GERENCIAL SEPLAG CARTILHA AGENDA. Sumário

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1 CARTILHA AGENDA GERENCIAL SEPLAG 2012 Sumário 1. A Agenda Gerencial 2. Como Utilizar 3. Criação de Usuário 4. Criando um Projeto 5. Criando uma meta: 6. Criando uma Tarefa 7. Calendário 8. Mensagens ou Fóruns 9. Arquivos 10. Prazos 11. Status

2 INTRODUÇÃO A Agenda Gerencial A agenda Gerencial é um componente de apoio à gestão de projetos. Como tal, quando instalado num servidor, esta ferramenta fica disponível a qualquer a todos os membros da empresa com permissão dada pelo administrador. Este sistema permite às empresas gerenciar tarefas de projetos, documentos de comunicação com colaboradores, clientes e fornecedores, agendar reuniões e eventos, e compartilhar todo tipo de informação eletrônica. Atribuição de tarefas a utilizadores; Agrupamento de tarefas em fases; Possibilidade dos membros comentarem as tarefas; Associação de grupos de utilizadores a projetos; Visão geral do progresso e estatísticas do projeto; Documentos; Associação de documentos a projetos e a tarefas; Partilha de documentos entre membros de projetos; 1 Este sistema pode ser instalado tanto dentro da empresa (rede interna) quanto em servidor de hospedagem Web, tornando o acesso possível em qualquer lugar que se esteja. Tem-se acesso ao ProjectFork através da interface de administração, mas pode ser configurado para se dar acesso também através do interface público. Possibilidade dos membros comentarem e anotarem documentos; Calendário e Marcação de eventos; Visão de eventos e tarefas calendarizadas; Fórum e Associação de tópicos de discussão a projetos; Os membros do projeto podem participar nas discussões; Gestão de utilizadores, grupos e controle de acesso; Esta seção apresenta uma breve descrição das suas funcionalidades: Grupos de utilizadores com diferentes níveis de acesso, para cada projeto; Totalmente traduzido para o Português Criação de perfis por utilizador; Gestão de Projetos; Cada utilizador pode definir a sua imagem, contatos, localização; Criação de projetos e tarefas; 1

3 COMO UTILIZAR O sistema da Agenda Gerencial permite que o usuário, crie projetos, metas ou tarefas, e criem grupos para gerenciar vários projetos. 1- Criação de Usuário É necessário que para ser participante do sistema da Agenda Gerencial, a criação de um usuário no site e a partir daí será definido o perfil desse usuário e níveis de acesso aos projetos ou tarefas. Pois há uma hierarquia de visualização e configuração do projeto. 2- Criando um Projeto a) Todos os membros devidamente registrados e validados no site poderão criar projetos na Agenda Gerencial. Veja abaixo: Após logado clique na Aba Projetos e em seguida novo Projeto. 2 b) Em seguida, insira o título, defina prazo e descreva o projeto 2

4 c) Na aba seguinte, adicione pessoas a seu projeto (as mesmas deverão ser cadastradas no site). e) Após configurar clique em salvar para concluir a elaboração. 3 d) Após convidar pessoas ao seu projeto, defina se o mesmo será púbico, se pessoas poderão solicitar associação ao mesmo, defina a cor do projeto, e também podemos inserir uma logomarca no projeto. 3- Criando uma meta: Na aba Tarefas ao clicar, visualizamos dois tópicos, Tarefas e Metas, podemos cadastrar uma meta e associar a uma tarefa, ou ir diretamente cadastrar uma tarefa. 3

5 3.1 Criando uma meta: Ao criar uma meta, criamos primeiramente um título, e indicamos um prazo para mesma ser alcançada. 4 - Criando uma Tarefa Na aba Tarefas ao clicar, em criar nova tarefa Criando uma Tarefa 3.2 Criando uma meta: Posteriormente Definimos o prazo (facultativo) e a prioridade dessa meta. Nesta aba podemos associar a meta a uma tarefa.e clicamos acima em salvar Definimos uma ou várias pessoas responsáveis para executar a tarefa. 4

6 4.2 Criando uma Tarefa Posteriormente Definimos o prazo (facultativo) e a prioridade dessa meta. Nesta aba podemos associar a meta a uma tarefa. 5- Calendário Na aba Calendário, podemos visualizar todos os eventos e trabalhos pendentes. E podemos adicionar mais eventos, de maneira que facilite o controle dos compromissos. 5 i) Definir o titulo da tarefa; ii) Associar a tarefa a uma meta (facultativo); iii) Definir prazo para cumprir a tarefa (data e hora); iv) Descrever a tarefa; v) Salvar Tarefa. 5

7 6- Mensagens ou Fóruns 6 Trocar informações, partilhar ideias e debater o rumo dos trabalhos, são atividades fundamentais no desenvolvimento de qualquer projeto. Para responder a este tipo de necessidades, na Agenda Gerencial foi implementada, a ferramenta de fórum e mensagens. Ao visualizar o comentário o usuário pertencente ao projeto poderá responder ao comentário. É só clicar em mensagem e escolher o projeto que irá comentar que automaticamente os participantes do projeto receberão , indicando que algum membro do grupo comentou algo referente ao projeto. 6

8 7- Arquivos Todos participantes de um projeto ou tarefa poderão anexar arquivos a fim de serem compartilhados pelo grupo ( planilhas, imagens, Pdf, etc...) i. Clique na aba arquivo pode-se criar uma pasta para organizar melhor os arquivos ii. Criação de pasta para inserir arquivos (facultativa), e associar pasta a tarefa. iii. Clique em novo arquivo para anexar um documento do computador para sua Agenda 7 iv. Escolha o arquivo e associe a uma tarefa. E clique em salvar. 7

9 9- Status 8 8- Prazos O usuário poderá editar seu perfil ou status atual para que todos os participantes visualizem. 8

10 Obs: Todas as atividades ( criação de tarefas, projetos, mudança de status, mensagens nos fóruns, inclusão de arquivos e etc..) realizadas pelos membros dos projetos serão encaminhadas via para todos participantes dos projetos em que estão inseridos, assim todos acompanharão o desenvolvimento do Projeto. 9 9