Guia Básico Trabalhista

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1 Guia Básico Trabalhista (Portaria MTE 1.510) Evite multas ou ações trabalhistas trabalhe legal e nas nuvens!

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3 Dica nº 1Porto Seguro Coloque tudo no papel. Para reduzir falhas na relação trabalhista é necessário fazer a contratação de forma clara e transparente. Explique como funciona a empresa e como será a execução de suas tarefas diárias. Defina: Salário, benefícios, comissões, horários, tarefas e metas. Evite Riscos: Todos os acordos precisam estar explicitados no Contrato de Trabalho. E, ainda, lembrese que mesmo sem Contrato de Trabalho existem ações que podem caracterizar vínculo empregatício. Importante: Deve-se ter cuidado redobrado com alterações e, por isso, é necessário explicitar as informações acordadas num Aditivo de Contrato assinado por ambas as partes.

4 Dica nº 2 De olho no Vínculo Estabeleça suas relações de trabalho. Lembre-se que mesmo sem Contrato de Trabalho existem ações que podem caracterizar vínculo empregatício, como: pagamento de salário, utilização do ambiente de trabalho da empresa com periodicidade, entre outros. Evite Riscos: Decida o modelo de contratação. Por exemplo, terceirização ou CLT. Lembre-se de explicitar o acordo em contrato, toda a relação trabalhista pode gerar processo, mesmo que você não tenha assinado a carteira ou feito contrato. Sendo assim, antes de contratar serviços, estabeleça a relação. Importante: a equipe terceirizada não pode registrar ponto pelo CNPJ de sua empresa.

5 Dica nº 3 Teste a Saúde Resguarde as condições de saúde de seu funcionário antes mesmo da contratação. Atente-se ao exame admissional: este irá atestar quanto à saúde ocupacional deste funcionário, observando se está apto à função. E providencie exames períodicos dos colaboradores. Evite Riscos: Seu novo colaborador pode ter desenvolvido lesões antes de trabalhar na sua empresa e isso pode gerar um risco caso não seja detectado no exame admissional. Importante: Conhecer a saúde dos seus colaboradores envolvendo ações preventivas como a Ginástica Laboral, por exemplo.

6 Dica nº 5 Assédio Moral Questionar horários do colaborador pode gerar assédio moral. Uma alternativa para essa situação é utilizar o controle online das batidas e informações de horário. Essa simples atitude pode evitar processos. Assim, você pode acompanhar seus funcionários mesmo à distância e sem constrangimento. Evite também intimidade ou insinuações entre os funcionários. Evite Riscos: Não exponha seu colaborador a situações de constrangimento. Gere regras claras e realize advertência em caso de falha contratual ou comportamental. Importante: Avise a equipe de gestão da empresa sobre esse risco. Pequenas atitudes podem gerar grandes processos, pense nisso!

7 Dica nº 4 Use o CAREP O Ministério do Trabalho exige que você cadastre seu Registrador de Ponto Eletrônico Homologado no CAREP. Sendo assim, mantenha as informações atualizadas no CAREP para ajudar na hora da fiscalização e garantir a legalidade de sua empresa. Evite Riscos: Solicite ajuda de sua contabilidade para fazer o cadastro do CAREP ou pegue as dicas no site da Ahgora para fazer o preenchimento correto. Importante: O cadastro deve ser realizado na data de início de uso do registrador de ponto. É mais fácil e simples porque as informações são todas recentes.

8 Dica nº 6 Ponto no Estágio Os estagiários podem utilizar o mesmo sistema de ponto dos demais colaboradores. Mas tome precauções! Esqueça as planilhas para fazer o pagamento ou controle das horas de estagiários. Evite Riscos: As informações poderão ser gerenciadas diretamente pelo seu sistema de ponto (confirme se o contrato foi efetuado pela empresa diretamente). Importante: Não gere vínculo caso o contrato esteja no nome de outra empresa.

9 Dica nº 7 Documento Seguro Cuide de seus dados fiscais Seus dados fiscais são protegidos (AFD), mas você pode fazer alterações em informações de batidas (inserir ou deletar) com um bom motivo informado e gerará um arquivo com informações tratadas (AFDT). Evite riscos: Cada batida de ponto do funcionário gera um Comprovante de Registro Ponto do Trabalhador e este possui um número que possibilita a comparação do cupom fiscal aos arquivos do sistema e relógio. Importante: Lembre-se que no seu equipamento fica armazenado apenas o AFD. A fiscalização analisa mais 3 arquivos gerados após uso do sistema de tratamento.

10 Dica nº 8 Backup nas Nuvens Sem perigo de perder seus arquivos fiscais. Suas informações fiscais estarão no backup, com duração de 7 anos em nossos servidores e você terá acesso novamente em um dia. Evite riscos: Com o uso das informações nas nuvens, não importa o que aconteça, você terá como recuperar os documentos, pois estarão seguros em Cloud Computing. Importante: Lembre-se que no seu equipamento fica armazenado apenas o AFD. A fiscalização analisa mais 3 arquivos gerados após uso do sistema.

11 Dica nº 9 Bloqueio Acesso Restringindo o acesso à empresa O REP (Registro Eletrônico de Ponto) não pode possuir sistema de bloqueio de batida. O Registro Eletrônico de Ponto deve ocorrer a qualquer momento pelo funcionário. Evite riscos: As informações de seus funcionários podem ser integradas ao sistema de acesso Importante: Limite o acesso de seus funcionários ao ambiente de trabalho para evitar excessos de horas extras.

12 Dica nº 10 Evite Fraude Biometria 3D é a melhor amiga da Gestão de Pessoas Sua empresa deve se proteger de batida de ponto de um funcionário em nome do outro por meio da biometria. No entanto, vale lembrar que a tecnologia óptica permite o registro com dedos de silicone (exemplo: fraude do SAMU), porque é apenas uma comparação de imagem. Evite riscos: biometria cerâmica 3D garante reconhecimento da digital (antifraude) Importante: Seus funcionários geram arquivos fiscais quando batem o ponto e, por isso, é tão importante escolher o melhor sistema de leitura na hora da batida.

13 Dica nº 11 Atenção ao Auditor Passando por auditoria Não precise se preocupar em sair correndo em separar a papelada; basta que o auditor fiscal do trabalho insira um pen drive na porta USB do Registro do Ponto (REP) e tenha acesso a todas as informações fiscais. Evite riscos: Escolha uma opção que não apresente risco de extraviar algum documento fiscal. Indicamos que as informações estejam online porque a qualquer momento o auditor fiscal do trabalho poderá visitar sua empresa.

14 Fique Legal Lembre-se que não há economia ao burlar a Lei de Trabalho - trabalhe legal e nas nuvens! Ferramentas vem para auxiliar seu trabalho e as dicas são complementares às situações. Cada caso será analisado pelo juiz, com suas devidas situações como: vivência entre funcionário e empresa, atitudes, postura e histórico, bem como especificações da atividade, entre outros. Por isso, essas dicas não determinam o resultado das ações trabalhistas.