1/ 6 Nº revisão Descrição da Revisão 00 Emissão do documento 01 Adequação aos processos Adequação de seu conteúdo para sistema ISO 9001:2008 e alteração de nomenclatura. 02 Deixa de ser chamado de PO (Procedimento Operacional) e passa a ser chamado PS () 03 Adequação as normas ISO 14001:2004 e OHSAS 18001:2007 e alteração dos números dos registros 04 Adequação da sistemática de controle das copias eletrônicas e físicas Vendas Gestão de Contratos Service e Qualidade Demais envolvidos na análise e aprovação Área / Processo Responsável Rubrica Administrativo Financeiro RH Engenharia Fabrica Suprimentos Jurídico Tecnologia da Informação Vendas Conselheiro Roberto Saghi Junior Ricardo Abreu Nivaldo Rossi Carina Dorta Ana Maria Valadão João Tavares Carlos Reis Edison Momi Ricardo Abreu Marcos Monteggia Elton Gomes Sandro Cassanta 1. Objetivo Estabelecer as responsabilidades e autoridades pela implementação dos documentos do SGI (Sistema de Gestão Integrado) quanto a sua identificação, elaboração, análise critica, aprovação, emissão, avaliação, revisão, identificação e a devida distribuição e disponibilização nos seus locais de uso, de forma a garantir que estejam legíveis e prontamente identificáveis. 2. Abrangência Este procedimento é aplicável todas as áreas da SINER.
2/ 6 3. Definições SGI Sistema de Gestão Integrado MGI Manual de Gestão Integrado PS PO Procedimento Operacional R Registros TI Tecnologia da Informação 4. Procedimento 4.1 Identificação de Procedimentos e Anexos Os procedimentos e seus anexos devem seguir os padrões de identificação definido pela SINER e que garante o controle e a utilização da revisão mais atual na execução das atividades. Cabeçalho do MGI (Manual de Gestão Integrado): Manual de Gestão Integrado MGI Data: Pagina: Elaborado por: Aprovado por: Cabeçalho dos PS`s (Procedimentos Sistêmicos) e dos PO`s (Procedimentos Operacionais): Nome do procedimento: ou Operacional Elaborado por: Aprovado por: Cabeçalho dos R`s (Registros): Titulo do Formulário ou Planilha Código:
3/ 6 Cabeçalho dos Anexos: Anexo X Nome do anexo Referente ao PO: 4.2 Elaboração, análise crítica e validação de documentos O procedimento retrata uma lógica de atividades e instruções que estabelecem uma ordem, um padrão de trabalho e responsáveis para garantir a produtividade e qualidade nos custos requeridos pela SINER. A necessidade de um procedimento está relacionada com seu impacto nas operações da SINER, ou seja, se sua ausência pode acarretar risco ou prejudicar o desempenho de um ou mais processos. É recomendado que um procedimento contemple o Objetivo, Abrangência, Definições, Procedimento, Indicadores de Performance, Relatórios Aplicáveis, Documentos Relacionados e Anexos (quando aplicável). É recomendado que quando da elaboração, esta seja feita em conjunto com os colaboradores envolvidos no processo para garantir que suas necessidades sejam atendidas. A análise crítica consiste em verificar se as atividades estão estabelecidas, claras, integradas entre si e a outros processos e com responsáveis definidos. É recomendado que os envolvidos no procedimento validem o documento. Os responsáveis pela sua elaboração, análise crítica e aprovação estão descritos conforme tabela: RESPONSÁVEIS Tipo de Documento Elaboração Análise crítica e aprovação MGI Manual de Gestão Integrado PS Procedimentos Sistêmicos PO Procedimentos Operacionais e Anexos dos mesmos Representante da Direção RD Representante da Direção RD e/ou Representante de Saúde e Segurança Ocupacional (RSSO) Gestor ou colaborador designado pela Diretoria do principal processo ao Alta Direção e Diretoria Alta Direção e Diretoria Análise critica: todos os envolvidos conforme especificado no item Abrangência do Procedimento
4/ 6 R Registros Outros documentos: Anexos, planilhas, desenhos, listas e tabelas qual se aplica o procedimento, conforme evidenciado no cabeçalho dos documentos. Aprovação: Diretor ou Gestor do procedimento, conforme evidenciado no cabeçalho dos documentos. Os mesmos recebem a aprovação quando da análise do PO, PS ou MGI a qual pertence. Os mesmos recebem a aprovação quando da análise do PO, PS ou MGI a qual pertence. Para efetivar à aprovação dos procedimentos é recomendado que seja colhida as assinaturas em pelo menos no original físico controlado pelo SGI. Porém, a validação do eletrônico via e mail garante a avaliação dos envolvidos. Os usuários dos documentos ou outros envolvidos podem e devem procurar os responsáveis pelo procedimento para sugerir eventuais alterações ou melhorias. Ao se fazer a revisão de documentos é recomendado que seja observada a necessidade de adequar a Estrutura Organizacional e a Descrição de Cargos. 4.3 Atualização de planilha de controle dos documentos O SGI terá uma planilha de controle de documentos emitidos R GI 12, onde será catalogado os documentos/procedimentos do sistema de gestão integrado impressos, para garantir a sua distribuição de forma controlada, identificando e assegurando a correta utilização pelos colaboradores da SINER. A área de engenharia fará uso de um procedimento para controle de seus documentos conforme define o PO09 Gerir Documentos de Projeto de Engenharia. Quando os documentos forem de origem externa, o mesmo será controlado pela planilha de controle de documentos externos R GI 13, onde será catalogado este documento e controlado sua versão ou atualização. Para o controle dos certificados de calibração dos instrumentos a Qualidade fará uso de um controle especifico conforme definido no PO019 Calibração, Aferição, Instrumentação e Ferramentaria. Outros documentos externos como normas regulamentadoras (NBR, NFPA, NEMA, IEEE, ANSI, IEC e etc.) podem ser controlados por software específico.
5/ 6 4.4 Emissão e disponibilização de documentos Os responsáveis pela aprovação dos documentos devem enviar os documentos finais para área de SGI para que sejam organizados e disponibilizados na intranet a todos os colaboradores. Em caso de necessidade de disponibilizar cópias físicas, o SGI deve providenciar cópias controladas. Neste caso, as cópias devem ser identificadas no rodapé de cada página, com os dizeres Cópia Controlada Aprovada conforme o Original REPRODUÇÃO PROIBIDA e registrada na planilha de controle de documentos emitidos R GI 12. Os demais documentos a serem impressos apenas para rascunho dos envolvidos na analise devem contem no rodapé de cada pagina os dizeres Copia Não Controlada. Esses documentos não requerem controle do SGI, porém o solicitante é responsável pelo descarte e não utilização de tal documento. Os documentos convertidos em PDF devem ser enviados para área de TI para inclusão na intranet da SINER de modo a permitir a consulta por toda a SINER e não se faz necessário o controle do SGI, uma vez que apenas os documentos que estiverem na intranet são os aprovados para utilização. Caso seja necessário a distribuição de procedimentos para terceiros Clientes e empresas fornecedoras de serviços, a Direção ou Alta Direção deverá ser consultada. Quando de alterações e nova revisão, os documentos obsoletos devem ser recolhidos com base na planilha de controle de documentos emitidos R GI 12 e destruídos pelo SGI assim como os arquivos eletrônicos que estiverem na intranet devem ser armazenados na pasta Obsoletos pertinente ao procedimento. 5. Indicadores de Desempenho Não aplicável 6. Relatórios Aplicáveis Não aplicável 7. Documentos e Controles Relacionados
6/ 6 R GI 12 Planilha de controle de documentos emitidos R GI 13 Planilha de controle de documentos externos