INSTRUÇÃO DE SERVIÇO: Devolução de Mercadoria em Função dos Seguintes Motivos: Quebra de Peso; Diferenças de Preço; Troca de Nota por Erros Diversos; Falta de Mercadoria no Momento do Carregamento; Mercadoria com Problemas ou Imprópria para Consumo Fora do Padrão do Cliente; Mercadoria Trocada Dentro da Caixa; Vácuo Estourado; Caixa Danificada; Fora do Prazo de Entrega; Cliente sem Espaço para Receber a Mercadoria; Erro de Pedido; Cliente Fechado no Momento de Receber a Mercadoria; Pedido em Duplicidade; Falta de Mercadoria no Momento da Entrega no Cliente; Mercadoria Trocada; Mercadoria Descongelada; Entrega de Mercadoria a Menor que o Pedido Diferença de Preço Cancelamento de Pedido; Entrega no Cliente Errado; Carro do Transportador Estragou; Data de Produção Avançada. OBJETIVO: Realizar correções e descontos em decorrência de devoluções de mercadoria em função dos motivos acima. APLICAÇÃO: Comercial, Controladoria e Diretoria. RESPONSABILIDADES DE GERENCIAMENTO DESSA INSTRUÇÃO: Auxiliar Comercial e Gerente Comercial 21/5/2013 Versão: 11/2012 1
PROCEDIMENTOS / ETAPAS DA INSTRUÇÃO: 1. Recebe por e-mail, MSN ou pelo malote e carta-resposta (Recepção) os documentos ou informações para a realização da devolução; 2. Consulta no sistema se a devolução já foi feita quando receber notas de devolução do cliente; 3. Critica a devolução para ver se realmente será realizada. Em caso de diferença de peso, verificar se a diferença do balanção através do relatório RMOV019 Fechamento de Carga para Romaneio cobre a diferença que o cliente alega ter ocorrido; 21/5/2013 Versão: 11/2012 2
Obs: No caso da Unidade de Guaianira - GO, a própria Unidade aprova a devolução e apenas solicita a realização do procedimento no sistema ao setor de devoluções. 4. Digitação da DCA Autorização de Devolução do Cliente no seguinte caminho: Movimentação de E-S/; 4.1. Aba Dados Documento 4.1.1. Informa o código do movimento contábil 844 - Autorização de Devolução do Cliente e aciona a tecla Enter. 21/5/2013 Versão: 11/2012 3
4.1.2. No caso de quebra de peso, o movimento contábil é o 851 Devolução de Venda Romaneio de Devoluções de Cliente sem estoque mov 888). Nesse caso não é feito pela Unidade a etapa 4.3. A Assistente Comercial realiza o vínculo do movimento 851 com o movimento 888 P. Acabado-NFe Devolução de Venda M.I. (nf Cliente sem estoque). Nesse movimento é gerado um número que será vinculado ao movimento 888 conforme etapas abaixo. 4.1.2.1. Informa o tipo de Documento Nota Fiscal de Entrada, 4.1.2.2. Informa da data de emissão e data de entrada da nota fiscal de devolução do cliente; 4.1.2.3. Informa o número da nota de devolução; 4.1.2.4. Informa o número do movimento 851 gerado conforme etapa 4.1.2; 4.1.2.5. Confere os itens lançados no movimento e o valor total lançado no movimento 851 na Aba Itens Digitados. 21/5/2013 Versão: 11/2012 4
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4.1.3. Informa o número da nota fiscal de saída da mercadoria e aciona a tecla Enter ; 4.2. Aba Itens / Aba Itens Digitados 4.2.1. Seleciona cada item que não será devolvido e aciona o botão Excluir. Na DCA deve permanecer apenas os itens com suas respectivas quantidades que serão devolvidas. 4.2.2. Clicar duas vezes no ítem que será alterado e alterar o peso ou o preço. No caso de alteração de preços não é necessário o faturista realizar a entrada no estoque. 4.2.3. Se a devolução for parcial, informar a quantidade que será devolvida; 4.2.4. Finalizar os lançamentos, acionando a tecla F7 para gerar a DCA e acionar o botão OK ; 4.2.5. Informa por e-mail ao solicitante da devolução, o número da DCA, o número da nota fiscal e o número do pedido quando a mercadoria é refaturada; 4.3. Os faturistas das Unidades realizam a entrada no estoque e emitem a nota fiscal de entrada caso o cliente não tenha emitido a nota de devolução. 4.4. Depois das Unidades realizarem a entrada da mercadoria, o sistema gera o valor correspondente da devolução no contas a receber, na conta do cliente denominado ADE Adiantamento de Entrada; 21/5/2013 Versão: 11/2012 6
4.5. Imprime o relatório RREC012 Relatório de Recebimento no seguinte caminho: Financeiro/Receber para servir de conferência e ser enviado ao financeiro para a realização do desconto; 21/5/2013 Versão: 11/2012 7
4.6. Informa o código do cliente na tela acima para realizar a pesquisa e aciona o botão OK ; 4.7. Monta o processo a ser enviado para o financeiro com os seguintes documentos: 4.7.1. Nota de devolução do cliente ou emitida pela Boi Brasil; 4.7.2. Relatório RREC012 Relatório de Recebimento ; 4.7.3. Envia para a gerente comercial conferir e assinar o processo de devolução; 4.8. Lança os dados da devolução na planilha Anomalias.xls do mês no seguinte caminho: G:/Anomalias 21/5/2013 Versão: 11/2012 8
Continuação da tela anterior 21/5/2013 Versão: 11/2012 9
4.9. Depois do processo aprovado pela gerencia comercial é feito um protocolo do processo a ser assinado pelo financeiro; 4.10. Depois de assinado pelo financeiro, o protocolo é arquivado na gaveta por cerca de um ano. Obs: Quando ocorrer a necessidade de refaturamento de alguma mercadoria que foi devolvida é necessário alimentar o campo Observação na Aba Observações/Volume Transportado especificando o motivo da devolução e o número da nota fiscal do faturamento original. Obs: Bate carimbo Lançado e Data na nota de devolução, preenche os dados no carimbo e assina quando a nota chega posterior ao processo de devolução já realizado. Essas notas são arquivas e enviadas à contabilidade para arquivo. OUTRAS INFORMAÇÕES: 21/5/2013 Versão: 11/2012 10
BELO HORIZONTE, 16 DE NOVEMBRO DE 2012. ATENCIOSAMENTE, --------------------------------------------------------------------- GERALDO HELENO DIRETORA GERAL 21/5/2013 Versão: 11/2012 11