Controle de Almoxarifado Introdução O módulo de Controle de Almoxarifado traz as opções para que a empresa efetue os cadastros necessários referentes a ferramentas de almoxarifado, além do controle de entradas e requisições de utilização das ferramentas do almoxarifado da empresa. Assim podem ser observados, através de relatórios gerenciais, os resultados de estoque das ferramentas, entradas e saídas de ferramentas, e requisições realizadas pelos funcionários, além da possibilidade de gerar outras visualizações que o gestor considerar necessárias. Funcionamento Cadastro de Grupos de Ferramentas Os itens do almoxarifado podem ser classificados por grupos cadastrados através da tela AX001 Cadastro de Grupos, acessada por Almoxarifado > Cadastros > Grupos. Figura 1: Cadastro de Grupos Para acessar um grupo já cadastrado, indique o Código do Grupo cadastrado ou utilize a pesquisa de grupos através do botão Pesquisar (F2). Para cadastrar novos grupos clique em Novo. O campo Descrição é obrigatório e indica a descrição do grupo cadastrado, ao Gravar (F4) será apresentado o código do grupo cadastrado, este código é gerado pelo sistema. Cadastro de Ferramentas Cada item do almoxarifado possui seu cadastro básico, geral para a empresa, e seu cadastro específico, que contém as informações de cada filial. O cadastro é realizado na tela AX002 Cadastro de Ferramentas, acessado por Almoxarifado > Cadastros > Ferramentas. Para iniciar o cadastro deve ser informado o Código da Ferramenta. Esse campo é aberto ao usuário podendo indicar qualquer informação, conforme desejado para o controle das ferramentas na empresa.
Figura 2: Informações para Cadastro Básico das Ferramentas Na aba Cadastro Básico estão as seguintes informações: Descrição: Campo para informar uma descrição de identificação da ferramenta. Código do Grupo: Grupo cadastrado na AX001 ao qual pertence a ferramenta. O botão + acessa o cadastro de grupos. O botão Pesquisar (F2) apresenta a pesquisa de grupos já cadastrados. Na aba Cadastro Específico os dados são separados por filial e contém informações específicas da ferramenta na filial. Figura 3: Cadastro Específico das Ferramentas As informações a serem preenchidas são as seguintes: Código da Filial: Indica a filial de cadastro do item. Cada item poderá possuir um cadastro específico para cada filial da empresa. Locação: Indica a locação do item na filial informada. Quantidade em Estoque: Apresenta a quantidade total de itens em estoque. Quantidade Reservada: Apresenta a quantidade de ferramentas em requisições ativas. Estoque Disponível: Apresenta a quantidade disponível para reserva (quantidade total em estoque reduzindo a quantidade reservada). Custo Médio: Valor de custo médio do item. O cálculo é realizado somando todas as entradas (Quantidade * Valor entrada), dividido pela soma das quantidades do item, que foram indicadas em entradas no sistema (AX003). Valor Última Compra: Apresenta qual o valor que foi pago na última entrada do item lançada através da AX003. Situação: Opção de seleção entre Ativo ou Inativo para situação do item na filial.
Controle de Entradas Para efetuar o controle das compras das ferramentas é utilizada a tela AX003 Controle de Entradas, acessada através de Almoxarifado > Movimentações > Controle de Entradas. Os campos chave da tela são: Código da Filial: Indica a filial que as ferramentas estão sendo adquiridas. Irá movimentar o estoque da ferramenta na filial indicada neste campo. Código do Fornecedor: Indica o fornecedor da ferramenta. Número da Nota: Número da nota de compra do fornecedor. Série: Série da nota de compra do fornecedor. OBSERVAÇÃO! Ao indicar pesquisa de Notas será apresentada a tela AX003i Pesquisa de Entrada de Ferramentas. Onde poderão ser informados filtros por Filial, Cliente/Fornecedor, Número da Nota, Série, Data de Movimento da nota ou ainda Situação da nota no sistema. Figura 4: Pesquisa de Entrada de Ferramentas Figura 5: Controle de Entradas - Dados Principais
A aba Dados Principais possui as seguintes informações: Data de Movimento: Indica a data de movimentação da nota. O sistema sugere a data atual, porém pode ser modificada manualmente pelo usuário. Operação: Indica a operação que a nota efetua no sistema. O controle de entradas sempre indicará a operação de Entrada. Situação: Indica a situação da nota no sistema podendo ter três situações possíveis: o Pendente: Situação de notas que não possuem ferramentas lançadas. o Atualizada: Notas lançadas com indicação de ferramentas. Não permite alteração. o Cancelada: Notas após utilizar a opção Excluir (F5). Não permite alteração. Na aba Dados das Ferramentas estarão as informações das ferramentas que efetuaram entrada no sistema. São necessários os seguintes dados: Código da Ferramenta: Indica o código da ferramenta adquirida. Só poderão ser adicionadas ferramentas com cadastro específico na filial informada. O botão (+) acessa o cadastro de ferramentas (AX002). Quantidade: Indica a quantidade de ferramentas que está entrando no estoque. Valor Unitário: Indica o valor unitário de compra da ferramenta. Valor Total: Campo informativo onde é apresentado o cálculo (quantidade * valor unitário). Figura 6: Dados das Ferramentas Cada ferramenta da nota deve ser lançada e adicionada no controle de entradas. Após finalizar o lançamento de todas as ferramentas, então deve ser gravado o processo através do Gravar (F4) e o estoque das ferramentas lançadas será movimentado de acordo com as quantidades informadas. ATENÇÃO! Após gravar uma nota com ferramentas lançadas, a nota será ATUALIZADA não permitindo alterações, somente o cancelamento. O botão Excluir (F5) efetua o cancelamento da nota de entrada, movimentando a quantidade informada de ferramentas do estoque.
ATENÇÃO! Após o cancelamento de uma nota, sua situação indicará CANCELADA e não serão permitidas alterações. Requisição de Saída Quando uma ferramenta é requisitada por um funcionário, o controle é efetuado através de requisições de saída. Ao gravar uma requisição de saída, a quantidade requisitada será indicada como Quantidade Reservada no cadastro específico da ferramenta. Ao acessar a tela são apresentados dois campos chave: Filial: Indica a filial da ferramenta que será requisitada. Número da Requisição: Indica o número da requisição. Para acessar uma requisição já cadastrada informe o número da requisição de saída ou utilize a pesquisa através do Pesquisar (F2). Para cadastrar novas requisições clique em Novo, a numeração é gerada automaticamente pelo sistema. Figura 7: Requisição de Saída - Dados Principais Na aba Dados Principais estão presentes as seguintes informações: Data de Movimento: Indica a data da requisição, o sistema sugere a data atual. Situação: Situação da requisição. Podendo ser as seguintes situações: o Pendente: Requisições que não possuem ferramentas lançadas. o Atualizada: Requisições onde foram requisitadas ferramentas. o Cancelada: Requisições onde foi utilizada a opção Excluir (F5). Usuário que Solicitou: Indica o usuário que está solicitando a utilização da ferramenta. Na aba Ferramentas serão adicionadas as ferramentas que o usuário está solicitando. É necessário preencher as seguintes informações: Código da Ferramenta: Indica a ferramenta que está sendo requisitada pelo funcionário. Será validado se a ferramenta está cadastrada na filial da requisição. Quantidade: Indica a quantidade da ferramenta informada que o usuário está requisitando. Será validado se a quantidade informada está disponível para requisição.
Figura 8: Indicação das ferramentas da requisição Cada requisição podem ter diversos itens com as quantidades requisitadas pelo usuário. ATENÇÃO! Após Gravar (F4) a requisição será atualizada e não poderão ser alterados seus dados. Apenas efetuar o cancelamento. Após cancelar a requisição através da função Excluir (F5) não será possível alterar nenhuma informação da requisição. Ao cancelar uma requisição a quantidade reservada para esta requisição será também cancelada. Devolução de Requisição Na tela AX005 Devolução de Requisição (Almoxarifado > Movimentação > Devolução de Requisição) é realizada a devolução das ferramentas pelos usuários. Cada devolução gera uma requisição de devolução, que é relacionada com a requisição de saída (AX004). Nessa tela não poderão ser acessadas requisições do tipo Saída. Para acessar uma requisição já cadastrada indique a filial da requisição e sua numeração no campo Número da Requisição ou utilize a pesquisa através do Pesquisar (F2). Para criar uma nova requisição de devolução, indique a filial que da requisição de saída que será devolvida e clique em Novo.
Figura 9: Devolução de Requisição - Dados Principais Na aba Dados Principais estão as informações: Data de Movimento: Indica a data que está sendo realizada a devolução da(s) ferramenta(s). Situação: Indica a situação da requisição de devolução. o Pendente: Requisições que não possuem ferramentas lançadas. o Atualizada: Requisições onde foram devolvidas ferramentas. o Cancelada: Requisições onde foi utilizada a opção Excluir (F5). Usuário: Informa o usuário que está realizando a devolução. Na aba Ferramentas serão informadas as ferramentas devolvidas pelo funcionário. Os campos que precisam ser informados são os seguintes: Código da Ferramenta: Indica o código da ferramenta devolvida. Requisição Origem: Nesse campo deve ser informado o número da requisição de saída que foi gerado quando o usuário requisitou a ferramenta. Quantidade: Quantidade da ferramenta que está sendo devolvida. O sistema sugere a quantidade requisitada, porém poderá ser realizada devolução parcial. Figura 10: Indicação das Ferramentas Devolvidas
OBSERVAÇÃO! Podem ser devolvidas ferramentas de requisições origem diferentes. ATENÇÃO! Após Gravar (F4) a requisição será atualizada e não poderão ser alterados seus dados. Apenas efetuar o cancelamento. Ao gravar uma devolução a quantidade devolvida será removida da Quantidade Reservada da ferramenta e voltará para o estoque disponível. Após cancelar a requisição através da função Excluir (F5) não será possível alterar nenhuma informação da devolução. Ao cancelar uma devolução a quantidade devolvida retornará como Quantidade Reservada da ferramenta e deverá ser devolvida em nova requisição. Controle de Descarte Quando uma ferramenta não será mais utilizada no almoxarifado deve ser utilizada a tela AX006 Requisição de Descarte (Almoxarifado > Movimentações > Controle de Descarte). Ao indicar um descarte de ferramenta o sistema irá baixar a quantidade descartada do estoque da ferramenta na filial informada. Ao iniciar o processo de descarte deve ser informada a filial onde será efetuada a baixa de estoque. Para acessar uma requisição de descarte já cadastrada informe a numeração da requisição no campo correspondente ou pesquise a requisição através do Pesquisar (F2). Para cadastrar uma nova requisição clique em Novo. As informações que devem ser inseridas na aba Dados Principais são as seguintes: Data de Descarte: Indica a data que está sendo realizada a baixa da ferramenta no estoque. Usuário que Descartou: Informa o usuário que está realizando o descarte. Motivo do Descarte: Indica o motivo do descarte, deve ser cadastrado um motivo para descarte de ferramentas através da tela EP091 Cadastros de Motivos de Cancelamento. Para acessar a tela indicada pode ser utilizado o atalho.... Observação: Este campo pode ser utilizado para informar observações pertinentes ao descarte da ferramenta. Situação: Indica a situação da requisição de descarte. o Pendente: Requisições que não possuem ferramentas lançadas. o Atualizada: Requisições onde foram descartadas ferramentas. o Cancelada: Requisições onde foi utilizada a opção Excluir (F5).
Figura 11: Requisição de Descarte - Dados Principais Na aba Ferramentas serão informadas as ferramentas, uma ou várias, que serão baixadas do estoque do almoxarifado. É necessário informar os seguintes dados: Código da Ferramenta: Indica o código da ferramenta, que deve estar no cadastro específico da filial informada na requisição. Quantidade: Quantidade da ferramenta que será descartada. Pode ser realizado o descarte de diversas ferramentas em uma única requisição. Figura 12: Indicação das ferramentas que serão descartadas
ATENÇÃO! Após Gravar (F4) a requisição será atualizada e não poderão ser alterados seus dados. Apenas efetuar o cancelamento. Ao gravar um descarte a quantidade descartada será removida da Quantidade em Estoque da ferramenta. Após cancelar a requisição através da função Excluir (F5) não será possível alterar nenhuma informação do descarte. Ao cancelar um descarte a quantidade retornará como Quantidade em Estoque da ferramenta. Consulta Extrato Cada movimentação da ferramenta gera um registro que pode ser consultado na tela AX007 Consulta Extrato de Ferramentas (Almoxarifado > Movimentação > Consulta Extrato). Ao acessar a tela será necessário informar os seguintes dados: Filial: Indica a filial da ferramenta que será consultado o extrato de movimentações. Data Inicial: Indica a partir de que data será exibida a listagem de movimentações da ferramenta. Código da Ferramenta: Indica o código da ferramenta que será observado o extrato de movimentações. Além dos filtros indicados, são exibidas informações do estoque do item. Sendo elas: Quantidade Estoque: Informa a quantidade total em estoque físico da ferramenta. Quantidade Reservada: Indica a quantidade da ferramenta em requisições de saída ativas. Estoque Disponível: Indica a quantidade disponível para reserva. Figura 13: Filtros para consulta do extrato da ferramenta Após finalizar a indicação das informações serão listadas as movimentações realizadas para o item. Cada linha de movimentação indica uma requisição (de saída, devolução ou descarte) ou uma nota de entrada de ferramenta. Ao clicar com o botão direito sobre a movimentação poderá ser acessada a tela com o registro selecionado.
Figura 14: Listagem das movimentações da ferramenta Nessa tela não são realizadas alterações no processo, apenas visualização das movimentações. Os relatórios estão disponíveis no menu Relatórios, podendo ser acrescentados relatórios de acordo com a necessidade do cliente. Em caso de dúvidas na utilização do processo contate o Suporte Tecinco.