ISSN 1984-9354 DIAGNÓSTICO FUNCIONAL DE LOGÍSTICA DA DISTRIBUIDORA ATACADISTA ROSA DE OURO Felipe Peixoto Safatle (PUC GOIAS) Tereza Cristina Pinheiro (PUC GOIAS) Resumo O presente artigo tem como objetivo apresentar o diagnóstico, avaliar e propor melhorias para a área de logística da Distribuidora Rosa de Ouro, uma empresa familiar do segmento atacadista distribuidor de alimentos. Metodologicamente utilizzou-se de uma pesquisa descritiva tendo como instrumentos a pesquisa documental, observação direta participativa e reuniões com os diretores. Os resultados do diagnóstico indicaram como pontos fracos: falta de um administrador; conferência de forma manuscrita nas entradas de mercadorias; inexistência de um controle dos produtos com data de validade crítica; inexistência de um controle de estoque mínimo dos produtos; separação de mercadorias lenta e com erros; alta rotatividade dos auxiliares de depósito; alto custo de transporte devido às entregas no Tocantins; inexistência de um local adequado para manutenção dos caminhões; falta de gerenciamento e controle do transporte e inexistência de um plano de saúde para os colaboradores. Diante do quadro diagnóstico indicaram-se como propostas de melhorias: contratar um administrador; implantar o leitor de código de barras para conferência nas entradas de mercadorias; desenvolver uma planilha no Excel para controle dos produtos com data crítica; cadastrar no sistema o estoque mínimo por produto; desenvolver uma melhor metodologia de carregamento e montagem de carga; desenvolver incentivos e premiações para o cumprimento de metas; analisar e elaborar um projeto de abertura de uma filial no Tocantins; criação de um local adequado para manutenção dos caminhões; implantar um software para gestão do transporte e implantar um plano de saúde para todos os colaboradores. Palavras-chaves: Diagnóstico Funcional, logística, estoque, armazenagem.
INTRODUÇÃO O presente artigo tem como objetivo principal diagnosticar a área de Logística da Distribuidora Rosa de Ouro, distribuidora atacadista que atua no ramo de produtos alimentícios, bebidas e higiene pessoal há 17 anos em todo o estado de Goiás e Tocantins. Pretende-se após o diagnóstico realizar as propostas de melhoria para a área. Como objetivo específico desenhou-se: verificar se a atual estrutura organizacional apresenta deficiências e condiz com os objetivos da organização, formular um diagnóstico funcional na área e propor melhorias para os problemas encontrados com vista a promover um melhor desempenho para a organização. Como justificativa o estudo é muito importante por representar uma oportunidade de aliar a teoria com a realidade do dia a dia de uma empresa. Justifica-se ainda pela necessidade e importância de apontar falhas da área e acima de tudo indicar soluções viáveis que poderão ajudar no crescimento dessa organização. O segmento atacadista distribuidor tem uma alta barreira de entrada por necessitar um alto investimento inicial, mas mesmo com pouco número de concorrentes, o mercado é altamente competitivo pelas grandes empresas já existente. Por isso a empresa, para se manter nesse mercado precisa ser eficiente na sua administração de materiais na qual tem um custo alto comparado a seus concorrentes. A princípio estruturou-se a fundamentação teórica nas áreas estudadas como logística, compras e armazenagem, transporte e estoque. Em seguida, será apresentada a metodologia e os instrumentos utilizados: pesquisa bibliográfica, pesquisa documental, observação direta participativa e entrevistas com diretores. Posteriormente, foi apresentada a Distribuidora Rosa de Ouro, contendo informações como seu histórico, sua estrutura organizacional, serviços e principais fornecedores com foco na área de materiais. No mesmo capítulo será apresentado o diagnóstico realizado, apontando as oportunidades, ameaças, pontos fortes e pontos fracos da mesma área. Por fim está o capítulo de propostas de melhorias com o objetivo de solucionar os problemas encontrados em cada processo da logística dando maior competitividade a empresa. 2
METODOLOGIA No primeiro momento, o estudo utilizou pesquisa bibliográfica com o objetivo de agregar conhecimento nos temas referentes a administração de material. Foi realizada também uma observação direta participativa de forma permanente, pois o autor faz parte da gestão da empresa, mantendo contato direto com a direção, colaboradores e fornecedores. Realizou-se também pesquisa documental analisando documentos já contidos na empresa como: inventários, relatórios de entrada e saída de mercadoria e relatórios de vendas. Foi utilizado ainda, um diagnóstico gerencial e operacional realizado pela Escola de Vendas e coordenada por Ademir Gomes em novembro de 2009. Esse diagnóstico foi realizado pelas respostas de 35 questionários que foram entregue a todos os funcionários da empresa abordando os pontos fracos, fortes, oportunidades e ameaças focando principalmente as vendas da organização. Foram realizadas também entrevistas informais com os diretores e gerentes da empresa com o objetivo de levantar dados como: visão da empresa e do mercado, condições financeiras e metas de vendas. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Administração Administração é a utilização de recursos humanos, financeiros e materiais a fim de atingir determinados objetivos já pré-determinados nas principais funções do administrador que são planejar, organizar, liderar e controlar. Segundo Chiavenato (2003, p. 11) diz que: A tarefa da Administração passou a ser a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação e garantir a competitividade em um mundo de negócios altamente concorrencial e complexo. A Administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançar objetivos organizacionais. Cabe ao administrador também ter visão de mercado e autoridade, pois grande parte de seu trabalho será para analisar informações e tomar decisões importantes para uma organização. Administrar é gerenciar todos os recursos e departamentos de uma organização, 3
visando sempre alto desempenho e conseqüentemente maior rentabilidade. Cabe ao administrador manter-se atualizado e a parte das mudanças bruscas e rápidas que acontecem no cotidiano organizacional. (CHIAVENATO, 2003). Logística A Logística é uma área administrativa de grande importância para que as empresas atinjam seus objetivos. Ela influencia totalmente a produtividade da empresa e como os produtos e serviços serão oferecidos ao cliente, estando relacionadas com as operações das atividades de produção e de marketing. A logística se preocupa com o planejamento, organização e controle das atividades de movimentação e armazenagem, para facilitar o fluxo de produtos até chegarem ao cliente. Para Bowersox; Closs (2009, p.23): A logística de uma empresa é um esforço integrado com o objetivo de ajudar a criar valor para o cliente pelo menor custo possível. A logística existe para satisfazer às necessidades do cliente, facilitando as operações relevantes de produção e marketing. As organizações devem escolher a melhor forma de armazenar, manusear e transportar seus produtos e serviços, para que cheguem até seus consumidores nas condições desejadas, no local certo e na hora certa. Além disso, suas operações devem ser realizadas de forma que sejam de qualidade e com o menor custo possível. Ballou (1993, p.24) afirma que: A logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável. Sabendo da grande influência que a logística apresenta em toda a organização, sua administração deve ser bem organizada sempre, para que ela atinja seus objetivos e ajude as outras áreas atingir os deles. Nenhuma empresa sobrevive sem que a logística consiga suprir suas necessidades. Ainda sobre a Logística, segundo Kotler (2003) na logística estão envolvidos o planejamento, a implementação e o controle do fluxo físico de materiais, dos produtos finais e também as informações correlacionadas, desde os pontos de origem até os pontos de 4
consumo, a fim de atender às exigências dos clientes e lucrar com isso. Em poucas palavras envolve levar o produto certo até o cliente certo, no lugar certo, na hora certa. Compras Para que possa operar todas as organizações necessitam de matérias-primas, componentes, equipamentos e serviços. A atividade de compras é responsável em disponibilizar os materiais e insumos gerais, a fim de atender as necessidades da produção. Para Dias (2008, p. 259): A função compras é um segmento especial do Departamento de Materiais ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamentos. Compra é, portanto, uma operação da área de materiais, muito importante entre as que compõem o processo de suprimento. A atividade de compras é um processo estratégico, que envolve custos, qualidade e velocidade de resposta. Nessa atividade estão incluídas a verificação de preços, prazos, qualidade e volume. A quantidade dos materiais a ser comprada e a sua qualidade deve ser compatível com o processo produtivo de cada empresa. Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Armazenagem A armazenagem é considerada o lugar onde são guardados estoques de materiais e de produtos. Toda empresa precisa armazenar suas mercadorias enquanto esperam que sejam vendidas. A função de armazenagem é necessária porque os ciclos de produção e consumo raramente coincidem. A função armazenagem supera as diferenças entre quantidades necessárias e oportunidades de venda. A empresa precisa decidir quantos e que tipos de depósitos necessita e onde deverão ser localizados. (KOTLER, 2003). A administração do espaço onde o estoque é mantido envolve decisões estratégicas. Sua localização, dimensionamentos e como será suas instalações devem ser decidas integradas com as políticas de serviços ao cliente, políticas de estoque, de transporte e de produção, para facilitar que o fluxo de matérias e produtos seja eficiente ao longo de toda a cadeia de suprimentos. Segundo Bertaglia (2006, p. 95): 5
A armazenagem basicamente, determina onde o estoque deve se localizar e quando deve ser movimentado. Sua função primordial é controlar as operações do depósito, incluindo o recebimento de materiais ou produtos, localização, armazenagem, abastecimento, administração de pedidos ou ordens, separação de produtos e transporte. Para se escolher a melhor forma de se armazenar um produto, deve sempre levar em conta suas características. Por exemplos, alguns alimentos perecíveis devem ser guardados em câmaras frias, porém, produtos de limpeza podem ser guardados apenas em prateleiras, etc. Ainda sobre armazenagem Ballou (2001, p.358) afirma que: Transporte Uma decisão que é coincidente com o dimensionamento do armazém do armazém é a seleção do tipo de sistema de manuseio de materiais a ser usado. Escolhas comuns incluem um sistema manual, um sistema de empilhadeira-palete, um sistema de transportadores, um sistema automatizado de estocagem e retirada ou um sistema de combinação entre esses tipos. O transporte está relacionado com as formas de se movimentar os produtos. Muitas vezes ele é considerado a atividade logística mais importante por absorver geralmente de um a dois terços dos custos logísticos. Além disso, nenhuma empresa realiza suas operações sem realizar a movimentação de suas matérias - primas ou de seus produtos acabados. Segundo Bertaglia (2006, p. 278): A Logística corresponde à movimentação de bens e serviços de seus pontos de origem aos pontos de uso ou consumo. A atividade de transporte gera os fluxos físicos desses bens ou serviços ao longo dos canais de distribuição, é responsável pelo movimento de produtos utilizando modalidades de transportes que ligam as unidades físicas de produção ou armazenagem até o ponto de compra ou consumo. O transporte deve atender às expectativas de clientes em relação ao desempenho das entregas e à disponibilidade de informações às cargas transportadas. O transporte é fundamental para que seja atingido o objetivo logístico, que é entregar o produto certo, na quantidade certa, na hora certa, no lugar certo com o menor custo possível. Estoque Os estoques são feitos nas empresas para se ter disponibilidade dos produtos e alinhar a oferta com a demanda. As necessidades de estoque de uma empresa dependem da estrutura da rede e do nível desejado de serviço ao cliente. Ballou (1993, p. 204) afirma que: Como é impossível conhecer exatamente a demanda futura e como nem sempre os suprimentos estão disponíveis a qualquer momento, deve-se acumular estoque para assegurar a disponibilidade de mercadorias e minimizar os custos totais de produção e distribuição. 6
A administração de estoques deve estar sempre preocupada em manter a disponibilidade desejada pelos clientes, mas ao mesmo tempo manter os níveis de estoque mais baixos possíveis, para que conseqüentemente os custos também sejam os menores possíveis. Apresentação da Distribuidora Rosa de Ouro O Centro-Oeste está hoje entre os 3 maiores pólos de atacadistas e distribuidores do país. Segundo o site da Associação dos Atacadistas e Distribuidores do Estado de Goiás, foram recolhidos R$ 6,53 bilhões de ICMS somente no estado de Goiás em 2008. Mesmo tendo finalidades e processos em comum existem grandes diferenças entre atacadistas e distribuidores. O atacadista compra produtos das mais variadas indústrias e faz a venda para o varejo, ele só atende a necessidade de reposição dos clientes e trabalha com diversos fornecedores, até mesmo concorrentes entre si, ou seja, o atacadista normalmente trabalha com produtos de alto giro. O distribuidor tem parcerias com seus fornecedores, sem nenhum outro fornecedor concorrente direto, não tendo apenas a finalidade de vender para o varejo e sim de crescer o marketshare da marca, vendendo toda a linha de produtos, bem como os lançamentos, e fazer ações no ponto de venda para divulgar o produto. O distribuidor na verdade se torna uma extensão da indústria fazendo até trocas de defeitos e/ou validade vencida. Em algumas regiões muitas distribuidoras são até exclusivas na venda de alguns produtos. Histórico A Rosa de Ouro é uma empresa familiar que atua no mercado atacadista distribuidor oferecendo produtos alimentícios, bebidas, de higiene pessoal e limpeza há 17 anos, prestando serviços ao pequeno, médio e grande varejo nos estados de Goiás e Tocantins. A empresa foi criada em 1993 quando seu Diretor Presidente teve a idéia de comprar produtos alimentícios de indústrias e vendê-los ao varejo em Goiânia iniciando em pequena sala alugada vendendo biscoitos, extrato de tomate e leite. Eram somente 4 funcionários e ele mesmo era responsável pelas compras e vendas da empresa. As entregas eram feitas em uma 7
única Kombi. Mesmo sendo uma empresa com uma gestão administrativa não profissional, obteve sucesso e vem crescendo muito ao longo dos anos, destacando-se no ramo de distribuição em Goiás e Tocantins. A Rosa de Ouro hoje tem cerca de 100 colaboradores diretos, dentre estes, gerentes, auxiliares administrativos, auxiliares depósito, motoristas e promotores de venda. Existem também cerca de 70 representantes comerciais autônomos que fazem parte da família de forma indireta, sendo considerada assim uma empresa de médio porte. Como se trata de uma empresa em que seu principal objetivo é realizar a venda com um serviço de excelência ao cliente, a entrega se torna uma atividade fundamental, fazendo com que a empresa tem em seu patrimônio 19 (dezenove) caminhões de pequeno, médio e grande porte para realizar as entregas com qualidade. Um dos pontos fortes da empresa é sua estrutura física bem dimensionada. A Rosa de Ouro hoje conta com uma sede própria nova, em uma área de 10.800 m² sendo 2.500 m² construídos. Tem a sua disposição uma área administrativa, um prédio ao lado do depósito com 2 andares, uma sala de reunião para 150 pessoas, depósito para mercadorias com estrutura vertical porta-paletes, equipamentos como empilhadeira e transpaleteiras, uma área destinada às refeições e descanso e um campo de futebol para recreação. A Distribuidora Rosa de Ouro tem em seu portfólio parcerias com grandes indústrias nacionais e internacionais como: Bunge (marcas Delícia, Salada, Soya, Primor, Cocinero, Andorinha e outras), J. Macêdo (marcas Dona Benta, Sol, Petybon, Madremassas, Brandini, Lili, Salt, Fermix e outras), Fraldas Sapeka, Suco Dafruta, Azeitona Vale Fértil, Sabão Geo, Vinícola Aliança, Balas Gelatina Fini, Balas Florestal, Vinagre Toscano, Ração Pet Matsuda. A organização também tem possui um ótimo ERP (Enterprise Resource Planning), um sistema integrado de gestão empresarial chamado de Winthor que faz a integração de todos os dados e processos da organização resultando em relátorios gerenciais como: finanças, vendas, compras, controle de estoque, transporte, contabilidade, recursos humanos, marketing,etc. A gestão da empresa é feita de maneira centralizada por se tratar de uma empresa familiar. Porém, devido ao seu crescimento nos últimos 5 anos, seus diretores já começaram a delegar mais aos gerentes e coordenadores de cada departamento atribuições operacionais dedicando-se assim, tempo para decisões estratégicas. Sua estrutura é formada por 2 diretores presidentes, um responsável pelo administrativo e comercial e outro responsável pelas finanças. A empresa também já tem seus departamentos bem definidos e com seus 8
coordenadores que são: Financeiro, Vendas, Compras, Análise de Crédito e Cobrança, Logística, Merchandising e Recursos Humanos. Enfim, trata-se de uma empresa com seus departamentos bem divididos devido à ótima estrutura física, porém falta padronização nos processos e um maior controle dos coordenadores dos departamentos. Apresentação da área de Logística da Rosa de Ouro A área de Logística é composta dos setores de compras, armazenagem, estoque, expedição e transporte. O setor de compras é coordenado pelo diretor presidente que negocia com os fornecedores parceiros da empresa e afirma que a compra é o processo mais importante do negócio. Afirma ainda que só existirá uma boa venda se tiver ocorrido uma boa compra. O departamento de compras também é composto por mais 3 pessoas, aonde desempenham a função de digitar o pedido no sistema, agendar a data de entrega, conferência da nota fiscal com o pedido, devoluções, gerenciamento das verbas de fornecedores e tributação. O armazenamento é realizado pelo depósito e pelo departamento de compras em conjunto. Assim que chega um caminhão de fornecedor chega, o pessoal de compras já faz uma conferência da nota fiscal com o pedido, após autorizada a entrada o depósito faz a contagem física e o departamento de compras faz a conferência novamente pelo sistema. A organização da mercadoria no depósito respeita o método PEPS (Primeiro que entra, primeiro que sai) e é conforme o layout fixo, separando os produtos por fornecedores e seguimentos: higiene e limpeza, ração para cães e gatos, alimentos e bebidas, balas, chocolates e fraldas. O controle de estoque feito na organização é o inventário rotativo que tem a finalidade de manter o estoque físico em sintonia com o estoque contábil (sistema), evitando assim que gere uma venda para cliente sem que tenha o produto na empresa. Esse controle é realizado pelo coordenador do departamento logístico da empresa e a cada semana são escolhidos aleatoriamente 2 (dois) fornecedores para serem feitos os inventários. A expedição é a atividade de saída do produto da empresa depois que a venda já foi efetuada. Ela é feita pelo pessoal do depósito que é composto por 1 coordenador, 4 conferentes e 18 auxiliares de depósito. O processo conta ainda com o departamento de faturamento, composto por 2 pessoas, para montar as cargas, faturar após feita a conferência e imprimir os boletos e nota fiscais. 9
O transporte é composto por 2 duas pessoas que são responsáveis pelo gerenciamento dos motoristas e de toda a frota de caminhões, bem como manutenção, compra de peças, rastreamento e custos gerais. RESULTADOS Diagnóstico da Área de Logística Diagnóstico na visão dos diretores Foi realizada em um primeiro momento reuniões com os dois diretores presidentes, gerente comercial, gerente de logística, coordenador do depósito e com a coordenadora do departamento de compras, estes últimos com tempo médio de casa de 9 anos. Foram obtidas informações necessárias para realizar uma análise SWOT onde se verificou as oportunidades, ameaças, pontos fortes e os pontos fracos da organização. Oportunidades: Mercado atacadista distribuidor em constante crescimento, novos fornecedores de grande porte interessados em parcerias, abertura de uma filial em Palmas/TO. Ameaças: Concorrência extremamente forte e com entregas mais rápidas no interior de Goiás e Tocantins. Pontos Fortes: Possui um ótimo Sistema Integrado de Gestão, sede própria e bem estruturada ótima estrutura de armazenamento e movimentação de estoque, informatização e centro de distribuição bem dimensionado, entrega pontual em Goiânia, frota própria nova de caminhões, diretor presidente é responsável pelas compras da empresa. Pontos Fracos: Falta um controle gerencial de custos e manutenções do transporte, alta rotatividade dos auxiliares de depósito, demora nas entregas no Tocantins, demora na separação e na montagem de carga. Diagnóstico na visão dos funcionários Foram feitas entrevistas informais com 21 colaboradores da área de logística, dentre eles 10 auxiliares de depósito, 10 motoristas, 1 mecânico, sendo que a área tem um total de 43 colaboradores, com idade média de 28 anos, escolaridade média de 2º grau completo e tempo de trabalho médio de 1 ano e 6 meses na organização. Objetivo foi de identificar os seguintes pontos fortes e fracos da área na visão dos funcionários: 10
Pontos Fortes: Pagamento sempre em dia, ótima estrutura de armazenamento e movimentação de estoque, grande parte dos processos informatizados, entrega pontual, frota própria nova de caminhões. Pontos Fracos: Falta de uma estrutura para manutenção dos caminhões, conferência do recebimento de mercadoria manuscrita, falta de um plano de saúde, falta de um software de gestão para controle do transporte, vencimento de alguns produtos dentro do depósito. Propostas de Melhorias Quadro Síntese do Diagnóstico ÁREA PONTOS FRACOS PROPOSTA Organizacional Armazenagem Controle de Estoque Expedição Transporte Recursos Humanos Fonte: Acadêmico Felipe Peixoto Safatle Falta de um administrador profissional para planejar, dirigir, controlar a organização Conferência manuscrita nas entradas de mercadorias Inexistência de um controle dos produtos com data de validade crítica Inexistência de um controle de estoque mínimo dos produtos Separação de mercadoria lenta e com erros Alta rotatividade dos auxiliares de depósito Alto custo de transportes devido às entregas no Tocantins Inexistência de um local adequado para manutenção dos caminhões Faltam gerenciamento e controle dos custos de transportes Inexistência de um plano de saúde para os colaboradores Processo seletivo ao cargo de administrador Implantar o leitor de código de barras na entrada de mercadoria Controlar os produtos com data de validade crítica. Cadastrar no sistema o estoque mínimo por produto Desenvolver uma melhor metodologia de carregamento e montagem de carga Desenvolver incentivos e premiações para o cumprimento de metas no depósito Analisar e elaborar um projeto de abertura de uma filial no Tocantins; Criação de um local adequado com rampa e cobertura para manutenção dos caminhões Implantar um software para gestão do transporte Implantar um plano de saúde para todos os colaboradores 11
Problema I: Diretor presidente é responsável pelos pedidos de compras de fornecedores, não executando assim a função de administrador. Proposta I: Processo seletivo ao cargo de administrador Objetivo: Contratar um administrador com experiência no mercado distribuidor. Metodologia: Será realizada pela área de Recursos Humanos seguindo os processos técnicos, testes psicológicos e plano de trabalho como avaliação de competência para a função. Após seleção será avaliado pelo diretor presidente. Após a contratação, o administrador irá passar por cada departamento por um período de 1 mês para conhecer os processos, analisar e fazer as devidas mudanças se necessário. Recursos Humanos: O departamento de Recursos Humanos ficará responsável pelo recrutamento e seleção do candidato e o diretor presidente ficará responsável pela decisão final. Recursos Financeiros: Salário de R$4.000 iniciais. Ficará definido também que sua remuneração após um tempo terá um percentual variável de acordo com o Lucro Líquido da empresa. Recursos Materiais: Instrumentos de seleção, descrição e análise da função do administrador, relação de documentos para contratação. Resultados: O administrador irá assumir a função de administrar a organização em período integral permitindo que o diretor presidente continue responsável pelas compras e negociações com fornecedores. Problema II: Utilização do bônus de forma manuscrita para conferência nas entradas de mercadorias. Proposta II: Implantar o leitor de código de barras na entrada de mercadoria. Objetivo: Realizar a implantação de leitor de código de barras para conferência nas entradas de mercadorias. 12
Metodologia: Será preciso primeiramente rever e atualizar os cadastros de embalagens master no cadastro de produtos. Como o uso do leitor de código de barras para conferência já é feito na expedição, não haverá dificuldades na implantação pois o sistema já traz essa opção na entrada também sendo preciso fazer apenas alguns testes com os conferentes. Recursos Humanos: Coordenador de logística e funcionários do departamento de compras para a revisão do cadastro de produtos. Recursos Financeiros: Não haverá gastos para essa implantação haja vista que o sistema já traz essa opção. Recursos Materiais: Computadores já existentes na organização para revisão dos cadastros e os leitores de códigos de barras já usados para a expedição. Resultado: Ter uma conferência mais rápida e precisa, pois a contagem irá ser feita via sistema e não humanamente. Reduzir o uso significativo de papel, tinta da impressora e caneta, pois são impressos cerca de 64 á 80 folhas por mês de bônus. Problema III: Inexistência de um controle dos produtos com prazo de validade pequeno. Proposta III: Controlar os produtos com data de validade crítica. Objetivo: Ter um maior controle dos produtos com data de validade crítica para evitar perdas dentro do depósito. Metodologia: Será desenvolvida uma planilha conforme abaixo para o coordenador de depósito controlar os produtos com data crítica: Tabela 1: Planilha de controle dos produtos com validade crítica Rosa de Ouro Dist. e Log. Ltda. 04/04/11 Planilha de controle dos produtos com validade crítica Descrição Bombom Pan Licor Ref. 190 Dt Validade/ Quantidade 24/08/11 35 Contagem 1 Contagem 2 Contagem 3 15/04/11 17/05/11 19/06/11 31 18 09 13
Bombom Pan Licor Ref. 192 15/09/11 17/05/11 19/06/11 17/07/11 30 23 16 07 Farinha de Trigo Lili Papel 28/08/11 15/05/11 30/05/11 19/06/11 350 273 201 122 Fonte: Acadêmico Felipe Peixoto Safatle Recursos Humanos: Um funcionário para elaboração da planilha e o coordenador do depósito para controlar os produtos com validade crítica. Recursos Financeiros: Não haverá custos. Recursos Materiais: Uma folha de papel A4 para impressão da planilha a ser desenvolvida. Resultados: Toda mercadoria que chegar à empresa com data de validade crítica, irá ser relacionada nessa planilha com suas quantidades e controlada semana a semana pelo conferente-chefe evitando assim perdas com esses produtos. Problema IV: Inexistência de um controle de estoque mínimo dos produtos. Proposta IV: Cadastro de estoque mínimo em todos os produtos. Objetivo: Realizar o cadastro do estoque mínimo de todos os produtos. Metodologia: Será cadastrado o estoque mínimo por produto no sistema de gestão empresarial da organização pelo pessoal do departamento de compras tendo como referência a média de giro por mês de cada produto. Recursos Humanos: Uma pessoa do departamento de compras para fazer o cadastro de estoque mínimo em todos os produtos. Recursos Financeiros: Não haverá custos. Recursos Materiais: Sistema Gerencial de Informações da organização. Resultados: Evitar a falta de estoques em sazonalidades ou crescimento de vendas esporádicas. Problema V e VI: Carregamento de mercadorias lento e com erros gerando alta rotatividade dos auxiliares de depósito. 14
Proposta V: Desenvolver uma metodologia de carregamento de mercadorias eficiente com indicadores de produção, criar incentivos e premiações para o cumprimento de metas. Objetivo: Criar um método eficiente de carregamento e ter indicadores de produção para controle dos erros e incentivos. Metodologia: Será desenvolvida juntamente com o coordenador de depósito aonde irá separar os auxiliares do depósito por processo. O carregamento de mercadoria é constituído pelos processos de separação, movimentação até a plataforma e montagem de carga. Será colocado cada auxiliar fixo em um processo e em uma rua no depósito, ou seja, o separador irá somente separar mercadorias daqueles determinados fornecedores na qual rua ele está localizado, diminuindo assim a margem para cometer erros. Será feita também uma planilha no Excel com o nome e função de cada auxiliar para os conferentes terem o controle dos erros cometidos pelos mesmos. Após esses dados será feita uma campanha denominada de Zero Erros criando metas para premiação individual e geral. Recursos Humanos: O Coordenador do depósito ficara responsável pelo planejamento e pelo controle dessa nova metodologia e também dos indicadores de produção de cada colaborador. Recursos Financeiros: Não haverá custos. Os custos dessas premiações vão ser diluídos na diminuição das devoluções de clientes, frete de retorno e avarias. Recursos Materiais: folhas de papel A4 para impressão da planilha de controle de erros. Resultados: Mudando a metodologia irá proporcionar a empresa grandes melhorias como maior rapidez no carregamento de mercadorias devido à divisão de tarefas e especialização de cada auxiliar em um processo, diminuindo assim também os erros. Outra melhoria também será os indicadores de produção de cada um viabilizando a criação de campanhas e incentivos. Problema VI: Alto custo de transporte devido às entregas no Tocantins. Proposta VI: Projeto de abertura de uma filial no Tocantins. 15
Objetivo: Desenvolver estudos para analisar abertura de uma filial no Tocantins. Metodologia: Será feito primeiramente um estudo no estado de Tocantins para analisar o mercado, em seguida será analisada a viabilidade econômica financeira para abertura da filial levando em consideração os custos das atuais entregas na região e também que a empresa já possui uma estrutura de salas comerciais juntamente com um depósito na cidade de Palmas. Recursos Humanos: Proprietário, administrador e os vendedores que residem no Tocantins. Resultados: Diminuir o custo de transporte e aumentar a agilidade de entregas no Tocantins. Problema VII: Inexistência de um local adequado para manutenção dos caminhões. Proposta VII: Criação de um local para manutenção dos caminhões. Objetivo: Criar um melhor local de trabalho para o mecânico responsável pela manutenção dos caminhões, melhorando assim também a eficiência de seu trabalho. Metodologia: Será estudado um local para a construção de uma oficina mecânica constituída por uma rampa de cimento coberta e própria para suportar caminhões de grande porte. Recursos Humanos: O administrador ficará responsável pelo projeto. Recursos Financeiros: R$5.000 (cinco mil reais) para construção de todo o local para a oficina. Recursos Materiais: Um espaço físico dentro da organização para a construção. Resultados: Com a construção de um local adequado para manutenção de caminhões, o trabalho nos mesmos será mais eficiente. Problema VIII: Falta de gerenciamento e controle dos custos de transportes. Proposta VIII: Implantar um software especializado em gestão de transportes. Objetivo: Ter um melhor gerenciamento e controle sobre a área de transportes. 16
Metodologia: Irá ser feita uma pesquisa de software para gestão de transporte e será escolhido o que melhor atender a empresa, considerando também o custo do mesmo. Recursos Humanos: O gestor de planejamento será o responsável pela pesquisa e apresentação do software ao presidente. Os colaboradores do transporte também vão ser treinados pelo fornecedor para usar o sistema. Recursos Financeiros: O software irá custar para a empresa cerca de R$7.000. Recursos Materiais: Manual de treinamento do programa. Resultados: Com o uso de um software próprio para a gestão de transportes, o coordenador de transporte irá ter muitos recursos para o controle de custos dos caminhões da empresa e além de tudo, esses dados serão informatizados obtendo assim uma gestão de transportes mais eficiente. Problema IX: Inexistência de um plano de saúde para os colaboradores. Proposta IX: Implantar um plano de saúde para todos os colaboradores. Objetivo: Oferecer um ótimo benefício para todos os colaboradores a fim de obter uma maior satisfação e uma menor rotatividade. Metodologia: A princípio será realizada uma pesquisa de mercado para detectar as empresas de planos de saúde e será requerida uma cotação dos planos de saúde disponíveis para negociação. Em seguida, será escolhida a empresa com o melhor custo x benefício. Recursos Humanos: O gestor de planejamento da empresa será responsável pela pesquisa e implantação. Recursos Financeiros: Fica definido que a organização irá arcar com 50% do custo do plano de saúde, que ficará em média R$30,00 por colaborador. Recursos Materiais: Não será exigido nenhum tipo de recurso material. Resultados: Com a implantação do benefício de plano de saúde, a rotatividade de colaboradores irá diminuir, pois é um benefício que traz muita tranqüilidade e qualidade para a vida do colaborador. 17
CONSIDERAÇÕES FINAIS O presente artigo teve como tema a Gestão da Logística da Distribuidora Rosa de Ouro, uma empresa familiar que está no segmento atacadista distribuidor de alimentos há 17 anos. Foi realizado um diagnóstico funcional juntamente com avaliação e propostas de melhorias na área de logística. O trabalho atendeu aos objetivos propostos na medida em que seus resultados são apresentados visando que diante do diagnóstico apresentou-se as propostas de melhorias como pontos fracos detectou-se:ta de um administrador; conferência de forma manuscrita nas entradas de mercadorias; inexistência de um controle dos produtos com data de validade crítica; inexistência de um controle de estoque mínimo dos produtos; separação de mercadorias lenta e com erros; alta rotatividade dos auxiliares de depósito; alto custo de transporte devido às entregas no Tocantins; inexistência de um local adequado para manutenção dos caminhões; faltam gerenciamento e controle do transporte e inexistência de um plano de saúde para os colaboradores. Diante dessa realidade e numa visão dinâmica do processo sugeriu-se como propostas de melhorias: contratar um administrador; implantar o leitor de código de barras para conferência nas entradas de mercadorias; desenvolver uma planilha no Excel para controle dos produtos com data crítica; cadastrar no sistema o estoque mínimo por produto; desenvolver uma melhor metodologia de carregamento e montagem de carga; desenvolver incentivos e premiações para o cumprimento de metas; analisar e elaborar um projeto de abertura de uma filial no Tocantins; criação de um local adequado para manutenção dos caminhões; implantar um software para gestão do transporte e implantar um plano de saúde para todos os colaboradores. Tendo em vista o dinamismo da empresa e da área em questão torna-se importante reforçar que novos trabalhos devem ser feitos uma vez que a logística é uma parte fundamental da empresa e que influência diretamente na satisfação do cliente. REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA BALLOU, Ronald H.. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. Porto Alegre, Bookman, 2001. 18
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