POLÍTICA DE ATIVOS
POLÍTICA CORPORATIVA 2 Área responsável Administrativa Vice-Presidência aprovação Vice-Presidência Administrativa, Financeira e Tecnologia Diretor responsável Vagner de Paula Guzella Gestor responsável Marcio Guerino Data 1ª Edição 14/03/2016 Data Última atualização 14/03/2016 Versão atual 01 Políticas do Grupo Talanx Não Aplicável Políticas que devem ser lidas em conjunto Não Aplicável Nº. da versão 01 14/03/2016 HISTÓRICO DE REVISÕES Data Descrição da alteração Autor Revisor Segregação das Políticas; Inclusão Quadro Informações Gerais da Política (Responsáveis; Versão Atual; Políticas Aplicáveis); Inclusão de Histórico de Revisões Marcio Guerino Vagner Guzella
POLÍTICA CORPORATIVA 3 Sumário 1. ATIVO IMOBILIZADO... 4 1.1. Controle... 4 1.2 Inventário Físico... 5 1.3 Envio de Equipamento para conserto... 5 2. COMPRA, VENDA OU DOAÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO... 7 2.1 Geral... 7 2.2 Informática... 7
POLÍTICA CORPORATIVA 4 1. ATIVO IMOBILIZADO Esta política visa estabelecer as diretrizes para controle do ativo imobilizado da HDI Seguros. 1.1. Controle Responsabilidade - todos os colaboradores têm a obrigação de zelar pelo patrimônio da HDI Seguros, através da economia de material, economia no uso dos serviços, cuidados no manuseio dos equipamentos e conservação de ativos. Sistema de controle patrimonial - o controle do Ativo Imobilizado é efetuado pela área da Contabilidade, utilizando o Sistema de Controle Patrimonial. Bens ativáveis - serão ativados os bens com vida útil superior a um ano e de valor individual superior a R$ 326,62 (trezentos e vinte e seis reais e sessenta e dois centavos), de acordo com a legislação do imposto de renda. Os bens abaixo deste valor, serão contabilizados diretamente contra o resultado na conta Bens de Pequeno Valor. A exceção é o mobiliário (cadeiras, armários, etc.) que mesmo com valor inferior ao mencionado, deverão ser ativados; Materiais de construção adquiridos para pequenos reparos, deverão ser alocados como despesa direta. Movimentação - todas as movimentações de bens do Ativo Imobilizado (aquisições, transferências e baixas por venda, doação, roubo, obsolescência ou inexistência), deverão ser comunicadas à Contabilidade através do envio do formulário BIP Boletim de Informações Patrimoniais. As solicitações de pagamento que não tiverem o BIP e arquivo eletrônico em poder da Controladoria, estarão sujeitas a serem consideradas como despesa e/ou terem sua liberação bloqueada. Portanto o envio da documentação, deverá ser efetuado tão logo seja solicitado o pagamento. As normas específicas sobre a movimentação de ativos, constam no capítulo 16.1 deste manual. Etiquetas de identificação Os bens receberão uma Etiqueta de Identificação (vide modelo), exceto os casos em que o tamanho ou a dificuldade na individualização do bem não o permita, tal como veículos e divisórias;
POLÍTICA CORPORATIVA 5 Será utilizada a etiqueta na cor branca (vide modelo) em substituição à etiqueta verde para os bens que tiverem sua etiqueta danificada, descolada, extraviada ou com impossibilidade de leitura visual ou por código de barras. A numeração da etiqueta será idêntica ao número do bem no Sistema de Controle Patrimonial; os bens que não receberem etiquetas, receberão um número de identificação que se inicia em 100.000 para fins de diferenciação; As etiquetas deverão ser afixadas em local visível, que via de regra, será o canto superior direito da parte frontal dos bens. Pedimos seguir corretamente as instruções do fabricante para a fixação das etiquetas; O departamento de compras e de tecnologia, serão responsáveis pela afixação das placas dos bens que passarem pela matriz. Nos demais casos, a Contabilidade enviará as etiquetas ao departamento requisitante, para fixação. 1.2 Inventário Físico A auditoria interna é responsável por realizar inventários físicos esporádicos, de acordo com a programação de visitas estabelecidas pela Presidência, com base na listagem dos bens, fornecida pela Contabilidade; No caso de algum Ativo não ser localizado no inventário ou não ser localizado como sobra em outro Centro de Custo, a gerência responsável, deverá justificar o extravio do mesmo, e submeter à Diretoria Administrativa, Financeira e de Sistemas; 1.3 Envio de Equipamento para conserto A área de compras, deve ser consultada para verificação da garantia do equipamento; A área responsável pelo envio do equipamento para conserto, deve verificar a existência da plaqueta de ativo; O requisitante é responsável pela emissão do BIP (Boletim de Informações Patrimoniais) de saída para conserto, e enviar uma cópia por e-mail, para área de compras ibrahimd@hdi.com.br; O requisitante, deve solicitar a emissão de nota fiscal de REMESSA PARA CONSERTO para a Área de Tributos;
POLÍTICA CORPORATIVA 6 No caso de empréstimo de equipamento para suprir o que foi enviado para conserto, o requisitante deve solicitar ao fornecedor do equipamento, a emissão de nota fiscal de EMPRÉSTIMO DE EQUIPAMENTO constando o Nº de Ativo e o Nº de série do equipamento; Havendo orçamento, deverá passar por aprovação da área de compras; No retorno do equipamento, a Nota Fiscal deverá conter dados do Ativo e Série do equipamento e ser anexada ao orçamento e ao BIP de retorno; Na devolução do equipamento emprestado, deverá ser solicitada a emissão da Nota Fiscal de DEVOLUÇÃO DE EMPRÉSTIMO DE EQUIPAMENTO, destacando no corpo da Nota Fiscal o Nº e a data de emissão que originou o empréstimo.
POLÍTICA CORPORATIVA 7 2. COMPRA, VENDA OU DOAÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO Esta política estabelece as regras de movimentação do ativo permanente imobilizado, tais como: veículos, equipamentos para informática, linhas telefônicas, etc. 2.1 Geral O valor mínimo a ser ativado, conforme a legislação, é de R$ 326,62 (trezentos e vinte e seis reais e sessenta e dois centavos), conforme identificado no Manual de Procedimentos para Ativo Fixo); O BIP (Boletim de Informações Patrimoniais), deve ser preenchido, assinado e enviado eletronicamente anexo à 3ª via da nota fiscal de compras, ao Departamento de Contabilidade e em seguida, enviados via malote. De posse aos documentos físicos, o departamento de contabilidade se responsabilizará por colocar a numeração da plaqueta de ativo e devolver à Filial/Bate-Pronto; Para a venda ou doação de bens, o gestor requisitante solicitará ao Diretor Adjunto de Administração e Finanças, que aprovará em conjunto com a Vice Presidência Administrativa, Financeira e de Sistemas. Após a aprovação, deverá seguir os passos abaixo: Apresentar a instituição/entidade receptora da doação através de carta em papel timbrado da mesma, com o carimbo do CNPJ e assinaturas, solicitando a doação dos bens ou no caso de venda, a proposta do comprador; Emitir BIP (Boletim de Informação Patrimonial) para a baixa dos ativos, removendo dos bens as etiquetas verdes de patrimônio e colar as mesmas no BIP; Solicitar a NF de doação ou de venda, conforme o caso, para a Controladoria (Tributos), anexando o BIP de baixa, por doação ou venda, com as etiquetas. No caso de doação, solicitar uma carta em papel timbrado da instituição/entidade com a assinatura e carimbo de CNPJ, atestando o recebimento dos bens, juntada do canhoto assinado da nota fiscal de doação. No caso de venda, solicitar assinatura no canhoto da nota fiscal de venda. No caso de transferência de ativo de um centro de custo para outro, deverá ser preenchido o BIP com a identificação da transferência e encaminhar via e- mail ao Departamento de Contabilidade, além do envio do documento preenchido e assinado. 2.2 Informática As compras de equipamentos de informática devem ser submetidas à apreciação da Diretoria Adjunta de TI, que discutirá a real necessidade com a Vice-Presidência Administrativa, Financeira e Sistemas.