1 Microsoft Office Excel
Introdução ao Excel Um dos programas mais úteis em um escritório é, sem dúvida, o Microsoft Excel. Ele é uma planilha eletrônica que permite tabelar dados, organizar formulários, gerar gráficos e muitas outras coisas. Através de suas ferramentas a edição, o controle e a organização de informações se tornam mais simples. A planilha é uma tabela formada por colunas e linhas. Cada subdivisão da linha ou da coluna recebe o nome de célula. Ela é o menor campo de dados da planilha. No Excel as colunas e linhas são representadas por letras e números, através dos quais podemos relacionar e indicar o endereço da célula. A identificada com C3 é indicar o endereço da célula. A identificada como C3 é aquela que se encontra no cruzamento da coluna C com a linha 3 A célula B10 significa o cruzamento da coluna B com a linha 10. A identificação das colunas ou das linhas na planilha estão dispostas no topo ou à esquerda, respectivamente. Para abrir o Excel clique no menu Iniciar, e posicione em Todos os Programas. Nos programas listados clique no comando Microsoft Excel. O programa será aberto exibindo suas barras de ferramentas em uma planilha. 2
Inserção de Dados nas Células Microsoft Office Excel Para inserir dados nas células da planilha, dê um clique na célula que você quer usar, e digite o conteúdo desejado. Depois de digitar, clique em qualquer outra célula. Apagando Dados da Célula Para apagar todo o conteúdo de uma célula, dê um clique na célula que você deseja apagar. Pressione a tecla Delete, e observe que o conteúdo será apagado. Como Selecionar Células No Excel, podemos selecionar varias células ao mesmo tempo. A seleção de células no Excel pode se dar de várias maneiras. A mais simples é arrastar o mouse sobre a área que você deseja selecionar. Além disso, também podemos utilizar as teclas Shift e Ctrl como auxiliares de seleção. Depois de selecionar as células desejadas, podemos aplicar formatação e editá-las. Para selecionar o conteúdo da célula, dê um clique duplo sobre ela e arraste o mouse sobre o texto. Se preferir, selecione a célula e pressione a tecla F2. Além desses modos, podemos selecionar a célula e digitar seu conteúdo na barra de fórmulas. Alterando Células da Planilha Quando estamos criando uma planilha no Excel podemos facilmente alterar as dimensões das células, melhorando seu aspecto visual. Para isso, posicione o ponteiro entre as letras das colunas, observe que o ponteiro fica com duas setas e um traço no meio, como mostra do exemplo abaixo. Clique e mantenha pressionado o botão esquerdo do mouse, arraste-o para um dos lados. Observe abaixo como fica a célula redimensionada. 3
Você também poderá editar as propriedades da célula através da aba Página Inicial. Com a linha ou a coluna seleciona, clique no botão Formatar, que será exibida uma janela com as opções de ajuste da Altura da Linha e Largura da Coluna. Escolhendo a opção, digite a medida que deseja na caixa de dimensionamento, e clique em Ok para confirmar. Salvando Planilhas Após a criação da planilha é necessário salva-la. Assim, não perderá seus dados caso haja uma queda de energia, ou quando seu computador for desligado. Com a planilha aberta clique no Botão Arquivo e, em seguida, clique na opção Salvar, ou utilize a tecla de atalho Ctrl+B. Será exibida a janela Salvar como, no campo Nome do Arquivo, digite um nome para seu documento, logo após clique no botão salvar. Janela Salvar como... Abrindo Planilhas Existentes Os procedimentos para abrir um arquivo no Excel são os mesmos para todos os arquivos do pacote Office. Clique no botão Arquivo e, em seguida, na opção Abrir ou utilize a tecla de atalho Ctrl+A. 4
Janela Abrir novo documento Escolha o arquivo que deseja abrir e, em seguida, clique no botão Abrir. Mesclando Células Mesclar células nada mais é do que transformá-las em uma única célula. Você seleciona duas ou mais células e faz a mesclagem para uni-las. A mesclagem de células é um artificio muito utilizado para auxiliar na formatação e melhor distribuição dos dados na planilha. Você pode mesclar tanto células horizontais como verticais. Planilha sem células mescladas. Para mesclar essa tabela, deverá selecionar as células que serão mescladas e clicar no botão Mesclar e Centralizar. Observe como ficará a tabela depois das células mescladas. Recurso AutoSoma Planilha com algumas células mescladas O recurso de AutoSoma, é uma função muito utilizada permitindo uma maior rapidez e facilidade na hora de realizarmos alguns cálculos. 5
Obs: para este recurso funcionar corretamente devemos ter uma planilha com valores para serem usados neste recurso. Assistente Gráfico A geração de gráficos é um dos principais recursos do Microsoft Excel. Ele é capaz de gerar os mais variados gráficos, com grande qualidade e rapidez. Os gráficos são gerados a partir dos dados da planilha. Por isso é importante organizar com coerência todos os dados. Se as informações dentro da planilha estiverem desordenadas o gráfico pode não ser gerado ou ser criado com erros. Veja a seguir alguns exemplos de gráficos: 6
Para gerar o gráfico você usará um assistente, ele indicará todos os passos que deve seguir para criar o gráfico. Crie o organize com coerência os dados da planilha, depois clique na guia Inserir e escolha o modelo de gráfico que melhor lhe agrade. Salvamento de Pastas e Planilhas Depois de criar sua pasta de trabalho ou planilha é importante fazer o salvamento e assim garantir que ela não vai se perder quando o programa foi fechado. Para salvar uma planilha clique na guia Arquivo, depois no botão Salvar Observe que aparece a janela Salvar Como Clique no botão Salvar Lembre-se que é importante o salvamento da planilha sempre para evitar que os dados atualizados sejam perdidos. A partir do segundo salvamento já não é mais necessário digitar um nome para a planilha. Mesclagem de Células A mesclagem de células é a união delas. Você seleciona duas ou mais células e transforma-as em apenas uma. A mesclagem de células serve para unificar várias células e também para diagramar e distribuir melhor os dados na planilha. Planilha com células não mescladas 7
Planilha com algumas células mescladas Você pode mesclar células horizontais, verticais ou ambas ao mesmo tempo. É interessante mesclar células que servirão para títulos de tabelas, colunas e linhas. Para mesclar células, selecione as que serão mescladas. Você pode seleciona-las da forma que desejar. Células selecionadas para mesclagem Na seção Alinhamento, na guia Página Inicial, clique no botão Mesclar e Centralizar As células selecionadas se transformarão em uma. É possível que alguns dados se percam nessa mesclagem, já que o Excel mantem apenas os dados da célula da extremidade superior-esquerda da seleção. Você também pode converter células mescladas em células independentes. Para isso, selecione a célula mesclada. Na seção Alinhamento clique no mesmo botão Mesclar e Centralizar. A célula mesclada será dividida nas respectivas células originais. Recurso Auto Soma Umas das operações mais comuns executadas no Excel é a soma dos valores das células. Por isso, existe um recurso que facilita essa operação. É a ferramenta AutoSoma. Selecione as células que contenha os números que você deseja somar, e na seção Edição na aba Página Inicial, clique em AutoSoma. Na célula seguinte às células selecionadas será exibido o resultado da soma. 8
Fórmulas As fórmulas são expressões matemáticas que usamos para gerar resultados nas células. No Excel existem fórmulas de todos os tipos, das mais simples até as mais complexas. Você pode inserir uma fórmula em qualquer célula da planilha, da mesma forma que insere os dados. No entanto você deve saber uma regra básica: toda fórmula no Excel deve começar com o sinal de igualdade (=). Veja um exemplo simples de fórmula: =B2+C4 O exemplo seguinte é mais complexo: =VF(5;$C4; 100)/2^3 Perceba que uma fórmula é formada pelo sinal de igualdade, referências, operadores e constantes, todas combinadas coerentemente para gerar um resultado correto. A inserção de fórmula pode ser feita na própria célula ou na barra de fórmulas. Para inserir uma fórmula no Excel, clique na célula onde você deseja exibir o resultado da fórmula, e digite o sinal de igualdade (=) seguido da fórmula. Referências As referências são as identificações das células ou de um intervalo delas na planilha. Basicamente, as referências são os cabeçalhos de linhas e colunas. Também é possível se referir às células de outras planilhas na mesma pasta de trabalho, à outras pastas de trabalho e a dados em outros programas. No Excel podemos optar entre dois estilos de referência: estilo A1 e o estilo L1C1. A decisão de qual se deve utilizar fica a critério do usuário. O estilo A1 é o padrão do Excel. Constantes Uma constante é um valor numérico ou trecho de texto, digitado diretamente na célula ou fórmula. Elas podem ser representadas por um nome, como uma data, um texto ou número. As fórmulas ou seus valores resultantes não são considerados constantes. 9
Operadores Os operadores são componentes das fórmulas responsáveis pelo cálculo dos dados. No Excel, existem quatro tipos de operadores de cálculo: aritméticos, de comparação, texto e referência. Estrutura da Fórmula Veja o exemplo de uma fórmula que soma o valor de duas células: A fórmula =I5+I6 soma os valores das células I5 e da célula I6, gerando um resultado que é exibido na célula onde ela é inserida Sinal que indica se tratar de uma fórmula =I5+I6 Operador aritmético Referência à célula B2 Visualizar Impressão É importante verificar como ficara a planilha antes de mandar para impressão. Assim, podemos corrigir possíveis erros antes da impressão. Para ver uma prévia do resultado da impressão, clique na guia Arquivo e clique na opção Imprimir. Observe que uma prévia do documento pode ser visualizada no lado direito dessa tela. Aplicando Bordas As bordas são elementos grafico0s que podemos aplicar nas células e assim destacar elementos mais importantes da planilha ou simplesmente dar um aspecto mais profissional a ela. Normalmente as linhas que formam a planilha não são impressas, exceto se especificar que deseja imprimi-las. Quando elas não são impressas as bordas ajudam bastante a distinguir os elementos da planilha. Para aplicar bordas nas células existem duas maneiras a primeira é usar a ferramenta Bordas na seção Fonte, na guia Página Inicial 10
A segunda é clicando no botão fonte, e depois usando a guia Bordas da janela Formatar Células. Preenchimento O preenchimento é a cor de fundo da célula. Esse recurso é interessante para deixar a planilha mais colorida e destacar com as cores as células mais importantes. Para aplicar sombreamento nas células você tem duas opções. Uma é através da ferramenta Preenchimento, na seção Fonte, na guia Página Inicial A segunda é clicando no botão fonte, e depois usando a guia Preenchimento da janela Formatar Células 11
Formatar Números Você já deve ter percebido que existem muitas formas de números: temos números no formato de moeda, data, hora, fração, texto, etc. No Excel, podemos especificar qual formato vamos usar para o número. Isso facilita a manipulação e evita erros quando esses números forem tratados com alguma fórmula. Para formatar os números de sua planilha, selecione as células que você deseja formatar, depois clique no botão Número, na seção Número Observe a janela que surge: Escolha na lista Categoria o estilo de número que você deseja aplicar nas células selecionadas. Para a maioria das opções podemos fazer configurações adicionais nas caixas que aparecem à direita da caixa Categoria Inserir/Excluir Linhas e Colunas Nas planilhas do Excel podemos inserir e apagar linhas e colunas. Para inserir linhas, clique em qualquer célula com o botão direito onde você deseja inserir a nova linha. Observe o menu que surge: 12
Clique na opção Inserir... Observe a janela que surge Escolha a opção necessária Para excluir uma linha, clique com o botão direito na célula a ser alterada. Observe o menu que surge: Clique na opção Excluir... Observe a janela que surge 13
Escolha a opção necessária Inserir/Excluir Planilhas Quando você abre o Excel é o padrão ele apresentar três planilhas na pasta de trabalho. No entanto, você pode inserir mais planilhas e também apagar as já existentes. Para inserir novas planilhas na pasta de trabalho atual clique no botão Inserir Planilha, na parte inferior da janela do Excel. Para excluir uma planilha, clique com o botão direito na planilha que deseja excluir, depois clique em excluir. 14
Movendo e copiando planilhas Microsoft Office Excel Quando necessário podemos reposicionar as planilhas ou copia-las para mudar as planilhas de lugar clique com o botão direito na planilha desejada e clique na opção Mover ou Copiar... Observe a janela que surge Na caixa de listagem Para pasta escolha o destino da planilha. Já na caixa Antes da planilha clique na opção desejada para posicionar a planilha. E se você desejar copiar a planilha ao invés de movê-la marque a caixa de verificação Criar uma cópia. Renomeando Planilhas Para renomear uma planilha, clique com o botão direito sobre ela, e clique na opção Renomear Copiando e Colando 15
Para copiar células existem varias maneiras. Você pode usar os comandos do seção Área de Transferência, na guia Página Inicial Ou clicando com o botão direito sobre a célula que deseja alterar e utilizar as opções do menu que aparece Recortando Células O processo de recorte e colagem de dados é semelhante ao tópico anterior. A diferença é que na seção Área de Transferência ou no menu popup, devemos escolher a opção Recortar ao invés do comando Copiar. Veja que ao recortar uma célula você está movendo o conteúdo dela para outro lugar. Para recortar usando o recurso de arraste do mouse, que é clicando na célula que você deseja recortar, depois clique na borda da célula e arraste ela até a célula onde desejar colar, depois solte o mouse. A célula será movida do local de origem para o local onde você soltou o mouse. Arrastando Fórmulas O processo de arrastar formulas é uma praticidade muito útil no Excel. Com ela podemos copiar fórmulas para várias células e evitar o trabalho de ter que digitá-las uma por uma. Para arrastar uma formula, clique na célula que contém a fórmula. Veja que no canto inferior direito da célula selecionada existe um pequeno quadrado. Ele é chamado de alça de preenchimento. Essa alça, quando arrastada, estende a fórmula da célula para outras células. 16
Clique na alça de preenchimento e arraste-a para o lado que desejar expandir a fórmula. As células serão preenchidas em série com a fórmula. Preenchimento em Série O preenchimento em série ajuda a poupar tempo. Quando você tem células com dados sequências pode selecioná-las e arrastar a alça de preenchimento para continuar a sequência pode selecioná-las e arrastar a alça de preenchimento para continuar a sequência nas células seguintes. Função Hoje A função hoje() serve para inserir a data na célula. Essa fórmula não possui argumentos. Para inserir a data de hoje na célula clique na célula onde você deseja inserir a data, clique na seta para baixo do botão Função, na seção Edição, na aba Página Inicial. Observe o menu que surge: Clique na opção Mais Funções Observe a janela que surge: 17
Na caixa ou selecione uma categoria, encontre a opção Tudo. Depois, na caixa Selecione uma função, encontre a opção HOJE Função Agora A função agora() insere a data e a hora na célula. Veja que essas funções e podem ser formatadas depois de inseridas. Para inserir a função agora(),clique na seta para baixo do botão Função, na seção Edição, na aba Página Inicial. Observe o menu que surge: Clique na opção Mais Funções Observe a janela que surge: 18
Na caixa ou selecione uma categoria, encontre a opção Tudo. Depois, na caixa Selecione uma função, encontre a opção AGORA Formatar Células A formatação das células permite caracterizar sua aparência da mesma forma que fazemos com o texto no Word. A diferença é que podemos usar outros recursos próprios das células como, a orientação do conteúdo e o travamento da célula. Alguns itens da formatação você já viu nos itens anteriores desta apostila, agora veremos apenas os que ainda não foram passados. Formatando o Alinhamento O alinhamento do conteúdo da célula pode ser de várias maneiras, inclusive angular. Para fazer o alinhamento do conteúdo da célula, clique na célula que será alinhada. Você pode selecionar várias se necessário. Clique na seta para baixo da ferramenta orientação, na seção alinhamento, na guia Página Inicial Depois, clique na opção Formatar alinhamentos de Célula. Observe a janela que surge: 19
Nas caixas horizontal e vertical, escolha a opção de alinhamento desejada Na área controle de texto, marque a caixa Retorno automático de texto para a quebra de linha dentro da célula. Marque a opção Reduzir para ajustar se desejar comprimir as letras do texto para caber na célula. Marque a opção Mesclar Células se desejar unir a células. Na caixa Direção de texto escolha qual direção você quer para o texto da célula. 20
Na caixa Orientação, escolha o ângulo desejado para a inclinação do conteúdo da célula. Você pode arrastar o ponteiro no gráfico ou digitar o ângulo na caixa graus. Depois de escolher suas opções de alinhamento clique no botão OK para aplicar. A célula receberá a formatação. Veja que, se você alterar a orientação do conteúdo da célula, alinha e a coluna dessa célula podem sofrer alteração na sua altura e largura, respectivamente. 21
Índice INTRODUÇÃO AO EXCEL... 2 INSERÇÃO DE DADOS NAS CÉLULAS... 3 APAGANDO DADOS DA CÉLULA... 3 COMO SELECIONAR CÉLULAS... 3 ALTERANDO CÉLULAS DA PLANILHA... 3 SALVANDO PLANILHAS... 4 ABRINDO PLANILHAS EXISTENTES... 4 MESCLANDO CÉLULAS... 5 ASSISTENTE GRÁFICO... 6 SALVAMENTO DE PASTAS E PLANILHAS... 7 MESCLAGEM DE CÉLULAS... 7 RECURSO AUTO SOMA... 8 FÓRMULAS... 9 REFERÊNCIAS... 9 CONSTANTES... 9 OPERADORES... 10 ESTRUTURA DA FÓRMULA... 10 VISUALIZAR IMPRESSÃO... 10 APLICANDO BORDAS... 10 PREENCHIMENTO... 11 FORMATAR NÚMEROS... 12 INSERIR/EXCLUIR LINHAS E COLUNAS... 12 INSERIR/EXCLUIR PLANILHAS... 14 MOVENDO E COPIANDO PLANILHAS... 15 RENOMEANDO PLANILHAS... 15 COPIANDO E COLANDO... 15 RECORTANDO CÉLULAS... 16 ARRASTANDO FÓRMULAS... 16 PREENCHIMENTO EM SÉRIE... 17 FUNÇÃO HOJE... 17 FUNÇÃO AGORA... 18 FORMATAR CÉLULAS... 19 FORMATANDO O ALINHAMENTO... 19 ÍNDICE... 22 22