ORGANIZAÇÕES ORGÂNICAS Autor: Durward Hofler, revisado por Scott B.Droege - 2005 Tradução: André Luís Martins O termo orgânico sugere que, como coisas vivas, organizações mudam suas estruturas, funções e processos para responder e se adaptar a seus ambientes. Burns and Stalker observaram em A Gerência da Inovação que estruturas orgânicas são apropriadas em ambientes instáveis, turbulentos, imprevisíveis e em atividades não rotineiras e tecnologias. Para organizações enfrentando tais incertezas, encontrar reações apropriadas, eficazes e no tempo certo para desafios impostos pelo ambiente externo é de importância critica. Organizações orgânicas são caracterizadas por: descentralização trabalhos flexíveis e de definição ampla interdependência entre pessoas e unidades comunicação multidimensional iniciativa das pessoas poucas regras e regulamentos, amplamente definidos participação das pessoas na solução de problemas e na tomada de decisões, freqüentemente de forma interativa e em grupos Em organizações orgânicas, existe ênfase na eficácia, solução de problemas, agilidade, flexibilidade, adaptabilidade, criatividade e inovação. Estas organizações são capazes de responder rapidamente a mudanças no ambiente, pois seus funcionários são responsáveis pela criação, experimento e sugestão de novas idéias. O processo de inovação é desencadeado pelas pessoas através da organização de uma forma de baixo para cima. As quatro seções seguintes explicam como tais características se ajustam em uma estrutura organizacional coesa que permite flexibilidade e mudanças contínuas. Pág. 1
ENCONTRANDO DESAFIOS Um ambiente externo instável aumenta a incerteza e a complexidade que uma organização deve enfrentar. Esta é continuamente confrontada com uma variedade de problemas e oportunidades novos e inesperados, nos quais a natureza e os fatores relevantes são inicialmente pouco conhecidos e cujas respostas não são óbvias. Além disso, como o ambiente costuma mudar com rapidez, a reação a novos problemas e oportunidades deve ser modificada, ou não deve ser apropriada ou relevante para os desafios de amanhã. Em suma, uma organização não pode continuar fazendo as mesmas coisas do mesmo velho jeito. Sob condições de incerteza e complexidade, a organização deve definir sua estrutura e processos para se tornar flexível e ágil a mudanças nos desejos dos clientes, regulamentos governamentais e condições econômicas. FLEXIBILIDADE E AUTORIDADE COMPARTILHADA A necessidade por flexibilidade e agilidade leva a descentralização da autoridade referente à tomada de decisões em organizações orgânicas. Como resultado, existe uma forte tendência a poucas regras, regulamentos, procedimentos e políticas. Desta forma, existe a preferência por definições mais amplas, flexíveis e informais do que precisas, rígidas e formais. É permitida as pessoas exercitar o grande desafio da liberdade de ação. A autoridade para identificar problemas e oportunidades e para propor soluções é delegada aquelas mais hábeis para responder, não importando suas posições, unidades ou níveis, dentro da organização. A ênfase é colocada mais no controle de equipes e indivíduos do que no controle gerencial, estabelecido hierarquicamente. Gerentes de alto nível em organizações orgânicas são mais dedicados a atividades de coordenação e integração, ao contrário da passagem de diretrizes de cima para baixo, de forma hierárquica, o que é comum na alta gerência das organizações mecanísticas. A necessidade por flexibilidade e agilidade também afeta como o trabalho é planejado e executado em organizações orgânicas. Atividades não são definidas de forma clara e precisa em tais organizações. Posições, funções, descrições de cargo, e procedimentos operacionais são amplos e generalizados, ao invés de específicos e especializados. Pessoas aceitam Pág. 2
responsabilidades em geral para que as coisas sejam feitas, mas a forma pelo qual elas realizam suas tarefas é ditada mais por times autônomos ou semi-autônomos do que por procedimentos operacionais padronizados. Como o trabalho das organizações orgânicas é freqüentemente interdependente, tarefas e responsabilidades específicas variam de uma situação para outra e são refinadas através de interação direta e ajustes mútuos entre pessoas e unidades de trabalho. Intervenção frequente do alto nível gerencial pode atrasar a realização das tarefas, ao invés de apoiá-las. Uma questão chave em organizações orgânicas é a determinação de quem tem o conhecimento, perspectiva, experiência, ou habilidades necessárias para identificar oportunidades ou solucionar problemas. Ao contrário de assumir que a alta gerência é a principal fonte de todo o conhecimento de sabedoria, organizações orgânicas assumem que várias pessoas na organização podem ter capacidade e visão. Desta forma, comunicação é multidirecional, descentralizada e informal e não hierárquica e formal. Para facilitar o compartilhamento de informações e idéias, funcionários são freqüentemente responsáveis pela comunicação através das fronteiras tradicionais da organização, independente da posição, nível ou unidade. Indo um passo adiante, empresas na área farmacêutica, por exemplo, podem colaborar através de corporações e com pesquisadores acadêmicos para conduzir pesquisas básicas visando o desenvolvimento de algum medicamento. Jack Welch, ex-presidente da General Eletric, se referia a este tipo de empresa como organizações sem fronteiras. A coordenação e a integração com múltiplos participantes além das fronteiras organizacionais, é um componente necessário para o sucesso, especialmente em organizações multinacionais. Diversidade de informação e perspectivas são freqüentemente a chave para o desenvolvimento de soluções criativas para problemas vagos e complexos, e oportunidades. O ELEMENTO HUMANO Necessidades das pessoas e dinamismo constituem uma importante função em organizações orgânicas. A participação dos funcionários no processo decisório é um elemento motivador pois satisfaz as necessidades humanas por autonomia, responsabilidade, desafio, auto-estima, interação social e desenvolvimento pessoal. Além disso, esta credibilidade e Pág. 3
participação ajudam o desenvolvimento da organização, incrementando seu capital intelectual, que tem se tornado cada vez mais importante para muitas organizações. Através da ênfase na iniciativa, interação direta e comunicação aberta, a criação de times compostos de vários membros da organização são capazes de utilizar suas diversidades internas para favorecer reações inovadoras a desafios e mudanças no ambiente das organizações. MESCLANDO ESTILOS As organizações orgânicas não são totalmente livres de hierarquias, regras formalizadas, regulamentos, procedimentos e processos. Realmente, parâmetros estruturais, mesmo que ocultos ou de definição ampla, são necessários para prevenir o caos que resultaria da absoluta descentralização. Como um exemplo de tais parâmetros estruturais, enquanto funcionários da 3M são encorajados a tomar a iniciativa na sugestão de novos produtos e na busca por apoio dentro da organização, novos grupos de produtos devem ainda atender a indicadores financeiros específicos em cada estágio de desenvolvimento de produtos. Apesar de tudo, o controle real é encontrado em constante interação entre as pessoas e as regras normativas que se desenvolvem informalmente entre elas. Não é sempre necessário que toda a organização seja orgânica. Algumas unidades, tais como departamentos de pesquisa e desenvolvimento, podem se beneficiar de estruturas orgânicas pois estes lidam com ambientes instáveis. Unidades que possuem ambientes mais estáveis, tais como alguns departamentos administrativos que lidam com tarefas rotineiras, podem ter benefícios em uma estrutura mecanística. Algumas unidades podem até mesmo utilizar os dois modelos. Departamentos de serviço ao cliente, por exemplo, podem construir flexibilidade, respondendo a circunstâncias excepcionais enquanto mantêm protocolos padronizados para situações mais críticas. As estruturas das organizações orgânicas são informais, fluídas, e em constante mudança para identificar e desenvolver reações a novos problemas e oportunidades. Autoridade e responsabilidade se modificam de uma situação para a outra, grupos são estabelecidos, completam seu trabalho e são desfeitos. Um simples funcionário, por exemplo, pode pertencer a diversos times temporários ao mesmo tempo. Em organizações orgânicas existe uma ênfase menor em cargos superiores e subordinados, e maior na difusão da Pág. 4
iniciativa. Cargos, tarefas e responsabilidades, limites verticais de hierarquia para a tomada de decisões, comunicação, coordenação e controle não são limitados de forma rígida. Relações e interações entre pessoas e unidades mudam continuamente, e gerentes e outros funcionários devem refletir quais relações e interações serão mais eficazes para cada problema ou oportunidade em particular. Pág. 5