G5 PHOENIX
Í N D I C E INFORMAÇÕES SOBRE O SISTEMA 6 Configuração Mínima 6 Como baixar os Sistemas da Internet 6 Processo para Download: 7 Ferramentas Úteis do Sistema 7 M A N U A L D E O P E R A Ç Ã O - G 5 P H O E N I X 9 CADASTRO 9 DAS EMPRESAS 9 FICHA GERAL 9 FICHA ESCRITA 11 FICHA CONT 13 RAZÃO SOCIAL COMPLETA 14 COMPLEM. PRODUTOR RURAL 14 DOS CONTADORES 14 PLANO DE CONTAS INTG. (NOVO CFOP) GERAL OU INDIVIDUAL 15 FICHA CÓDIGOS FISCAIS 15 MODELO ENTRADAS: 18 MODELO SAÍDAS: 18 FICHA SERVIÇOS 19 MODELO SERVIÇOS TOMADOS 20 MODELO SERVIÇOS PRESTADOS 20 FICHA AUTOMÁTICAS 21 MODELO FICHA AUTOMÁTICAS 21 PLANO DE CONTAS INTG. / CONTA CORRENTE 21 FICHA IMPOSTOS 21 FICHA DUPLICATAS 22 FICHA BANCOS 22 FICHA HIST/COMPLEM. 22 PARTICIPANTES (FORNECEDORES / CLIENTES) 22 SINTÉTICO 23 ANALÍTICO 23 POR CONTA CONTÁBIL. 23 POR PLANO DE CONTAS 23 NÃO DEVEMOS 23 RESULTADOS ANTERIORES 23 FICHA VERSO DA GIA 24 FICHA GINTER 24 FICHA CAIXA REGISTRADORA 24 FICHA Nº LIVROS 25 FICHA SALDOS A COMPENSAR 25 FICHA V. DIPAM 25 OUTROS VALORES MENSAIS 26 FICHA OUTROS VALORES MENSAIS 26 FICHA RESUMO DA APURAÇÃO 27 MONTAR FILAS 28 LAYOUT EXP. CONTÁBIL 28 PARÂMETROS INTEGRAÇÃO CONTÁBIL 29 ITENS / CADASTRO 29 FICHA GRUPO 29 FICHA ITENS 30 IMPORTAÇÃO DE CADASTRO DOS ITENS PELO EXCEL OU CSV 31 CONVERTER ITENS PARA SPED. 31 CADASTRO DE UNIDADE DE MEDIDAS 31 CÓDIGO DA NATUREZA DE OPERAÇÕES. 31
INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES 32 OBSERVAÇÕES LANÇAMENTOS FISCAIS. 32 RESÍDUOS 32 CÓD. DARF 32 LAYOUT EXP. NOTAS 33 CADASTRO / RELAÇÃO DE CFOP 33 CONTROLE DE ACESSO / USUÁRIOS E SENHAS 34 E S C R I T U R A Ç Ã O 35 LANÇAMENTOS NOTAS FISCAIS 35 FICHA NOTAS 35 FICHA RDZ 48 LANÇAMENTOS DIPI 48 LANÇAMENTOS NOTAS POR TALÃO 49 PROCURADOR AUTOMÁTICO DE NOTAS REPETIDAS E ESQUECIDAS 50 PROCURADOR AUTOMÁTICO DE DIFERENÇAS NOS LANÇAMENTOS 50 IMPORTAÇÃO DE NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS. 50 IMPORTAÇÃO DE CT-E 53 IMPORTAR SPED. 53 INTEGRAR FATURAMENTO / COMPRA 54 FICHA IMPORTAR ARQUIVO 54 FICHA APAGAR INTEGRAÇÃO 54 NOTA FISCAL PAULISTA 54 NOTAS ISS 55 LANÇAMENTOS NOTAS ISS - SERVIÇOS PRESTADOS 55 LANÇAMENTOS NOTAS ISS SERVIÇOS TOMADOS 59 LANÇAMENTOS TALÃO ISS SERVIÇOS PRESTADOS 61 PROCURADOR AUTOMÁTICO DE NOTAS REPETIDAS E ESQUECIDAS 62 PROCURADOR AUTOMÁTICO DE DIFERENÇAS NOS LANÇAMENTOS 62 CADASTRO DE TURBOS P/LCTOS DE ISS 62 CADASTRO DE SERVIÇOS 63 PRESTADOS 63 TOMADOS 63 PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS PRÉ-DEFINIÇÃO 63 INFORME DE RENDIMENTOS SERVIÇOS TOMADOS 64 INFORME DE RENDIMENTOS SERVIÇOS 64 INTEGRAR SERVIÇOS ISS 64 FICHA IMPORTAR ARQUIVO 64 FICHA APAGAR INTEGRAÇÃO 65 IMPORTAÇÃO DE NOTAS FISCAIS MUNICIPAIS. 65 INVENTÁRIO 66 LANÇAR MOVIMENTO INVENTÁRIO 66 COPIAR MOVIMENTO INVENTÁRIO 68 IMPORTA LANÇAMENTOS P/LIVRO DE INVENTÁRIO 68 ESTOQUE SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA. 69 SALDO CREDOR 69 LANÇAMENTO DE ESTOQUE SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA. 69 EXPORTAÇÃO DO ESTOQUE PARA SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA. 69 PIS/COFINS NÃO CUMULATIVO/CUMULATIVO 70 CRÉDITO 70 APURAÇÃO 70 LANÇAMENTO DE CSTs DE PIS E COFINS (MANUALMENTE). 71 LANÇAMENTOS CARTA DE CORREÇÃO 71 DECLARAÇÃO DE FATURAMENTO (CARTA BANCO) 73 SINTEGRA (DIGITAR/IMPORTAR) 74 DIGITAR TIPO 71 75 DIGITAR TIPO 75 75
DIGITAR TIPO 85 76 FICHA DECL.EXPORTAÇÃO 77 FICHA REG.EXPORTAÇÃO 77 FICHA LANÇAMENTOS 77 CADASTRAR CÓDIGO DE PRODUTO GRF-CBT (Reg.88E) 78 CADASTRAR TRANSPORTADOR GRF-CBT (Reg.88T) 78 PROCURA ERRO DIGITAÇÃO REG. 54/75 79 IMPORTAR 54, 71, 75, 60(M/A/I), 88(C/D/E/T) 79 PER-DCOMP (DIGITAR/EXPORTAR) 79 NOTAS FISCAIS DE EXPORTAÇÃO DIRETA 80 INFORMAÇÕES REGISTRO DE EXPORTAÇÃO 80 NOTAS FISCAIS DE TRANSFERÊNCIA DE CRÉDITO 80 EXPORTAR ARQUIVOS 81 COMPLEMENTO INFORMAÇÕES IN 86/2001 81 DIGITAR ARQUIVO MESTRE MERCADORIAS (4.3.1 / 4.3.3) 81 ENTRADAS 81 SAÍDAS 81 DIGITAR ARQUIVO ITENS MERCADORIAS 4.3.2 / 4.3.4 82 ENTRADAS 82 SAÍDAS 82 DIGITAR ARQUIVO ITENS SERVIÇOS (4.3.6) 83 ARQUIVO ASCII (RECEITA FEDERAL IN 86/2001) 83 CONTROLE DOS IMPOSTOS FEDERAIS/DARF 83 CENTRAL DE CONTROLE/CONTA CORRENTE 84 FICHA IRPJ/CSLL 84 FICHA QUOTAS 85 FICHA IMPOSTOS NA FONTE 86 PROCURA ERROS EM DARF 87 FORMA DE PAGTO PADRÃO OU INDIVIDUAL 87 FERIADOS 87 FERIADOS MUNICIPAIS 87 TAXA SELIC 88 RECUPERAR IMPOSTOS NA FONTE (ISS ENTRADAS) 88 RELATÓRIO DE VENCIMENTOS 89 RELATÓRIO DA CENTRAL DE DARF 89 EXPORTAR DCTF 90 CONTROLE DE CRÉDITO ICMS ATIVO PERMANENTE CIAP 91 RELAÇÃO TOTAL VENDAS / VENDAS ISENTAS 92 RELATÓRIO DE TOTAIS DE CRÉDITOS / ESTORNOS 92 RELATÓRIO CIAP MODELO B 92 RELATÓRIO CIAP MODELO D 93 CONTA CORRENTE 93 INÍCIO DOS LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS GERAL OU INDIVIDUAL 93 LANÇAMENTOS DE BAIXA 94 PROCURAR ERROS 95 TRANSPORTAR SALDOS DO ANO ANTERIOR 95 RECALCULAR LANÇAMENTOS 90 PIS/COFINS/CSLL RETIDOS 91 EMPRESAS PASSÍVEIS DE RETENÇÃO 91 PIS/COFINS/CSLL (SERVIÇOS PRESTADOS) 91 RESÍDUOS (SERVIÇOS TOMADOS) 91 CRÉDITO ACUMULADO ICMS PORTARIA CAT 207/2009. 92 LANÇAMENTOS DE CRÉDITOS ACUMULADOS PELA PORTARIA CAT. 207/09. 92 EXPORTAÇÃO. 92 EFD CONTRIBUIÇÕES. 92 DEMAIS DOCUMENTOS E OPERAÇÕES. 93
DEDUÇÕES DIVERSAS. 94 CRED. DECORRENTES FUSÃO, CISÃO OU INCORPORAÇÃO. 94 PROCESSOS. 94 CRÉDITOS PERIODOS ANTERIORES. 94 CONTROLE DE CONTRIBUIÇÕES EXTEMPORÂNEAS. 94 INFORMAÇÕES FOLHA DE PAGAMENTO. 94 CONTRIBUIÇÃO PREVIDENCIARIA. 94 RELATÓRIOS 94 L I V R O S 95 ENTRADAS WEB / SAÍDAS WEB 95 ENTRADAS PARCIAL E SAÍDAS PARCIAL 95 GERADOR DE RELATÓRIOS - ENTRADAS E SAÍDAS 95 GERADOR DE RELATORIOS CONFERENCIA SPED PIS E COFINS / ICMS E IPI. 95 ISS - SERVIÇOS PRESTADOS - MODELO 51 / SERVIÇOS PRESTADOS - MODELO 53 96 ISS - SERVIÇOS PRESTADOS -NOVO MODELO 51 WEB... / SERVIÇOS PRESTADOS - NOVO MODELO 53 WEB... 96 ISS - SERVIÇOS TOMADOS (MODELO 56 ENTRADAS - (MUNICÍPIO DE SÃO PAULO) WEB... 96 ISS - SERVIÇOS PRESTADOS (ALTERNATIVO) 96 NOTAS DE MATERIAIS/SUBEMPREITADAS MODELO 53 (ISS) WEB... 96 INVENTÁRIO E INVENTÁRIO (NOVO MODELO) WEB... 96 INVENTÁRIO (PIS/COFINS NÃO CUMULATIVOS) 96 FORNECEDORES E DESTINATÁRIOS CONFIGURÁVEL 97 ICMS FONTE P/ SUBSTITUTO 97 DECLARAÇÃO PRODUTOR RURAL 97 MRC MAPA RESUMO DE CAIXA 97 M E N S A L 97 APURURAÇÃO ICMS Web 97 APURAÇÃO IPI Web 97 APURAÇÃO PIS / COFINS - Web 97 APURAÇÃO ICMS - ESTIMATIVA 97 ACUMULADO IR FONTE / INSS POR DESTINATÁRIO. 97 APURAÇÃO MICROEMPREENDEDEDOR 98 ESTOURO DE CAIXA 98 PLANILHA CONTÁBIL 98 ESCRITURAÇÃO DE NOTAS MODELO 1 E MODELO 2 98 PAGAMENTO DE DARFS 98 LIQUIDAÇÃO DE TÍTULOS 98 EXPORTA PLANILHA CONTÁBIL P/TERCEIROS 98 VERIFICA ESTOURO SIMPLES PAULISTA 98 RESUMO PLANILHA POR CFO / CC 98 RESUMO PLANILHA POR CONTAS CONTÁBEIS 99 EVOLUÇÃO DOS FATURAMENTOS MENSAIS C/APURAÇÕES DE PIS/COFINS - Web 99 EVOLUÇÃO DAS COMPRAS E VENDAS C/APURAÇÃO DE ICMS - Web 99 NOVA GINTER 99 AUXÍLIO GINTER (Dec.Simples Paulista) 99 DCA DEMONSTRATIVO DE CRÉDITO ACUMULADO (FRETE C/SUBST.TRIBUTÁRIA) 99 IMPRESSÃO CARTA DE CORREÇÃO 99 DIPAM MENSAL 99 ENCERRAMENTO DO MÊS 99 ACUMULADO IR FONTE/INSS (SERVIÇOS) POR DESTINATÁRIO 100 SIMPLES NACIONAL ENTRADAS INTERESTADUAIS. 100 VERIFICAR ESTOURO SIMPLES PAULISTA. 100 A N U A L 100 ACUM. POR CÓD. FISCAIS (AUX. FRENTE DIPAM) 100 AUX. VERSO DIPAM 100 SAÍDAS 100
TERMO ABERT./ENCERR. 100 GINTER ANUAL/SEMESTRAL 101 MOV. DIPI ENTRADAS E SAÍDAS 101 DIPI MENSAL 101 ANALÍTICO 101 DIPI ANUAL 101 ANALÍTICO 101 APURAÇÕES IPI 102 SINTEGRA ATÉ 2002 102 ARQUIVO ASCII ( RECEITA FEDERAL IN 86/2001) 102 EXPORTAR PARA O PROGRAMA SINCO DA SRF 102 ARQUIVO ASCII (IN 68/95) REVOGADO PELA IN 86 102 ACUMULADO IR FONTE (SERVIÇOS) POR DESTINATÁRIO 102 ACUMULADO IMPOSTOS RETIDOS (SERVIÇOS) POR DESTINATÁRIO 102 TRANSPORTAR SALDOS/RESÍDUOS PARA O ANO SEGUINTE 102 STDA SP. 102 G U I A S 103 NOVA GIA ELETRÔNICA V 7.* 103 DACON 104 DECLARAÇÃO SIMPLES PAULISTA 104 EXPORTAR DNF 105 DECLARAÇÕES MUNICIPAIS 105 DIRF - SERVIÇOS TOMADOS (EXPORTAR/IMPRIMIR) 105 INFORME SERVIÇOS TOMADOS 106 INFORME ART.30 LEI 10.833/2003 106 EXPORTAÇÃO/IMPRESSÃO DIRF 106 SINTEGRA/GRF-CBT 107 SINTEGRA SEM MOVIMENTO (SOMENTE PARA OPERAÇÕES INTERESTADUAIS) 108 EXPORTAÇÃO SPED ICMS / IPI. 108 EXPORTAÇÃO EFD CONTRIBUIÇÕES. 108 EXPORTAÇÃO DMED. 109 EXPORTAÇÃO NFTS SP6/2012. 109 RELATÓRIOS DIVERSOS 109 CADASTRO DE EMPRESAS GERAL OU RESUMIDO 109 PARTICIPANTES. 109 CADASTRO DO ITENS 109 CADASTRO PARAMETRIZADO 109 PLANO DE CONTAS INTG GERAL OU INDIVIDUAL Web... 109 CÓDIGOS FISCAIS Web... 110 AUXILIAR 110 ATIVAR EMPRESA 110 CONTROLE DE IMPRESSÃO. 110 REORGANIZAR SALDOS PIS / COFINS. 112 REINDEXAÇÃO DE ARQUIVOS 112 PERSONALIZAR MENUS 112 IMPORTAR CADASTRO DE PARTICIPANTES. 112 IMPORTA CADASTRO (ANTIGO) FORNECEDORES/CLIENTES 113 EXPORTAR NOTAS NO FORMATO TEXTO 113 JUNTAR (UNIR) LANÇAMENTOS (ARQUIVOS) 114 DOS CADASTROS 114 DOS MOVIMENTOS 114 IMPRIMIR ARQ. TEXTO NA MATRICIAL (MESMO COM ACENTOS E CEDILHAS 114 PREPARAR DADOS PARA O SISTEMA NAV. 115 WEB PHOENIX 115 BACKUP PHOENIX 115
INFORMAÇÕES SOBRE O SISTEMA Configuração Mínima Para assegurar um pleno funcionamento doo sistema, existem algunss requisitos mínimos quanto ao ambiente em que será instalado: Sistema Operacional Win98 2000/XP Processador 900Mhz 900Mhz - Trabalhar em rede utilizando como protocolo de ponto-a-ponto com endereços fixo. f Memória 128Mb 256Mb comunicação o TCP/IP, no caso de uma rede - Devido ao fato do Protocolo NetBeui trabalhar com Broadcasting g retirar das todas as máquinas este protocolo. configurações da rede de - Verificar se existe em todas as máquinas a placa de rede modelo RTL8029, caso exista entrar na página do fabricante e fazer download doo driver paraa atualização, pois com o driver original que vem com a placa o time out de acesso é pequeno podendo gerar erros e e até mesmo corromper dados (apenas para Win98). - Em uma rede ponto-a-ponto não utilizar mais que 8 computadores na rede. - As configurações de vídeo têm que ser noo mínimo 256 cores e 8000 x 600 de resolução. - Deixar as fontes de vídeo como fontes pequenas. - O nome do servidor não pode conter caracteres especiais como *.- / espaço desempenho do sistema na criação de arquivos. # @, pois influenciam no - Os terminais devem estar com as unidades Mapeadas. - A pasta de instalação do sistema não pode estar mapeada diretamente, Servidor ou uma pasta qualquer e fazer a instalação dentro desta pasta. deve-se mapear o C: do Como baixar os Sistemas da Internet Entrar em www.contmatic.com.br e na área de clientes após digitar o código e senha salvar as instalações, como mostra a tela t abaixo. Os arquivos na internet são compactados para diminuir o tamanho, agilizando o Download. 1- Entre na área de clientes e digite o código (sem o dígito) e a senha 2- Selecione o sistemaa o qual deseja efetuar o download. (Ao clicar noo arquivo será aberta uma tela conforme abaixo) Softmatic - Sistemas Automátic 6
Processo para Download: 3- Ao clicar em salvar será aberta uma tela para indicar o local onde será salvo o arquivo. 4- Fazer o processo para todos os arquivos do programa selecionado, salvando todos no mesmo local. 5- Após concluir o download, entre no local onde foi salvo os arquivos e clique duas vezes sobre cada arquivo salvo. 6- Será aberta uma tela com algumas instruções, onde será mostrado m a versão do sistema e local onde será descompactada a instalação, como a tela abaixo. 7- Clique em OK 8- Após este processo será criada dentro da pasta Phoenix uma pasta de acordoo com o sistema que foi efetuado o Download, por exemplo, a Escrita, será criadaa uma pastaa Escrita onde dentro desta pasta estará os arquivos de instalação, instalar.exe, instalar.w02, etc. Estes arquivos podem se copiados para disquete ou instalados diretamente. Ferramentas Úteis do Sistema Para apagarmos um cadastro ou lançamento. Para ativarmos uma empresa se precisar sair da tela acharmos um cadastro ou lançamento. Para Para gravarmos um cadastro ou lançamento. Para visualizarmos o cadastro da empresa semm precisar sair da tela. Para inserirmoss um novo registro. Para pesquisarmos porr Apelido, Razão Social, CGC, número de N.F., UF, etc. onde selecionamos o item a ser pesquisado, digitamos a frase contida no texto e teclamos Ctrl+seta paraa baixo para ir ao próximo registro e Ctrl+seta C para cima paraa ir ao registro anterior. Usando Ctrl+seta paraa direita ou Ctrl+seta paraa esquerda iremos ao início ou ao final do registro selecionado. Tem a mesma função do botãoo Softmatic - Sistemas Automátic 7
Para sairmos da tela. Para enviarmos um relatório do vídeo para a impressora. Paraa irmos ao primeiro registro. Para irmos ao registro anterior. Para irmos ao registro seguinte. Para irmos ao último registro. Seta amarela > Para visualizarmos as opções de cadastramento. Seta vermelha > Para abrirmos à tela de cadastramento 8
M A N U A L D E O P E R A Ç Ã O - G 5 P H O E N I X CADASTRO DAS EMPRESAS O cadastro das empresas é composto por três fichas Geral, Escritaa e Cont. FICHA GERAL Será criado um apelido numérico ou alfanumérico para cada empresa. É oportuno lembrar que uma vez definido o apelido da empresa este não poderá ser alterado, pois o sistema gera os arquivos de banco de dados pelo apelido. No cadastro das filiais informaremos o apelido da matriz m para que o sistema possa nela centralizar as informações paraa efeitos contábeis. Endereço Teclaremos Ctrl+enter para selecionar o tipo de logradouro (Rua, Avenida., etc) Neste campo, teclaremos CTRL+Enter paraa visualizar e selecionarr um município válido. Esta informação é importante para integração dos sistemas Phoenix com c os programas da Receita Federal e Prefeituras. Os demais campos serão preenchidos comm os dados da empresa: Razão Social, Endereço Completo, CNPJ, CPF, Inscrição Estadual, Natureza Jurídica,, CCM, Antigo CNAE (desnecessário), CNAE, Início de atividade, Data do registro (na JUCESP ou Cartório), Capital Social, Responsável, CPF, Qualificação, Telefone. 9
Neste campo teclaremos Ctrl+ +enter para selecionar s a opção de enquadramen nto. Se a empresa estiver enquadrada no lucro real, cadastraremos comm o tipo 0-Nenhum Se a empresa estiver cadastrada como lucro presumido, cadastraremos com a opção 2 ou 3. Se a empresa for optante pelo Simples Nacionall cadastraremos com a opção 7 ou 8. Se a empresa for Lucro Presumido EPP (faturamento até R$ 120.000,00 no ano) e também for corretora de seguros, cadastraremos com a opção 3-Lucro Presumido EPP e informaremos a opção de Corretora no campo. Tanto para Lucro Presumido como para Simples Nacional, temos a opção de escolher regime caixa ou competência. No caso do Simples Nacional, em 2007 não é permitido optar pelo regime de caixa. Devemos aguardarr manifestação por parte do CGSN Comitêê Gestor do Simples Nacional. Em relação aos campos abaixo, vide manual do sistema JR PHOENIX. - Opção ISS Simples - Opção ICMS Simples - Distribuição Lucro Presumido - Simples Federal Majoração 50% 10
FICHA ESCRITA Para visualizarmoss as opções de preenchimento nesta tela, podemos usar CTRL+Enter ou clicar nas setinhas. Informaremos o tipo da empresa: 1 Comércio 2 Indústria 3 Microempresa 4 Com.c/Registradora 5 Auto serviço 6 Prestação de Serviço Opção 1 Para os estabelecimentos comerciais e para aqueles, que além prestam serviços. de comerciais, também Opção 2 Para os estabelecimentos industriais ou equiparados à indústria (Ex. importadores) Opção 3 - Esta opção atualmente não é mais válida. Era utilizadaa no caso das microempresas antes do surgimento do Simples Paulista. Opção 4 - Para os usuários de Máquina Registradora, ECF ou PDV. Neste caso preencher também a opção dos totalizadores. Opção 5 - Esta opção atualmente não é mais válida. Era utilizada antigamente pelos estabelecimentos que compravam bebidas com substituição tributária e não emitiam NF específica para venda dessas bebidas. Através do lançamento da compra o sistema calculava 18% sobre o PVV (preço de venda a varejo) e estornavaa no Registro de Saídas. Informaremos o período de apuração do ICMS: 11
1 Mensal (Apuração mensal do ICMS) 2 Decendial (Esta opção não é mais válida) Informaremos o regime de apuração do ICMS: 1 R P A Regime Periódico de Apuraçãoo mensal 2 CEC Cadastro Especial de Contribuintes (Esta opção não é mais m válida) 3 Estimativa Apuração semestral (Esta opção não é mais válida) Informaremos: 1 Livro Caixa - Para integrarmos lançamentos fiscaiss do G5 PHOENIX para o livro caixa do JR PHOENIX. 2 Contabilidade - Para integrarmos lançamentos fiscais do G5 PHOENIX paraa a contabilidade. Informaremos: 1 Um mês após Vencimento da Gare-ICMS no mês subsequente ao fato gerador. 2 Dois meses após Vencimento da Gare-ICMS no segundo mês subsequente ao fato gerador. Informaremos: 1 Um mês após Vencimento da Gare-ICMS de Substituição Tributária (Substituto Tributário) no mês subsequente ao fato gerador. 2 Dois meses após Vencimento da Gare-ICMS de Substituiçãoo Tributária (Substituto Tributário) no mês subsequente ao fato gerador. Informaremos o percentual de redução de d ISS concedido pela Prefeitura para essa empresa, se for o caso. Informaremos neste campo para efetuar o enquadramento desta para a obrigação de escriturações dentro do SPED, sendo elee o PVA(ICMS e IPI) ou ( EFD- CONTRIBUIÇÕES). Esta opção é válida para fatos geradores até 06/ /2007. À partir de 07/2007 entrou em vigor o Simples Nacional e todas as regras do Simpless Paulista foram revogadas. Até 06/2007 tínhamos as seguintes opções: 0 Não enquadrada 1 ME 2 EPP Informaremos: 1 Plano de Contas Geral - Se utilizarmos um único plano de contas de integração contábil ou plano de contas do livro caixa para várias empresas cadastradas. (veja menu m Cadastro Plano de Contas Intg.) 2 Plano de Contas Individual Se a empresa que utilizar um plano de contas individual de integração contábil ou do livro caixa. (vejaa menu Cadastro Plano de d Contas Intg.) Informaremos : 1 Sintético Quando na contabilidade for utilizada uma única conta para todos os clientes e uma única conta para todos os fornecedores. 12
2 Analítico Quando na contabilidade for utilizada uma conta para cada cliente e uma conta para cada fornecedor. Obs. Quando selecionarmos a opçãoo Analítica, o G5 PHOENIX P irá criar um arquivo fornecedores/clientes individual para essa empresa. de c/registradora. Preencheremos esse campo somente se o tipo da em- presa for 4-Comércio Atualmente só é permitido o uso de equipamentos que possuamm 1 totalizador para cadaa alíquota, por isso, utilizaremos sempre a opção 6 totalizadores. Informaremos a data inicial que a empresa optou pela apuração do IPI mensal, Decendial ou quinzenal.: 1 Mensal (ME ou EPP) 2 Decendial 3 Quinzenal / Mensal (podendo ser quinzenal no período de 01/2004 a 09/2004e mensal a partir de 10/2004) Informaremos se a empresa está enquadrada noo lucro real apuração de PIS e COFINS não cumulativos/cumulativo, porém se está se encontra na necessidade das duas opções de regime de apuração também será necessário o enquadramento. No caso de não estar nesta obrigatoriedade, cadastraremos com a opção 0-Não Enquadrado. Informaremos o CNAE Fiscal com 7 dígitos. Será impresso na GARE-ICMS. FICHA CONT Em relação à tela acima, vide manual do sistema CONTÁBIL PHOENIX. Obs. Para desabilitar esta ficha, clicaremoss com o botão direito do mouse e emm seguida clicaremos na opção Cont. 13
RAZÃO SOCIAL COMPLETA Através desta opção cadastraremos a razão social completa da empresa, que será impressa nos livros, apurações, termos, etc. COMPLEM. PRODUTOR RURAL Nesta opção cadastraremos as in- que o formações necessárias para sistema possa imprimir, através do menu Livros, a Declaração de Produtor Rural (Portaria CAT 17, de 20-02-2003) DOS CONTADORES Através desta opção cadastraremos o nome da empresa/escritório e os nomes dos contadores. O contador deverá ser selecionado através do menu Auxiliar/Controle de Impressão/Dados empresa de sua 14
PLANO DE CONTAS INTG. (NOVO CFOP) GERAL OU INDIVIDUAL O cadastro deste plano servirá para integração contábill ou para utilização do Conta Corrente O Plano de contas integrado será Geral ou Individual, de acordo com o cadastroo da empresa. O Plano de Contas Integrado se divide em três fichas: Códigos Fiscais, Serviços e Automáticas. FICHA CÓDIGOS FISCAIS Nesta tela (veja modelos no final da explicação) preencheremos os campos abaixo: Se utilizarmos o sistema Contábil Phoenix, clicaremos neste botão para informar o nº plano utilizado, no caso de termos cadastrado a empresa com a opção de Pl.Contas Intg = Geral do Se utilizarmos o sistemaa Contábil Phoenix, e tivermos cadastrado a empresa com a opção de Pl.Contas Intg = Individual o nº do plano utilizado aparecerá a automaticamente, se estiver informado no cadastro da empresa. Assinalaremos a opção desejada antes dee iniciar o cadastro Assinalaremos este campoo para que o sistema efetue a contabilização do lançamento. Caso estivermos utilizando este cadastro apenas para efeito do controle de duplicatas ou da observação automática para os livros (ver explicação mais adiante), não marcar mos esta opção. Cadastraremos todas t as centenas dos CFOPs utilizados na escrituração das notas, ou apenas aqueles que desejarmos integrarr com a contabilidade, ou utilizar no controle das duplicatas (Conta Corrente). Neste campo definiremos um nº, campo C/C. que deverá ser digitadoo na tela de escrituração das notas, no Para facilitar o trabalho de quem lança as notas, sugerimos que o nº seja sempre 1, pois assim, no momento do lançamento, podemos deixarr o campo C/C em branco, que o sistema entenderá como se estivesse preenchido com o nº 1. Exemplo: : CENTENA CFOP (Correspondente a...) C/C (Correspondente a...) 101 (p/entradas) 1.101 1 Matéria Prima 101 (p/entradas) 1.101 102 (p/entradas) 1.102 2 Material de Embalagem (neste caso será necessárioo digitar 2 no campo C/CC ao escriturar a nota) 1 Revenda de Mercadorias 101 (p/saídas) 5.101 1 Venda de Produtos Industrializados 15
Nas entradas, informaremos neste campo o nº da contaa contábil (débito). Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix, poderá teclar Ctrl+enter para pesquisar no plano de contas. Nas saídas informaremos nestee campo a palavra CLIENTE. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Sintético, o sistema buscará a conta do cliente cadastrada na ficha Automáticas s deste menu. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Analítico, o sistema buscará a conta do cliente informada no cadastro do cliente. Obs. Não desejando contabilizar o valor da nota, informaremos um asterisco a neste campo. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Sintético, o sistema buscará a conta do fornecedor cadastrada na ficha Automáticas deste menu. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Analítico, o sistema buscará a conta do fornecedor informada no cadastro do cliente. Nas saídas informaremos neste o nº da conta contábil (crédito). Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix, poderá teclar Ctrl+enter para pesquisar no plano de contas. Obs. Não desejando contabilizar o valor da nota, informaremos um asterisco a neste campo Informaremos o nº do histórico utilizado na contabilidade. Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix poderá teclar Ctrl+enter para pesquisar p ou cadastrar o histórico utilizado na contabilidade. Exemplo : Histórico nº 1 = Compra de mercadorias ou apenas: onde: 999999 A999999 - Integrará o nº inicial e o nº final da nota fiscal (no caso de agrupamento de notas) 999999 - Integrará o nº da nota fiscal SER - Integrará a série da NF Nas entradas informaremos neste campo a palavra "FORNECEDOR. Neste campo, poderemos informar o seguinte: DD/MM/AAAA Integrará o dia/mês/ano do lançamento da nota FFF - Integrará o nome do fornecedor ou do cliente. Informaremos nestes campos as contas de débito e de crédito assim como o histórico e, opcionalmente, o complemento do histórico ref. ICMS Obs. Não desejando contabilizar o valor do ICMS, informaremos umm asterisco neste campo 16
IPI. Informaremo os nestes campos as contas de débito e de crédito assim como o histórico e, opcionalmen nte, o complemento do histórico ref. Obs. Não desejando contabilizar o valor do IPI, informaremos um asterisco nestee campo Informaremos nestes campos as contas de débito e de crédito assim como o histórico e, opcionalmente, o complementoc o do histórico ref. PIS não cumulativo (só paraa Lucro Real). Obs.Não desejando contabilizar o valor do PIS, informaremos um asterisco nestee campo Informaremos nestes campos as contas de débito e de crédito assim como o histórico e, opcionalmente, o complementoc o do histórico ref. COFINS não cumulativo (só para Lucro Real). Obs. Não desejando contabilizar o valor da COFINS, informaremos um asteriscoo neste campo Estess campos poderão ser utilizados para cadastrarmos observações automáticas para os registros de entradas e de saídas. No primeiro campo informaremos a frase que deverá aparecer no livro (8 dígitos) e no campo Frase por Extenso informaremos a frase sem abreviação quee aparecerá no relatório são do plano de contas de integração (menu Relat.Div./Plano de Contas Intg.) Exemplo: CENTENA CFOP (Correspondente a...) C/CC Frase Livro p/ Obs.do Frase por Extenso 915 1.915 1 Conserto - Remessa para Consertoo 556 1.556 1 Mt.Escr. - Material de Escritório 556 1.556 2 Mt.Limp. - Material de Limpeza Assinalaremos este campo no caso de utilizarmoss a rotina doo Conta Corrente (Controle de duplicatas) para o CFOP selecionado. 17
MODELO ENTRADAS: MODELO SAÍDAS: Softmatic - Sistemas Automátic 18
FICHA SERVIÇOSS Nesta tela (veja modelos no final da explicação) preencheremos os campos abaixo: Se utilizarmos o sistema Contábil Phoenix, clicaremos neste botão para informar o nº do plano utilizado, no caso de termos cadastrado a empresa com a opção de Pl. Contas Intg = Geral Se utilizarmos o sistemaa Contábil Phoenix, e tivermos cadastrado a empresa com a opção de Pl. Contas Intg = Individual I o nº do plano utilizado aparecerá a automaticamente, se estiver informado no cadastro da empresa. Assinalaremos a opção desejada antes de iniciar o cadastro Assinalaremos este campo paraa que o sistema s efetue a contabilização do lançamento. Caso estivermoss utilizando este cadastro apenas para efeito doo controle de duplicatas ou da observação automática paraa os livros (ver explicação mais adiante), não marcaremos esta opção. Neste campo definiremos um nº, que deverá ser digitadoo na tela de escrituração das notas, no campo C/C. Para facilitar o trabalho de quem lança ass notas, sugerimos que o nº seja sempre 1, pois assim, no momento do lançamento, podemos deixar o campo C/C em branco, que o sistema entenderá como se estivesse preenchido com o nº 1. Informaremos nestes campos o seguinte: No caso dos serviços tomados, informaremos neste n campoo o nº da conta contábil (débito). Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix, poderáá teclar Ctrl+enter para pesquisar no plano de contas. Nos serviços prestados informaremos nestee campo a palavra CLIENTE. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Sintético, o sistema buscará a conta do cliente cadastrada na ficha Automáticas deste menu. Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização Analítico, o sistema buscará a conta do cliente informada no cadastro do cliente. Obs.Não desejando contabilizar o valor do serviço, informaremos umm asterisco neste campo. Nos serviços tomados informaremos neste campo a palavra p "FORNECEDOR. Se a empresa estiver cadastradaa como método de contabilização Sintético, o sistema buscará a conta do fornecedor cadastrada na ficha Automáticas deste menu. Se a empresa estiver cadastradaa como método de contabilização Analítico, o sistema buscará a conta do fornecedor informada no cadastro do cliente. c Nos serviços prestados informaremos neste o nº da conta contábil (crédito). Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix, poderá teclar Ctrl+enter para pesquisar no plano de contas.. Obs.: Não desejando contabilizar o valor doo serviço, informaremos um u asterisco o neste campo. 19
Informaremos nestes campos as contas débito, crédito, o histórico contábil e o complemento do histórico. Não será necessário o preenchimento dos campos relativos ao PIS, COFINS e CSLL, uma vez que essas retenções ocorrem no momento do pagamento ou recebimento da duplicata. Dessa forma, paraa a correta contabilização desses valores, deverá ser utilizada a rotina do Conta Corrente. Assinalaremos este campo no caso de utilizarmos a rotina do Conta Corrente (Controle de duplicatas). MODELO SERVIÇOS TOMADOS MODELO SERVIÇOS PRESTADOS 20
FICHA AUTOMÁTICAS Os campos Fornecedores e Clientes desta ficha só deverão ser preenchidos com as respectivas contas contábeis quando o método de contabilizaçãoo for sintético, ou seja, quando existir uma única conta contábil paraa todos os fornecedores e uma única conta contábil para todos os clientes. Quando a empresa estiver cadastrada com o métodoo de contabilização analítico ou seja, se existir no plano de contas contábil uma conta específica para cada fornecedor ou cliente, deixaremos estes campos em branco No campo Caixa deverá ser informada a conta caixa ou conta banco. Nos demais campos, informaremos as contas contábeis (débitoo e crédito) ) correspondentes a cada tributo. MODELO FICHA AUTOMÁTICAS PLANO DE CONTAS INTG. / CONTA CORRENTE O cadastro deste plano servirá para contabilização das duplicatas, DARFs D pagos e retenções FICHA IMPOSTOS Nesta tela selecionar o código do DARF que foi pago ou o código do DARF ref.retenções (5952.2) e informar as respectivas contas contábeis (teclando ctrl+enter abre o plano do Contábil Phoenix) 21
FICHA DUPLICATAS Selecionar (x) Duplicatas Pagas ou (x) Duplicatas Recebidas e informar as contas contábeis de juros (teclando ctrl+enter abre o plano do Contábil Phoenix) FICHA BANCOS Cadastrar o caixaa e os bancos com suas respectivas contas contábeis. Exemplo: 1 - Bradesco, 2 - Caixa, 3- Itaú, etc. FICHA HIST/COMPLEM. Selecionar a opção desejada (Pagamento DARF, Pagamento Duplicata ou Recebimento Duplicata) e informar pelo menos o histórico do valor principal e o histórico das retenções. Como complemento do histórico podemos utilizar os "coringas" que estão relacionados abaixo, a fim de trazer o nº da dupl., o nº do cheque, etc. Alguns desses coringas estão com problemas e já estamos providenciando o ajuste. PARTICIPANTES (FORNECEDORES / CLIENTES) Para cadastrarmos um novo fornecedor ou cliente, clicaremos no n botão Novo, informaremos o CNPJ, Razão Social, Inscrição Estadual, UF, Endereço, Cidade, CEP, Código do Município, Cód. Do País, Inscrição Suframa, Email, e também as telas de: Lembramos que não é necessário fazer esse cadastramento por aqui, pois ao escriturar a nota fiscal, abrirá uma tela para cadastrarmos fornecedor/cliente. Temos opção de cadastrarmoss fornecedores e clientes pelo métodoo Sintético ouu Analítico. Informaremos quando a empresa esta está nestaa obrigatoriedade Informaremos quando a empresa tem a obrigação da entrega da DMED, aonde será informado o CPF do beneficiário e seu nome. Nesta opção ordenaremos o fornecedor ou cliente por CNPJ ou Razão Social. Ao clicarmos neste botão, a opção mudará paraa Razão Social. Nesta opção visualizaremos a Alterações Contratuais dentro do 22