WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS

WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais Goiânia, 27 de maio de 2009

Objetivos: WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS Promover o mapeamento, melhoria e normalização de um processo crítico de cada Superintendência, da Controladoria Interna e do Departamento de Engenharia e Arquitetura utilizando as metodologias MAMP (Método de Análise e Melhoria de Processos) e Guia de Simplificação (GESPÚBLICA); C D Nivelar o conhecimento das unidades a respeito de processos; Disseminar o conhecimento e utilização prática das ferramentas para as unidades por meio do CONSULTOR INTERNO DA GESTÃO.

POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS? Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022; Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos; Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas; Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços; Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (Modelo de Excelência GESPÚBLICA).

Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional Estratégia: 9.1 Melhorar a gestão administrativa Iniciativa Estratégica: 9.1.3 Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística

2.Aprendizado organizacional 3.Cultura de inovação 4.Liderança e constância de propósitos 5.Orientação por processos e informações 1.Pensamento sistêmico 6.Visão de futuro 13.Gestão participativa Fundamentos da excelência gerencial 7.Geração de valor 12.Controle social 8.Comprometimento com as pessoas Fonte: Instrumento para Avaliação da Gestão Pública - Ciclo 2008/2009 11.Responsabilidade social 10.Desenvolvimento de parcerias 9.Foco no Cidadão e na sociedade

ENTRADA GESTÃO ATIVIDADES (inter-relacionadas ou interativas) RECURSOS SAÍDA = SATISFAÇÃO DE CLIENTES Os resultados são alcançados mais rapidamente quando as atividades e os recursos se relacionam de forma processual

Eficácia do processo. -Execução adequada do processo - Alcance dos resultados planejados Entrada (Inclui recursos) Processo ( Conjunto de atividades Inter-relacionadas ou interativas ) Saída Produto (Resultado de um Processo) Medição e Monitoramento (Antes, durante e depois do processo) Eficiência do Processo - Otimização dos recursos (tempo, pessoas, financeiro) Fatos e dados Tomada de decisão e produção de informação e conhecimento Alta capacidade para agir e inovar Aumento de produtividade Postura pró-ativa antecipação e resposta rápida às mudanças no ambiente Efetividade

Análise do Material das Unidades Organizacionais Unidades que enviaram o material: Controladoria Interna; Engenharia; Superintendências de Administração, Informática, Orçamento e Compras, Judiciária, Planejamento e Gestão, Finanças e Recursos Humanos.

trabalhos de diagramação ou fluxogramação (02 un.). Análise do Material das Unidades Organizacionais Ferramentas tecnológicas utilizadas para diagramação ou fluxogramação de processos: EA Enterprise Architect (02 un.); Igrafx (02 un.); Editor de texto (02 un.); Planilha eletrônica / Ferramenta para desenho Broffice.org Draw. (01 un.); Unidades que ainda não desenvolveram

Análise do Material das Unidades Organizacionais Pontos Positivos: Entrega do material solicitado; Engajamento das áreas algumas já fluxogramaram vários processos; Unidades sensibilizadas; Entendimento pelas unidades a respeito da gestão por processos (visão)

Análise do Material das Unidades Organizacionais Oportunidades de Melhoria: Estabelecer uniformização da metodologia, ferramentas e técnicas utilizadas; Apresentar conceitos para utilização devida de termos afetos à Gestão de Processos; Nivelamento institucional todas as unidades alcançarem o mesmo estágio; Estabelecer orientação institucional no que se refere à gestão por processos.

BENEFÍCIOS DA GESTÃO POR PROCESSOS Uniformização da metodologia, ferramentas e técnicas utilizadas; Uniformização das rotinas de trabalho; Otimização dos recursos; Agilidade dos processos; Clareza de responsabilidades; Eliminação de anomalias; Conhecimento tácito e pessoal Conhecimento expresso e institucional

Estágios de maturidade em Gestão por Processos

Escritório de Processos Organizacionais - EPO O QUE É: É a unidade responsável por fornecer métodos e ferramentas para a identificação, a descrição, melhoria, normalização e documentação das rotinas de trabalho desenvolvidas na Instituição. OBJETIVO: Obtenção do alinhamento organizacional através da Gestão por Processos e da produção contínua de inovação organizacional centrada em processos.

Escritório de Processos Organizacionais - EPO NATUREZA: Consultiva: Auxílio às atividades dos gestores do processo, prescrição de métodos, ferramentas e padrões.

Escritório de Processos Organizacionais - EPO ATRIBUIÇÕES: Propor metodologia de gestão por processos (padrões, ferramentas, regras, medidas de desempenho, etc..); Planejar, organizar, controlar e coordenar todas as atividades relacionadas à gestão por processos institucional; Proporcionar a padronização, a integração e a harmonização dos processos organizacionais;

Escritório de Processos Organizacionais EPO ATRIBUIÇÕES: Promover, em parceria com a SGRH, treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores práticas e ferramentas de gestão por processos; Disseminar as melhores práticas; Estabelecer mecanismos para promover a contínua melhoria dos processos institucionais.

Escritório de Processos Organizacionais EPO EQUIPE: Cristina Maria das Chagas Julio Cesar Amato Renata Vieira Evangelista

WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS Dinâmica de trabalho

Como será a condução dos trabalhos? 8 worshops Às quartas-feiras Horário: das 9:00 às 12:00h Sala 327 Participantes: Superintendentes, Chefe do Departamento de Engenharia e Arquitetura, Chefe da Controladoria Interna e Consultores Internos.

Acordos e alinhamento de expectativas Comparecimento e comprometimento de todos; Busca por metodologia de fácil aplicação e testada no setor público; Projeto piloto necessidade da avaliação pelas unidades; Execução das tarefas previstas para a semana; Compreensão e colaboração das áreas com trabalhos mais adiantados.

Forma de aplicação do trabalho Cada workshop apresentará orientação teórica, exercícios e aplicação prática das ações a serem realizadas posteriormente em cada unidade pelo consultor. Teoria Exercício Prática No período de desenvolvimento das atividades pelas unidades, estas podem recorrer ao EPO para agendamento e esclarecimento de dúvidas e orientações.

Forma de aplicação do trabalho Cada área passará para a etapa posterior após aprovação da anterior pelo Consultor Interno, pelo Responsável pelo Processo, pelo Responsável pela Unidade Organizacional. Cada área encaminhará para a SUPLAN (planejamento@mp.go.gov.br) os trabalhos realizados na semana para acompanhamento e orientação.

Definição dos papéis Papel do Consultor Interno: Disseminar e aplicar as práticas de gestão por processos no âmbito da unidade; Dar o aporte do conhecimento técnico especializado na execução dos processos de sua área; A Identificar os pontos fortes e oportunidades de melhoria da sua unidade C organizacional no que se refere aos processos; APOIAR (auxiliar) o mapeamento, o redesenho, a melhoria e a P D definição dos indicadores dos processos da sua unidade organizacional, em conformidade com a metodologia adotada pelo MP-GO.

Definição dos papéis Papel do Responsável pelo Processo Responder diretamente pelo processo Mapear, redesenhar e melhorar os processos sob sua responsabilidade; Definir e monitorar os indicadores de desempenho dos processos; Garantir a execução e o bom desempenho do processo de acordo com os critérios definidos; Verificar se os processos estão produzindo os resultados previstos; Verificar se os recursos estão de acordo com a necessidade dos processos mapeados; Propor melhorias ou inovações, para tornar o processo mais eficiente e eficaz; Garantir a disseminação do processo às partes interessadas.

Definição dos papéis Papel do responsável pela Unidade Organizacional Proporcionar ambiente interno favorável e adequado ao trabalho de mapeamento, melhoria e normalização dos processos; Conduzir e integrar os processos afetos à sua área; Validar os formulários, juntamente com o Consultor Interno e os Responsáveis pelos processos; Aprovar os processos mapeados, redesenhados e normalizados da sua unidade organizacional, juntamente com o Consultor Interno e os Responsáveis pelos Processos.

Fluxo de aplicação do trabalho Responsável pelo Processo Preencher conforme metodologia Há dúvida? Sim Não Encaminhar para aprovação Consultor Interno da Gestão Participa do Workshop e recebe metodologia e formulários Orienta os trabalhos Não Há dúvida? Sim Validar o trabalho quanto à metodologia Responsável pela Unidade Organizacional Valida e aprova o trabalho Encaminha o trabalho via e- mail EPO - Escritório de Processos Organizacionais Sanar as dúvidas quanto à metodologia Está adequado quanto à metodologia? Sim Disponibiliza os documentos para toda a instituição Não

1º WORKSHOP DE MELHORIA DE PROCESSOS 1) Apresentação da metodologia a ser utilizada; 2) Apresentação de conceitos; 3) Orientação para priorização do processo da área.

1) METODOLOGIA DO TRABALHO AS QUATRO FASES 1. Planejamento: Planejar o trabalho do EPO - SUPLAN. 2. Mapeamento do processo: Identificar todas as entradas e saídas do processo e desenhar o fluxograma (situação atual). 3. Análise e Melhoria: Identificar os problemas e desenvolver soluções (situação desejada). 4. Implementação: Desenhar novo fluxograma, definir indicadores e metas, monitorar e documentar o processo.

METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES Planejamento Pré-requisitos Formação e capacitação EPO Definição de Atribuições EPO e Unidades Mapeamento dos processos Mapeamento de Processos Priorização do processo a ser melhorado Levantamento das atividades e normas Identificação dos elementos e do objetivo Desenho do fluxograma atual Análise e melhoria dos processos Análise e melhoria de processos Identificação dos problemas, causas e soluções Priorização dos problemas Desenvolvimento das soluções Implementação das melhorias Implementação das melhorias Desenho do novo fluxograma Definição dos indicadores e metas Monitoramento e avaliação do processo Documentação do processo FIM

Planejamento METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES Pré-requisitos Formação e capacitação EPO Definição de Atribuições EPO e Unidades Mapeamento dos processos Mapeamento de Processos Priorização do processo a ser melhorado Levantamento das atividades e normas Identificação dos elementos e do objetivo Desenho do fluxograma atual Análise e melhoria dos processos Análise e melhoria de processos Identificação dos problemas, causas e soluções Priorização dos problemas Desenvolvimento das soluções Implementação das melhorias Implementação das melhorias Desenho do novo fluxograma Definição dos indicadores e metas Monitoramento e avaliação do processo Documentação do processo FIM

METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES Planejamento Pré-requisitos Formação e capacitação EPO Definição de Atribuições EPO e Unidades Mapeamento dos processos WORKSHOP I Conceitos e priorização Mapeamento de Processos Priorização do processo a ser melhorado Levantamento das atividades e normas Identificação dos elementos e do objetivo Desenho do fluxograma atual Análise e melhoria dos processos Análise e melhoria de processos Identificação dos problemas, causas e soluções Priorização dos problemas Desenvolvimento das soluções Implementação das melhorias Implementação das melhorias Desenho do novo fluxograma Definição dos indicadores e metas Monitoramento e avaliação do processo Documentação do processo FIM

2) Apresentação de conceitos O que é um PROCESSO? É um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). (NBR ISO 9000:2005) Processo é um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). Esses processos são geralmente planejados e realizados para agregar valor aos serviços/produtos. (GESPÚBLICA) É qualquer atividade executada dentro de uma companhia ou organização (BPMN 2006).

2) Apresentação de conceitos Categorias de processos: Processo finalístico processo associado às atividades-fim da organização ou diretamente envolvido no atendimento às necessidades dos seus cidadãos. Processos de apoio processos que dão suporte a alguma atividade-fim da organização, tais como: a gestão de pessoas, a gestão de material, o planejamento e o acompanhamento das ações institucionais etc. Processo crítico pode ser um processo finalístico ou de apoio, desde que tenha natureza estratégica, sendo fundamental para o sucesso da organização.

2) Apresentação de conceitos O que é MACROPROCESSO? É o conjunto de processos por meio do qual a área cumpre sua missão. Agrupamento de processos necessários para o desempenho de uma atribuição da organização. Corresponde a grandes funções da organização, para as quais devem estar voltadas todas as suas unidades internas. Um macroprocesso engloba vários outros processos.

2) Apresentação de conceitos O que é subprocesso? É um processo que está incluso em outro processo. O que é atividade? Ações a serem realizadas dentro de um processo ou subprocesso. E tarefa? Elementos individuais e/ou subconjuntos de uma atividade. Fonte: BPM Gerenciamento de Processos de Negócio vários autores

2) Apresentação de conceitos Hierarquia de processos Macroprocesso Processo Sudprocesso Atividade Tarefa

Gestão de pessoas Hierarquia de processos Macroprocesso Provimento de cargos Processo Nomeação Subprocesso Publicar a lista dos nomeados no DO Atividade Encaminhar documento para órgão responsável pelo DO Tarefa

2) Orientação para priorização do processo da área Planejamento Pré-requisitos Formação e capacitação EPO Definição de Atribuições EPO e Unidades Mapeamento dos processos WORKSHOP I Conceitos e priorização Mapeamento de Processos Priorização do processo a ser melhorado Levantamento das atividades e normas Identificação dos elementos e do objetivo Desenho do fluxograma atual Análise e melhoria dos processos Análise e melhoria de processos Identificação dos problemas, causas e soluções Priorização dos problemas Desenvolvimento das soluções Implementação das melhorias Implementação das melhorias Desenho do novo fluxograma Definição dos indicadores e metas Monitoramento e avaliação do processo Documentação do processo FIM

2) Orientação para priorização do processo da área A priorização de ações é necessidade básica em qualquer atividade, pois recursos são sempre escassos ou limitados; Saber priorizar é uma das bases da gerência eficaz; Para priorizar podemos utilizar dados quantificáveis ou ferramentas específicas. Ex: método GUT.

2) Orientação para priorização do processo da área O que é o método GUT? É uma ferramenta para auxiliar a priorização das ações. GUT é a abreviatura das palavras-chave do método (Gravidade, Urgência, Tendência).

Método GUT G (Gravidade) - tamanho do impacto negativo na área caso o processo não seja melhorado. U (Urgência) - relaciona-se ao tempo estimado para manifestação do problema caso o processo não seja melhorado quanto mais urgente, menor o tempo disponível para melhorá-lo. T (Tendência) - é o potencial do problema caso o processo não seja melhorado, ou seja, "Se eu não resolver esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente?".

IMPORTANTE!!! Premissa para escolha do processo a ser trabalhado: Ter impacto na área fim, ou seja, o processo escolhido deve ter também como cliente a área fim institucional (promotorias e procuradorias) Ex: Processo de concessão de férias, Processo de liberação de diárias, etc.

Vamos ao exercício!! 1) Escolher três processos da unidade Grupo: integrantes de cada unidade 2) Pontuar os processos quanto à Gravidade, Urgência e Tendência - EPO 02 - FORMULÁRIO DE PRIORIZAÇÃO DE PROCESSOS 10 minutos 3) O mais pontuado é o processo a ser trabalhado.

Trazer para o próximo WORKSHOP 03/06: - Processo a ser trabalhado na unidade definido utilizando a ferramenta de priorização. Sugestão: realizar discussão com os chefes dos departamentos, divisão e seção para levantar os processos e realizar pontuação (o formulário está na WIKIMP http://wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/suplan/epo/form ulariosepo) - Realizar leitura do material de apoio entregue. Agradecemos a presença. Boa semana e bom trabalho!!!