18/09/2016 1 SUMÁRIO 1. Objetivo 1.1 Abrangência 2. Definições, terminologia e siglas 3. Procedimento Operacional Padrão Ponto de Abastecimento 3.1 Entrada de combustível 3.2 Saída de Combustível do Ponto de Abastecimento 3.2.1 Abastecimento em equipamentos próprios 3.2.2 Abastecimento do comboio 3.2.3 Abastecimento em equipamentos de terceiros 4. Disposições Gerais 5. Fluxograma 6. Competências 7. Referências 1. OBJETIVO Formalizar as ordens da empresa, de forma padronizada, com a finalidade de controlar as entradas e saídas de combustíveis. 1.1 Abrangência Este documento aplica-se a todas as unidades do Grupo Scheffer 2. DEFINIÇÕES, TERMINOLOGIA E SIGLAS OS Ordem de Serviço 3. PROCEDIMENTO OPERACIONAL Para a boa execução dos procedimentos descritos neste documento faz-se necessário seguir as orientações recebidas, evitando assim contratempos durante as operações. 3.1. Entrada de combustível Para entrada de combustível comprado para as unidades, caberá a portaria: a) Receber o transportador de combustível; b) Cuidar para que todos os transportadores autorizados a entrar nas dependências do Grupo Scheffer cumpram as normas internas de segurança patrimonial, do trabalho e ambiental; c) Solicitar ao transportador que entregue a nota fiscal, para que seja verificado se realmente está endereçada a empresa. d) Verificar a existência de fatos que impossibilitem a entrada do motorista na empresa, como roupas inadequadas, embriagues, outras pessoas dentro do caminhão e etc. No caso de irregularidades, recusar a entrada do caminhão até a regularização; e) Comunicar o escritório da fazenda sobre a chegada de produtos e verificar se autoriza a entrada; f) Autorizar a entrada e direcionar o motorista até o escritório. Compete ao Escritório Administrativo da Fazenda: a) Solicitar que o motorista estacione sobre a balança, para realizar pesagem; b) Verificar a consistência entre os dados da NF e da OC e relatar as divergências encontradas à área de Planejamento e Controle Agrícola; c) Encaminhar o motorista ao local de descarga do combustível;
18/09/2016 2 Compete ao Controle automotivo: a) Receber o transportador e retirar uma amostra do combustível de cada compartimento do caminhão, e identificar no frasco da amostra, o fornecedor, a data, o número da nota fiscal e a placa do caminhão; b) Descarregar o combustível de acordo com as normas de segurança da empresa; c) Liberar o transportador e orientá-lo a segunda pesagem. Compete ao Escritório da Fazenda: a) Realizar a segunda pesagem e fazer o cálculo do peso líquido x a densidade do combustível, para verificar se a quantidade fecha com a nota fiscal. Em caso de divergências, contatar a área de Planejamento e Controle Agrícola (Irene ou Roberto); b) Reter uma via do DACTE, no caso de a forma de pagamento é A Pagar pelo Destinatário, e assinar o canhoto e devolver ao motorista. c) Reter a Nota Fiscal e assinar o canhoto fiscal e destaca-lo, devendo entregar ao motorista o canhoto. d) Liberar o motorista; e) Registrar a nota fiscal, logo após a descarga, em função da data de pagamento; 3.2. Saída de Combustível do Ponto de Abastecimento Todo abastecimento, deverá ser realizado pelo Controle Automotivo nas unidades de produção e pelo Almoxarifado Central, no caso de abastecimento no Hangar. Para que a saída seja registrada, deverá os mesmos preencher seguintes campos abaixo do FO Controle de Abastecimento e Lubrificação: a) Equipamento: Número do equipamento cadastrado no GATEC; b) Número da Frota: Informar o código do equipamento cadastrado no sistema GATEC; c) Descrição/ Modelo: descrever o equipamento. d) Horímetro/ Hodômetro; e) Data; f) Horário; g) Código do Combustível: Informar 11699 Álcool, 11700 Diesel, 12065 Gasolina, 13418 - Jet A1 Querosene e 12708 - Avegás 100. h) Leitura da Registradora: Informar a quantidade inicial e final da bomba; i) Ponto/Bomba: Informar conforme o cadastro no sistema GATEC, de cada unidade de produção. j) Quantidade-Litros: Informar a quantidade abastecida; k) Placa/ Equipamento Terceiro Informar a placa ou equipamento de terceiro, se referente a abastecimento de terceiros; l) Assinatura de quem abasteceu e do solicitante do abastecimento. O horário para abastecimento no ponto de abastecimento é das 07:00 às 08:00 e das 16:00 às 17:00. 3.2.1 Abastecimento do comboio Para o abastecimento do comboio, será necessário que o motorista do comboio vá até a balança, e solicite a pesagem da tara e depois se dirija ao Posto de Abastecimento. Compete ao Controle Automotivo: a) Receber o motorista com os FO Controle de abastecimento e Lubrificação, referente ao último abastecimento; b) Preencher o FO Controle de Abastecimento e Lubrificação e solicitar que o motorista assine após o abastecimento; c) Abastecer o comboio, conforme as normas da segurança do trabalho;
18/09/2016 3 d) Lançar os Controles de Abastecimento e Lubrificação, conforme a disponibilidade dentro do dia, pois os apontamentos devem ser diários. Após o abastecimento, o comboio deverá se dirigir a balança, para que a mesma faça a segunda pesagem, e realize as seguintes atividades: a) Fazer o cálculo do peso líquido x a densidade do combustível e informar ao motorista do comboio; b) Informar por e-mail ou CIC a quantidade de combustível que o comboio abasteceu, para que o controle automotivo faça a conferência entre a quantidade de saída da bomba e do calculo entre o peso líquido x a densidade do combustível; c) Preencher a planilha de entrada e saída de combustível. Com procedimento acima, o Controle Automotivo deverá: a) Receber por e-mail ou CIC a informação da quantidade abastecida no comboio; b) Fazer transferência para o ponto de abastecimento Comboio, conforme o que saiu na bomba de combustível, pois a pesagem que o escritório realizou será apenas para conferência. 3.2.2.1 Comboio da Aviação Agrícola. No abastecimento do comboio para uso nos aviões agrícola, a baixa será direcionada a um avião em específico e não transferido ao comboio que está sendo abastecido. No caso do comboio abastecer um avião que não corresponda ao baixado, caberá o motorista do comboio realizar o preenchimento do FO Controle de Abastecimento e Lubrificação, e solicitar que o piloto assine. Este abastecimento deverá ser informado ao Setor Agrícola. Quando o comboio for abastecer novamente, o motorista deverá entregar todos os FO Controle de Abastecimento e Lubrificação, realizados em aviões que não correspondam a última baixa de abastecimento. Neste caso deverá ser realizado dois ou mais FO Controle de Abastecimento e Lubrificação, sendo um com a quantidade abastecida em outro avião, e o outro com a diferença. 3.2.3. Equipamentos de terceiros Para o abastecimento em equipamentos de terceiros, o motorista deverá se dirigir ao Escritório da Fazenda, para o administrativo realizar os seguintes procedimentos: a) Verificar se a máquina ou equipamento está cadastrado no sistema, pois caso não esteja, deverá entrar em contato com a Logística ou contratante da máquina ou equipamento para fazer o cadastro; b) Solicitar ao motorista a quantidade a ser abastecida; c) Preencher as informações (data, código do equipamento, placa, tipo de combustível e quantidade) no FO - Controle de abastecimento e entrega-lo devidamente assinado ao motorista/operador. O Controle Automotivo receberá o motorista, juntamente com a autorização de abastecimento, e o solicitará o horímetro para informar no FO - Controle de abastecimento. Com o formulário devidamente preenchido, abastecer o equipamento, conforme as normas da segurança do trabalho e solicitar ao motorista que assine o FO Controle de Abastecimento e Lubrificação para liberá-lo;
18/09/2016 4 3.3. Registro no sistema do Abastecimento Os abastecimentos e lubrificações devem ser registrados no Sistema GATEC, pelo controle automotivo, e pelo setor agrícola, no caso de abastecimentos no hangar de Sapezal e de Cuiabá. O registro no GATEC consistirá em lançar o FO Controle de Abastecimento e Lubrificação diariamente, e no final do dia atualizar os movimentos diário, consultar os apontamentos validados, conferir os apontamentos com o relatório e fazer a exportação das saídas de materiais. No sistema Sapiens, realizar a integração das baixas realizada no GATEC.
18/09/2016 5 5. FLUXOGRAMA 5.1. Recebimento de Combustível
18/09/2016 6 5.2. Abastecimento em equipamentos próprios
18/09/2016 7 5.3. Abastecimento do comboio
18/09/2016 8 5.4. Prestação de contas do comboio
18/09/2016 9 5. COMPETÊNCIAS Aos Diretores, Gerentes e demais Gestores, compete cumprir e fazer cumprir as instruções aqui estabelecidas. Ao Gerente de Manutenção compete zelar pelo cumprimento. A todos os colaboradores envolvidos nesta instrução compete cumprir as instruções aqui estabelecidas. O não cumprimento será avaliado pela empresa e estará sujeito a punições. 5. REFERÊNCIAS FO Controle de Abastecimento e Lubrificação NOP Gestão de Controle Automotivo IT Lançamento de Controle de Abastecimento e Lubrificação FO Controle de entrada para descarregar