Manual Web.Newhotel Configuração NewHotel Versão: 1.1 Rev. 2008-11-17 Av. Almirante Gago Coutinho, 70 1700-031 Lisboa PORTUGAL Tel. 21 7817810, 53-52631959 Faxx 21 7971579 marketing@newhotel.com helpdesk@newhotel.com Copyright 1984-2006 NewHotel Software. Todos los derechos reservados
Versão Descrição Autor Data 14/02/2007 1.0 Elaboração e Desenvolvimento Ricardo Januário 12/09/2008 1.1 Alteração para Web.Newhotel 2.0 João Infante 17/11/2008 1.1 Inclusão de capítulo sobre Pagamentos Online João Infante Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 2/20
Índice Introdução...4 Configuração da descrição dos quartos...6 Configuração da descrição dos regimes de alojamento...8 Configuração da descrição da tabelas de preços... 10 Configuração da descrição dos packages... 12 Configuração de Entidades... 14 Configuração de restrições à venda... 15 Configuração de cartões de crédito... 17 Pagamentos OnLine... 18 Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 3/20
Introdução O propósito deste manual é explicar as acções que se devem ter no NewHotel para se permitir o funcionamento do Web.Newhotel, nomeadamente na página web de reservas on-line. O Web.Newhotel foi desenvolvido segundo um conceito em que a configuração de preços, disponibilidade e a inserção de reservas é feita sempre no Newhotel. Este conceito permite que o Web.Newhotel tenha uma administração muito simples (resumida aos aspectos visuais da página de reserva) e concentra no Newhotel todas essas tarefas. Não existe duplicação de trabalho no dia-a-dia, porque para se disponibilizar uma página de reservas no sítio Internet do hotel não é necessário aceder a um sistema diferente para voltar a criar a informação (tabelas de preços, allotments e reservas), necessária para o funcionamente do Web.Newhotel. Todo esse trabalho é feito a partir do NewHotel, não havendo assim necessidade para os utilizadores de conhecerem mais uma aplicação, nem de repetirem operações (por exemplo o fecho de vendas é feito a partir de uma opção que existe no Newhotel para esse efeito, não sendo necessário aceder a mais nenhuma aplicação). A nova versão do Web.Newhotel vai ainda mais longe na integração que disponibiliza. Passa a ser possível publicar, na página de reservas, mais que uma tabela de preços bem como pacotes (packages) feitos à medida das necessidades comerciais do hotel. Destaca-se que na parametrização do Web.Newhotel se define que tipo de integração é que se tem com o Newhotel. A escolha que aí é feita vai ter impacto depois nas tarefas a efectuar no Newhotel. Os tipos de integração possíveis são: Entidade Tabela de preços Package Chama-se a atenção que quando se escolhe as opções Tabela de preços e Package fica-se limitado a uma tabela de preços ou a um package. Apenas na opção Entidade é que é possível utilizar várias tabelas de preços e/ou packages. Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 4/20
Na parametrização do Web.NewHotel vai se ter acesso a um conjunto de informação que existe nas tabelas base do NewHotel. Para que a parametrização do Web.NewHotel faça sentido é necessário assegurar que as seguintes tabelas tenham dados que façam sentido: Segmentos de Mercado: para que a reserva, no NewHotel, seja feita com um Segmento de Mercado adequado às reservas provenientes do sítio Internet do Hotel; Origem de Mercado: para que a reserva, no NewHotel, seja feita com um Segmento de Mercado adequado às reservas provenientes do sítio Internet do Hotel; Tipo de Garantia: vai indicar qual é o tipo de garantia na reserva; Tipo de Grupo: para as reservas de grupo feitas através do Web.Newhotel; Utilizador: qual é o código de utilizador que é atribuido às reservas feitas através da Web.Newhotel; Tipos de Cancelamento: na eventualidade de existir um cancelamento através do Web.Newhotel determina qual é o tipo de cancelamento que fica registado no histórico da reserva. Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 5/20
Configuração da descrição dos quartos O nome do quarto que é visualizado na página de reserva deve ter uma nomenclatura que faça sentido para o cliente final. Para que isso seja possível deve-se fazer as seguintes operações: Em Utilitários / Parâmetros / Subsistema Alojamentos escolher Tipos: Escolher o quarto desejado e pressionar o botão do Mundo : Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 6/20
Introduzir as descrições dos quartos nas diferentes línguas e fazer Aceitar: Repetir a mesma operação para todos os tipos de quarto que se pretendem vender na Web.Newhotel. Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 7/20
Configuração da descrição dos regimes de alojamento Os regimes de alojamento que são disponibilizados na página de reserva são configurados no Web.Newhotel, mas a descrição que é mostrada na página de reserva é determinada pelo Newhotel e deve ter uma nomenclatura que faça sentido para o cliente final. Para que isso seja possível deve-se fazer as seguintes operações: Em Utilitários / Parâmetros / Subsistema Alojamentos escolher Pensão: Escolher a modalidade de alojamento desejada e pressionar o botão do Mundo, no campo Descrição para Diária: Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 8/20
Introduzir as descrições das modalidades de alojamento nas diferentes línguas: Repetir a mesma operação para todos as tipos de modalidades de alojamento que se pretendem vender no Web.Newhotel. Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 9/20
Configuração da descrição da tabelas de preços As tabelas de preços são criadas da mesma forma que qualquer tabela de preços utilizada no Newhotel (qualquer dúvida sobre esta operação pode ser esclarecida no Manual de Utilização do Newhotel). A única diferença passa pela descrição que se pretende ter na página de reservas do Web.Newhotel. Alerta-se que a resposta aos pedidos de Disponibilidade de quartos depende da existência de períodos com preços configurados. A não existência desses preços, para uma determinada data, provoca que no Web.Newhotel, se obtenha uma resposta do tipo: Não existe disponibilidade para o período solicitado. Só serão disponibilizados na página de reservas do Web.Newhotel os tipos de quartos que tenham preços configurados na(s) tabela(s) escolhidas para esse efeito. Tal como nos quartos, para que isso aconteça, é necessário configurar essas descrições, o que pode ser feito do seguinte modo: Em Vendas / Preços / Diárias seleccionar a tabela de preços pretendida e fazer Visualizar: Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 10/20
Pressionar o botão do Mundo : Introduzir a descrição da tabela de preços nas diferentes línguas e depois fazer Aceitar. Repetir esta operação para todas as tabelas de preços que se pretendem utilizar no Web.Newhotel. Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 11/20
Configuração da descrição dos packages Os packages são criadas da mesma forma que qualquer package utilizado no Newhotel (qualquer dúvida sobre esta operação pode ser esclarecida no Manual de Utilização do Newhotel). A única diferença passa pela descrição que se pretende ter na página de reservas do Web.Newhotel. Tal como nos quartos, para que isso aconteça, é necessário configurar essas descrições, o que pode ser feito do seguinte modo: Em Vendas / Preços / Packages seleccionar o package pretendido e fazer Visualizar: Pressionar o botão do Mundo : Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 12/20
Introduzir a descrição do package nas diferentes línguas e depois fazer Aceitar. Repetir esta operação para todas os packages que se pretendem utilizar no Web.Newhotel. Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 13/20
Configuração de Entidades Se a opção de configuração no Web.Newhotel foi feita para a utilização de uma Entidade, vai ser necessário criar uma Entidade para esse efeito. A criação da Entidade é feita do mesmo modo que qualquer outra (consultar Manual de Utilização do NewHotel se houver qualquer dúvida de como o fazer). Para a utilização de diferentes tabelas de preços e/ou packages o que se deve fazer é criar tantos operadores como as tabelas de preços e/ou packages que se pretendam utilizar. Chama-se a atenção para o facto de que o número de possibilidades de reserva que o Web.Newhotel mostra na página de reservas depende do número de quartos, regimes de alojamento, do número de tabelas de preços e packages definidos. Se existir um número grande de tabelas de preços e packages o que vai acontecer é a página de reservas do Web.Newhotel apresentar uma lista bastante extensa. Depois de se criar a Entidade e assigná-la, na administração do Web.Newhotel, vai ser necessário adicionar tantos operadores como as tabelas de preços e packages que se pretendem comercializar no Web.Newhotel. A criação de operadores é feita de forma igual a uma utilização normal do Newhotel (qualquer dúvida sobre esta operação pode ser verificada no Manual de Utilização do Newhotel). Mostra-se de seguida um exemplo possível de uma configuração de Entidade com duas tabelas de preços e um package. Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 14/20
No exemplo anterior foram utilizados allotments, mas a sua utilização é livre. No caso dos operadores que não tiverem um allotment associado a disponibilidade será calculada tomando em consideração a ocupação total do hotel. Configuração de restrições à venda Podem serconfiguradas vários tipos de restrições à venda de quartos no Web.Newhotel. Estas restrições apenas podem ser utilizadas quando o tipo de integração escolhido foi Entidade, o que significa que nas opções de Tabela de Preços e Package estas opções não funcionam. Os tipos de restrições que podem ser utilizados, para as entidades, são os seguintes: Número mínimo de noites para uma reserva: especifica que as reservas no período indicado obrigam a uma quantidade mínima de noites. Número máximo de noites para uma reserva: indica que as reservas, no período indicado, não podem ultrapassar o número de noites especificado. Bloqueio de inserção: fecha as vendas, totalmente, no período indicado. Para activar estas restrições deve-se: Em Vendas / Entidades / Entidades seleccionar a entidade que está atribuída à venda na Internet e escolher Visualizar. No Separador Internet, escolher a opção Data de Entrada, introduzir o período, escolher o tipo de restrição pretendido (Noites Mínimo ou Noites Máximo ou Bloqueio de Inserção) introduzir o número de noites (no caso da opção Bloqueio de Inserção deve-se introduzir o valor 1) e o número de Noites, depois fazer Inserir. Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 15/20
Adicionalmente pode-se configurar um bloqueio de vendas ao nivel do operador da seguinte forma: No ecrã anterior seleccionar o operador para o qual se quer suspender as vendas e pressionar o botão Informação. Ao marcar Stop reservas, paramos todas as vendas para esse operador, ou seja, não haverá respostas para esse operador no pedido de disponibilidade. Também é possível restringir as vendas ao nível da entidade, operador e até ao tipo de alojamento para um determinado operador em determinados períodos através da opção Vendas/Entidades/Bloqueios de inserção/alteração. Esta opção permite fechar vendas, de uma forma simples para um operador/allotment/tarifa de preços ou package, possibilitando manter disponibilidade para a tarifa de preços de balcão, por exemplo, fechando todas as promoções. Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 16/20
Configuração de cartões de crédito Esta opção só se deve considerar quando se escolheu a opção de Pagamentos OnLine e se tem a integração com a Unicre. A Unicre apenas permite a utilização de dois tipos de cartões de créditos para pagamentos OnLine: VISA e MASTERCARD. Devido a isto é necessário que no NewHotel se indique que, para estes tipos de cartão de crédito, a validação é Visa e MasterCard. Em Arquivos / Cartões de Crédito deve-se alterar a Validação em conformidade: Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 17/20
Pagamentos OnLine Quando está activada a opção de Pagamentos OnLine as reservas são gravadas com a informação específica do pagamento que foi feito. O valor do Pagamento é feito em consonância com a opção tomada na parametrização do Web.Newhotel. Os valores podem são calculados em função: Uma percentagem do valor da reserva; Um determinado número de noites; Um montante fixo. A integração com o sistema de pagamentos online da Unicre insere um depósito antecipado na Reserva, que será descontado na altura da facturação da reserva. Recomenda-se que o hotel faça o recibo deste Depósito. A informação que é gravada na reserva nunca refere o número do cartão de crédito do hóspede, mas sim uma referência do pagamento, que pode ser utilizada para a consulta do pagamento no TPA Virtual da Unicre assignado ao Hotel. O valor do pré-pagamento feito pode ser consultado, na Reserva em Depósito. Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 18/20
Depois de seleccionara lupa, vai-se ter acesso ao detalhe do pagamento. Ao escolher Visualizar, pode-se consultar todo o detalhe: É de particular importância o campo Nº Doc, que mostra o número da referência do pagamento no TPA Virtual da Unicre. Esta referência deve ser utilizada para a consulta do pagamento no referido TPA Virtual. Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 19/20
No caso de se pretender anular a reserva, deve-se ter em atenção que é necessário aceder ao TPA Virtual da Unicre e fazer lá a respectiva devolução do Pagamento, que será feita para o cartão de crédito que o cliente utilizou para fazer o pagamento. Copyright 1984-2008 NewHotel Software. Todos os direitos reservados Página No. 20/20