Nome do procedimento: 1/ 6 Nº revisão Descrição da Revisão 00 Elaboração inicial do documento Demais envolvidos na análise e aprovação Área / Processo Responsável Rubrica Diretoria de Engenharia e Operações Administrativo Financeiro Fiscal Vendas Service e Qualidade SGI Jurídico Tecnologia da Informação Controladoria Orçamentos Gestão de Contratos (Eletromecânica) Vendas (Eletromecânica) Vicente D arco Carina Dorta Paulo Sabino Roberto Saghi Junior Nivaldo Rossi Tatiane Mantovani Tais Borin Marcos Monteggia Kellen Coração Adriano Rezende Eduardo Braia Gustavo Melquem 1. Objetivo Descrever como acompanhar o resultado econômico-financeiro dos projetos da SINER, pela continuidade da empresa, assegurando a otimização de seus resultados, para minimizar riscos e garantir a eficiência e eficácia do negócio. 2. Abrangência Este procedimento é aplicável as áreas de Orçamentos, Vendas, Gestão de Contratos, Engenharia, Service, Suprimentos, Fábrica, Jurídico e Fiscal e Administrativo Financeiro. 3. Definições PO Procedimento Operacional CP Planilha de Composição de Preço CRD Centro de Receitas e Despesas
Nome do procedimento: 2/ 6 DRP Demonstrativo de Resultados do Projeto NF Nota Fiscal AP Alteração de Projeto 4. Procedimento 4.1 Validação Interna da Venda e criação do CRD Uma vez ganha a Proposta, a mesma deve passar pela análise da Célula da Controladoria juntamente com a CP, aceite do cliente, análise de risco e orçamentos dos fornecedores (quando aplicável). Somente após a validação de todos os documentos necessários, será aberto o CRD e poderá ser realizada a reunião de apresentação da venda. A Célula da Controladoria deve realizar a análise e responder ao Vendedor em até 2 dias úteis. Após essa validação, os seguintes passos devem ser seguidos para abertura do CRD: Na tela inicial do SSA, abrir interface Engenharia e Operações, Contabilidade, Rateios, Centro de Receitas e Despesas I, Adicionar. Deve ser exibida a tela demonstrada na figura abaixo:
Nome do procedimento: 3/ 6 Os primeiros 03 dígitos identificam o tipo de CRD e não possui valores contábeis relacionados, somente registro Sintético. Os próximos 03 dígitos representam dois tipos de informações: nome do Cliente relacionado à projetos Engenharia (numeração de 001 a 097), projetos de Service (a partir do número 098), projetos Eletromecânica (numeração 121) e Garantias (numeração 900) e não possui valores contábeis relacionados, somente registro Sintético. Os últimos 03 dígitos representam o projeto no Cliente e varia de 001 a Z99. Este nível de código possui valores contábeis relacionados a ele, portanto, é um registro Analítico. 4.2 Para CRD de uma obra (Projetos que envolvem a área de Gestão de Contratos): - Caso seja a primeira venda para o grupo, por exemplo: grupo Raízen, verificar último CRD Sintético criado entre 111.001 e 111.097, e criar o novo CRD sintético na sequência: 1 - Selecionar o campo Contabilidade 2 - Código: Preencher com o número sequencial disponível (6 dígitos) 3 - Grupo: Ambos 4 - Descrição: Nome Grupo 5 - Auxiliar: Deixar em branco 6 Selecionar o campo Escopo de cálculo do indicador - Caso não seja a primeira venda para o grupo: 1 - Pesquisar no SSA o CRD sintético do grupo e o último CRD analítico utilizado para o grupo. 2 - Selecionar o campo Contabilidade 3 - Código: Preencher com o número sequencial disponível (9 dígitos) 4 - Grupo: Ambos 5 - Descrição: Nome Fantasia do cliente_breve descrição do fornecimento
Nome do procedimento: 4/ 6 6 - Auxiliar: Número da proposta consolidada 7 Selecionar o campo Escopo de cálculo do indicador 4.3 Para CRD de um serviço que envolva apenas a Service (sem um Gestor de Contratos): 1 - Pesquisar no SSA o último CRD analítico utilizado iniciado por 111.098 2 - Selecionar o campo Contabilidade 3 - Código: Preencher com o número sequencial disponível (9 dígitos) 4 - Tipo: Analítico 5 - Grupo: Ambos Para atendimento emergencial: 6 - Descrição: Nome Fantasia do cliente _Atendimento Emergencial 7 - Auxiliar: Escopo do Serviço 8 Selecionar o campo Escopo de cálculo do indicador Para proposta consolidada: 9 - Descrição: Nome Fantasia do cliente_escopo_número da proposta 4.4 Para CRD de Garantias: 1 - Pesquisar no SSA o último CRD analítico utilizado iniciado por 900.001 (garantias Service), 900.002 (garantias Engenharia), 900.005 (garantias Eletromecânica) 2 - Selecionar o campo Contabilidade 3 - Código: Preencher com o número sequencial disponível (9 dígitos) 4 - Tipo: Analítico 5 - Grupo: Ambos 6 - Descrição: Garantia Nome Fantasia do cliente_número do CRD de origem 7 - Auxiliar: deixar em branco 8 Selecionar o campo Escopo de cálculo do indicador
Nome do procedimento: 5/ 6 Após abertura do CRD, a Célula da Controladoria deve encaminhar os documentos do projeto, para a área de Gerenciamento de Contratos e quando se tratar de serviço que envolva apenas a Service, deve encaminhar também para a área de Administração dos Serviços de Campo. Na sequencia, solicitar ao TI, alçada para o novo CRD. Nota: 1. A responsabilidade pela abertura e encerramento dos CRD s é da Célula de Controladoria, quando da impossibilidade de ser efetuado por este, poderá ser realizado pelo administrativo de vendas. 2. As vendas com margens abaixo do ideal, deverá ser autorizada pela Diretoria e a Célula da Controladoria deve ter o conhecimento. 3. É considerado aceite do Cliente o envio de carta de intenção ou de pedido de compras do Cliente. Exceções devem ser encaminhadas pelo Vendedor para a Célula de Controladoria, que deve analisar junto com a Diretoria de se o projeto deve ser iniciado. A Célula da Controladoria deve formalizar a decisão por e-mail, aos envolvidos. 5.0 Matriz de Responsabilidade É responsabilidade da Célula de solicitar a atualização da O Anexo 4 do PO 017 - Matriz de Responsabilidade da Gestão de Produtos quando do surgimento de novos negócios, definindo os responsáveis de cada projeto e serviço da SINER e esses devem garantir toda a comunicação entre as partes envolvidas. 6.0 Resultado dos Projetos O resultado dos projetos deverão ser acompanhados diariamente, através do relatório - Resultado dos Projetos Gerencial, extraído do SSA. Os pontos de atenção deverão ser sinalizados a Superintendência e as áreas envolvidas no projeto. Todo 1º dia útil de cada mês, este relatório deverá ser encaminhada a contabilidade. 7.0 Fluxo de Recebimento Acompanhar o fluxo de recebimento dos projetos e garantir que as informações sejam disponibilizadas ao financeiro (PO 17).
Nome do procedimento: 6/ 6 8.0 Provisão de faturamento Na primeira semana de cada mês, deve-se disponibilizar a área Fiscal/Faturamento, a provisão de faturamento para o próximo mês, dos contratos em andamento, através do R-CT-01 - Planilha de Provisão de Faturamento, conforme informações extraídas do DRP. 9.0 Adicionais de Projetos A Célula de deverá ser informada de todos os adicionais dos projetos, manter controle dos mesmos e acompanhar a evolução das negociações, através da planilha R-CT-02-Planilha de Controle de Adicionais. 10. Encerramento dos Projetos Antes da reunião de encerramento, a área de Gerenciamento de Contratos deve disponibilizar os documentos para validação da Célula de. Esta análise deverá ser respondida em até 2 dias úteis. 11. Arquivamento de Documentos de controladoria de Projetos O arquivamento deve ser realizado conforme tabela de controle de registros R-GI-03. 12. Indicadores Não aplicável 13. Relatórios aplicáveis Relatório de Resultado dos Projetos - SSA 14. Documentos e Controles Relacionados R-CT-01 - Planilha de Provisão de Faturamento R-CT-02- Planilha de Controle de Adicionais R-CT-03 - Fluxo de Caixa 15. Anexos Não aplicável