Soluções essenciais para melhorar a produtividade da sua clínica
Índice Introdução 3 Relacionamento com o cliente: como otimizar? 4 Envio de SMS automatizado: seus benefícios 5 Perspectivas futuras: aplicativos de mensagens instantâneas 6 Prontuário eletrônico: quais os benefícios? 7 Sistemas de controle financeiro: por que investir? 8 Business Intelligence (BI): como funciona? 9 Conclusão 10 Sobre a CM Tecnologia 11
Introdução Já não é nenhuma novidade que o emprego de tecnologia nos mais diversos segmentos de mercado tem operado verdadeiras transformações, trazendo inúmeros benefícios para as empresas. E na área da saúde não poderia ser diferente! Por isso é que a informatização das clínicas passou a figurar dentre as melhores práticas de gestão, tanto que, atualmente, é bastante arriscado prescindir do apoio tecnológico para gerir instituições de saúde. Com o avanço das ferramentas, as soluções de tecnologia de fato conquistaram seu espaço na complexa dinâmica de gestão das clínicas. Ao substituírem processos manuais, as soluções representam diferenciais significativos no alcance de mais eficiência e produtividade. Com um sistema informatizado e os processos se tornando automatizados, as chances de erros e falhas diminuem consideravelmente, de modo que a clínica passa a ter maiores chances de garantir organização e fluidez nas tarefas de gestão. Trata-se não só de ganho de tempo imediato, mas também de trabalho com inteligência, melhorando a dinâmica dos processos e impactando os resultados gerais da instituição de saúde. Mas a verdade é que tão importante quanto ter conhecimento dos benefícios da tecnologia é planejar e saber escolher o sistema mais adequado para a clínica. Afinal, cada software possui suas particularidades que podem atender a instituição em aspectos específicos, tendo um alcance variável conforme o foco para o qual foi desenvolvido. Do que não resta dúvida é que o uso de um sistema ajustado às necessidades da empresa permite que sejam obtidos relatórios relevantes e confiáveis, com informações significativas e efetivamente fundamentadas em dados sólidos sobre o desempenho da instituição. São justamente esses dados, armazenados e geridos pelo sistema, que viabilizarão ações estratégicas para trazer verdadeiras melhorias aos processos, fazendo significativa diferença na performance do estabelecimento. Por isso, neste material vamos falar sobre a otimização do agendamento de consultas, as vantagens evidentes do uso do prontuário eletrônico do paciente, os diferenciais de um sistema de controle financeiro e a combinação dos múltiplos fatores que compõem o universo do Business Intelligence (BI). Prossiga com a leitura e não perca a oportunidade de entender por que algumas soluções são essenciais à produtividade das instituições de saúde! 3
Relacionamento com o cliente: como otimizar? Você sabia que o simples esquecimento da data ou do horário dos procedimentos está entre os principais motivos que levam pacientes a atrasos e faltas? Para as instituições de saúde, sempre esteve mais do que claro que atrasos e ausências prejudicam toda a rotina da clínica, acarretando também em perda de tempo dos profissionais disponíveis e impactando o equilíbrio financeiro da instituição como um todo. Por esse motivo, lembrar o paciente do procedimento é uma alternativa simples que pode trazer resultados impressionantemente positivos. E isso tanto é verdade que aquela checagem da agenda da semana, fazendo ligações para lembrar os pacientes do procedimento agendado, é uma prática existente há bastante tempo. Só que, com as novas soluções tecnológicas disponíveis, essa prática passou a se tornar bem mais eficiente. O que uma solução as novas soluções tecnológicas podem trazer para a sua clínica: Use uma Ferramenta para otimizar o atendimento Beneficios com a atumatização de SMSs Perspectiva futura 4
Envio de SMS automatizado: seus benefícios Uma plataforma de automação de SMS é ideal para melhorar todo esse processo e transformar completamente o trabalho do setor de atendimento, tornando a equipe mais eficaz. Fazer com que o envio de lembretes seja um processo automatizado deixa os profissionais mais livres para serem produtivos em outras tarefas. Isso sem contar que a comunicação via SMS é muito mais discreta e objetiva, além de fazer com que o paciente sinta que recebeu uma atenção especial (o que reforça o laço entre a clínica e o usuário). Sabe-se que o uso de celulares e smartphones é comum ao cotidiano das pessoas atualmente e que o número de telefone moveis ultrapassou a quantidade de pessoas, certo? Nesse cenário, enviar uma mensagem de texto evita a impertinência da chamada telefônica, que nem sempre é bem-vinda. Além do mais, o SMS é efetivamente entregue ao destinatário com uma taxa de 98% de abertura. Fora tudo isso, ainda tem um custo significativamente inferior ao das chamadas telefônicas e ainda tem o beneficio de desafogar o pessoal que confirma os procedimentos. Com um envio automatizado, essa etapa dos lembretes passa a funcionar de maneira eficiente e rotineiramente. Inclusive, é possível enviar mensagens personalizadas, cuja expedição esteja submetida a horários programados. Outro benefício evidente é que a implementação de um sistema automatizado de envio de SMS leva ao aumento do número de procedimentos intercalados entre um horário e outro, o que otimiza a rotina da clínica e deixa os pacientes satisfeitos com a possibilidade de atendimento. Não se trata apenas de impactar a produtividade da clínica, mas também de deixar claro aos pacientes a preocupação da instituição em prestar um serviço de saúde de excelência. 5
Perspectivas futuras: aplicativos de mensagens instantâneas Aplicativos de mensagens instantâneas têm modificado bastante a relação entre usuários e empresas. São formas de comunicação revolucionárias porque possuem custos excessivamente baixos, ao mesmo tempo em que são altamente eficientes. A larga adesão a esse tipo de recurso (cujo uso depende essencialmente da habilidade do usuário com seus dispositivos móveis) promete marcar significativamente a interação entre pacientes e instituições de saúde. A integração dos aplicativos com a central de atendimento é capaz de otimizar determinados recursos, trazendo uma nova dinâmica ao serviço de atendimento. Com essas mudanças, o setor de atendimento das instituições de saúde passará a lidar da melhor maneira possível com uma plataforma multicanal, que recebe as requisições e as distribui para os operadores de atendimento disponíveis. Esses, por sua vez, serão devidamente treinados e capacitados para operar a plataforma da melhor maneira possível. Diante das possibilidades, prevê-se que o profissional logo possa notificar diretamente os pacientes a respeito do procedimento marcado e que esses possam responder às notificações, confirmando ou não seu comparecimento. É claro que outras tantas funcionalidades estão sendo desenvolvidas, mas o certo é que o uso de uma ferramenta que automatiza o contato com seu paciente. 6
Prontuário eletrônico: quais os benefícios? Graças às soluções tecnológicas, as instituições de saúde já podem contar com processos bem mais fluidos. E a tendência é que a tecnologia utilize cada vez menos espaço físico ao mesmo tempo em que amplia sua oferta de soluções e ferramentas para garantir eficiência aos processos. Em meio a esse cenário, o prontuário eletrônico é uma oferta de rapidez e dinâmica diferenciada para a manipulação dos dados. Com as informações do paciente digitalizadas e sempre disponíveis, fica fácil consultar e manusear os documentos que marcam o histórico de passagem do paciente pela clínica. A digitalização dos dados tem também outras vantagens evidentes: garante maior mobilidade, rápida atualização e grande capacidade de armazenamento. É ganho certo de eficiência para a instituição de saúde, além de constituir uma forma muito mais segura de lidar com as informações. Segurança, aliás, é um aspecto de suma importância quando se fala em dados de saúde. Com as informações inseridas em um prontuário eletrônico, apenas profissionais cadastrados e autorizados podem incluir, validar ou alterar qualquer campo. Lembrando que cada perfil de profissional pode ter um alcance maior ou menor para manusear as informações dentro do mesmo sistema. Isso sem contar que o uso de prontuários eletrônicos também gera economia. Afinal de contas, com dados digitalizados se pode dispensar os gastos com impressão de papel. Outro ganho que não pode deixar de ser citado é que, diferentemente dos prontuários em papel, o prontuário eletrônico não oferece riscos de ilegibilidade, ocorrendo também uma redução nas chances de falhas de preenchimento. E como não existem fisicamente, a perda dos dados dos prontuários também é significativamente reduzida. Sabemos que o prontuário sempre foi um documento indispensável para analisar o histórico médico do paciente, pois contém dados pessoais que indicam a identificação, algumas informações socioeconômicas e, principalmente, sobre quadros de saúde e suas supostas alterações. Com o histórico do paciente em mãos, os profissionais passam a ter acesso diferenciado a dados sobre consultas, tratamento e exames feitos anteriormente. A partir desse leque de informações, os médicos podem emitir laudos conclusivos, fundamentados em dados sólidos e pertinentes em relação à saúde do paciente. Além do mais, o tempo de conclusão dos laudos também é encurtado com a tecnologia. E a consequência de todo esse novo processo se vê com um paciente mais consciente e comprometido com a própria saúde. 7
Sistemas de controle financeiro: por que investir? Até aqui você já teve uma boa ideia de que otimizar processos significa conseguir mais tempo para dedicar a estratégias mais abrangentes de atuação da instituição de saúde. Mas sabia que um software de gestão também pode marcar diferença quanto ao controle financeiro da clínica, fazendo com que a gestão tenha um patamar de controle bem mais satisfatório? Com esse recurso, a instituição é capaz de gerir melhor imprevistos e administrar as finanças com muito mais segurança. Com um controle financeiro automatizado, as atualizações dos dados recém-lançados no sistema passam a chegar rapidamente ao conhecimento dos gestores. Isso permite que se tenha um panorama relevante e realista sobre a rotina financeira da instituição, conseguindo prever o desempenho da clínica em cada período (seja semanal, mensal ou até anualmente). A facilidade de acesso dos gestores aos sistemas, podendo fazer login a partir de qualquer dispositivo e a qualquer momento, permite que a tomada de decisão seja mais assertiva e bem fundamentada, levando em conta a realidade da instituição. Economizar tempo é, mais uma vez, o caminho facilitado para cuidar com mais atenção da principal estratégia da empresa de saúde. Sem perda de tempo com burocracia, o potencial de gestores e demais profissionais envolvidos é ampliado, o que pode impactar de maneira relevante o faturamento da clínica, trazendo melhoras efetivas quanto à sua competitividade diante do mercado. Com a adoção de tal ferramenta, pode-se controlar desde faturamento (por período, por profissional, por convênio, por procedimento ou por paciente) até a análise das contas a pagar, das despesas por período, por centro de custo, por categoria financeira, por procedimento e, inclusive, por profissional. Tudo pode ser mantido sob controle a partir de um único software. Acompanhar o fluxo de caixa e poder fazer previsões e planejamentos são também possibilidades a seu alcance quando se conta com um sistema de controle financeiro. Só assim é possível tornar a tomada de decisão um passo segurado e pautado na realidade da clínica. Vale lembrar que gestão financeira consiste em conseguir articular a movimentação das finanças, sendo capaz de atualizar os registros de receitas e despesas da clínica e ainda os dividindo por categorias diferentes. Podese fazer associações aos convênios ou a procedimentos, entre diversas outras ações possíveis que contribuam para uma organização competente das finanças da instituição de saúde. 8
Business Intelligence (BI): como funciona? O Business Intelligence pode ser entendido como um universo de estruturas e metodologias que implicam no uso da tecnologia para a captação e a organização de informações, de tal maneira que represente um diferencial quanto à determinação do rumo do negócio. O objetivo maior por trás do emprego do BI em uma instituição de saúde é dar suporte diferenciado à gestão complexa que marca esse tipo de empresa. E isso só é possível contando com técnicas efetivas de análise e monitoramento dos dados (dados esse que caracterizem o desempenho da instituição). Os indicadores de produtividade são adequadamente definidos e passam a ser monitorados. Assim, tudo o que é colhido em termos de informação é usado para reforçar a tomada de decisão e traçar aprimoradamente as metas a serem alcançadas. O segredo está em gerir com inteligência e precisão, sem dar passos incertos. O uso desse tipo de ferramenta tem eficácia garantida quando as metas e os meios para conseguir atingi-las são definidos com base em uma visão realista sobre a instituição de saúde. Para tanto, é essencial buscar padrões comportamentais. Daí vem a necessidade de implementação de soluções tecnológicas inteligentes, que auxiliem a clínica nessa tarefa e permitam que os indicadores sejam compreendidos e tragam conteúdo relevante. De fato, não existe uma estratégia padrão fundamentada em BI que seja adequada a todos os tipos de empresa. No entanto, as boas práticas desse conjunto de estruturas inteligentes diminuem a possibilidade de erros ou equívocos, pautando as decisões em padrões, de forma a orientar melhor o futuro da instituição de saúde. 9
Conclusão Vimos que o uso de tecnologia já não pode estar dissociado da gestão das clínicas. Na verdade, é a tecnologia que está por trás de praticamente tudo, desde a otimização no atendimento até a administração das finanças e a definição de uma estratégia pautada em BI. É, contudo, essencial que se faça um planejamento adequado antes de adotar soluções tecnológicas para a instituição. Avaliar e rever a estratégia, a fim de ajustá-la também faz parte de uma gestão marcada pela conduta das melhores práticas. A instituição deve avaliar, de fato, o valor que a solução tecnológica tem para o negócio. Só assim haverá comprometimento e empenho suficientes para transformar a busca por excelência em um processo contínuo, cujos benefícios sejam incorporados pouco a pouco. 10
Sobre a CM Tecnologia A CM Tecnologia, empresa de Belo Horizonte (MG), é pioneira e líder nacional em agendamento online integrado. Nascemos para facilitar o dia a dia das pessoas por meio de uma ferramenta de marcação de consultas e exames. Sabemos que o agente mais importante dentro de toda instituição de saúde é o paciente, mas, infelizmente, muitas vezes tem sido negligenciado pela maioria desses estabelecimentos. Por isso, queremos ajudar os estabelecimentos a ter um paciente fiel e totalmente satisfeito. Isso porque temos forte convicção de que o paciente necessita de confiança, tranquilidade e conforto. É essa convicção que guia o nosso trabalho. A empresa aplica tecnologia especializada na criação de softwares com foco exclusivo na área da saúde para auxiliar e somar na automatização, eficiência e resultados das instituições de saúde brasileiras. /cmtecnologiabr /cm-tecnologia www.cmtecnologia.com.br 11