Gerenciamento de Projetos de Construção Rosalina e os 1001 Erros e Problemas de Planejamento e Controle Alonso Soler amsol@j2da.com.br J2DA Consulting - Sócio
Alonso Mazini Soler é sócio da J2DA Consulting, empresa dedicada à prestação de serviços de Consultoria e Treinamento em Gerenciamento de Programas e Projetos Complexos e Especiais (www.j2da.com.br). É Doutor em Engenharia de Produção pela POLI-USP, Mestre em Estatística pela UNICAMP e MBA em Finanças Empresariais pela FIA-USP. É certificado PMP (Project Management Professional) do PMI e CQE (Certified in Quality Engineering) da ASQC. É Professor de programas de MBA em Gerenciamento de Projetos. amsol@j2da.com.br www.j2da.com.br Atua como consultor organizacional para empresas e empreendimentos de construção civil e montagem eletromecânica. Twitter: @alonsosoler Facebook: Alonso Mazini Soler
Agenda: 14:00 Introdução 14:30 Apresentação do Estudo de Caso: Os 1001 Erros e Problemas Gerenciais de um Projeto de Construção 15:00 Dinâmica em Grupos e Discussões: Os Principais Erros e Problemas Gerenciais de um Projeto de Construção 16:00 Encerramento
Provocação! Por que planejar? Nossa experiência basta para garantir o cumprimento do contrato! Muito burocrático! Esses instrumentos não atendem nosso ritmo, porte, método de trabalho Nunca precisamos disso e sempre entregamos nossas obras. Por que mudar agora? Modismo?
Projetos de Construção Projetos nos quais a implantação de instalações e de estruturas físicas possui um papel primordial, constituindo, na maior parte dos casos, a principal entrega do projeto Fonte: PMBOK Construction Extension, 2007 Concepção, Viabilidade.
Por que os projetos de construção são diferentes? Magnitude do capital envolvido Grande quantidade de materiais, equipamentos e recursos humanos especializados a serem mobilizados Alto grau de risco associado ao alcance das projeções de custos e tempos Arranjos societários específicos Relação intrínseca com leis, normas e regulamentos vigentes Impactos ambientais e sociais potencialmente significantes Muitos stakeholders externos com posicionamentos diferentes, as vezes conflituosos, etc.
Planejamento/Controle: Deficiência das Empresas Há empresa que planejam, mas o fazem mal; Outras planejam bem, mas não controlam; Há aquelas que funcionam na base da total improvisação. Consequências: Ineficiência, Resultados inadequados
Planejamento e Controle Mal Feitos Falta de Assertividade Atrasos nas entregas Baixa produtividade Perdas Acidentes Estouro nos custos Fluxo de caixa desfavorável Resultados financeiros inadequados Indisposição com Clientes Pleitos Litígios judiciais que se estendem por anos Perda de oportunidades
Causa Aparente 1: Planejamento e Controle vistos como Atividades de um único Setor Planilhas, gráficos, cronograma, que prescindem de análise apurada e muitas vezes nem são aprovados por quem vai fazer a obra, ou sequer submetidos ao crivo da produção Serve apenas para fazer figura, para inglês ver Feito uma única vez e nunca foi atualizado Não orienta a produção, apenas reflete o que já foi realizado Atividade enfadonha e isolada do setor técnico 9
Causa Aparente 2: Descrédito por Falta de Precisão dos Parâmetros A incerteza é inerente ao projeto: produto, condições locais da obra, natureza ambiental, política, econômica, fornecedores, parceiros, etc. O Planejamento tenta prever, dentro de cenários factíveis e parâmetros defensáveis, as condições mais adequadas para a realização da obra O Controle captura os desvios da execução (real x plano) e alerta para a necessidade de se tomar ações corretivas, bem como indica a necessidade de se fazer ajustes nos planos O desperdício e a informalidade NÃO são condições intrínsecas da condução de um projeto de construção
Causa Aparente 3: Planejamento Excessivamente Informal A informalidade limita o planejamento às ordens imediatas (curto prazo) do Engenheiro de campo aos seus Encarregados A informalidade provoca a perda do conceito sistêmico do Planejamento, baseado na visão de longo prazo A falta de um planejamento global formal determina a inadequação dos planos de médio/curto prazos, acarretando a utilização ineficiente de recursos humano e materiais
Causa Aparente 4: O Mito do Tocador de Obra Planejamento é perda de tempo. Só se justifica pelas exigências contratuais Muito relatórios e reuniões tiram o foco da obra Eu tomo decisões rápidas, baseadas na minha experiência e intuição Se fosse depender do planejamento, não teria feito metade das obras que realizei Infelizmente não existe mais tantos profissionais como eu dando sopa no mercado
... por outro lado: Os Benefícios do Planejamento e Controle Bem Feitos Conhecimento pleno da obra Detecção oportuna de situações desfavoráveis Agilidade nas decisões baseadas em informações precisas e confiáveis Otimização da alocação de recursos Referências para monitoramento do desempenho e para reconhecimento pessoal Padronização Documentação e rastreabilidade Criação de dados históricos / aprendizado / capital intelectual reutilizável Atendimento às exigências contratuais Profissionalismo
Discussão: Vale a pena planejar, monitorar e controlar adequadamente um projeto de construção? Trata-se de um investimento viável (retorno)? Quais as dificuldades de fazê-lo? Quais as premissas e necessidades para se fazer o planejamento, monitoramento e controle adequados dos projetos? Planejamento & Controle versus Administração Contratual
Rosalina e o Piano Estudo de Caso de Gerenciamento de Projetos Rosalina e o Piano é um caso elaborado no imaginário individual, fruto de minhas experiências (sucessos e fracassos... e olha que foram diversos!) e de minhas interações com colegas Gerentes de Projetos. Trata-se de um benchmark fictício para todos que desejam desenvolver suas competências profissionais como Gerentes de Projetos.
Trata-se de mais um estudo de caso baseado nas minhas experiências com projetos de construção (civil e montagens eletromecânicas), objetivando explicitar os problemas e os erros gerenciais que costumam acometer esse tipo de empreendimento foco nas questões de planejamento e controle.
NOTA: Esta é uma obra de ficção com objetivos pedagógicos. Apesar de contemplar a minha experiência pessoal e atuação real frente às empresas e projetos de construção, o texto não está direcionado à qualquer empresa em particular, tampouco a algum projeto específico.
A Dinâmica Rosalina e os Projetos de Construção Elementos instrucionais: a) Um texto estudo de caso e seus anexos c) Um filme (desenho) de animação d) Questionamentos e reflexões sobre o desenrolar do caso e) Um Plano de Projeto e Relatórios de Desempenho periódicos f) Um programa de treinamento em Planejamento & Controle de Obras (civis e montagens eletromecânica)
O CICLO DE VIDA DE PROJETOS DE CONSTRUÇÃO ACEITE DA PROPOSTA ACEITE DO PROJETO FASE 1: Desenvolvimento do Negócio FASE 2: Orçamentação e Proposta FASE 3: Transferência p/ Operação e Mobilização FASE 4: Planejamento Executivo e Início da Obra FASE 5: Execução, Acompanhamento e Controle FASE 6: Desmobilização e Encerramento Direcionamentos Estratégicos da Empresa Proposta Esboço do Plano Cronograma Orçamento Transferência de Responsabilidade Mobilização Plano executivo Cronograma Recursos Orçamento Fluxo de caixa Instalações Estruturas Indicadores de desempenho Testes Finais Transferência de responsabilidade Atestados
GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE CONSTRUÇÃO Rosalina e os 1001 erros Organizar 06 grupos (Fases do Ciclo de Vida), assistir o filme, analisar o texto na FASE específica correspondente e responder: Quais são os erros e problemas gerenciais evidentes do projeto em cada fase? Quais são os impactos potenciais desses erros e problemas nas fases posteriores do Ciclo de Vida do projeto e no seu desempenho final? O que deveria ter sido feito para evitar a ocorrência desses erros e problemas? Ou, como a equipe gerencial deveria ter agido para não ter cometido tais erros?
Resultados dos projetos da empresa (cockpit executivo) Desempenho específico do Planejamento & Controle Organizar grupos e analisar: Os resultados estão adequados? Quais são os erros e problemas mais evidentes que estão contribuindo para esses resultados? Quais deles dizem respeito ao ambiente de Planejamento & Controle e Administração Contratual? Priorizar erros e problemas apontados por critérios de impacto nos resultados Discutir: O que poderia ser feito diferente para evitar a ocorrência desses erros e problemas? Ou, como deveríamos agir de agora em diante para não cometer tais erros?
RESULTADOS OBTIDOS: Conscientização do pessoal acerca dos erros e problemas críticos experimentados pelos empreendimentos âmbito de Planejamento & Controle e Administração Contratual Aproveitamento da experiência do pessoal na elaboração de planos de abordagem e de solução - parte da solução, comprometimento Foco no locus de controle interno
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