Título: Controle de Documentos e Registros Folha: 1 de 7 1. OBJETIVO Garantir a construção documental do sistema de gestão da qualidade, num ambiente controlado e livre de documentos não oficiais. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se a todos os setores da organização. 3. GLOSSÁRIO I. Documentos: São os documentos de planejamento e execução dos processos, definidos dentro do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ); II. Tipos de documentos: Procedimentos do Sistema da Qualidade (PSQ): São os documentos (Procedimentos ISO e Procedimentos PITREZ) que descrevem as atividades de cada setor da PITREZ INFORMÁTICA, e são controlados pelos seus registros de evidências; Registros: São os documentos que evidenciam a execução, resultados e eficácia do SGQ, e são controlados pelos seus Procedimentos, e os gerados sem procedimento, são mencionados em Tabela ao final do Manual da Qualidade e arquivados em pastas específicas. III. IV. : Representante da Direção; NA: Não se Aplica.
Título: Controle de Documentos e Registros Folha: 2 de 7 4. PROCEDIMENTO Desenho do Processo em tamanho visível e segue em anexo e link de acesso rápido clicar ao lado: CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS
Título: Controle de Documentos e Registros Folha: 3 de 7 5. DESCRIÇÃO DO PROCEDIMENTO 5.1. VERIFICAR ORIGEM Verificar se o documento do SGQ que será incluido ou alterado é de origem interna ou externa conforme determinado abaixo: Origem Interna: São os documentos do SGQ que necessitem ser gerados para planejamento, monitoramento e execução das atividades produtivas e de gestão, incluem: MANUAL DA QUALIDADE (MQ); PSQ: Procedimentos ISO; - PSQ 001-Controle de Documentos e Registros; - PSQ 002-Análise Crítica e Auditoria; - PSQ 003-Não Conformidade e Ações. Procedimentos PITREZ; REGISTROS tipos: - PSQ 004-Propostas; - PSQ 005-Atendimento de Suporte a Cliente; - PSQ 006-Contas a Pagar; - PSQ 007-Contas a Receber; - PSQ 008-Recrutamento e Seleção; - PSQ 009-Integração do Colaborador. Registros sem Procedimento; - MC - Matriz de Competências; - PSC - Pesquisa de Satisfação de Clientes; - PTC - Plano de Treinamento de Colaboradores. Registros da Qualidade: são controlados pelos Procedimentos ISO Registros da PITREZ: são controlados pelos Procedimentos PITREZ. Origem Externa: São os documentos que interferem nos métodos, características e processos de produção e gestão, emitidos por organizações externas à PITREZ INFORMÁTICA. Neste grupo, incluem-se, por exemplo: leis, decretos, especificações de fabricante, etc. No entanto, não há interferência direta de nenhum documento de origem externa, portanto não é aplicável controle.
Título: Controle de Documentos e Registros Folha: 4 de 7 5.1.1. ORIGEM INTERNA OU EXTERNA? Verficação da origem do documento para seguimento de seu fluxo no processo. INTERNA 5.1.1.1. PROPOR DOCUMENTO Sempre que for considerado necessário propor a geração ou alteração de um documento do SGQ, o membro do setor solicita ao Comitê da Qualidade, informando a mudança a ser tratada e o motivo da necessidade identificada. Alterações ou revisões dos documentos são tratadas, usando o documento mencionado e justificando as possíveis alterações. 5.1.2. ANALISAR O setor do Comitê da Qualidade identifica se o tipo de documento solicitado (Procedimento ou Registro) e analisa se é viável a geração ou alteração. 5.1.3. HÁ NECESSIDADE DE GERAR OU ALTERAR O DOCUMENTO? O Comitê da Qualidade avalia a necessidade de geração ou alteração deste documento. Esta avaliação é verificada pelo ou AQ. NÃO 5.1.3.1. COMUNICAR REQUISITANTE Caso seja considerado inviável ou desnecessário, comunicar ao propositor/membro do setor com as justificativas para a declinação da geração ou alteração proposta do documento. SIM 5.1.3.2. FORMATAR E APROVAR O O e o AQ são os responsáveis pela elaboração, formatação e alteração dos documentos e sua organização. A aprovação destes documentos é de responsabilidade do, e informado a Direção. Na elaboração de um determinado tipo de documento, haverá um tipo de formatação. A seguir segue os tipos de documentos e sua estrutura de formatação:
Título: Controle de Documentos e Registros Folha: 5 de 7 MQ e Procedimentos: TÍTULO; LOGOTIPO DA EMPRESA; SIGLA E NUMERAÇÃO (Fornecida pelo ); PAGINAÇÃO; REVISÃO E HISTÓRICO DE REVISÕES; RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO. Os Procedimentos também possuem os seguintes itens: Objetivo; Campo de Aplicação; Glossário; Procedimento (Fluxograma); Descrição do Procedimento; Controle de Registros (Tabela que mostra a localização dos registros de evidência do procedimento). Registros sem Procedimento: TÍTULO; SIGLA; REVISÃO E HISTÓRICO DE REVISÕES; RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO. A Lista-Mestra que é o registro que controla os documentos internos e documentos externos de acesso a todos os setores da PITREZ, é atualizada após a aprovação pelo. A Lista-Mestra é armazenada na pasta Documentos Oficiais para acesso geral. 5.1.3.3. COMUNICAR O Comitê da Qualidade comunica que o documento solicitado, foi modificado e aprovado. É informado que o MQ e PSQs encontram-se atualizados para acesso geral, na pasta Documentos Oficiais. Na Lista-Mestra é demonstrado o código, tipo de documento (interno ou externo), número e data de revisão, localização, acesso e setor a que pertence, e seu histórico de revisões é visualizado pelo Comitê. A versão anterior pode ou não ser armazenada na pasta Obsoletos, pois o setor do Comitê da Qualidade controla as alterações usando um Sistema de Controle de Versões. Esse sistema permite que a modificação documental feita pelo comitê, automaticamente gere a versão anterior (Obsoleta) deste documento. Através desse sistema é possível dentre diversas funções, recuperar versões anteriores ou
Título: Controle de Documentos e Registros Folha: 6 de 7 obsoletas de documentos, fazer comparações da versão atual com a versão anterior, entre outras funções de versionamento. Por isso apenas se houver necessidade, uma versão anterior será armazenada na pasta Obsoletos ou poderá ser verificado as versões para comparação. INTERNO/EXTERNO 5.2. ACESSAR O Comitê da Qualidade define o controle de acesso dos documentos e registros da seguinte maneira: DOCUMENTOS INTERNOS (MQ e Procedimentos) tem Acesso Geral e seu Local De Consulta demonstrado na LISTA-MESTRA. Mas sua consulta é somente visual, não podendo ser alterado, exceto pelo e AQ; REGISTROS SEM PROCEDIMENTO tem Acesso Geral e seu Local De Consulta demonstrado na LISTA-MESTRA e MQ. Mas sua consulta é somente visual, não podendo ser alterado, exceto pelo e AQ; REGISTROS DA QUALIDADE tem Acesso Restrito ou Geral e seu Local De Consulta demonstrado na tabela do item CONTROLE DE REGISTROS dos procedimentos ISO; REGISTROS DA PITREZ tem Acesso Restrito ou Geral e seu Local De Consulta demonstrado na tabela do item CONTROLE DE REGISTROS dos procedimentos PITREZ; DOCUMENTOS EXTERNOS tem Acesso Restrito e seu Local De Consulta demonstrado na LISTA-MESTRA. DOCUMENTOS OBSOLETOS tem Acesso Restrito e seu Local De Consulta é permitido somente ao, AQ e Direção. Se houver necessidade, um membro do setor pode ser autorizado pelo, a consultar determinado Documento Obsoleto. 5.3. MONITORAR O Comitê da Qualidade e a Direção monitoram todos os documentos internos, externos, obsoletos e registros diariamente, sempre atualizando suas pastas de armazenamento, e com isso verificando se houve modificações. Esse monitoramento garante a organização e controle dos documentos e registros.
Título: Controle de Documentos e Registros Folha: 7 de 7 6. CONTROLE DE REGISTROS REGISTRO Lista-mestra SETOR COMITÊ DA QUALIDADE MEIO LOCAL DE ARQUIVO F:\_PITREZ\Admin\i so9001_pub\docu mentos Oficiais ACESSO TEMPO DE ARQUIVO DESTINO APÓS PRAZO Geral Permanente Inativo 7. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA / ANEXOS Não se aplica.