PO-AM-GQ- 1/5 1. OBJETIVO Definir metodologia de mapeamento, estruturação e desenho de processos de modo que os mesmos agreguem valor e gerem resultados para os negócios e clientes do Grupo SH Brasil. 2. DEFINIÇÃO E CONCEITO BIZAGI: Ferramenta para criação de fluxogramas, mapas mentais e diagramas em geral; MAPA DE PROCESSOS: Formulário utilizado para descrever processos e sub-processos de cada setor. 3. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADES Atividades Elaborar e aprovar o mapa de processos Definir a prioridade dos processos Treinar os líderes na ferramenta Bizagi Enviar mapa de processos e material de apoio Elaborar fluxogramas Criticar os processos Aprovar e encaminhar fluxogramas para a Autorizar escrita do procedimento Atualizar mapa de processos Distribuir fluxogramas Responsabilidades/ Autoridades Líderes, /Gerência, Gestão e Diretoria Gerência, Gestão e Diretoria Analistas de qualidade/assistentes Analistas de qualidade/assistentes Líderes Líderes, Coordenação da, Analistas da Gerência, Gestão e Diretoria /Líderes 4. DESCRIÇÃO DAS ETAPAS 4.1 ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO DO MAPA DE PROCESSOS Os líderes elaboram o FM-GQ-034 - Mapa de Processos realizando o levantamento de todos os processos e sub-processos, identificando o gestor, setor, sub-setor, processo, sub-processo, fluxograma do processo, status do fluxograma e procedimento de referência e status do procedimento, com base nas atividades realizadas rotineiramente. Os líderes juntamente com a apresentam o FM-GQ-034 - Mapa de Processos e aprovam com a Gerência, Gestão e/ou Diretoria. O FM-GQ-034 - Mapa de Processos deve ser salvo no \\bizantino\documentos\gestao QUALIDADE\, classificando por negócio. 4.2 DEFINIÇÃO DA PRIORIDADE DO MAPEAMENTO Para definição das prioridades é realizada uma reunião entre a, Lideranças/Gestão/Diretores para analisar o FM-GQ-034 - Mapa de Processos e definir a escala de prioridade com base nos critérios abaixo:
PO-AM-GQ- 2/5 Nível de criticidade do processo; Nível de impacto nos resultados do negócio em que o processo está inserido; Processos que apoiam as diretrizes estratégicas dos negócios. 4.3 TREINAMENTO PARA OS LÍDERES NA FERRAMENTA BIZAGI A realiza treinamento com os líderes no manuseio da ferramenta Bizagi, para que o mesmo possa desenhar seus processos utilizando a ferramenta, contendo: Entradas; Saídas; Fornecedores; Clientes; Processo; Processo de apoio; Processos de intercessão; Indicadores; Pontos críticos; Recursos necessários. 4.4 ENVIO DE MAPA DE PROCESSOS E MATERIAL DE APOIO A envia o material de apoio por e-mail para os lideres dos processos, para auxílio no desenvolvimento dos desenhos dos processos, contendo os seguintes anexos: Modelo de gestão por processos; Modelo padrão do fluxograma; Mapa de processos do setor; Modelo de PO; Orientações para elaboração de PO. 4.5 ELABORAÇÃO DE FLUXOGRAMAS Os lideres dos processos devem elaborar os fluxos dos processos que constam no FM-GQ-034 - Mapa de Processos de acordo com a prioridade definida, seguindo as orientações da de acordo com as seguintes padronizações: Fonte, tamanho das caixas, alinhamento do fluxograma, a escrita sempre no infinitivo. Essa elaboração se dá através de reuniões constantes com a presença da. Os fluxogramas devem conter:
PO-AM-GQ- 3/5 Estrutura Preenchimento Nome do setor Nome do processo Entradas Descrever o nome do setor no qual pertence o processo; Descrever o nome do processo juntamente com sua codificação; Descrever a informação/material/documento necessário para que se desenvolva o processo, sem o qual não é possível realizá-lo; Fornecedores Processo Saídas Clientes Processos de intercessão Recursos Necessários Pontos Críticos Indicadores No rodapé devem conter: nome do elaborador(s), aprovador(s), validação da, data da aprovação, versão e controle de cópia Descrever a pessoa/empresa/área/instrumento que envia ou fornece o insumo necessário para a realização do processo; Descrever o processo utilizando representação gráfica; Descrever a informação/material/documento produzido pelo executor do processo. É o resultado do processo; Descrever a pessoa/empresa/área/instrumento a quem se destina o resultado do trabalho; Descrever os processos que fazem intercessão com o processo desenhado; Descrever os meios necessários que permitirão que os processos sejam executados; Identificar e descrever os pontos críticos do processo; Identificar e descrever os indicadores necessários para monitoramento e medição do processo; Assegurar no controle do processo de gestão de documentos. 4.6 ANÁLISE CRÍTICA DOS FLUXOGRAMAS O mapeamento inicial deve refletir a situação real e não aquela que se imagina que seja a ideal. Após toda etapa de elaboração e aprovação dos fluxogramas, é criada uma nova versão do fluxograma e sugeridas melhorias nos processos, observando bom fluxo do processo, desperdício de tempo, pessoas, equipamentos com o objetivo de satisfazer os clientes internos e externos. O mapeamento de processos desempenha o papel essencial de desafiar os processos existentes, ajudando a formular uma variedade de perguntas críticas: Esta complexidade é necessária? São possíveis simplificações? Existe excesso de transferências interdepartamentais?
PO-AM-GQ- 4/5 As pessoas estão preparadas para as suas funções? O processo é eficaz? O trabalho é eficiente? Os custos são adequados? 4.7 APROVAÇÃO DO FLUXOGRAMA E ENVIO PARA A QUALIDADE Os líderes aprovam os fluxogramas elaborados com a Gestão/Diretoria e enviam para a via e-mail, para validação final da. Após aprovação da qualidade, os líderes são comunicados e orientados quanto à elaboração do procedimento com base no fluxograma aprovado. 4.8 ATUALIZAÇÃO DO MAPA DE PROCESSOS Após o retorno do fluxo aprovado, a deve codificá-lo, e inserir na pasta eletrônica \\bizantino\documentos\gestao QUALIDADE\, classificando por negócio. A atualiza o FM-GQ-034 - Mapa de Processos inserindo o status e o nome do fluxograma construído. Em seguida, atualiza Lista mestra de fluxogramas conforme PS-AM-GQ-003, Gestão dos Documentos e Registros do Sistema da. 4.9 DISTRIBUIÇÃO DOS FLUXOGRAMAS Após padronização dos fluxogramas, a distribui os fluxogramas em sua forma eletrônica no site da qualidade através do endereço http://192.168.0.4/iso, conforme procedimento PS-AM-GQ-003 Gestão dos Documentos e Registros do Sistema da. 5. REGISTROS Identificação Armazenamento/Recuperação Proteção Tipo Tempo de Retenção Descarte FM-GQ-034 Mapa de processos FM-GQ-027 Registro de treinamento FM-GQ-039 Lista Mestra de Fluxogramas Fluxogramas dos processos Documentos Bizantinos Pastas físicas/ Por data Documentos Bizantinos Documentos Bizantino/ Site da Acesso restrito a Acesso a Acesso restrito a restrito e as áreas Físico Indeterminado Indeterminado
PO-AM-GQ- 5/5 6. DOCUMENTOS EXTERNOS NBR ISO 9001:2008 7. ANEXOS FL-AM-GQ-004 8. HISTÓRICO DE REVISÕES Pg. Natureza da Revisão Data da Revisão Versão Responsáveis 2 4.5 Inclusões da estrutura de rodapé 4 4.9 - Mudança na distribuição 4 5.0 Inclusões dos códigos dos registros 0 Inclusão no corpo do texto o código de mapa de processo