IS - INSTRUÇÃO DE SERVIÇO

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1 INSTRUÇÃO DE SERVIÇO: Análise e Cadastro de Cliente com Aprovação de Limite de Crédito OBJETIVO: Realizar a Análise e Cadastro de Cliente com Aprovação de Limite de Crédito APLICAÇÃO: Comercial, Controladoria, Contas a Receber, Tesouraria, Diretoria. RESPONSABILIDADES DE GERENCIAMENTO DESSA INSTRUÇÃO: Cadastro e Gerente Comercial PROCEDIMENTOS / ETAPAS DA INSTRUÇÃO: 1.1. Recebe do representante com a seguinte documentação: Ficha Cadastral Preenchida 21/5/2013 Versão: 11/2012 1

2 Contrato Social e última alteração ou Firma Individual CNPJ Boletos pagos recentes de valores altos; Inscrição Estadual Referências comerciais além dos boletos e do histórico de consultas do Serasa 1.2. Confere se a documentação está completa e salva no seguinte caminho: G:/Cadastro Geral de Cliente/Pasta do Cliente; 1.3. Consulta e analisa as informações do Serasa ( informando login e senha Caminho: Acesso aos Produtos/Relato/Consulta por CNPJ 21/5/2013 Versão: 11/2012 2

3 1.3.2 Informa o CNPJ e clica no botão Consultar 21/5/2013 Versão: 11/2012 3

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5 Obs: Deixar marcado somente as opções Quadro Social e Administração e Participações. Essas opções devem ser marcadas em função do custo de consulta e as outras opções tem custo mais alto e não são utilizados pela empresa Analisa as seguintes informações principais: a Protestos; b Pendência Financeira; c Cheque sem Fundo; Relatório Completo de Pesquisa do Serasa Faz a inclusão de gerenciamento acionando o botão Incluir Gerencie para monitorar o cliente por 30 dias gratuitamente com o seguinte perfil conforme tela abaixo: 21/5/2013 Versão: 11/2012 5

6 1.4. Salva a consulta no seguinte caminho: G:/Cadastro Geral de Cliente/Pasta do Cliente; 1.5. Informa ao vendedor ou representante que solicitou o cadastro se o cliente está com pendências solicitando carta de anuência e quando a pendência é cheque sem fundo o cadastro é recusado a não ser que comprove a quitação dos pagamentos dos cheques. Quando o cadastro está todo correto, o vendedor ou representante é informado por com o número do sistema Consulta o Sintegra no seguinte endereço: através da Inscrição Estadual, CNPJ e o Estado onde a empresa está localizada. 21/5/2013 Versão: 11/2012 6

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8 1.7. Salva no seguinte caminho: G:/Cadastro Geral de Cliente/Pasta do Cliente. Obs: Os dados do Sintegra são usados como padrão para cadastro no sistema; 1.8. Faz análise das referências através de ligações; 1.9. Analisa os seguintes itens: Tempo de operação de mercado; Se o ramo de atividade é compatível com o mercado de carne; Se existe algum tipo relação com outra empresa ou pessoa que já deu problemas no mercado; Consulta a Vanessa ou Geraldo se possui alguma informação sobre o cliente; Consulta o Google Maps ou Earth; Consulta o representante para obter alguma informação adicional. 21/5/2013 Versão: 11/2012 8

9 Obs: Se a ficha do cliente for aprovada então será realizado o cadastro no sistema conforme procedimentos abaixo Cadastra o cliente no sistema no seguinte caminho: Cadastros/Cadastro Geral Aba Principal Para diferenciar se é cliente ou fornecedor coloca-se a letra C no campo anterior a Descrição Informa todos os dados do cliente conforme tela abaixo Aba Complemento/Observações Nessa aba são registrados os eventos relacionados ao acompanhamento do cliente junto ao Serasa e cobrança. 21/5/2013 Versão: 11/2012 9

10 Aba Complemento/Supervisor No campo situação é informado o status do cadastro do cliente se o mesmo está aprovado. O cadastro nasce como Inativo e é necessário fazer a aprovação mudando o status para Aprovado para que seja possível realizar vendas. 21/5/2013 Versão: 11/

11 Aba Endereços Obs: Depois que são digitados os dados de endereço é preciso acionar o botão Repetir Endereço para que os dados digitados sejam replicados para as abas Cobrança, Entrega, Residencial e Trabalho caso o endereço cadastrado seja igual para essas abas. 21/5/2013 Versão: 11/

12 Aba Outras Informações Quando o cliente está com o status de 3 - Cliente Monitorado Serasa todos os dias deve ser feito uma consulta no Serasa para verificar o andamento da situação dele no mercado Define um limite de crédito conforme conjunto de percepções sobre o cliente. 21/5/2013 Versão: 11/

13 Preenche as demais informações da tela Aba Contato Na aba contato são registrados dados básicos das pessoas que terão contatos com a empresa, podendo ser registrados pessoas de diversos setores como financeiro, compras, diretoria, gerente etc. 21/5/2013 Versão: 11/

14 Aba Transporte Essa aba serve para montar a rota e calcular o custo de transporte para entrega da mercadoria. 21/5/2013 Versão: 11/

15 2. Liberação de vendas (análise de limite, compras de clientes, avaliação de histórico de clientes etc) no Caminho: Financeiro/Contas a Receber/Desbloqueio de Documentos. Esse procedimento normalmente é feito diariamente depois das 16:00 hs; Obs: A opção Atualizar Documentos após Desbloqueio serve para mostrar para os vendedores e para quem monta a carga, os pedidos liberados para a montagem de carga. Todo pedido nasce bloqueado e o setor de cadastro não tem permissão para desbloquear o pedido pelo motivo de Preço Mínimo. O bloquieo pelo motivo de Preço Mínimo é feito automaticamente pelo sistema quando um pedido é vendido abaixo do preço de tabela do sistema. O desbloqueio pelo Preço Mínimo é feito obrigatoriamente pelo Gerente Comercial em função da parametrização do sistema. O 2.1. Marca as opções de liberação conforme tela abaixo; 2.2. Clicar no botão pesquisar e informa os dados para mostrar os pedidos para serem liberados; 21/5/2013 Versão: 11/

16 2.3. Analisa os pedidos a serem liberados verificando se existem pagamentos em atraso na Aba Posição Financeira, se o limite já estourou ou se o que foi comprado está muito acima do limite, verifica se os pagamentos em atraso se tratam de devoluções e que não foram dadas baixas com a pessoa responsável pelas Devoluções; 21/5/2013 Versão: 11/

17 2.4. Consulta a Gerente e o Diretor quando se tratar de clientes especiais para liberações em situações atípicas. Esse cliente é analisado pelo seu histórico através do seguinte relatório RRCB025 Extrato das Movimentações dos Títulos a Receber e do RRCB012 Títulos a Receber por Clientes e Vencimentos (esse relatório vai mostrar o que está vencido e a vencer). 21/5/2013 Versão: 11/

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20 2.5. Marca o cliente que será aprovado e clica no botão Salvar 21/5/2013 Versão: 11/

21 3. Preparação de documentos para cobrança judicial junto a advogados; 4. Liquida no sistema, os pagamentos de clientes que pagam com depósito em conta de venda a vista. Isto está acordado com o financeiro e não gera problemas; 5. Controle de sinistros de carga com transportadora, seguradora e advogado; 6. Cadastros adicionais feitos no sistema: 6.1. Vendedores; Caminho: Cadastra o cliente no sistema no seguinte caminho: Cadastros/Cadastro Geral Aba Principal Para diferenciar se é vendedor coloca-se a letra V no campo anterior a Descrição Informa todos os dados do vendedor conforme tela abaixo Seleciona o Tipo do Cadastro; Informa a razão social do fornecedor no campo Nome Cadastro ; Informa o nome de fantasia se for diferente da razão social no campo Fantasia-Apedido ; Marca o campo Tipo Pessoa se é Física ou Jurídica ; Informa o CPF ou CNPJ; Informa a Inscrição Estadual no campo RG-IE ; Informa o Estado no campo UF ; 21/5/2013 Versão: 11/

22 Aba Endereços Informa todos os dados solicitados na tela; Aciona o botão Repetir Endereço para copiar os dados de endereço outras instâncias do sistema. 21/5/2013 Versão: 11/

23 Aba Outras Informações 21/5/2013 Versão: 11/

24 Aba Referências (informa os dados da conta bancária do vendedor) 21/5/2013 Versão: 11/

25 Aba Contato (quando o cadastro é de uma empresa de representação, é necessário preencher a aba de contatos). 21/5/2013 Versão: 11/

26 6.2. Ramo de Atividade; 6.3. Condições de Pagamento; 6.4. Grupo de Limite. 7. Gerenciamento de Carteira 7.1. Acessa o site do Serasa através do seguinte caminho: 21/5/2013 Versão: 11/

27 Caminho: Acesso aos Produtos/Relato/Gerencie Carteira 21/5/2013 Versão: 11/

28 Clica no cliente para ver detalhes do monitoramento; 21/5/2013 Versão: 11/

29 Verifica se houve inclusões de protesto e o indicador de risco de crédito, sendo que se o indicador tiver caído em relação ao anterior, significa que o risco aumentou. 21/5/2013 Versão: 11/

30 Clica no botão Consulta Completa para ver detalhes sobre o cadastro do cliente como protestos, cheque devolvido, etc Registra no sistema Atack na aba Observações informações de restrições do cliente. Caso o cliente esteja com protesto, cheque sem fundo, outras negativações, etc, conforme o seguinte caminho: Cadastro/Complemento/Observações Realiza o bloqueio através da opção Bloqueado do cadastro do cliente no seguinte caminho: Cadastro/Complemento/Supervisor. OUTRAS INFORMAÇÕES: BELO HORIZONTE, 16 DE NOVEMBRO DE ATENCIOSAMENTE, GERALDO DIRETORA GERAL 21/5/2013 Versão: 11/