TUDO QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE CONTROLE DE PONTO ELETRÔNICO

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1 TUDO QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE CONTROLE DE PONTO ELETRÔNICO

2 APRENDA A ESCOLHER O PONTO ELETRÔNICO IDEAL PARA SUA EMPRESA Sabemos que o departamento de Recursos Humanos precisa sempre estar atualizado e buscando maneiras de reduzir custos. Uma boa forma de começar a inovar e tornar sua equipe mais produtiva é investir em um bom sistema de ponto eletrônico. Criamos, então, esse ebook para te ajudar a entender como surgiu, quais são suas regras, as opções existentes e os benefícios da adoção de um sistema de ponto eletrônico. Vamos exemplificar tudo o que você precisa saber sobre o ponto. 2

3 ESSE EBOOK É PARA MIM? Você quer agilizar os processos de recursos humanos, criar estratégias de gestão, ficar atualizado sobre a legislação trabalhista, controle de jornada e sistemas de controle de ponto, certo? Então você encontrou o material perfeito! Criamos esse ebook para te ajudar a entender o que é o controle de ponto, como funciona, quais são os benefícios de adotar esse sistema e o que diz a legislação, além de auxiliar a identificação do melhor sistema para sua empresa. No fim você terá um panorama completo sobre o ponto eletrônico, vamos lá? 3

4 QUE TAL ENTENDER UM POUCO DA HISTÓRIA? Desde sua origem, a lei criada em 1989 que regulamenta a adoção de sistema de controle de jornada, tem sido motivo de conflitos e discordâncias entre empresas e empregados, ocasionando muitos processos trabalhistas. Mas por que tantos processos se a lei foi criada justamente para ajudar a controlar a jornada de trabalho? Parte dos sistemas de marcação e tratamento de ponto eram passíveis de fraudes, sendo possível incluir, excluir e manipular marcações fora dos horários devidos. Sem uma lei específica para regulamentar a usabilidade, as possibilidades de adulteração causaram muitas desconfianças sobre a veracidade das informações por parte de empregados, empregadores, sindicatos e da fiscalização. Resultando, assim, em muitas brigas judiciais entre as partes. Entretanto esse cenário começou a mudar em 2009 com a criação da Portaria 1510 que revolucionou o sistema de registro de ponto dos empregados brasileiros. A lei exigiu que as empresas se organizassem para cumprir as exigências do governo federal. Posteriormente, em 2011, foi criada a portaria 373 que regulamenta o uso de sistemas de ponto eletrônico alternativos para controlar a jornada dos colaboradores, possibilitando a adoção de sistemas mais seguros e modernos. 4

5 CONTROLE DE PONTO É OBRIGATÓRIO OU NÃO? Agora que você sabe o que é o controle de ponto, deve estar se perguntando se é obrigatória a adoção ou não. Bem, nem toda empresa é obrigada a adotar um sistema de controle de ponto. A CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) determina que o controle de ponto é obrigatório em estabelecimentos com mais de dez colaboradores ( 2o, do Art. 74). Ou seja, a obrigatoriedade da marcação de ponto é válida por estabelecimento e não por empresa. Assim, se determinada empresa possui vários estabelecimentos mas nenhum com mais de dez colaboradores, não haverá obrigatoriedade da marcação. Veja a seguir como funciona cada sistema de registro de ponto. 5

6 MODELOS DE CONTROLE DE PONTO Registro de Ponto Manual Esse é o modelo mais antigo no qual os registros da jornada de trabalho são feitos de forma manual. Os colaboradores anotam seus horários de entrada e saída em um livro de ponto onde posteriormente será enviado ao RH. As anotações do livro são passadas para um sistema onde serão feitos os cálculos da folha de pagamento em todo final de mês. Esse modelo está cada vez mais obsoleto devido a possibilidade de fraudes e o tempo que leva para realizar todo o processo. Registro de Ponto Mecânico Conhecido também como Relógio de Ponto Cartográfico, esse sistema de registro é realizado por meio de um cartão de ponto padronizado, onde o colaborador insere o cartão em um aparelho para registrar os horários de cada marcação e posteriormente essas informações são enviadas ao RH para realizar o cálculo no final do mês. 6

7 MODELOS DE CONTROLE DE PONTO Registro de Ponto Eletrônico O registro de ponto eletrônico ou REP atualmente ainda é o mais usual por parte das empresas. Esse sistema prevê a identificação do colaborador por meio da digitação da matrícula, leitura da digital, tarja magnética do crachá ou cartão de ponto. Apesar de ainda ser muito utilizado, muitas empresas acabam não adotando os aparelhos devido o seu custo elevado e a necessidade de sistemas complementares para o tratamento das informações coletadas pelos relógios. Registro de Ponto móvel ou Ponto eletrônico alternativo O ponto alternativo é uma das melhores opções para grandes e pequenas empresas que querem adotar um sistema de registro moderno e seguro. Essa opção permite que o colaborador registre a jornada de trabalho por meio de um aplicativo com apenas um toque na tela do smartphone, tablet ou computador. Simples e fácil de usar, a ferramenta é bastante efetiva, segura e eficaz, além de reduzir os custos operacionais. 7

8 BENEFÍCIOS DO CONTROLE DE PONTO ELETRÔNICO Toda organização busca estar em dia com a legislação, e por que não usar o registro de ponto como uma ferramenta para ajudar a gerenciar o dia a dia da sua empresa? Quantos erros operacionais podem ser evitados se sua empresa tiver um sistema de gerenciamento de jornadas? Quantas reclamações trabalhistas deixarão de ser levadas à justiça? Bem, esses são apenas alguns dos problemas que sua empresa pode evitar ao adotar um sistema de registro de ponto eletrônico alternativo. As vantagens não param por aí, veja abaixo alguns dos benefícios que listamos para você: Facilidade no gerenciamento da jornada de trabalho Em um sistema de registro de ponto tradicional o funcionário registra suas entradas e saídas por meio de relógios de pontos configurados em um local específico da empresa. Mas e se o funcionário trabalha externo ou faz home office, como o RH da empresa vai conseguir controlar o horário realizado? 8

9 BENEFÍCIOS DO CONTROLE DE PONTO ELETRÔNICO Esse é o benefício de adotar um sistema de ponto eletrônico alternativo, pois possibilita o registro do horário de todos os colaboradores, mesmo que ele não trabalhe in loco. Por meio de um aplicativo instalado no celular, os funcionários registram os horários de entrada, almoço e saída e as informações são enviadas para o RH, tudo em tempo real. Com essa tecnologia sua equipe não precisará mais se preocupar com os apontamentos manuais e a troca de bobina, além de diminuir as chances de ocorrer erros de marcação por falta de manutenção no equipamento. Relatórios gerenciais atualizados O sistema de ponto eletrônico alternativo capta, armazena e envia as informações do registro de ponto de cada funcionário para o sistema em questão de minutos. Essa funcionalidade assegura à sua equipe relatórios sempre atualizados, garantindo que sua empresa esteja sempre preparada para auditores e fiscais do Ministério do Trabalho. 9

10 BENEFÍCIOS DO CONTROLE DE PONTO ELETRÔNICO E não é só isso! Se você trabalha em uma empresa terceirizada, esses relatórios facilitam a averiguação de tudo que está acontecendo em relação a atrasos, faltas e horas extras, mesmo que seu colaborador não esteja na sede da sua empresa. Melhoria da relação entre colaborador e empresa Utilizado muitas vezes como ferramenta para melhorar a relação entre empresa e colaborador, os sistemas de ponto por aplicativo possibilitam os funcionários consultar seus apontamentos, garantindo assim, total transparência nas horas trabalhadas. Para as empresas, essa também é uma forma de reter talentos, já que ela consegue administrar de perto os colaboradores que são comprometidos com a jornada de trabalho. 10

11 BENEFÍCIOS DO CONTROLE DE PONTO ELETRÔNICO Redução de custos Com a correria do dia dia fica difícil administrar todos os atrasos, faltas ou horas extras realizados pelos funcionários. Quando chega o fim do mês é quase impossível verificar todos os pontos e é por isso que algumas vezes os erros operacionais acabam passando despercebidos. Um dos benefícios de adotar um sistema de ponto móvel é que ele realiza toda essa verificação para você. Os relatórios atualizados permitem que você consulte de forma rápida e segura todos os pontos que possuem inconsistências, facilitando a conferência das informações que serão enviadas para folha de pagamento. Mensalmente você poderia economizar aproximadamente 5% da sua folha de pagamento por solucionar esses erros operacionais. Isso sem falar na economia com papéis, manutenção de aparelhos e processos trabalhistas por falta de um sistema de registro de ponto. 11

12 O QUE DIZ A LEI Portaria 1510 Criada em 2009, a portaria 1510, também conhecida como Lei do Ponto Eletrônico, definiu algumas regras para a adoção de um sistema de registro de ponto. Veja a seguir os principais pontos instituídos pela portaria: Fica proibido: Todo tipo de restrição à marcação de ponto, marcações automáticas ou alterações dos dados uma vez registrados; Exigências ou autorização prévia por parte do sistema para marcação de sobrejornada; Utilização de sistemas ou dispositivos que permitam a alteração dos dados registrados pelos funcionários; Restrições de horários para a marcação do ponto. Fica obrigatório à empresa: Adotar um relógio interno com precisão mínima de um minuto por ano; Dispor de mecanismos para impressão de comprovantes de marcação de ponto 12

13 O QUE DIZ A LEI para os colaboradores para uso exclusivo do relógio de ponto; Possuir uma porta USB externa para captação dos dados fiscais; Possuir memória para armazenamento dos dados do relógio de ponto, sem possibilidade de alteração ou eliminação dos dados coletados; Gerar e gravar os arquivos AFD (Arquivo Fonte de Dados) em dispositivos externos de memória, por meio da porta USB. Portaria 373 Criada em 2011, a portaria 373 permitiu que empresas adotassem sistemas mais modernos para a gestão e controle do horário de trabalho dos colaboradores, desde que fossem acordadas via convenção ou acordo coletivo entre empresa e sindicato. Vale ressaltar que essa portaria não anula a portaria 1510 e nem obriga a adoção de softwares para o controle de ponto, ela apenas flexibilizou o uso de novos sistemas de registro de ponto. Dessa forma, as regras de Portaria 1510 continuam valendo, sendo acrescidas de alguns pontos específicos. 13

14 O QUE DIZ A LEI Fica proibido Restrições à marcação de ponto; Marcação automática do ponto; Exigências de autorização prévia para marcação de sobrejornada; Alteração ou eliminação das marcações do ponto do funcionário. Fica obrigatório à empresa para fins de fiscalização: Deixar disponível dispositivo para marcação do ponto no local de trabalho; Permitir a identificação do empregador e empregado; Possibilitar a extração eletrônica e impressa do registro das marcações realizadas pelos funcionários. Apesar da portaria 373 ser menos detalhada, esses pontos são suficientes para garantir a segurança da empresa e do empregado e permitir que as inovações aconteçam. 14

15 CONCLUSÃO Como vimos, para escolher um ponto eletrônico para sua empresa, diversos fatores devem ser levados em consideração. A legislação é um elemento fundamental - afinal é a partir dela que se poderá definir o melhor equipamento para atender às necessidades da organização. O mercado apresenta uma vasta opção de relógios de ponto e atualmente um dos mais modernos são os pontos eletrônicos por aplicativo, pois são sistemas completos que acompanham as mudanças do mercado e oferecem para as empresas muitas opções para o controle e gerenciamento das jornadas de trabalho. Você gostou do nosso conteúdo, mas quer ir além? O que você acha de conhecer um sistema que vai facilitar sua vida e gerenciar de forma fácil, eficaz e segura a jornada de trabalho dos seus colaboradores? Quer saber mais sobre o sistema do PontoTel? Escreva para contato@ ou ligue para (11) ou (11)