DocuWare Mobile ProductInfo. Gerenciamento móvel de documentos. Benefícios

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1 DocuWare Mobile ProductInfo Gerenciamento móvel de documentos O DocuWare Mobile permite acessar os gabinetes de arquivo do DocuWare diretamente em seu smartphone ou tablet. Você pode carregar, visualizar e encaminhar documentos durante o fluxo de trabalho. Um recurso especial de carimbo foi implementado com esse propósito. Com o DocuWare Mobile, os dispositivos móveis ficam ainda mais adequados na utilização empresarial. Graças ao aplicativo de negócios da DocuWare, é sempre possível levar o seu gabinete de arquivos e acessar os documentos que você precisa em qualquer lugar. Assim, se você precisar atualizar o planejamento financeiro durante uma reunião com um cliente, basta fazer o download do documento no seu smartphone ou tablet através do DocuWare Mobile. Também é possível aprovar o orçamento de um novo projeto ou autorizar o pagamento de uma fatura durante uma viagem de negócios. Benefícios Segurança: quando transferidos, os dados e documentos são criptografados com segurança com SSL Conveniência: acesse seus documentos sem precisar do notebook Rapidez: a lista de seleção permite que você encontre os documentos que deseja sem ter que digitar o título completo 1

2 Do gabinete de arquivos para o dispositivo móvel Para carregar documentos do gabinete de arquivos no smartphone ou tablet, basta acessar a caixa de pesquisa do DocuWare e a lista de tarefas convencionais. Também é possível usar as já familiares listas de seleção do DocuWare. O DocuWare salva tudo que já foi digitado em um campo de índice. Assim que você digitar algo em um campo de índice no dispositivo móvel e pressionar o botão "Lista de seleção", uma lista de entradas será exibida para sua seleção. O administrador também pode criar lista de seleção predefinida. Quando você digitar a letra "K" e pressionar o botão "Lista de seleção", a lista será exibida ao lado de outras entradas que começam com a letra "K". Você também pode usar a lista de seleção seletiva para reduzir ainda mais o número de resultados de pesquisa. Assim, você terá duas listas de seleção em uma só. Por exemplo, caso defina "Fatura" em um campo e "Salvo por" "Antonio" para outro campo, o DocuWare Mobile retornará somente as faturas que foram salvas por Antonio. O DocuWare Mobile pode ser usado por diversos dispositivos móveis, como iphone, ipad, Blackberry, tablets e smartphones com Android ou Windows Phone 7 e tablets com Windows 8 Também é possível utilizar as listas com tarefas no DocuWare Mobile. Para isso, o DocuWare reúne e exibe em uma lista os documentos a serem processados. Essa função é baseada em uma busca automática com critérios de índice predefinidos. Assim que a tarefa (como a aprovação de uma fatura, por exemplo) é concluída, a entrada desaparece da lista e o documento passa para a lista da próxima pessoa que precisa processá-lo. 2

3 Exibição e aprovação de documentos O DocuWare Mobile exibe as entradas na lista de tarefas da mesma forma que os resultados de pesquisa são exibidos em uma lista de resultados. Para evitar que você carregue todos os seus documentos no Viewer para encontrar o documento desejado, toque na InfoBox do documento se tiver alguma dúvida. A InfoBox exibe informações como nome do arquivo, entradas de índice, data e tamanho do arquivo, o que é suficiente para determinar se aquele é o documento certo. O DocuWare Mobile é compatível com a função de carimbo do DocuWare, permitindo que você aprove faturas, por exemplo. Dependendo do tipo de carimbo, basta inserir texto ou definir o carimbo no documento. O aplicativo também pode colocar o carimbo em uma área livre do documento automaticamente. O carimbo modifica as entradas de índice do documento para permitir que o documento prossiga dentro do fluxo de trabalho. O DocuWare pode ser instalado gratuitamente como um aplicativo de iphone. O DocuWare Mobile pode ser usado em diversos dispositivos móveis, como iphone, ipad, smartphones Blackberry, dispositivos com o Windows Phone 7 ou Android e tablets com o Windows 8. O conjunto de recursos pode variar ligeiramente dependendo do dispositivo e do sistema operacional. Em dispositivos móveis da Apple, você pode escolher se prefere acessar o gerenciamento de documentos através do aplicativo DocuWare Mobile ou através de um navegador compatível com HTML5 como o Safari. Caso use o navegador, não há necessidade de instalação, porém, o aplicativo costuma funcionar mais rápido. Em dispositivos Blackberry e Android, o acesso só é possível através do navegador; em smartphones com Windows 7 e tablets com Windows 8, somente através do aplicativo. Mais informações sobre as diferentes versões e seus recursos podem ser encontradas na caixa "10 perguntas" abaixo e na central de conhecimento da DocuWare em help.docuware.com/en#t

4 Perguntas sobre o DocuWare Mobile Meus documentos estão seguros no dispositivo móvel? Inicialmente, os documentos não são armazenados no dispositivo móvel. Eles são transferidos do servidor para o dispositivo através de HTTP. O protocolo pode ser criptografado usando SSL. O acesso ao sistema de gerenciamento de documentos pode ser protegido pelo login do DocuWare, se assim desejar. Os documentos só serão disponibilizados no dispositivo em si se forem salvos no ibooks do ipad, por exemplo. O que fazer se meu smartphone ou login for roubado? Informe seu administrador do DocuWare para que ele bloqueie o login e crie um novo. Também é necessário entrar em contato com sua operadora para bloquear o cartão SIM. Dica: desative o login automático para evitar que o gabinete de arquivos seja acessado por invasores. Como posso visualizar documentos em diversas páginas? Use o DocuWare Mobile da mesma forma que outros aplicativos para dispositivos móveis: deslize o dedo na tela para rolar. Encoste dois dedos em uma seção e afaste-os para ampliar o zoom ou aproxime-os para reduzir. Pule para uma página específica usando o seletor de página. Altere a orientação do documento inclinando o dispositivo. Quais formatos de arquivos são compatíveis com o DocuWare Mobile? O DocuWare Mobile oferece o mesmo suporte a formatos que o Servidor Web Client, incluindo formatos PDF, TIFF, JPEG e Microsoft Office. Os arquivos são convertidos para o formato PNG para serem transmitidos para o DocuWare Mobile. Preciso ativar o DocuWare Mobile? O DocuWare Mobile para ipad e iphone pode ser obtido gratuitamente através da itunes Store, no site da App Hub, no caso de dispositivos com Windows Phone 7. e na Windows Store, no caso de tablets com Windows 8. Se você acessar o DocuWare Mobile através do navegador, não é necessário preocupar-se com qualquer instalação. Todas as versões móveis do DocuWare requerem uma licença "Móvel", que será importada para o DocuWare Administration. Uma licença de cliente será usada ao efetuar o login no Web Client ou no iphone, por exemplo. Caso o login seja efetuado a partir de outro dispositivo móvel ao mesmo tempo, uma licença de cliente adicional será utilizada. 4

5 Existe alguma diferença entre o aplicativo para dispositivos móveis e o acesso por navegador? Os recursos são praticamente os mesmos. Se o acesso for realizado pelo navegador, não haverá necessidade de instalação no dispositivo móvel, porém, o aplicativo costuma funcionar mais rápido. No navegador, você pode salvar documentos DocuWare no ibooks do iphone. O ipad é o único dispositivo móvel que possibilita esse recurso através do aplicativo. Em Blackberries e dispositivos Android, os documentos podem ser salvos diretamente no dispositivo e abertos em outros aplicativos, conforme necessário. Como posso configurar o DocuWare Mobile enquanto aplicativo? Quando o aplicativo estiver instalado, vá para o gerenciamento de conexões nas configurações do iphone, ipad ou do dispositivo com Windows 8, para inserir a porta, o host e os detalhes de acesso, por exemplo. Obtenha esses detalhes com seu administrador DocuWare. Depois que os detalhes de conexão estiverem armazenados, vá para a pasta do programa e toque no ícone do DocuWare Mobile para carregá-lo. Preciso de mais informações antes de acessar o DocuWare Mobile através do navegador? Na verdade, não há nada mais com que se preocupar. O único detalhe relevante é que o navegador precisa ser compatível com HTML5, como é o caso do Safari, do navegador do Android a partir da versão e do Blackberry 5. Basta inserir a URL da versão do DocuWare Mobile instalada no servidor e seus detalhes de acesso. This document can also be found here: Para obter mais informações, visite nosso site em 5