcionários. Responsável pela definição dos principais objetivos e estratégias organizacionais. 17

Visão estruturalista Ações fundamentais da organização Análise organizacional Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista 4. Diferentes níveis da organização Nível gerencial Ou nível intermediário. Responsável pela transformação das decisões em planos e programas para execução no nível técnico. Detalhamento dos problemas, captação dos recursos e distribuição e colocação dos produtos e serviços da organização. 18

Visão estruturalista Ações fundamentais da organização Análise organizacional Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista 4. Diferentes níveis da organização Nível operacional Ou nível operacional. Execução de tarefas, desenvolvimento de programas e aplicação de técnicas. Segue programas e rotinas estabelecidos no nível gerencial. 19

Visão estruturalista Ações fundamentais da organização Análise organizacional Níveis de organização Fonte: http://www.ceap.br/material/mat11112010112542.pdf 20

Visão estruturalista Ações fundamentais da organização Análise organizacional Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista 5. Diferentes tipos de organização Fábricas administração cientifica e da Teoria das Relações Humanas. Organizações pequenas, médias e grandes (tamanho); públicas e privadas (dependência). Organizações militares, presídios (de Estado) Organizações religiosas (igrejas) e filantrópicas (de serviço). 21

Visão estruturalista Ações fundamentais da organização Análise organizacional Abordagem múltipla da Teoria Estruturalista 6. A análise intraorganizacional e interorganizacional Intraorganizacional: análise dos fenômenos internos à organização; obedece aos limites da organização. Interorganizacional: observa também o que ocorre além dos limites da organização. Está voltada para as relações externas entre uma organização e outras organizações no ambiente (extrapola os limites da organização). 22

Visão estruturalista Ações fundamentais da organização Objetivo organizacional É uma situação desejada que a organização tenta atingir (CHIAVENATO, 2003, p. 301). Unidades simbólicas ou ideais que se pretende transformar em realidade. A eficiência de uma organização é medida pelo alcance dos objetivos propostos. A competência é medida pelo volume de recursos utilizados para realizar a produção. Está ligada ao objetivo da organização [...] cresce à medida que os custos decrescem. 23

Visão estruturalista Ações fundamentais da organização Estratégia organizacional É a maneira pela qual uma organização lida com o ambiente para atingir seus objetivos. Ênfase no ambiente e na interdependência entre organização e ambiente. Estratégia de competição: rivalidade entre duas ou mais organizações frente à mediação de terceiro grupo. Estratégia de cooperação: requer interação direta entre as organizações do ambiente. Fonte: (CHIAVENATO, 2003, p. 303). 24

Visão estruturalista Além das fronteiras da organização Ambiente organizacional É o contexto externo (humano, social, político e econômico) que envolve externamente uma organização. O ambiente é constituído pelas outras organizações que formam a sociedade. Tudo o que envolve externamente uma organização. Fonte: (CHIAVENATO, 2003, p. 302) 25

Visão estruturalista Além das fronteiras da organização Ambiente organizacional Conceitos fundamentais para a análise interorganizacional: Interdependência das organizações com a sociedade Nenhuma organização é autônoma ou auto-suficiente. Toda organização depende de outras organizações e da sociedade em geral. Consequências dessa interdependência são: mudanças frequentes nos objetivos organizacionais à medida que ocorrem mudanças no ambiente externo e um certo controle ambiental sobre a organização. 26

Visão estruturalista Além das fronteiras da organização Ambiente organizacional Conceitos fundamentais para a análise interorganizacional: Conjunto organizacional O ponto de partida para o estudo das relações interorganizacionais é o conceito de conjunto de papéis desenvolvido por Merton para analisar as relações de papel. Conjunto de papéis consiste no complexo de papéis e relações de papéis que o ocupante de um dado status tem em virtude de ocupar o status. 27

Visão estruturalista Além das fronteiras da organização Ambiente organizacional Conceitos fundamentais para a análise interorganizacional: Conjunto organizacional O conceito de conjunto organizacional é análogo ao de conjunto de papéis. Cada organização ou classe de organizações tem interações com uma cadeia de organizações em seu ambiente, formando um conjunto organizacional. 28

Visão estruturalista Além das fronteiras da organização Ambiente organizacional Conceitos fundamentais para a análise interorganizacional: Conjunto organizacional As relações entre uma organização focal e seu conjunto organizacional são medidas pelos conjuntos de papéis de seu pessoal de fronteira, isto é, pelo seu pessoal que está voltado externamente para o contato ou ligação com outras organizações. 29

Ambiente Organizacional Ecologia da informação de Davenport Abordagem para o gerenciamento da informação Administração holística da informação ou administração informacional centrada no ser humano. 30

Ambiente Organizacional Ecologia da informação de Davenport Ambiente organizacional na Ecologia da Informação Números prédios, escritórios e espaços físicos estão envolvidos, qual tipo de tecnologia já existe, qual é a situação dos negócios, assim como o ambiente externo. 31

Ambiente Organizacional Ecologia da informação de Davenport De que forma os negócios, o espaço físico e a tecnologia afetam a gestão da informação e do conhecimento? Um modelo ecológico para o gerenciamento da informação Extraído de: DAVENPORT(1998) 32

Ambiente Organizacional Ecologia da informação de Davenport Os requisitos fundamentais para o sucesso da implantação da GC incluem o ambiente organizacional e a motivação das pessoas envolvidas no processo, pois somente indivíduos motivados contribuem para a organização (CIANCONI, 2003, p.256). 33

Ambiente Organizacional Relação com a informação/conhecimento Os ambientes organizacionais são constituídos por um conjunto de elementos: estrutura, processos, fluxos, comunicação, cultura, entre outros. Os fluxos de trabalho são constituídos por informação e conhecimento direcionados às atividades e tarefas desempenhadas. Fonte: VALENTIM (2013). 34

Ambiente Organizacional Relação com a informação conhecimento O ambiente organizacional naturalmente impõe um ambiente informacional, a partir da própria estrutura existente e dos processos, atividades e tarefas desenvolvidos (VALENTIM, 2013). 35

Ambiente Informacional Ecologia da informação de Davenport Subdividido em seis componentes: Processo Informacional: mostra como o trabalho é feito. Em uma situação ideal, a empresa deve ter uma visão ampla, definindo os processos informacionais assim como toda a atividade exercida por quem trabalha com a informação. Arquitetura Informacional: compreende o conjunto de recursos utilizados pela empresa para o atendimento de suas necessidades informacionais. Pode-se incluir: softwares, mapas, diretórios, documentos e profissionais especializados. A arquitetura da informação é o elo entre o comportamento, processos e pessoal especializado com a estrutura organizacional, espaço físico e métodos administrativos. Fonte: Llatas (s.d) 36

Ambiente Informacional Ecologia da informação de Davenport Subdividido em seis componentes: Política Informacional: define as diretrizes para o gerenciamento e uso das informações corporativas. As razões principais para as empresas não lidarem consciente e sistematicamente com a política da informação são o desconhecimento da importância da gestão da informação ou o medo de ferir a hierarquia já existente na empresa. Estratégia Informacional: define os tipos de informação a serem priorizados pela empresa; os passos do ciclo de gerenciamento do conhecimento a serem enfatizados; como a informação será útil para a empresa. Fonte: Llatas (s.d) 37

Ambiente Informacional Ecologia da informação de Davenport Subdividido em seis componentes: Comportamento Informacional: como as pessoas lidam com a informação, ou seja, como ela busca, utiliza, cria, altera, acumula, valoriza e estabelece tantas outras atitudes com relação à informação; Cultura Informacional: define os tipos de informação a serem priorizadas pela organização e como estas informações serão úteis, além do que ser enfatizado no gerenciamento do conhecimento. Fonte: Llatas (s.d) 38

Estrutura Organizacional O esqueleto da organização É a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos. Forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. Deve ser delineada de acordo com os objetivos e estratégias estabelecidos pela empresa. É uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas pela empresa. Fonte: http://www.professorcezar.adm.br/textos/estrutura%20organizacional.pdf 39

Estrutura Organizacional Tipos de estrutura Estrutura Organizacional Formal Planejada e formalmente representada, em alguns aspectos, pelo organograma da organização (empresa, instituição). Possui as seguintes características: Ênfase a posições em termos de autoridades e responsabilidades; É estável e sujeita a controle; Está na estrutura e possui um líder formal. Fonte: http://www.professorcezar.adm.br/textos/estrutura%20organizacional.pdf 40

Estrutura Organizacional Tipos de estrutura Estrutura Organizacional Informal Surge da interação social das pessoas, se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem. Representa relações que usualmente não aparecem no organograma. São relacionamentos não-documentados e nãoreconhecidos oficialmente entre os membros de uma organização que surgem inevitavelmente em decorrência das necessidades pessoais e grupais dos empregados. Fonte: http://www.professorcezar.adm.br/textos/estrutura%20organizacional.pdf 41

Estrutura Organizacional Tipos de estrutura Estrutura Organizacional Informal Possui as seguintes características: Está nas pessoas. A autoridade flui na maioria das vezes na horizontal. É instável e não está sujeita a controle. Está sujeita aos sentimentos. Possui um líder informal. Desenvolve sistemas e canais de comunicação. Fonte: http://www.professorcezar.adm.br/textos/estrutura%20organizacional.pdf 42

Fluxos Informacionais Fluxos formais e informais Produzidos no ambiente organizacional pelas pessoas e setores que nela atuam, a partir das atividades, tarefas e decisões que vão sendo realizadas. No ambiente organizacional, as informações produzidas utilizam um jargão próprio, relacionadas ao setor ou à pessoa que as geraram, assim como são relacionadas aos micro objetivos e metas. Fonte: (VALENTIM, 2013) 43

Fluxos Informacionais Fluxos formais e informais No decorrer do fluxo, a mesma informação pode ser usada/aplicada para outros objetivos, assim ajusta-se o jargão e agrega-se ou não outros valores que inicialmente a informação não possuía, portanto, a informação é mutável e não estática (VALENTIM, 2013). 44

Fluxos Informacionais Fluxos formais Refere-se à informação que perpassa formalmente as diferentes unidades de trabalho como diretorias, gerência, divisões, departamentos, setores, seções, etc., por meio de memorandos, atas, relatórios, planilhas, e-mails, etc. (VALENTIM, 2005). 45

Fluxos Informacionais Fluxos informais Relacionado à informação gerada/comunicada entre as pessoas por meio das relações humanas construídas nas diferentes unidades de trabalho (VALENTIM, 2005). 46

Fluxos Informacionais Direcionamento dos Fluxos Vertical descendente É o processo de informações da cúpula diretiva da organização para os subalternos, isto é, a comunicação de cima para baixo. Nesse tipo de comunicação, são transmitidas normas, procedimentos, atribuições, instruções, estratégias, objetivos e metas, práticas organizacionais, notícias institucionais etc. 47

Fluxos Informacionais Direcionamento dos Fluxos Vertical Ascendente É o processo contrário. São as pessoas situadas na posição inferior da estrutura organizacional que enviam à cúpula suas informações. Esse fluxo é correspondente ao processo de feedback, ou seja, é o retorno do corpo funcional sobre o modelo de gestão, ações administrativas e planos organizacionais determinados pela empresa. 48

Fluxos Informacionais Direcionamento dos Fluxos Horizontal É a comunicação que ocorre no mesmo nível. É a comunicação entre os pares e as pessoas situadas em posição hierárquicas semelhantes. Esse fluxo ajuda na compreensão entre pares e torna possível que a equipe una esforços, além de satisfazer necessidades como inclusão, controle e afeição. 49

Fluxos Informacionais Direcionamento dos Fluxos Transversal Se dá em todas as direções, fazendo-se presente nos fluxos descendente, ascendente e horizontal nas mais variadas posições das estruturas ou da arquitetura organizacional. Esse tipo de fluxo acontece nas organizações orgânicas e flexíveis que permitem uma gestão mais participativa e integrada, criam condições para que as pessoas passem a intervir em diferentes áreas e com elas interagir. 50

Fluxos Informacionais Direcionamento dos Fluxos A gestão da informação e do conhecimento ocorre a partir dos fluxos formais e informais corporativos, de tal modo, que a primeira atividade a ser desenvolvida é o mapeamento destes fluxos. A partir do reconhecimento destes fluxos é que o trabalho de gestão se inicia. Extraído: Valentim (2005) 51

Síntese da aula Nessa aula o aluno... Compreendeu como as bases da Teoria Estruturalista contribuíram para a formação de um modelo de gestão da organização mais voltado para a interdependência do todo e suas partes. Entendeu que o conceito de ambiente organizacional enfoca as relações interorganizacional. Identificou os ambientes intraorganizacional, interorganizacional, organizacional e informacional. Compreendeu que os fluxos da informação se relacionam com as estruturas formais e informais. 52

Mapping yourself! 53

Leitura recomendada Para melhor entendimento dessa aula, leia: CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Estruturalista. Capítulo 12, p.287-322. In: Introdução à teoria geral da administração. DAVENPORT, T. Conectando a empresa: a informação e a organização. Capítulo 10, p. 224-246. In: Ecologia da informação. São Paulo: Futura, 1998. VALENTIM, Marta. Gestão da informação e do conhecimento e a importância da estrutura organizacional. 2005. Disponível em: http://www.ofaj.com.br/colunas_conteudo_print.php?cod=241. 54

O que vem na próxima aula Na próxima aula você vai estudar: Ambiente informacional Cultura organizacional e cultura informacional Comunicação organizacional e comunicação informacional Distribuição e disseminação da informação/conhecimento Demandas e necessidades de informação 16/09/2016 Curso de Biblioteconomia e Gestão de Unidade de Informação Disciplina Gestão da Informação e do Conhecimento 55

Referências 1. CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da Administração. Capítulo 12 Teoria Estruturalista da Administração. 2003. Disponível parcialmente no Google Books. 2. DAVENPORT, T. Conectando a empresa: a informação e a organização. Capítulo 10, p. 224-246. In: Ecologia da informação. São Paulo: Futura, 1998. 3. http://www.portal-administracao.com/2015/03/teoria-das-relacoes-humanas-conceito.html 4. https://pt.wikipedia.org/wiki/teoria_das_relações_humanas 5. http://www.scielo.br/pdf/rae/v10n4/v10n4a02.pdf 6. http://www.ceap.br/material/mat11112010112542.pdf 7. LLATAS, Maria V. Ecologia da Informação e Ambiente Informacional. 8. VALENTIM, Marta. GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO E A IMPORTÂNCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL. 2005. Disponível em: <http://www.ofaj.com.br/colunas_conteudo.php?cod=241>. 9. VALENTIM, Marta. Ambientes e fluxos de informação: transversalidades. 2013. In: Seminário Tendências da gestão da informação em instituições de ciência e tecnologia. 56