Módulo de Contrato Agora OS O módulo de contrato irá permitir fazer o acompanhamento e cobrança de contratos através da criação de índices personalizados pelo cliente. Exemplo: Contrato de prestação de serviço do Produto Agora OS. Caso fossemos fazer um formulário de inscrição em papel ele seria mais ou menos assim: Coluna Índice Coluna Valor ou Franquia Coluna Preço Plano Two R$ 34,90 Limite de Usuários 2 R$ 0,00 Limite de Espaço (Mb) 500 R$ 0,00 Conta empresa-exemplo - Senha ee12345 - Módulo de Contrato Sim - Módulo de Contrato Franquia [Plano 100 Contratos] R$ 20,00 Módulo de Pagamento Não - Módulo de Pagamento Franquia Não R$ 0,00 Módulo NFe Sim - Módulo NFe Franquia [Plano 100 NFe] R$ 100,00 Neste exemplo, no primeiro bloco de informações teríamos os dados gerais da assinatura: Plano: O nome do plano escolhido pelo cliente e o valor dele. Limites de usuário, espaço em disco e o valor R$ 0,00, pois já está incluído no valor do Plano. Dados cadastrais como o nome da conta empresa-exemplo e a senha da Área do Assinante. No segundo bloco, temos informações dos módulos contratados à parte: O cliente tem acesso aos módulos de: Contrato e NFe ambos com a Franquia de 100 contratos/notas fiscais por mês e seus respectivos valores mensais (R$ 20,00 e R$ 100,00) O cliente não tem acesso ao módulo de pagamento.
Voltando ao sistema Agora OS Para simular esse formulário de exemplo dentro do sistema Agora OS, o módulo de contratos faz a reprodução exata do que seria um formulário em papel. Gerência de Índices de Contrato (Coluna Índices do exemplo): Nessa gerência serão cadastrados todos os índices que compõem TODOS os contratos do sistema. Ou seja, se existirem 10 modelos diferentes de contratos, os índices do sistema como um todo, que servem a esses 10 modelos, estarão todos cadastrados no mesmo lugar. Os índices podem ser de quatro (4) tipos: Caixa de Texto Índices cuja resposta abrigará um Texto Livre. No nosso exemplo, temos os índices: Plano, Conta e Senha. Caixa Numérica Índices cuja resposta abrigará números com até duas casas decimais. No nosso exemplo, temos os índices: Limite de Usuários, Limite de Espaço e as Franquias de Contrato, Pagamento e NFe. Deve-se lembrar que os índices numéricos são contáveis (ver mais a frente a explicação da tela de Eventos). Caixa de Seleção Índices cuja resposta vem pré-definida para que o operador do sistema marque a correta. No nosso exemplo, as respostas para os índices Módulo podem ser Sim ou Não. Multipla Escolha Índices cuja resposta vem pré-definida para que operador do sistema marque as corretas. Neste caso, o operador pode selecionar mais de uma opção (em contraste com o Caixa de Seleção, que permite que somente uma resposta seja marcada).
Depois de pré-cadastrar os índices que serão usados no contrato pode-se dar início ao contrato em si. Contrato: Aba Geral Nesta tela se registra as informações preliminares do contrato, como o nome dele, o número externo (controle interno da empresa), a data de inicio e a data de término do contrato, o status do contrato, descrição e observações. Status: [Aguardando Ativação Ativo Cancelado Pendente Suspenso Em degustação Fim da degustação]
Contrato: Aba Inventário Permite gravar que Equipamentos do inventário do cliente estão vinculados àquele contrato e atribuir quantidades e valores para serem cobrados por cada equipamento. Contrato: Aba Índices Depois que os índices foram criados na Gerência de Índices de Contrato, então eles poderão ser vinculados aos contratos dos clientes. Esta tela reproduz o exemplo da página inicial. Ou seja, informa os índices, os valores deles (dados ou franquia) e o preço cobrado.
Contrato: Aba Eventos A tela de Eventos controla todos os eventos que compõem índices numéricos do contrato. Por exemplo. Em um contrato hipotético, configuramos na aba Índices o seguinte limite: Índice: Horas Franquia: 50 (horas mensais) Preço: R$ 2.500,00 Preço Excedente: R$ 200,00 (por unidade de hora) A tela de Eventos permite controlar (faturar) tudo que ocorreu para cada índice numérico. Assim, toda vez que um funcionário executar uma tarefa para este cliente/contrato, ele deverá registrar o Evento sob o índice correto, por exemplo: Dia 05/01/2012 gastei 30 minutos programando Dia 06/01/2012 gastei 5 horas programando Dia 13/01/2012 gastei 4 horas programando Dessa forma, quando o Contrato for faturado para o mês de Janeiro, o sistema irá contabilizar que foram gastas 9:30h para o Índice Horas. Logo, este valor está dentro da franquia de 50 Horas e o preço a ser cobrado será de R$ 2.500,00 (fixo) sem qualquer excedente.
Se houvessem horas excedentes, seria cobrado R$ 2.500 + (n horas * R$ 200,00). Se nenhum evento fosse registrado, seria cobrado R$ 2.500, pois este é o valor fixo do índice Horas (independente de haver uso ou não). Citamos o índice numérico Horas no exemplo, mas poderia ser qualquer outro índice contável, por exemplo: Visitas, Número de Xerox/Copias, Minutos, Horas Técnicas, Horas de Programação, Número de Peças Publicitárias, entre outros. Contrato: Gerencia de Tabela de Valores Como visto acima, os índices numéricos podem receber um preço Fixo e um preço por cada unidade excedente à franquia. E, no intuito de facilitar ainda mais a política de preço, o Agora OS irá permitir que sejam criadas tabelas de valor. Por exemplo, uma operadora de telefonia cobra pacotes de minuto: Até 100 Minutos: R$ 100,00 Até 200 Minutos: R$ 180,00 Até 400 Minutos: R$ 300,00 Logo, o índice numérico Minutos poderia abrigar uma tabela de valor, que o operador selecionaria no contrato qual é a Tabela de Cobrança para aquele índice do contrato. Sendo assim, na aba Índices do contrato em vez de ser preenchido o Preço Fixo, seria selecionada a Tabela de Cobrança (Ex: Tabela de Minutagem) e a faixa de valor da tabela (Ex: Plano 100 Minutos R$ 100,00).
Quando selecionado o faturamento por tabela, podem-se usar três tipos de configuração. 1. Tabela Fixa É cobrado o valor da Franquia, por exemplo: Plano 100 Minutos R$ 100,00 e pode-se configurar o valor do minuto excedente. Cada minuto usado deverá ser registrado na aba Eventos e no fim do mês, será gerada a fatura considerando: R$ 100 + (n minutos exced. * preço uni. exced.) 2. Tabela Adaptativa Irá adaptar a cobrança do cliente de acordo com o gasto mensal e a tabela de valores cadastrada. Por exemplo, supondo que o cliente gaste: 80 minutos será ajustado automaticamente para o Plano de 100 minutos 150 minutos será ajustado no Plano de 200 minutos 399 minutos será ajustado no Plano de 400 minutos 450 minutos será ajustado no Plano de 400 minutos + (50 x preço uni. exced.) 3. Tabela Acumulativa Esta configuração é uma variação da Tabela Adaptativa, com a diferença que os valores são ajustados dinamicamente. Por exemplo, supondo que o cliente gaste: 150 minutos Os 100 primeiros minutos serão cobrados ao valor unitário do Plano de 100 minutos, enquanto que os 50 minutos restantes serão cobrados ao valor unitário do Plano de 200 minutos. Outras considerações sobre o módulo de Contratos: 1. O módulo de contratos será gratuito para registro do contrato, registro de eventos e faturamento MANUAL do contrato. 2. O registro de Eventos do contrato poderá ser feito dentro do próprio Contrato na aba Eventos, como também diretamente dentro da aba Eventos disponível nas Ordens
de Serviço, Chamados Técnicos e Tickets de Suporte. 3. Futuramente, o registro de Eventos do contrato também poderá ser feito por sistema externo através do uso de uma API (Webservice). Ou seja, o cliente pode ter um sistema que controla o uso do índice (por exemplo, uma operadora de telefonia tem a máquina que controla as chamadas e envia os registros da chamada diretamente para o sistema Agora OS) enquanto o Agora OS se encarrega do faturamento, cobrança, etc. 4. Será disponibilizado um módulo de faturamento AUTOMÁTICO do contrato. Este gatilho irá rodar diariamente gerando as Faturas de todos os contratos a vencer, incluindo datas de vencimento, suspensão automática de contratos, etc. Este módulo será cobrado à parte em Planos cujo valor de contratação varia de acordo com o número de contratos com o status Ativos no sistema Agora OS. 5. As faturas geradas pelo módulo de Contrato irão gerar um lançamento no contas a Receber. Sendo assim, as faturas poderão ser pagas diretamente à Empresa e faturadas manualmente no sistema. Alternativamente, quando o Modulo de Pagamento do Agora OS estiver disponível, elas poderão ser pagas pelo cliente (do cliente) diretamente pela Interface do Agora OS (desde que a Empresa tenha o Módulo de Pagamento contratado e as configurações de Boleto Bancário e Cartão de Credito e seus respectivos contratos com as bandeiras, gateways e intermediadores financeiros devidamente operativas).