Manual Do Usuário Processo Medição

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1 Manual Do Usuário Processo Medição Versão 1.0 Agosto 2015

2 2 SUMÁRIO 1 OBJETIVO INTRODUÇÃO ACESSANDO O SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSOS CONFIGURANDO O IDIOMA DO SISTEMA ENTENDENDO A INTERFACE DO SISTEMA... 6 HISTÓRICO DO PROCESSO... 9 ANEXAR DOCUMENTOS... 9 CAMPOS OBRIGATÓRIOS ATIVIDADES DO FLUXO DE CONTRATAçÃO REALIZAR MEDIÇÃO ANALISAR BM/RRE INFORMAR DEPÓSITO NA CONTA CONVÊNIO E ANEXAR / ENVIAR MEDIÇÃO E COMPROVANTES À CEF INFORMAR RESULTADO VISTORIA CEF INFORMAR NECESSIDADE DE DIVISÃO DO VALOR DAS NOTAS AJUSTAR MEDIÇÃO ANEXAR PLANILHA DE MEDIÇÃO (PMVR) E N.F CONTRATADO LIBERAR PAGAMENTO REALIZAR PAGAMENTO N.F E ANEXAR COMPROVANTE RETER IMPOSTOS PRESTAR CONTAS CEF PRESTAR CONTAS SICONV - OBTV / INFORMAR PARECER CEF CONTATO... 18

3 3 1 OBJETIVO Esse documento tem como objetivo auxiliar os usuários no cadastro e análise dos processos de Medição de Convênios Federais no Sistema de Gestão de Processos (SGP). 2 INTRODUÇÃO O processo Medição foi um dos processos da PMVR a ser sistematizado pela parceria entre a EPD-VR e o EGP-VR, tendo como base tecnológica o software Bonita BPM, ferramenta de BPMS (Business Process Management System) implementada para modelar e sistematizar os processos internos da PMVR. A figura abaixo ilustra o macro fluxo do processo. Os usuários poderão acessar os documentos digitalizados através do portal de Consulta de Processos (figura ao lado). Uma vez publicado o documento o mesmo poderá ser encontrado de acordo com o processo ao qual pertence. Figura 02 GED [RN1] Comentário: Inserir Figura consulta processos

4 4 3 ACESSANDO O SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSOS Os usuários da PMVR deverão realizar login no sistema SGP ao iniciar suas atividades diárias.

5 5 4 CONFIGURANDO O IDIOMA DO SISTEMA Por padrão o idioma do sistema é o Inglês. Para os usuários que desejarem alterar para Português, é necessário que o mesmo acesse o sistema, conforme explicado no tópico anterior e acesse o menu Settings > Language conforme ilustrado nas figuras abaixo, e altere o idioma para Português (Brasil).

6 6 5 ENTENDENDO A INTERFACE DO SISTEMA Ao acessar o sistema o usuário terá disponível as seguintes seções: Tarefas: Dentro desta seção o usuário terá acesso às suas tarefas, que ficam divididas em 3 subseções que são: o Para Fazer: Nessa subseção se encontram todas as tarefas, as disponíveis e as atreladas ao usuário. o Minhas Tarefas: Diferente da anterior, esta é uma subseção onde somente serão mostradas as atividades que estão vinculadas ao usuário, onde este pode ocorrer pelo próprio usuário, quando o mesmo clica no botão FAZER, ou quando o sistema atribui essa atividade automaticamente ao usuário, conforme fluxo de trabalho definido. o Tarefas Disponíveis: Esta subseção pode ser entendida como o expediente do setor, onde as atividades estão disponíveis para serem realizadas pelos seus respectivos responsáveis não ficando a cargo do sistema a atribuição das mesmas a estes. Dentro das tarefas disponíveis o usuário possui ainda a possibilidade de pesquisar pelas suas atividades através do campo pesquisar, conforme destacado na figura abaixo. Um exemplo dessa funcionalidade é existência de várias medições a serem realizadas pelo mesmo fiscal, onde o mesmo poderá buscar a que deseja bastando digitar o número do seu processo.

7 7 Se por algum motivo o usuário desejar desvincular-se de uma atividade para que outros usuários a realizem, o mesmo deve clicar em minhas tarefas, selecionar a atividade desejada e clicar no botão RELEASE que fica localizado logo acima do prazo final. Dentro da seção de tarefas, também se encontram os sinalizadores de prazos, que estão destacados nas figuras abaixo, onde na primeira figura o sinalizador demonstra o prazo restante para que a atividade seja realizada e na seguinte a quanto tempo essa atividade se encontra em atraso. Por padrão do sistema, as atividades vêm ordenadas por atividades em atraso seguidas das com menor prazo para vencer, porém o usuário pode alterar essa ordenação clicando nas setas ao lado de Prazo Final.

8 8 Casos: Na seção casos, se encontra o histórico das atividades que o usuário já realizou. Processos: Nesta seção ficam listados os processos que o usuário pode iniciar através do botão INICIAR, conforme a figura abaixo. Vale aqui ressaltar, que uma vez o processo iniciado, ele somente terá fim quando todas as suas atividades forem realizadas. Portanto, o usuário deve ter cautela ao criar novos processos com o intuito de manter o sistema organizado e contendo somente os processos vigentes.

9 9 HISTÓRICO DO PROCESSO No SGP o usuário possui duas maneiras de acessar ao histórico do processo. A primeira delas, como já foi citado anteriormente é através do portal de consulta dos processos. A outra forma é durante a realização das atividades, conforme a figura abaixo ilustra, o sistema disponibiliza ao usuário um histórico, tanto de dados quanto documental de todo o processo até aquele momento. Obs. O sistema separa atividades entre Licitação, Contratação, Medição e Prestações de Contas finais, exibindo somente o histórico das atividades em que o mesmo se encontra, portanto se o usuário deseja acessar informações anteriores do processo, deve acessar o portal de Consulta de Processos. ANEXAR DOCUMENTOS Outra funcionalidade do sistema é que em toda atividade existe um campo onde o usuário pode incluir um comentário sobre a atividade, seja porque tem impacto nas atividades seguintes, ou que o mesmo julgue ser relevante para o bom andamento do processo.

10 10 O usuário possui duas maneiras para anexar a documentação ao processo, uma delas é durante a execução da atividade, conforme figura abaixo. Onde o usuário clica no botão Escolher Arquivo e seleciona dentro do seu computador o arquivo que está sendo solicitado pelo sistema. A outra maneira, é para documentos que não estão inicialmente previstos no processo, mas por algum motivo devem ser inseridos no mesmo, dessa forma, o usuário deve entrar em contato com a EGP-VR, através dos meios disponibilizados ao final do manual.

11 11 CAMPOS OBRIGATÓRIOS Alguns dos campos nos formulários são obrigatórios e estes são destacados pelo símbolo (*). Ao tentar enviar um formulário onde um desses campos se encontrar em branco o usuário será alertado pelo sistema com a mensagem Obrigatório logo acima do(s) campo(s) que se encontra em branco.

12 12 6 ATIVIDADES DO FLUXO DE CONTRATAÇÃO REALIZAR MEDIÇÃO As atividades do processo de Medição têm início 30 dias após a data de Início do Serviço, que é indicada na Ordem Serviço. A primeira atividade deste processo, é a atividade de Realizar Medição, onde o usuário informa o valor medido, período de realização das atividades e percentual de obra concluído (somente valor, não inserir neste campo o símbolo % ). Existem ainda outras informações que devem ser inseridas no sistema para que o fluxo das atividades seja condizente com a situação do projeto. Portanto deve-se indicar: se esta é uma medição zerada, se há a necessidade de vistoria por parte da CEF de acordo com o contrato estabelecido e ainda indicar quando está for a última medição do projeto, para que o sistema cesse o fluxo de novas medições e de continuidade ao processo de encerramento do projeto. Obs. Neste momento, o usuário anexa a medição padrão CEF, o padrão da PMVR será inserido ao sistema em uma atividade posterior.

13 13 ANALISAR BM/RRE A próxima atividade é a análise da medição realizada para a emissão do Deposito de C.P, Ofício de Solicitação de Recurso e a Relação de Comprovantes de Pagamento (OGU). INFORMAR DEPÓSITO NA CONTA CONVÊNIO E ANEXAR / ENVIAR MEDIÇÃO E COMPROVANTES À CEF Nesta atividade é realizado o depósito de Contra Partida (C.P) na conta convênio e anexados os comprovantes que serão encaminhados para a CEF com sua relativa medição e demais documentações.

14 14 INFORMAR RESULTADO VISTORIA CEF Após o envio das documentações à CEF, a mesma realiza uma auditoria na medição feita pelo fiscal de obras da PMVR. Esta auditoria tem 3 resultados possíveis, que são: Aprovado, Glosa Física e Glosa Financeira. Aprovado: A aprovação ocorre quando em auditoria, o fiscal da CEF concorda com todas as informações fornecidas pela PMVR e não há a necessidade de ajustes. Glosa Física: Ocorre quando há uma diferença entre o valor indicado pelo fiscal da PMVR e o medido pela CEF. Glosa Financeira: A ocorrência da glosa financeira se dá pela falta de verba na suficiente na conta convênio para cobrir o valor integral da medição vigente, sendo solicitado ao empreiteiro que a quitação ocorra de forma parcial, onde o mesmo divide o valor integral da medição conforme for solicitado pela CEF. INFORMAR NECESSIDADE DE DIVISÃO DO VALOR DAS NOTAS Quando da Glosa Financeira, o fiscalizador indica ao empreiteiro como deverá ser feita a emissão de Notas Fiscais (N.F) para que possa ocorrer a quitação conforme solicitação da CEF.

15 15 AJUSTAR MEDIÇÃO O ajuste da medição ocorre quando da Glosa Física, ficando o fiscal responsável por ajustar os novos valores conforme solicitações da CEF. ANEXAR PLANILHA DE MEDIÇÃO (PMVR) E N.F CONTRATADO Resolvidas as pendências com a CEF ou quando da medição aprovada, a próxima etapa do processo é a anexação da planilha de medição padrão PMVR e a(s) nota(s) fiscal ao sistema. LIBERAR PAGAMENTO Antes que o pagamento seja realizado pela SMF, o órgão ordenador de despesas analisa a documentação, caso seja necessário algum ajuste pelo fiscalizador, o usuário deverá indicar Reprovado no campo Documentação da Medição OK.

16 16 REALIZAR PAGAMENTO N.F E ANEXAR COMPROVANTE Todo projeto que é realizado através de convênio federal, tem como um dos integrantes a Caixa Econômica Federal, onde a mesma realiza o papel de gestor financeiro da verba, portanto ao firmar-se o contrato, é parte das obrigações do município encaminhar o contrato assinado à mesma juntamente com as suas devidas documentações. RETER IMPOSTOS A próxima atividade do processo é a retenção de impostos sobre o valor medido. PRESTAR CONTAS CEF Sendo a CEF gestora financeira do projeto, ao final de toda medição é necessário que se encaminhe a sua documentação.

17 17 PRESTAR CONTAS SICONV - OBTV / INFORMAR PARECER CEF Enviadas as documentações, as mesmas devem ser cadastradas no SICONV, onde será realizada análise final da CEF para a medição corrente.

18 18 7 CONTATO (24) sgp@epdvr.com.br ELABORADO POR: Rhay Carvalho Neves rhayneves@outlook.com Carlos Oliveira carlos.oliveira@epdvr.com.br (24) (24) R: 418 (24)