UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIÁS UNIDADE UNIVERSITÁRIA DE CIÊNCIAS SÓCIO-ECONÔMICAS E HUMANAS DE ANÁPOLIS CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS GISLANE BERNARDO A IMPORTÂNCIA DA CONTROLADORIA NO PROCESSO DECISÓRIO EM UMA EMPRESA COM UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL ANÁPOLIS 2013 1
SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO...3 2. TEMA...3 3. PROBLEMA...3 4. HIPÓTESE...4 5. JUSTIFICATIVA...4 6. OBJETIVOS...4 6.1. OBJETIVO GERAL...4 6.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS...4 7. SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL...4 8. CONTABILIDADE GERENCIAL...6 9. PROCESSO DECISÓRIO...6 10. MISSÃO E OBJETIVOS DA CONTROLADORIA...7 11. O PAPEL DA CONTROLADORIA NO PROCESSO DE GESTÃO...8 12. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO...9 13. A CONTROLADORIA ÓRGÃO DE GESTÃO EMPRESARIAL...9 14. CONSIDERAÇÕES FINAIS...10 15. REFERÊNCIAS...11 2
1. INTRODUÇÃO Na atualidade o mundo vive na era da informação, exigindo das organizações uma gestão estratégica eficiente, a qual pode ser facilitada pela utilização de recursos inteligentes oferecidos pela tecnologia de informação e sistemas de informação. Não se admite hoje uma empresa que queira competir com vantagem, sem a utilização dessas ferramentas. Estes fatos abrem lacunas para que os novos gestores, com novas visões busquem o aperfeiçoamento contínuo para suas empresas. Para se sobressair no cenário empresarial, os gestores necessitam utilizar informações seguras e eficazes para balizar o seu processo decisório. Dessa forma, a contabilidade, enquanto ciência, em constante adaptação a estas mudanças, assume pressupostos multidisciplinares visando auxiliar todos os níveis de processos organizacionais. Neste contexto, surge a controladoria, que utiliza-se dos conhecimentos contábeis, associados a diversas áreas de conhecimento, como estatística, matemática, psicologia e outras, com intuito de disponibilizar este suporte informacional aos gestores para que possam conduzir a organização de acordo com o que foi estabelecido em sua missão e visão estratégica. 2. TEMA A importância da controladoria no processo de tomada de decisões em uma empresa com sistema gerencial de informação. 3. PROBLEMA Como a controladoria ajudará no processo de tomada de decisões de uma empresa com sistema gerencial de informação? 3
4. HIPÓTESE A controladoria torna-se um diferencial ao utilizá-la para tomada de decisões. 5. JUSTIFICATIVA As empresas precisam estar preparadas para competir com preço e qualidade, operando a menores custos os seus produtos e serviços. Contudo, para concretizar essa concepção, o gestor precisa conhecer todas as informações sobre seu empreendimento e adotar uma postura criativa e inovadora no mercado, perpetuando seu empreendimento. 6. OBJETIVOS 6.1.OBJETIVO GERAL Consiste em identificar e demonstrar como a controladoria, por intermédio das ferramentas gerenciais, auxilia os administradores no processo decisório com base em informações e direcionadores estratégicos. 6.2.OBJETIVOS ESPECIFICOS Demonstrar o que é um sistema de informação gerencial; Fundamentar teoricamente a controladoria estratégica e suas principais ferramentas de apoio a gestão; Apresentar os desafios estratégicos e prioridades de gestão; Elaborar um estudo de caso com intuito de identificar a importância da controladoria no apoio ao processo de gestão. 7. SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL 4
Quando se fala em fornecer informações para a tomada de decisão, toda a empresa deve estar envolvida nesse processo. A complexa relação entre os diversos gerentes de uma organização deve ser facilitada pelos sistemas de apoio gerencial. O BRIEN (2002, p.29), afirma que quando os sistemas de informação se concentram em fornecer informação e apoio à tomada de decisão eficaz pelos gerentes, eles são chamados sistemas de apoio gerencial. Entre os vários tipos de sistemas de apoio gerencial, pode-se citar: Sistema de Suporte da Decisão, Sistema de Suporte Executivo e Sistema de Informação Gerencial A necessidade do Sistema de Informação nas empresas surgiu devido ao grande e crescente volume de informações que a organização possui. Com o Sistema de Informação estruturado a apresentação das informações necessárias e também já propiciando uma visão das decisões, a empresa garante um grande diferencial em relação aos concorrentes, e os gestores podem tomar decisões mais rápidas e de fontes seguras. Os sistemas de informação têm por objetivo gerar informações para a tomada de decisões, os dados são coletados, processados e transformados em informação. Sistemas de informação é uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback. O sistema de informação, não possibilita somente a informação e o suporte para a efetiva tomada de decisão, mas também respostas ás operações diárias, agregando, assim, valores aos processos da organização. As empresas precisam estar preparadas para lidar com os problemas internos e externos do ambiente em que estão inseridas, para tanto buscam no desenvolvimento de sistemas de informações suporte para a resolução desses problemas. A razão mais forte pelas quais as empresas constroem os sistemas, então, é para resolver problemas organizacionais e para reagir a uma mudança no ambiente. Os sistemas de informação objetivam a resolução de problemas organizacionais internos, e a consequente preparação para enfrentar as tendências da crescente competitividade de mercado. 5
8. CONTABILIDADE GERENCIAL A gestão empresarial não se limita apenas em tomar decisões, sua definição é muito mais abrangente, no qual se entende como um processo orientado que permitirá de forma coordenada definir o fluxo do processo decisório em todos os níveis empresarias. Conforme sintetizam Oliveira, Perez Jr e Silva (2010, p. 123) a palavra gestão deriva do latim gestione e significa gerir, gerência, administração. Administrar é planejar, organizar, dirigir e controlar recursos, visando atingir determinado objetivo. Percebe-se diante desse ponto de vista que este termo é a ação que leva a empresa a atingir os objetivos almejados. A contabilidade tradicionalmente conhecida, na qual o desempenho das atividades estava voltado exclusivamente para cumprir as exigências da legislação comercial, passa a ceder espaço a uma nova ramificação denominada contabilidade gerencial, a qual possibilita o gerenciamento das organizações. Deste modo, a contabilidade gerencial é caracterizada por Padoveze (2009, p. 27) como uma área contábil autônoma, pelo tratamento dado à informação contábil, enfocando planejamento, controle e tomada de decisão, e por seu caráter integrativo dentro de um sistema de informação contábil. Segundo o autor, a ênfase desta área é um tratamento diferenciado a informação contábil, de forma a deixá-la clara e objetiva para possibilitar seus usuários aperfeiçoar as projeções, controles e consequentemente tomar decisões mais assertivas. 9. PROCESSO DECISÓRIO Um dos mais importantes temas relacionados à gestão de uma organização é o processo decisório, pois o crescimento, desenvolvimento e continuidade da organização estão ligados a ele. Figueiredo e Caggiano (1997) afirmam que a tomada de decisão pode ser expressa como uma sequência lógica de etapas que remetem a racionalidade pela qual os administradores buscam soluções assertivas para os problemas enfrentados pela empresa. 6
Seguindo este raciocínio, Padoveze (2003, p. 30) relata que o processo decisório é escolha de um curso determinado de ação entre vários cursos de ação alternativos. O curso de ação escolhido pode compreender um conjunto de vários cursos de ação. É importante observar na citação, que o autor atrela a continuidade da organização ao ser humano e que uma decisão pode influenciar o ambiente empresarial de forma sistêmica. Contudo, para que esse método seja eficiente e eficaz o gestor precisa dispor de informações objetivas, fidedignas e tempestivas para que sua decisão seja assertiva. 10. MISSÃO E OBJETIVOS DA CONTROLADORIA Na atuação como órgão administrativo empresarial, a controladoria tem como missão, conforme afirma Catelli (2001, p. 346) assegurar a otimização do resultado econômico da organização. Dessa forma, o autor sugere que a razão da controladoria existir é a busca pela eficácia institucional, de forma a possibilitar o crescimento dos ganhos corporativos, por meio de decisões assertivas. Isso, por intermédio da sinergia estabelecida com as demais áreas de conhecimento, que permite zelar pela continuidade da empresa, buscando constantemente a maximização do resultado. Quanto ao papel da controladoria, abordam Oliveira, Perez Jr e Silva (2010, p. 10) que é assessorar as diversas gestões da empresa, fornecendo mensurações das alternativas econômicas e, por meio da visão sistêmica, integrar informações e reportá-las para facilitar o processo decisório. Percebe-se que é a área que processa os dados, interpreta e reporta-os aos responsáveis, prestando auxílio na busca por decisões assertivas que promovam a sustentabilidade do empreendimento. As funções da controladoria estão diretamente ligadas à missão, pois surgem com intuito de auxiliar na consecução da mesma. As funções são definidas como atos, que são desempenhados com a razão de atingir determinado objetivo. 7
11. O PAPEL DA CONTROLADORIA NO PROCESSO DE GESTÃO A controladoria dentro do processo de gestão compreende os planos de planejamento e controle, bem como representa uma unidade responsável em coordenar esforços e assegurar a otimização da eficácia organizacional. O processo de gestão é influenciado pela atuação da controladoria através das informações geradas pelas atividades de planejamento e controle. É importante atentar-se a citação dos autores, pois atrelam a atuação da controladoria como órgão de assessoria aos gestores. Infere-se que a base para o trabalho do profissional de controladoria são os dados coletados de um sistema, que são e transformados em informações e apresentados aos usuários por meio de relatórios. Em relação à questão controle o papel da controladoria está ligado diretamente a ação de verificar se os objetivos, planos, políticas e padrões estão sendo obedecidos. Bem como, prestar informações relevantes e oportunas para a gerência, como suporte as decisões, com intuito de garantir atingir a missão pela qual a empresa existe. A controladoria auxilia a gestão no planejamento estratégico, cabe ao controller assessorar o principal executivo e os demais gestores na definição estratégica, fornecendo: Informações rápidas e confiáveis sobre a empresa; No planejamento operacional, cabe a ele desenvolver um modelo de planejamento baseado no sistema de informação atual, integrando-o para a otimização das análises; e No controle, cabe ao responsável pela controladoria exercer a função de perito ou de juiz, conforme o caso, assessorando de forma independente na conclusão dos números e das medições quantitativas e qualitativas Na visão dos autores, a controladoria é o órgão que assessora as diversas gestões da empresa e de forma sistêmica, apresenta a mensuração das alternativas econômicas, por meio da modelagem de informações que facilite o entendimento dos gestores quanto à situação real do empreendimento. 8
12. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO As empresas planejam para estabelecer metas e objetivos estratégicos que promovam sua sustentabilidade, capacitando-a para atuar de forma proativa no mercado. Neste sentido, Peleias (2002, p. 22) comenta que planejar pressupõe a existência de um processo decisório contínuo, que contemple as atividades dos gestores de forma individual e conjunta. O planejamento envolve decisões em relação ao futuro, visando identificar e avaliar as melhores alternativas e suas consequências, incluindo os riscos. O autor evidencia que é nesse momento que se realiza uma minuciosa análise de todos os fatores que tenham ligação com determinada escolha, tanto os aspectos positivos, quanto os negativos. Em outras palavras, caracteriza-se como o caminho a percorrer para se obter os méritos desejados. Oliveira (2007, p. 18) comenta que, o planejamento estratégico é o processo administrativo que proporciona sustentação metodológica para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela empresa, visando ao otimizado grau de interação com os fatores externos não controláveis e atuando de forma inovadora e diferenciada. Diante do posicionamento do autor, identifica-se que é neste momento que se formulam os objetivos estratégicos, em seguida deve-se delimitar as ações a serem adotadas para sua execução, analisando todas as variáveis relativas ao empreendimento. 13. A CONTROLADORIA ÓRGÃO DE GESTÃO EMPRESARIAL O órgão administrativo Controladoria tem por finalidade garantir informações adequadas ao processo decisório, colaborando com os gestores na busca da eficácia gerencial. Embora o delineamento da função, do órgão, e da posição do executivo possa variar de uma empresa para outra, existe um conceito que é comumente observado, quanto ao executivo: o controller é o chefe da contabilidade, aquele quesupervisiona e mantém os arquivos financeiros formais da empresa embora suas funções não tenha que se restringir apenas às funções contábeis e, o que mais se espera é que 9
ele ampliesua atuação ao desenvolvimento da contabilidade em aplicações gerenciais. Segundo Wilson and Colford 1990, 5 Embora existam muitas definições para a função da Controladoria que foram desenvolvidas ao longo dos nos. 14. CONSIDERAÇÕES FINAIS Diante do estudo realizado é perceptível que a utilização dos recursos da controladoria é de vital importância para dar confiabilidade, velocidade e segurança nas informações disponibilizadas para o processo decisório. Destaca-se que este órgão de staff tem reduzido a distância entre os diversos setores da organização e o processo de gestão. Isso por meio das ferramentas gerenciais apresentadas neste estudo, desde o planejamento estratégico, passando pelos planos de ação, orçamentos, avaliação de desempenho dessas ações e consequentes correções de cursos, os quais dependem de um excelente sistema de controle gerencial, que se converge e se integra na controladoria. A junção das ferramentas gerenciais possibilita que a empresa delimite seus objetivos e estratégias no planejamento, mensure por meio de indicadores a execução das estratégias, e acompanhe numericamente o desempenho organizacional no orçamento. Diante disto, tem-se a necessidade de elaborar o relatório de informações gerenciais, com base nos dados de tais metodologias aliados aos demonstrativos contábeis, o qual servirá de base para os gestores tomarem suas decisões. 10
15. REFERÊNCIAS CATELLI, Armando. Introdução: o que é o GECON. In: CATELLI, Armando (Org.). Controladoria: uma abordagem da gestão econômica - GECON. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2001. PADOVEZE, Clovis Luiz. Sistemas de informações contábeis fundamentos e análise. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2000. O BRIEN, James A. Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da internet. Tradução de Cid Knipel Moreira. São Paulo: Saraiva, 2002. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, organização e métodos uma abordagem gerencial. 10. ed. São Paulo: Atlas, 1998. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia, práticas. 24. ed. São Paulo: Atlas, 2007. PADOVEZE, Clovis Luiz. Sistemas de informações contábeis fundamentos e análise. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2000. PADOVEZE, Clóvis Luís. Controladoria estratégica e operacional: conceitos, estrutura, aplicação. São Paulo: Thomson, 2003. PELEIAS, Ivam Ricardo. Controladoria: gestão eficaz utilizando padrões. São Paulo: Saraiva, 2002. PEREZ JUNIOR, José Hernandez; PESTANA, Arnaldo Oliveira; FRANCO, Sérgio Paulo Cintra. Controladoria e Gestão: teoria e prática. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1997. REZENDE, Denis Alcides; ABREU, Aline França de. Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais: o papel estratégico da informação e dos sistemas de informação nas empresas. São Paulo: Atlas, 2000. 11