Sumário Introdução... 2 Requisitos Técnicos... 2 Informação ao usuário... 2 Visão geral... 2 TRANSMITIR ARQUIVOS DA GIA / NFE / CTE... 3 Seleção do município... 3 Adicionar arquivos... 4 Exibição dos arquivos... 4 Caixa de seleção... 4 Remover selecionado(s)... 4 Remover todos... 5 Enviar arquivos... 5 EMITIR CERTIFICADOS DE TRANSMISSÃO... 6 Seleção do contribuinte... 6 Buscar certificados... 6 Exibindo as informações... 7 Paginação dos dados... 7 Filtros opcionais... 7 Data inicio... 7 Data fim... 8 Tipo Documento... 9 Exportar Certificados... 9 CENÁRIOS DE ERRO... 10 ERRO NA SELEÇÃO DO MUNICÍPIO:... 10 ERRO AO BUSCAR OS CERTIFICADOS:... 10 ERRO AO GERAR O PDF:... 11 ERRO NA TRANSMISSÃO DE UM OU MAIS ARQUIVOS:... 11 1
Introdução Este documento apresenta os procedimentos para transmissão de arquivos do VAF (Valor Adicionado Fiscal), visando esclarecer duvidas e orientar o contribuinte, bem como padronizar e melhorar a qualidade das informações. Requisitos Técnicos O sistema funciona com os principais navegadores, se por qualquer motivo encontrar problemas para utilizar, entre em contato com o suporte; Informação ao usuário Este manual apresenta todas as funcionalidades disponíveis pelo sistema, porém, determinadas opções somente serão habilitadas conforme disposições legais de cada município. Visão geral O acesso ao site é realizado através do endereço eletrônico, http://vaf.tributacaonline.com.br. Resumo das funcionalidades conforme numeração: 1 2 3 4 1- Contribuinte que tiver a obrigação de enviar os arquivos da GIA deve fazer de uso dessa opção, ao clicar será apresentada uma tela para efetuar a seleção e envio. 2- Através dessa opção o contribuinte poderá enviar os arquivos xmls das notas fiscais eletrônicas. 3- Através dessa opção o contribuinte poderá enviar os xmls dos conhecimentos de transporte eletrônico 4- Essa opção permite localizar os arquivos importados, e gerar o certificado de transmissão. 2
TRANSMITIR ARQUIVOS DA GIA / NFE / CTE O procedimento de transmissão é realizado clicando na opção correspondente, onde será aberta um janela que permitirá ao usuário selecionar e verificar detalhes dos arquivos que serão enviados: Resumo das funcionalidades conforme numeração: 1 4 2 7 5 6 3 Seleção do município 1- Seleção do município: essa esse campo é obrigatório, o usuário deve indicar para qual município serão submetidos os arquivos. O controle irá exibir os municípios disponíveis, é necessário aguardar o carregamento da informação como exibido na imagem abaixo: 3
Adicionar arquivos 2- Adicionar arquivos: utilize esse botão para abrir a caixa de seleção, através dessa tela o usuário poderá localizar em seu computador ou rede os arquivos que irá transmitir. Exibição dos arquivos 3- Exibição dos arquivos: Após a seleção, os arquivos escolhidos são exibidos em na tela e detalhes dos arquivos como o nome, tipo e tamanho permitem ao usuário verificar se os arquivos estão corretos. Total de arquivos, assim como o tamanho total, que será enviado são exibido na parte inferior da janela. E nesse momento o botão Enviar arquivos ficará disponível. Caixa de seleção 4- Caixa de seleção: Através desse controle o usuário poderá selecionar um ou mais arquivos, essa seleção será necessária caso cometa algum erro ou identifique um arquivo indevido entre os exibidos, que deseje remover. Não é necessária usar esse recurso para o envio. O envio ocorre para todos os arquivos exibidos. Remover selecionado(s) 4
5- Remover selecionado(s): Utilize essa opção para remover da tela arquivos incorretos. Essa operação deve ser feita antes do envio, caso já tenha enviado a remoção ocorrerá apenas na tela, o arquivo já terá sido submetido. Remover todos 6- Remover todos: Utilize essa opção para remover todos os arquivos, limpando a tela de exibição, isso permitirá ao usuário selecionar um novo lote de arquivos. Se essa operação for realizada antes do envio os arquivos não são submetidos, remover os arquivos da tela não irá apagar o arquivo já enviado. Enviar arquivos 7- Enviar arquivos: Essa opção somente estará disponível após adicionar os arquivos que serão enviados, ao clicar no botão o processo de envio terá inicio, os arquivos são transmitidos em fila, nas colunas status e % o usuário poderá acompanhar o progresso dessa operação, e também verificar se a transmissão ocorreu com sucesso. Um ícone vermelho será exibido em caso de falha e um ícone verde será exibido se o envio do arquivo ocorrer com sucesso. 5
EMITIR CERTIFICADOS DE TRANSMISSÃO Após a transmissão de um arquivo o usuário se desejar poderá emitir um certificado de transmissão atestando que a operação foi realizada. Para isso basta clicar na opção correspondente. Uma tela será exibida, permitindo ao usuário localizar os arquivos já transmitidos através de filtros e gerar um ou mais certificados. Resumo das funcionalidades conforme numeração 1 5 6 7 2 4 3 8 Seleção do contribuinte 1- Seleção do contribuinte: para gerar o certificado o usuário deverá informar a inscrição estadual (IE) do contribuinte, esse dado é obrigatório. Essa é a única informação realmente necessária para que o sistema encontre os arquivos transmitidos, Se a inscrição estiver incorreta ou não existir transmissão de arquivos para a inscrição informada, o sistema irá exibir uma mensagem indicando que não encontrou registros semelhante ao da imagem abaixo: Buscar certificados 2- Botão Buscar certificados : utilize esse botão para realizar a busca. Uma vez informada a inscrição e existindo dados o sistema apresentará os resultados na tela: 6
Exibindo as informações Paginação dos dados 3- Exibindo as informações: Uma vez realizada a busca com sucesso, os dados do contribuinte bem como a relação de ocorrências será exibida, as colunas Razão Social e CNPJ, permitem ao usuário verificar se é o contribuinte correto, a coluna data da transmissão indica ao usuário quando a operação foi realizada, e na coluna tipo o usuário poderá confirmar se o arquivo transmitido é uma GIA, NFE ou CTE. Na coluna Download o usuário poderá gerar o certificado no formato PDF. Posicionando o mouse em cima do ícone aparecerá a mensagem Baixar arquivo. O certificado emitido através desse recurso é individual e apresentará dados apenas do arquivo selecionado. 4- Paginação dos dados: Se na busca realizada existirem mais de 10 registros os resultados serão paginados, ou seja, serão apresentados sempre 10 resultados por pagina, o usuário deverá utilizar o controle de navegação para alternar entre as paginas e encontrar o arquivo desejado. Se o usuário tiver duvidas na utilização do controle poderá posicionar o mouse em cima dos botões e uma dica irá aparecer informando a finalidade do botão. Filtros opcionais Data inicio 5- Data inicio: Uma forma de reduzir o numero de resultados é aplicar filtros adicionais antes de realizar a busca, o campo Data inicio irá exibir um 7
calendário permitindo ao usuário selecionar uma data que será utilizada como inicio do intervalo de pesquisa, assim se o usuário informar apenas essa data o sistema irá filtrar todos os registros de transmissão a partir da data informada. O usuário também poderá informar a data manualmente sem o uso do controle de calendário, porém nesse caso o sistema irá validar se a data informada é valida e se está no formato esperado: dd/mm/aaaa Data fim 6- Data fim: Semelhante ao filtro anterior aqui o usuário poderá informa a data de fim, dessa forma a pesquisa estará restrita e retornará resultados até a data informada no filtro. Os critérios de utilização são os mesmos podendo o usuário selecionar a data através do controle de calendário ou digitar a data desejada, desde que válida e dentro do formato esperado: dd/mm/aaaa. Em ambos os controles é possível utilizar teclas de atalho do teclado para selecionar a data mais rapidamente, o usuário pode identificar quais teclas estão disponíveis e qual a ação será realizada posicionando o mouse sobre os controles do calendário. 8
Tipo Documento 7- Tipo Documento: Esse filtro permitirá ao usuário recuperar registros de transmissão de um tipos específicos, exemplo: se selecionado como opção NFe, apenas registros desse tipo serão exibidos. Esse filtro também habilita um recurso adicional no sistema o botão Exportar Certificados. Se o filtro for aplicado e existindo resultados após a realização da busca. Esse recurso estará disponível Exportar Certificados 8- Exportar Certificados: Esse botão estará desabilitado inicialmente, ficará disponível somente se o filtro de tipo de documento estiver aplicado também é necessário que a busca realizada retorno ao menos um registro do tipo selecionado. Ao clicar nesse botão o sistema irá apresentar uma mensagem indicando que o arquivo esta sendo gerado, dependendo da quantidade de registros, da qualidade de conexão com a internet, se o arquivo já foi gerado anteriormente ou não, essa operação pode apresentar alguma demora. 9
Ao final se a operação for realizada com sucesso uma mensagem será exibida indicando o fim da geração e disponibilizando um link para que o arquivo possa ser baixado. Essas mesmas mensagens são apresentadas quando o usuário faz o download individualizado. Importante: o arquivo gerado só será baixado se o usuário clicar no link aqui como indicado. Se o usuário fechar a mensagem ou clicar em OK a mensagem será fechada e o download não é realizado. CENÁRIOS DE ERRO ERRO NA SELEÇÃO DO MUNICÍPIO: Caso o usuário clique no botão enviar arquivos, sem antes ter feito a seleção do município, uma mensagem de alerta será exibida e a operação é abortada. O envio não ocorrerá até que seja informado para qual município serão submetidos os arquivos. ERRO AO BUSCAR OS CERTIFICADOS: Caso o usuário clique no botão buscar certificados, sem antes ter informado a inscrição estadual do contribuinte será apresentada uma mensagem. Também o campo irá ficar destacado em vermelho e uma dica de tela informando a obrigatoriedade do campo poderá ser vista posicionando o mouse sobre o controle 10
ERRO AO GERAR O PDF: Caso ocorra erro na geração do arquivo pdf, o sistema apresentará uma mensagem. Esse cenário poderá ocorrer em virtude de uma indisponibilidade temporária, recomendamos ao usuário aguardar alguns minutos e tentar novamente, se o problema persistir o usuário deverá contatar a equipe de suporte pelos canais de atendimento. ERRO NA TRANSMISSÃO DE UM OU MAIS ARQUIVOS: Esse erro poderá ocorrer por diversos motivos, tais como: o instabilidade temporária no sistema; o problemas com a conexão, ou instabilidade na rede/internet do usuário; o formato incorreto do arquivo. o tipo incorreto do arquivo. Sempre que a coluna status apresentar o ícone vermelho, indicará que ocorreu um erro na transmissão de um ou mais arquivos. E isso significa que aquele arquivo não foi enviado. 11
Problemas com a conexão, ou instabilidade na rede/internet do usuário? Para esses cenários de erros recomenda-se que o usuário verifique primeiramente se a conexão com a internet esta funcionando normalmente, mesmo que a conexão esteja normal, não descarte essa possibilidade como causa para o problema é muito comum ocorrer a perca do sinal, devido a falhas de rede. Tipo incorreto do arquivo? Outra verificação essencial é com relação ao tipo de arquivo que está sendo enviado, note que arquivos da GIA devem ser enviados através da opção correspondente, se o usuário estiver na tela de envio da NF-e, ou vice versa a transmissão não será realizada. Ou ocorrerá erro. Verifique se está utilizando o recurso correto antes de prosseguir. Formato incorreto do arquivo? Outra causa possível é com relação ao formato do arquivo, exemplo na transmissão da GIA os formatos aceitos são arquivos *.prf e *.mdb, se o usuário enviar um arquivo no formato *.sfz poderá ocorrer o erro na transmissão. O mesmo aconteceria se o xml enviado não for um arquivo de NFe, ou CTe válido. Verifique a versão do xml, e se já foi transmitido para a SEFAZ, o sistema espera receber os mesmos arquivos assinados e já transmitidos para a SEFAZ. Instabilidade temporária no sistema? Após realizar essas verificações e constatando que está tudo correto o usuário poderá tentar enviar novamente. É possível que no momento em que o usuário tentou enviar os arquivos tenha ocorrido algum tipo de instabilidade, em geral esse tipo de problema é temporário e ao repetir o envio a transmissão ocorrerá como esperado. Se o problema persistir o usuário deverá entrar em contato com o suporte técnico através dos canais de atendimento. 12