INSTITUTO DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA - IETEC MBA EM ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS T16 Outubro de 2013 A Importância da Comunicação no Gerenciamento do Projeto Walyd Gonçalves Abdul Samad Analista de Sistemas walyd@ibest.com.br RESUMO Em um ciclo de vida de um projeto, muitas informações são recebidas e distribuídas. Dependo do conteúdo ou da forma como essa informação é repassada, o projeto pode sofrer danos irreparáveis levando ao insucesso. Este artigo tem como objetivo demonstrar a importância de um bom plano de comunicação no Gerenciamento do Projeto apresentando algumas práticas que podem ser aplicadas pelo gerente do projeto no decorrer do seu desenvolvimento. A abordagem metodológica deste artigo está focada em literaturas que estejam correlacionadas com os conceitos do Guia PMBOK. Palavras-chave: Comunicação, Informação, Gerenciamento de Projeto.
2013 Autorização de Divulgação de Trabalho Técnico AUTORIZAÇÃO DE PUBLICAÇÃO X AUTORIZO A PUBLICAÇÃO DE MEU TRABALHO NA INTERNET, JORNAIS E REVISTAS TÉCNICAS EDITADAS PELO IETEC. NÃO AUTORIZO A PUBLICAÇÃO DO MEU TRABALHO. Belo Horizonte, / / CURSO: MBA em administração de projetos SEMESTRE: 2º semestre / 2013 TURMA: 203 TÍTULO DO TRABALHO: A importância da comunicação no Gerenciamento do Projeto NOME DO PARTICIPANTE ASSINATURA Walyd Gonçalves Abdul Samad
2 1. INTRODUÇÃO Atualmente, o mercado de trabalho tem exigido mais eficácia e eficiência no processo de Gerenciamento do Projeto. Porém, com uma comunicação precária entre as partes interessadas essa exigência não pode ser alcançada. Muitas informações são produzidas ou recebidas durante o ciclo de vida de um projeto e cabe ao gerente do projeto identificar, administrar e distribuir essas informações. Requisita-se do gerente do projeto uma série de habilidades e técnicas para manter um time sólido e unido, capaz de estabelecer uma boa comunicação entre as partes interessadas. É de suma importância uma comunicação bem feita para o sucesso do projeto. Segundo Vasconcelos & Boyadjian (2012), para que isso ocorra, o emissor deve se imbuir do sentido que a sua mensagem deve ser a mais inteligível, clara e objetiva. Ele deverá estar atento às barreiras de comunicação que possam se apresentar como, por exemplo, a falta de conhecimento sobre o assunto. Sendo assim, o presente estudo tem como objetivo demonstrar a importância de um bom plano de comunicação no Gerenciamento do Projeto e algumas práticas que possam ser aplicadas no dia a dia. 2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 Gerenciamento do projeto Antes de discutir a importância da comunicação no decorrer de um projeto, é necessário esclarecer alguns conceitos básicos sobre gerenciamento de projeto. De acordo com Vasconcelos & Boyadjian (2012), um projeto é um trabalho ou serviço único ou específico que requer esforços, também específicos, para ser realizado sendo desenvolvido de forma progressiva, ou seja, por etapas ou fases, e é temporário, tendo um prazo para acabar.
3 Como exemplo de projetos pode-se ser citado: uma construção de um imóvel, uma construção de um equipamento, o desenvolvimento de um sistema bancário ou até mesmo um evento de aniversário. Para que um projeto possa ser bem sucedido é necessário um processo de gerenciamento do mesmo. Esse processo ocorre a nível operacional onde algumas práticas são necessárias para que os resultados do projeto possam ser atingidos. Na visão apresentada pelo PMI (2012), conceitua gerenciamento de projetos como sendo a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de atender seus requisitos. Sendo assim, cinco grupos de processos são essenciais a serem gerenciados em um projeto: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento conforme apresentado no quadro a seguir. Quadro 1 Resumo dos Processos de Gerenciamento de Projetos. Processos realizados para definir um novo projeto através da obtenção Iniciação de autorização para iniciar o projeto. Processos realizados para definir o escopo do projeto, refinar os Planejamento objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar o objetivo para os quais o projeto foi criado. Processos realizados para executar o trabalho definido no plano de Execução gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do mesmo. Processos necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso Controle e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano. Processos executados para finalizar todas as atividades de todos os Encerramento grupos de processos, visando encerrar formalmente o projeto. Fonte: adaptado de PMI (2012). Além dos grupos de processos, segundo Vasconcelos & Boyadjian (2012), ao gerenciar um projeto é necessário entendimento e habilidades em nove áreas de conhecimento em projetos quais sejam: Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições e Integração.
4 Desse modo, o gerenciamento de projetos é um instrumento de extrema importância para a condução e acompanhamento das atividades dos projetos, visando produzir o resultado esperado, dentro do tempo estabelecido e de acordo com o orçamento previsto. 2.2 Gerenciamento da Comunicação Conforme demonstrado, o gerenciamento de um projeto é fundamental para o sucesso do mesmo. O projeto deve ser desenvolvido de acordo com o plano de negócio ou orçamento negociado com o cliente e entregue de forma eminente, sem deixar dúvidas ou questionamento. Porém, conforme MOREIRA (2009), entre os vários motivos que levam um projeto ao insucesso destaca-se a falta de um Planejamento de Comunicação no Gerenciamento do Projeto ou a concepção de um planejamento mal elaborado, sem levar em consideração os interesses das partes interessadas e a definição dos meios de comunicação. Segundo o guia PMI (2012), o gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. As atividades de comunicação em projetos têm muitas dimensões, entre as quais destacam-se (PMI, 2012): Interna (dentro do projeto) e Externa (clientes, público, meios de comunicação); Vertical (níveis hierárquicos da organização) e Horizontal (com os colegas); Oficial (boletins, informativos, relatório anual) e Não oficial (comunicações confidenciais); Formal (relatório, memorando) e Informal (e-mail, discussões); Escrita e oral; Verbal e não verbal (inflexões da voz, linguagem corporal).
5 No gerenciamento das comunicações do projeto, cinco processos são necessários para assegurar que a geração e a distribuição das informações sejam realizadas adequadamente: Identificar as partes interessadas do projeto. Tanto as que irão receber as informações como as que fornecerão; Planejar as comunicações, avaliando as expectativas das partes interessadas planejando ações para obter o melhor benefício do projeto; Distribuir as comunicações através, por exemplo, de reuniões, apresentações, relatórios de desempenho para as partes interessadas; Gerenciar as expectativas das partes interessadas, já que as informações sobre o projeto serão interpretadas por elas, podendo despertar reações diversas como feedbacks, por exemplo; Reportar o desempenho coletando e consolidando as informações para posterior distribuição. Segue quadro abaixo fornecendo uma visão geral desses processos associando ao ciclo de vida do projeto: Quadro 2 Processos da área de conhecimento Gerenciamento das Comunicações de acordo com o PMI (2012). PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO Distribuir as Identificar as comunicações; Planejar as partes Gerenciar as comunicações. interessadas expectativas das partes interessadas. Fonte: adaptado do PMI (2012). MONITORAÇÃO E CONTROLE Reportar o desempenho.
6 Além disso, deve ser levado em conta o processo de envio/recebimento da informação. Cabe ao emissor transmitir a informação de forma mais perceptível, clara e objetiva o possível, vencendo as barreiras de comunicação que existirem. Segue possíveis barreiras de comunicação segundo Vasconcelos & Boyadjian (2012): Quantidade de informação comunicada Falta de conhecimento sobre o assunto Diferenças culturais Clima organizacional Numero de canais de comunicação Uso inadequado de jargões e terminologia, entre outros. Em contra partida, cabe ao receptor praticar o ouvir ativo. Quadro 3 Ouvir Ativo O Ouça com atenção; U V I R Use espaços entre o emissor e receptor de forma produtiva; Verifique se entendeu a mensagem; Interesse-se: envolva-se e se mantenha atento; Reflita: tente ver as coisas do ponto de vista de outro; Fonte: adaptado de Vasconcelos & Boyadjian (2012) 3. DESENVOLVIMENTO O objetivo desta seção é demonstrar algumas práticas de comunicação que podem ser aplicadas no dia a dia no desenvolvimento de projetos. Segundo JACOB (2010), o desenvolvimento de um bom plano de comunicação inclui alguns importantes fatores como: administração da informação, conteúdo da informação, habilidade de comunicação, precisão da informação e expectativas das
7 partes interessadas. O quadro a seguir sintetiza as ideias que JACOB (2010) defende sobre os fatores de um bom plano de comunicação: Quadro 3 Importantes fatores para um bom plano de comunicação. A administração da informação é de responsabilidade do gerente. Em um plano de comunicação, deve ser identificado Administração da de forma clara como uma informação será gerada e Informação distribuída. Ex: Identificar os tipos de relatórios, a frequência em que os relatórios serão gerados, e em que momento deverão acontecer as reuniões. Após a identificação dos relatórios, devem ser documentados os elementos de dados e o nível de detalhe que cada relatório Conteúdo da ou documento deve conter sendo de extrema importância Informação entender que tipo de informações as partes interessadas pretendem receber. A habilidade de comunicação é essencial para assegurar a compreensão de informações durante todo o ciclo de vida de Habilidade de um projeto. Fazer com que o time do projeto saiba qual a sua Comunicação responsabilidade, liderar e motivar a equipe e fazer com que as partes interessadas estejam bem informadas é fundamental. A informação deve ser clara, objetiva e precisa. Um gerente Precisão da de projeto honesto e que mostra segurança nas informações Informação que gera, conseguirá obter de seu time a motivação necessária para o sucesso do projeto. Expectativas das Conhecendo as expectativas de todas as partes interessadas Partes do projeto, minimiza o risco de desinformação, frustração ou Interessadas insucesso do projeto. Fonte: adaptado de JACOB (2010) Já para MOREIRA (2009) em um processo de comunicação a informação deve ser objetiva e simples a ponto de fazer com o que o receptor capte e entenda a informação que está sendo passada pelo emissor, sendo que este deve respeitar as diferenças culturais e a possível falta de conhecimento do receptor. Nunca o emissor deve fazer pré-julgamentos, ser hostil e ser preconceituoso.
8 Deve-se relacionar aqueles que podem afetar ou serem afetados pelo projeto. Identificar qual o interesse e o poder das partes interessadas no projeto, definir o que será comunicado a cada grupo de interesse, qual será o meio de comunicação, a frequência da comunicação e ainda fazer o uso de documentos padrões. Além da comunicação na forma escrita, MOREIRA (2009) destaca que os gerentes de projetos podem optar em comunicar com sua equipe ou com seus clientes por meio de reuniões. Independentemente do tipo de reunião a ser realizada é necessário que o profissional responsável divulgue previamente a pauta da reunião a todos os participantes. Os documentos usados em reuniões, pautas, atas, relatórios, apresentações devem ser sempre padronizados. Outro ponto importante destacado por JACOB (2010) é o fato de muitas pessoas acreditarem já possuir uma boa habilidade de comunicação e, por essa razão, não se dá devida importância ao plano de comunicação em um projeto. Um simples gesto ou uma expressão facial, não compreendida de forma correta, em uma reunião de abertura de projeto, pode fazer com que este nem ao menos se inicie. Falar de uma forma mais enérgica com uma pessoa chave do time, em um dia em que este brigou com a esposa pode causar sérios danos à produtividade do projeto. 4. CONCLUSÃO Diante do estudo apresentado, podemos concluir que há muito a se ganhar desenvolvendo um bom plano de comunicação no decorrer de um projeto, visto que durante a troca de comunicação podemos aparar arestas, definir com precisão o que será desenvolvido, terminar com as diferenças entre o solicitado para o realizado evitando assim o retrabalho de novos desenvolvimentos ou correções. A figura do gerente de projeto é de extrema importância neste contexto já que o mesmo é o principal responsável por esta comunicação. Não importa como a comunicação será feita, se será uma comunicação formal ou informal. Identificando a informação a ser passada, conhecendo as expectativas de todas as partes interessadas do projeto e repassando esta informação de forma precisa e clara,
9 certamente o gerente do projeto estará no caminho necessário para o sucesso do projeto. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS JACOB, M. I. Importância da comunicação na Gerência de Projetos. TEC HOJE Uma revista de opinião. Belo Horizonte, nov. 2010. Disponível em: <http://www. techoje.com. br/ site/techoje/categoria/detalhe_artigo/100>. Acessado em: 13 de outubro de 2013. KERZNER, H. - Gerenciamento de Projetos: as melhores práticas. 2ª Edição. Porto Alegre: Bookman, 2005. MOREIRA, M. V. R. Importância do Planejamento de Comunicação no Gerenciamento de Projetos. Belo Horizonte, ago. 2009. TEC HOJE Uma revista de opinião. Belo Horizonte. Disponível em: <http://www.techoje.com.br/site/ techoje/categoria/detalheartigo/747>. Acessado em: 13 de outubro de 2013. Project Management Institute (PMI). Um guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) - 4ª Edição. São Paulo: Saraiva, 2012. SOUZA, M. B. S.; RODRIGUES, A. A. O Processo de Comunicação No Projeto PROFISCO/RN. Revista de Gestão e Projetos - GeP, São Paulo, v. 3, n. 3, p 88-108, set./dez. 2012. Disponível em: <http://www.revistagep.org/ojs/index.php/gep/ article/view/80 >. Acessado em: 03 de outubro de 2013. VASCONCELOS, Ivo M. M., BOYADJIAN, João C. e outros - Gestão de Projetos Brasil - Conceitos e Técnicas. Belo Horizonte: IETEC, 2012.