Workflow com o DocuWare Solution Info Workflow de documentos eficiente e transparente com o DocuWare As soluções de workflow para documentos com o DocuWare melhoram a organização de sua empresa; processos de trabalho agilizados, erros e entradas de dados duplicadas são evitadas. Os funcionários de uma cadeia de processos podem usar o workflow eletrônico para acessar todos os documentos necessários. Os fluxos de trabalho automatizados são fáceis de configurar usando a funcionalidade de carimbos do programa de gerenciamento de documento. Processos na Idade da Pedra? AS informações nos bombardeiam nos dias de hoje de todos os anglos e-mails, contratos, solicitações de clientes, faturas, cartas... Pense em qualquer uma! A correspondência referente a negócios está sendo manuseada me segundos, se movendo de um continente ao outro. Parece que o mundo está rodando um pouco mais rápido que antigamente. Então, porque a era moderna cede espaço para a idade da pedra quando seus funcionários ainda pedem tempo ao agrupar informações; só para seguir adiante com um lento e muitas vezes CUMBERSOME processo baseado em papéis? E a que custo para sua empresa produtividade lenta, serviço ao cliente de baixa qualidade, e sua vantagem competitiva? Benefícios do DocuWare Processos Rápidos e Eficientes Dados de Maior Qualidade Fluxos de Trabalhos Transparentes sem Entrada Múltipla de Dados e Incorreções Visão Geral de todos os processos Com Somente um Clique DE Fácil utilização Controle de Workflow feito com carimbos Auditagem de Processos 1
Sua Base de Conhecimentos está Ajuntando Poeira? Ao invés de andar na velocidade da luz, informações ainda são passadas manualmente em muitas empresas. Os funcionários perdem tempo imprimindo correspondências eletrônicas que são então armazenadas em pastas e arquivos de aço uma forma ideal para toda a base de conhecimento de sua empresa criar poeira. O conhecimento armazenado desta forma em pastas e arquivos de aço não pode ser facilmente usado, monitorado ou analisado. A informação está se perdendo? As correspondências geralmente chegam uma vez ao dia. Geralmente é carimbada com a data de recebimento e colocada na caixa de entrada de alguém. Ali então pode ficar por algum tempo. Talvez o funcionário esteja de férias ou de licença. Não é de se estranhar então que sua empresa não esteja se beneficiando de descontos e perdendo datas limites. E a respeito daqueles arquivos de clientes que um vendedor pegou para atender um chamado? São dados considerados perdidos em ação até que a visita de vendas esteja terminada e os arquivos apareçam novamente. Neste meio tempo, seu departamento de serviços ao cliente está perdido porque algumas das respostas que eles precisam estão fora da empresa. Mas nem todas as informações faltantes estão fora da empresa, é possível que várias delas estejam em qualquer canto da organização. Até mesmo os documentos de fornecedores podem ficar presos pelos vários passos do processo e, nem sempre fica claro em que mesa os documentos faltantes estão se acumulando. Os clientes precisam esperar porque, internamente, as coisas não estão caminhando como deveriam. Com este tipo de produtividade sua empresa não pode continuar competitiva. Processando faturas Transformando Documentos em Valor O DocuWare permite que organizações (ou indústrias) de qualquer tamanho transformem documentos em capital de valor. Independente de formato ou fonte, o DocuWare automatiza processos de negócios e fluxos de trabalho gerenciando eletronicamente e compartilhando documentos. Os documentos são disponibilizados prontamente, no local e momento necessários; uma busca rápida localiza os documentos relacionados. O tempo entre a chegada de um documento para pagamento e quando efetivamente é pago muitas vezes se torna um processo de autorização lento. O resultado: sua empresa perde vantagens como descontos por pagamento antecipado, perda de crédito e da imagem de bom pagador nas relações com seu fornecedor. Muitas vezes várias cópias dos documentos de pagamento circulam por várias áreas antes de o pagamento ser efetivado. Em alguns casos, informações necessárias tais como contratos ou comprovantes de entrega se perdem e o pagamento não pode ser verificado. Demora e longos períodos de processamento se tornam a norma. O estado de um pagamento é em geral pouco claro. Os questionamentos dos fornecedores também podem resultar em buscas demoradas e cópias adicionais. Muitas vezes não há como evitar o arquivamento de documentos originais e de cópias criando-se então uma situação de confusão constante. Dar respostas sobre documentos de contas a receber também consome tempo. Enquanto perguntas de seus clientes ficam sem respostas sobre os produtos adquiridos, as faturas ficam sem pagamento. O fluxo de caixa de sua empresa sofre e a receita que você projetou fica prejudicada. Contabilidade Mais Rápida Documentos de contas a receber podem ser processados muito mais rapidamente com o DocuWare, permitindo que você se beneficie de descontos por antecipação de pagamentos.. O processo de pagamento é claramente estruturado pelos carimbos digitais do DocuWare. O DocuWare também pode ser usado com uma variedade de programas de contabilidade. Você sempre tem uma clareza completa sobre o estado de suas contas a pagar e a receber; quem tem qual documento e em que estágio de processamento se encontra. Questionamentos de clientes sobre seus documentos podem ser respondidos de imediato e o tempo de reação pode ajudar a melhorar as receitas, melhorando seu fluxo de caixa. 2
Capturando Comprovantes de Entrega As entregas e recebimentos estão atrasados. A razão; o lento registro dos embarques e recebimentos ou entrada de dados incorretos, fato que impacta fortemente o inventário. Os trabalhadores do recebimento podem digitalizar ou entrar os dados manualmente dos comprovantes de entrega em um PC, em geral isto só ocorre uma vez ao dia, desta forma o registro somente é feito horas depois. Os riscos; as dúvidas de clientes sobre itens em estoque não são respondidas corretamente atrasando ou prejudicando uma venda. Produtividade Máxima Ao digitalizar comprovantes de entrega ou de despacho e fazendo com que os mesmos sejam transferidos para a administração automaticamente, seus tempos de circulação e processamento são reduzidos de forma significativa. Somando-se a isso os dados são capturados em erros. Isto por si só aumenta a produtividade de sua organização de forma tremenda. Com isso você define o campo para o crescimento e estendeu seus domínios além de seus competidores. Serviços ao Cliente Muitas empresas se defrontam com o mesmo problema; necessidades de suporte e solicitações de clientes ficam sem respostas ou pendentes por muito tempo. Nem sempre é fácil encontrar o culpado, mas, é ainda mais difícil recuperar clientes insatisfeitos. Tempos de Resposta Abreviados É simples automatizar formas de monitorar serviços a clientes e suporte com o DocuWare. Um método é criar direitos de acesso detalhados. Desta maneira, cada funcionário autorizado pode seguir os passos envolvidos no serviço ao cliente e pesquisar contratos de suporte e solicitações de clientes com um clique do mouse. Se um representante do serviço ao cliente substitui outro, todos os documentos do cliente são transferidos em segundos sem nada perdido, sem erro humano. Isto diminui tempos de reação a um mínimo e melhora de forma positiva a qualidade de seu serviço ao cliente. Visão Geral; Benefícios do DocuWare Fluxo de trabalho sem interrupção melhora a produtividade e a competitividade Aceleração de processos respostas mais rápidas e melhor serviço ao cliente Melhor controle documentos de contas a pagar e a receber Melhora o fluxo de caixa Carimbos Fácil de configurar workflows e de usar Melhora da qualidade dos dados minimiza erros humanos Segurança legal melhorada auditoria de processos e retenção de dados de longo período Fluxo de trabalho transparente ideal para identificar gargalos 3
Os Processos Na pessoa certa e em segundos É assim que os documentos deveriam chegar aos funcionários que façam parte de um fluxo de trabalho eletrônico, não importa onde eles estejam trabalhando no mundo. Um processo de uma empresa deve ser feito para funcionar de forma transparente por trás do cenário. Sem problemas com o DocuWare! Autorização de Pagamentos com Carimbos Com o DocuWare, processos de negócios como autorização de pagamentos pode ser gerenciado sem esforços. Faturas de contas a pagar, por exemplo, podem ser etiquetadas com um código de barras contendo um número sequencial e depois digitalizadas em qualquer lugar da empresa. De forma automática eles serão enviados ao setor de contabilidade onde recebem um carimbo digital com o centro de custos correto. O responsável pelo centro de custos pode então colocar um segundo carimbo aprovando seu pagamento ou outro carimbo reprovando seu pagamento (contendo um campo especial para comentários). O documento avança novamente no fluxo sendo encaminhado ao setor contábil para ser registrado ou pesquisado posteriormente. Em segundos os documentos de pagamento circularam e foram aprovados. Você pode tirar vantagem da negociação com seus fornecedores pela antecipação dos pagamentos e melhor o fluxo de caixa de sua empresa. Com carimbos eletrônicos e com o CONTENT FOLDER do DocuWare, você pode estabelecer fluxos de trabalhos eletrônicos transparentes e livres de erros baseados nos documentos. Informação detalhada de como isto é feito pode ser obtida no folheto de especificações. Visão Geral por Listas de Tarefas As listas de tarefas mostram o progresso de cada documento; Elas proporcionam uma vista geral para o grupo contábil de todos os documentos em circulação dos que ainda estão pendentes de registro até os que ainda precisam de autorização. Você agora tem o poder para saber onde tudo se encontra no seu fluxo de trabalho, com um clique do mouse. Máxima Transparência Todos os funcionários autorizados podem verificar o estado de um fluxo de trabalho configurado no DocuWare. Todos os passos são registrados mostrando nome do usuário e data. Um documento eletrônico, com suas anotações e carimbos em um processo de autorização são quase exatamente como feitos em papel. O DocuWare também tem a habilidade de visualizar ou imprimir o documento com as anotações ou sem as mesmas. Extremamente Fácil de Usar Esta aplicação é muito fácil de implementar a autorização digital usando carimbos eletrônicos é configurada para refletir o mesmo processo em papel. Workflow Eficiente: quando um carimbo é adicionado a um documento, isto imediatamente determina o próximo passo. Este documento é automaticamente enviado para o próximo passo, por exemplo, ao departamento contábil. Pronto! Agora esta fatura pode ser paga em tempo. 4
Estudo de Caso Graças ao DocuWare, a sudhoff technik GmbH melhorou significativamente o fluxo de trabalho do embarque e entrega de produtos em seus armazéns. Agora, os colegas do Controle de Qualidade podem acessar o repositório central de documentos remotamente. Outra vantagem para este fornecedor produtos de borracha, plástico e alumínio: o serviço ao consumidor foi melhorado de forma fantástica. A sudhoff technik GmbH maneja aproximadamente 70.000 comprovantes de entrega e 60.000 faturas por ano usando o DocuWare. O DocuWare é utilizado em seus armazéns. Os funcionários digitalizam todos os comprovantes de entrega assim que são recebidos. Os setores de Controle de Qualidade e Administração são informados automaticamente assim como o arquivamento dos comprovantes também são feitos de forma automática. Estes comprovantes são arquivados em um repositório central e identificados como sem verificação fazendo com que o CQ verifique o conteúdo deles. Os funcionários podem usar seus dispositivos móveis para acessar o repositório central de forma que podem conparar as especificações e desenhos arquivados no repositório para todos os produtos. Após feita a verificação, o CQ modifica o estado do documento para Liberado; Registrado ou Pendente/ Não Despachar com um carimbo. O DocuWare gerencia o estado deles e fornece uma visão completa e somente quando a qualidade de um produto for assegurada, estará pronto para ser vendido ou despachado. A sudhoff technik GmbH estpa impressionada de forma positive com a eficiência do serviço ao cliente e com a produtividade dos funcionários. A mudança somente deste processo, significou uma redução de 3,5 horas de trabalho por dia. Eles ainda liberaram espaço precioso ocupado antes, pelos arquivos em papel. 5
Desafios: Arquivamento de Documentos Recebidos Armazenagem de Aproximadamente 130.000 Comprovantes de Entrega e Faturas. Integração com Dispositivos Móveis Integração com o Microsoft Axapta Benefícios: Economia de Tempo Processos Transparentes Serviço ao Cliente Eficiênte Eliminação de Arquivos em Papel "Não somente a enorme montanha de papéis desapareceu mas, estudos internos mostram que estamos economizando aproximadamente 3,5 horas diárias de mão de obra somente com uma nível maior de transparência em nossos processos de despacho. Günter Morschhauser, chefe do Departamento de Organização da sudhoff technik GmbH This document can also be found here: http://pub.docuware.com/pt/workflow-com-o-docuware Para obter mais informações, visite nosso site em www.docuware.com 6